Что такое схема «планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер» (PDCA)?

Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) — это интерактивная стратегия решения проблем, направленная на улучшение процессов и внедрение изменений. Цикл PDCA — это метод непрерывного совершенствования. Цикл PDCA — это не разовый процесс, а непрерывный цикл обратной связи для итераций и улучшения процессов. Следуя циклу PDCA, команда разрабатывает гипотезы, проверяет эти идеи и совершенствует их в непрерывном цикле улучшений. 

Цикл PDCA — это полезная методика для выявления, анализа и решения Business-проблем. Поскольку цикл PDCA основан на процессе непрерывного совершенствования, он обеспечивает определённый уровень гибкости и итеративного улучшения. 

История цикла PDCA

Цикл PDCA был впервые представлен Уолтером Шухартом, отцом статистического контроля качества. В своей книге «Экономический контроль качества промышленных изделий» Шьюхарт применил научный метод к экономическому контролю качества. 

Тезис Шьюхарта был доработан Уильямом Эдвардсом Демингом, который был чемпионом работы Шьюхарта. Деминг расширил идею Шухарта и использовал научный метод не только для контроля качества, но и для совершенствования процессов.

Впоследствии Деминг обучал этому методу, который он назвал циклом Шухарта, японских инженеров. Там цикл Шухарта смешался с кайдзен (японским принципом непрерывного совершенствования, разработанным Каору Исикавой), производственной системой Toyota и бережливым производством, став тем, что мы сейчас называем циклом «планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер» (PDCA). 

В настоящее время цикл Plan-Do-Check-Act обычно используется в рамках бережливого управления проектами.

У этой методологии есть много названий, в том числе:

• цикл «планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер» (PDCA);

• цикл или колесо Деминга;

• Цикл Шухарта

• Цикл управления

• Цикл «Планирование-действие-исследование-корректировка» или цикл PDSA 

Когда следует использовать цикл PDCA?

Цикл PDCA — это фреймворк для подхода к решению проблем управления проектами и совершенствования процессов. В результате его можно реализовать для самых разных проектов. Команды, использующие цикл PDCA, эффективно применяют элемент непрерывного совершенствования. Вместо того чтобы использовать цикл для сквозного процесса, цикл PDCA является способом обеспечения непрерывного совершенствования и реализации итеративного процесса. 

Цикл Plan-Do-Check-Act особенно полезен, когда вы хотите:

• Оптимизировать и улучшить повторяющийся рабочий процесс

• Разработать новый бизнес-процесс

• Начать непрерывное совершенствование

• быстрое внесение изменений и получение немедленных результатов;

• минимизировать ошибки и максимизировать результаты;

• Быстрое тестирование нескольких решений

Четыре шага к использованию цикла PDCA

Четыре этапа процесса PDCA заключаются в названии: планирование, выполнение, проверка и действие. Примечательно, что этот процесс является циклом, поэтому, как только вы дойдёте до конца, можно снова начать с начала. 

1. Планирование

Первый шаг к любому улучшению процесса или планированию проекта — понять, что вам нужно сделать. Как и любой план проекта, он включает в себя различную информацию, в том числе:

• Цели проекта

• Показатели успеха

• Ожидаемые результаты или конечный результат проекта

• Заинтересованные лица проекта

• Хронология проекта

• Любые соответствующие риски или ограничения проекта

Цикл PDCA можно использовать для самых разных проектов. Независимо от того, создаёте ли вы новый проект с нуля или используете PDCA для повышения качества, инвестиции в надёжный этап планирования — это отличный способ направить проект в нужное русло. 

Не забывайте о том, что PDCA — это цикл. Ничего страшного, если у вас не будет всех ответов с первого раза, так как вы, вероятно, запустите этот цикл несколько раз. Каждый раз, когда вы повторяете цикл PDCA, оценивайте свой план проекта, чтобы убедиться, что он актуален и соответствует целям проекта. 

2. Действие

После того как вы отшлифовали план проекта, следующим шагом будет его опробование. Как и большинство методов бережливого управления проектами, PDCA предусматривает небольшие, постепенные изменения. На этапе действия цикла PDCA реализуйте план проекта в небольшом масштабе, чтобы убедиться, что он работает. 

3. Проверка

Проанализируйте тест, который вы провели на этапе «Действуй» цикла PDCA, чтобы убедиться, что всё прошло по плану. Скорее всего, вы определите, что нужно улучшить на этапе действия. В конце концов, это не называется непрерывным улучшением! Этап проверки имеет решающее значение для выявления этих мелочей, прежде чем они станут слишком большими и проблематичными. 

При необходимости пересмотрите план проекта, чтобы убедиться, что он по-прежнему соответствует целям проекта. Если вы поняли, что вам нужно внести изменения в план проекта, вы также можете сделать это сейчас. 

4. Действие

После проверки переходите к этапу действия, который включает в себя развертывание всего проекта или улучшение процесса. Не забывайте, что цикл PDCA — это цикл. Если необходимо, вернитесь к этапу планирования, чтобы постоянно улучшать свой проект или процессы. 

Преимущества и недостатки цикла Plan-Do-Check-Act

Цикл PDCA — это мощный инструмент для непрерывного совершенствования, но у этой системы есть и недостатки. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки цикла PDCA: 

Плюсы: 

• Полезно для команд, которые хотят начать непрерывное совершенствование

• Гибкая методология для практически любого проекта

• Быстрое внедрение изменений и получение результатов

• Можно использовать PDCA в качестве стандартной рабочей процедуры для повышения стандартизации в организации без использования отдела управления проектами (PMO)

• Проверенная методология непрерывного совершенствования

Минусы:

• Для максимальной эффективности цикла PDCA требуется поддержка высшего руководства.

• Ценность достигается за счёт многократного повторения цикла. Методология неэффективна, если вы планируете использовать её только один раз. 

• Требуется время для внедрения и обучения.

• Не лучшее решение для срочных проектов, поскольку цикл обычно приходится запускать несколько раз

Планирование-Выполнение-Проверка-Принятие мер

Цикл PDCA — это эффективный способ внедрения непрерывного совершенствования и решения проблем. Чтобы получить максимальную отдачу от цикла PDCA, настройте свои проекты на успех с помощью инструментов планирования. Планируйте, управляйте и отслеживайте проекты своей команды, чтобы своевременно достигать результатов.