Что такое бережливое управление проектами? 5 принципов

Когда вы думаете о слове «бережливый», вы можете думать о еде. Нежирное мясо, такое как птица и рыба, полезнее, чем красное мясо, такое как стейк и свинина, потому что в нем меньше жира. Другими словами, в отличие от постного мяса, в красном мясе много жира. Когда речь заходит об управлении проектами, излишки проявляются в виде дефектов проекта, которые могут привести к разрастанию объёма и снижению ценности проекта. Как и в случае с мясом, бережливое управление проектами приводит к меньшему избытку, что может сделать ваш проект более здоровым.

При использовании бережливого подхода ваша цель — сократить потери и повысить ценность на каждом этапе проекта. В этой статье мы объясним, что такое бережливое управление проектами, и расскажем, как использовать эту гибкую методологию для повышения продуктивности. 

Как была создана методология бережливого управления проектами?

В период с 1948 по 1975 год японские инженеры Toyota разработали производственную систему Toyota (TPS), которая послужила источником для современной методологии бережливого производства. TPS использовалась для улучшения производства и взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также для устранения потерь. 

Доктор Джеффри К. Лайкер, автор книги «Путь Toyota», излагает в ней принципы бережливого управления и объясняет, как компании могут применять TPS в других отраслях. Лайкер также объясняет, как TPS и бережливое управление в целом могут устранить различные типы корпоративных отходов. 

Джон Крафчик представил бережливый подход к управлению проектами в своей статье 1988 года под названием «Триумф бережливой производственной системы». Крафчик написал эту статью для своей магистерской диссертации в Школе менеджмента Слоуна Массачусетского технологического института, и его исследования привели к написанию бестселлера  «Машина, которая изменила мир». Бережливое управление проектами повлияло на целый ряд методологий, включая Agile, Kanban и Scrum.

Пять принципов бережливого управления проектами

Пять принципов бережливого управления проектами служат шагами к достижению максимальной удовлетворённости клиентов. Используйте эти шаги, если хотите максимально сократить потери продукта, оставаться в рамках области проекта и соответствовать ключевым факторам успеха.

1. Определение ценности

Первый основной принцип бережливого управления проектами — определение ценности продукта. Для этого необходимо знать, кто является заинтересованными лицами. Иногда вы будете создавать результаты проекта для внутренних заинтересованных сторон, а в других случаях у вас будет клиент, который является внешним заинтересованным лицом.

• Внутреннее заинтересованное лицо — это участник проекта, который следит за разработкой продукта, поскольку заинтересован в его успехе.

• Внешняя заинтересованная сторона — это клиент, который покупает продукт или услугу и на которого влияет их качество.

Зная, для кого вы создаёте продукт, вы сможете лучше определить, как сделать его ценным. Например, ценность продукта для внутреннего заинтересованного лица может заключаться в удовлетворении внутренних операционных потребностей. Для клиента ценность продукта может заключаться в решении его проблемы или облегчении его жизни. 

2. Составьте карту потока создания ценности

Следующий принцип бережливого управления проектами — это визуализация потока создания ценности (VSM). VSM — это визуальный инструмент, который включает в себя построение схемы вашего нынешнего рабочего процесса и идеального рабочего процесса от начала проекта до его завершения. 

Сравнивая два рабочих процесса, можно выявить потери на каждом этапе управления проектом и повысить эффективно��ть. 

Компания Toyota определила типы потерь, которые можно обнаружить с помощью VSM в бережливом производстве. В скобках указано, как эти элементы могут быть применены к другим отраслям:

• Перепроизводство (ненужные функции): перепроизводство и ненужные функции программного обеспечения могут привести к дополнительным затратам, таким как дополнительное хранение, потраченные впустую материалы и бесполезные запасы.

• Запасы (неправильно управляемый бэклог): излишние запасы, недоделанная работа и неправильно управляемый бэклог — всё это приводит к ненужным затратам на хранение запасов, транспортировку и дополнительным расходам на завершение работы.

• Движение (переключение между задачами): ненужные затраты на внутреннее перемещение людей или машин. Это может принимать форму избыточных процессов или переизбытка приложений Business. В среднем работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день, но 27% работников говорят, что при переключении между приложениями они пропускают действия и сообщения.

• Дефекты (технический долг): дефекты могут привести к дорогостоящему ремонту и потере материалов. Технический долг может привести к потере ценного времени.

• Избыточная обработка (дорогие инструменты): избыточная обработка может привести к ненужным затратам, например, на обновление продукта, которое пользователи не запрашивали или в котором не нуждаются. Аналогичным образом, деньги, потраченные на дорогие инструменты, могут быть потрачены впустую, если они не оправдывают себя.

• Ожидание: затраты, связанные с задержкой в сдаче конечного продукта.

• Транспортировка: эти потери похожи на потери, связанные с движением, и связаны с внешним перемещением, например ненужным перемещением продукта и материалов. 

• Фрагментированные команды: фрагментированные команды могут привести к напрасным затратам из-за недопонимания, ненужных совещаний и отсутствия тесного сотрудничества.

КПЦ — это самый важный этап в бережливом управлении проектами. Без неё у вас не будет визуализации, необходимой для выявления недостатков в жизненном цикле проекта и повышения качества продукта для клиентов. 

3. Создайте поток

На этом этапе вы переработаете свой план управления проектом, чтобы повысить его эффективность, устранив потери, выявленные на втором этапе. Для этого разбейте каждый этап разработки продукта и при необходимости перенастройте шаги. Используйте важные этапы проекта в качестве контрольных пунктов, чтобы не допустить появления новых потерь в ходе реализации проекта. 

Допустим, на втором этапе вы обнаружили, что у вас плохо управляемый бэклог и задержка по срокам из-за узких мест в планировании работы команды. Именно здесь вы определите, как устранить эти болевые точки и собрать план проекта воедино. 

Открытое общение с командой — лучший способ убедиться, что VSM-карта приносит пользу. После того как вы выявите и устраните потери, ваша команда сможет работать вместе, чтобы предотвратить будущие неэффективности и не допустить повторного накопления потерь. 

4. Установите вытягивание

Создание вытягивания означает перенос работы с предыдущего этапа процесса по мере её завершения. Эта концепция возникла в производстве, чтобы помочь фабрикам удовлетворять точные требования своих клиентов с помощью системы инвентаризации «точно в срок». Однако система вытягивания полезна и в других отраслях, поскольку она обеспечивает эффективное движение рабочего процесса. 

Пример системы вытягивания в разработке программного обеспечения:

1. Технический дизайнер завершает свою задачу и помечает продукт для проверки.

2. Флажок проверки сигнализирует о начале этапа кодирования.

3. Программист завершает свою задачу и помечает продукт для проверки.

4. Флажок проверки сигнализирует о начале этапа тестирования.

5. Тестировщик завершает свою задачу и помечает продукт как готовый к окончательной проверке.

6. Вы проводите окончательную проверку продукта.

Метод вытягивания может быть полезен командам в различных отраслях, поскольку он обеспечивает плавное продвижение работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Отрасли, которые производят продукты, ориентированные на клиента, выиграют от этой системы, если они используют сигналы вытягивания для обратной работы. Таким образом, команда производит товары только тогда, когда они нужны клиентам. 

5. Непрерывное совершенствование

Бережливое управление проектами — это не разовая вещь, а итеративный процесс. Стремление к совершенству — это пятый принцип, который предполагает постоянное улучшение рабочего процесса. 

Независимо от того, является ли ваш клиент внутренним или внешним заинтересованным лицом, его требования будут постоянно меняться. Это означает, что вам нужно будет периодически оценивать ценность продукта и регулярно анализировать рабочий процесс на предмет потерь.

Инструменты для бережливого управления проектами

С помощью приведённых ниже инструментов можно улучшить рабочий процесс разработки продукта. В стремлении к постоянному совершенствованию эти инструменты помогут вам и вашей команде сократить потери, повысить производительность и увеличить ценность для клиентов. 

Цикл Деминга (PDCA)

Доктор Уильям Эдвардс Деминг разработал цикл Деминга в 1950-х годах. Его метод, также известный как цикл «планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер» (PDCA), представлял собой переработанный вариант более раннего трёхэтапного метода решения проблем, созданного в 1920-х годах доктором Уолтером Шухартом. 

Цикл PDCA состоит из четырёх этапов:

• Планирование: изучите свой рабочий процесс и выявите проблемы, требующие решения.

• Действие: найдите решение проблемы, проанализировав данные или поработав с командой. 

• Проверка: отслеживайте эффективность решений и при необходимости вносите изменения в план.

• Действуй: применить пересмотренные решения и оценить полученные результаты.

Цикл Деминга — это простой процесс, который можно применить к различным организационным процессам. При правильной реализации этот процесс может существенно повысить ценность вашего продукта. 

Управление проектами по системе Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma — это инструмент бережливого управления, который можно использовать для выявления проблем в рабочем процессе. Этот инструмент имеет те же этапы, что и цикл Деминга, но также включает методы анализа, которые можно использовать вместе с ним. Этапы Lean Six Sigma, также известные как DMEDI, следующие:

• Определение: определите область проекта и поставьте цели.

• Измерение: определите, как вы будете измерять успех в проекте.

• Изучение: изучите новые способы улучшения процесса проекта.

• Разработка: составьте надёжный план проекта.

• Реализация: реализуйте план проекта.

Методы анализа, которые можно использовать с Lean Six Sigma:

• Визуализация потока создания ценности: как упоминалось выше, VSM помогает наглядно представить этапы плана управления проектом и выявить области, где есть излишние процессы.

• Опросы клиентов: получение обратной связи от клиентов — отличный способ оценить проблемы проекта и повысить ценность продукта.

• Диаграммы Ганта: диаграммы Ганта похожи на гистограммы, которые помогают визуализировать важные этапы проекта.

• Анализ первопричин (RCA): используйте RCA, чтобы выявить основные причины проблем и найти решения.

• Канбан: канбан-доски позволяют визуализировать задачи и ограничивать работу в процессе, чтобы вы могли видеть, как движется ваш рабочий поток. 

Вы можете выбрать метод бережливого управления, который лучше всего подходит для вашей отрасли, продукта и команды. Вы также можете попробовать разные методы бережливого управления в разных проектах и посмотреть, какой из них работает лучше всего. Независимо от того, какой метод вы используете, убедитесь, что вы используете программное обеспечение для управления проектами, чтобы легко реализовать эти методы анализа. 

Почему бережливое управление так важно

Такие отрасли, как ИТ, строительство и образование, приняли методологию бережливого управления из-за многих преимуществ, которые она предоставляет. Бережливое управление проектами позволяет повысить ценность продукта за счёт оптимизации процессов. 

Другие преимущества бережливого управления:

• Больше инноваций: улучшает ��роект, стимулируя творческий подход

• Сокращение отходов: сокращение физических отходов и времени ожидания между этапами производства, а также минимизация перепроизводства и чрезмерной обработки.

• Улучшение обслуживания клиентов: предоставляет то, что нужно клиенту — ни больше, ни меньше

• Улучшение сроков реализации: сокращение времени отклика и количества задержек

• Более качественная продукция: минимизирует дефекты продукции за счёт добавления проверок качества

• Улучшение управления запасами: предотвращение сбоев за счёт мониторинга запасов

Независимо от того, обслуживает ли ваша компания внутренних или внешних заинтересованных лиц, переход на бережливое мышление может упростить рабочие процессы и создать более эффективную команду проекта. 

Улучшайте рабочий процесс с помощью бережливого управления проектами

Многие компании упорно работают над созданием качественных продуктов и удовлетворением потребностей клиентов, но методология бережливого управления упрощает достижение этих целей, устраняя узкие места и оптимизируя производство.

Независимо от того, какую систему управления проектами вы используете, программное обеспечение для управления проектами может помочь в улучшении процессов. Используя программное обеспечение для оптимизации процессов, вы можете лучше визуализировать график проекта, общаться с участниками команды и удовлетворять требования клиентов.