Business requirements document template: 7 key components, with examples

В каждом проекте есть подвижные части, и если вы хотите добиться успеха, все эти части должны собраться в нужное время и в нужном месте. Представьте, что вы собираете пазл. Секрет в том, чтобы в процессе сборки сверяться с изображением на коробке. 

Документ с бизнес-требованиями (BRD) — это как картинка на коробке с пазлом. В нём описывается всё, что влечёт за собой проект, и помогает заинтересованным сторонам получить чёткое представление о требованиях к его успеху. В этой статье мы рассмотрим ключевые компоненты шаблона документа с бизнес-требованиями. Вы также узнаете о преимуществах совместного использования BRD с помощью онлайн-программного обеспечения. 

Что такое документ с бизнес-требованиями (ДБТ)?

Документ с бизнес-требованиями — это отчёт, в котором подробно описано всё, что необходимо для успеха нового проекта. В этом документе излагаются цели проекта, ожидаемые результаты на протяжении всего жизненного цикла проекта и то, что требуется для его выполнения. 

Семь компонентов BRD:

1. Основные факты и выводы

2. Задачи проекта

3. Объём проекта

4. требования к бизнесу;

5. Ключевые заинтересованные стороны

6. Ограничения проекта 

7. Анализ затрат и выгод

Ознакомившись с каждым из этих разделов, любой, кто читает ваш документ с бизнес-требованиями, должен чётко понимать, что представляет собой ваш проект, чего вы надеетесь достичь и как вы планируете этого добиться. 

Что должен включать в себя документ с бизнес-требованиями?

Шаблон документа с бизнес-требованиями должен содержать подробную информацию о вашем проекте, но при этом он должен быть кратким. Цель BRD — предоставить читателям максимум информации в минимальном количестве слов. 

Документ с бизнес-требованиями могут читать многие люди, включая заинтересованные стороны, участвующие в проекте, руководителей, от которых вам нужно получить одобрение, и клиентов, на которых влияют конечные результаты. Ниже вы найдёте подробную информацию о каждом компоненте, который необходимо включить в шаблон.

1. Основные факты и выводы

Пояснительная записка — это высокоуровневое заявление, в котором описывается, что представляет собой ваш проект и какова его цель. Те, у кого нет времени читать BRD целиком, должны понять, чего вы планируете достичь, прочитав вашу пояснительную записку. 

Несмотря на то, что пояснительная записка — это первый раздел в BRD, на самом деле её следует писать только после того, как вы напишете все остальные разделы. Это позволит вам всё проанализировать и убедиться, что вы создали исчерпывающее вступительное заявление. 

2. Задачи проекта

Цели проекта — это бизнес-цели, которых вы хотите достичь, реализовав проект. Важно сформулировать цели проекта до начала работы, чтобы их можно было использовать для оценки хода выполнения проекта.

Перечислите цели своего проекта в виде SMART-целей, чтобы убедиться, что они:

• конкретными;

• измеримыми;

• достижимыми;

• актуальными;

• ограниченными по времени.

Измерение целей проекта помогает определить, нужно ли корректировать рабочий процесс, чтобы лучше соответствовать поставленным целям. Например, если одной из ваших целей было увеличение клиентской базы на 10% к концу квартала, вы можете посмотреть на свои показатели в конце квартала и четко увидеть, достигли ли вы своей цели или нет. Затем вы можете проанализировать действия, предпринятые вами в процессе работы, и определить причины, по которым вы, возможно, не достигли цели.

3. Объём проекта

Объём проекта определяет границы проекта в документе с бизнес-требованиями. Определив объём проекта, вы будете держать всех в курсе и предотвратите разрастание объёма, когда ваш проект выходит за пределы, установленные для него, и становится трудно контролируемым. 

В объём проекта необходимо включить следующие детали:

• Хронология

• Бюджет

• ожидаемые результаты;

• требования к проекту;

• команда проекта.

Вы также можете составить список исключений из проекта, то есть того, что вы хотите исключить из проекта, например, бизнес-процессов или рискованных стратегий, которых вы хотите, чтобы другие избегали при работе над проектом. 

4. Бизнес-требования

Бизнес-требования — это основа шаблона бизнес-требований. В этом разделе перечисляются действия, необходимые для выполнения проекта. В зависимости от сложности проекта этот список может быть как коротким, так и длинным. 

Помимо перечисления и описания требований, расположите их по приоритету и присвойте каждому пункту уровень важности в зависимости от того, насколько он важен. Это поможет другим понять, какие требования им нужно выполнить в первую очередь. 

Если одним из ваших требований является написание кода для сайта, вы можете назначить этой задаче приоритет номер один. Вы также можете отметить эту задачу как критически важную, поскольку без написания кода для сайта у вас не будет основы для выполнения других бизнес-требований. 

5. Основные заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны проекта — это все лица, заинтересованные в нём. Скорее всего, это те люди, которые будут читать ваш шаблон BRD, чтобы понять, что представляет собой проект. Ключевыми заинтересованными лицами могут быть:

• Участники команды, работающие над проектом

• руководители проекта;

• Руководители, утверждающие проект

• Клиенты, на которых повлияет завершённый проект

В этом разделе перечислите имена и должности всех заинтересованных сторон и опишите их обязанности в отношении проекта. Этот раздел даст всем ясное представление о том, кто ещё участвует в проекте и как это может улучшить коммуникацию в команде. Для официального сотрудничества можно использовать шаблон соглашения о партнерстве, который поможет задокументировать роли, обязанности и ожидания, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе проекта.

После определения заинтересованных сторон не менее важно выстроить прочные рабочие отношения. Шаблон процесса адаптации клиента поможет вам стандартизировать начальные этапы, уточнить обязанности и укрепить доверие на ранней стадии.

6. Ограничения проекта

Вы, скорее всего, уже представили обзор ограничений проекта в рамках его объёма, но здесь вы объясните эти границы более подробно. Читатель, ознакомившись с этим разделом, должен получить представление о форме проекта и его границах.

К ограничениям проекта можно отнести:

• Риски проекта

• Доступность группы

• ресурсы;

• зависимые элементы проекта;

• сроки;

• Бюджет проекта

Ограничения проекта помогают заинтересованным сторонам понять, насколько он сложен и насколько легко будет достичь его целей. Все участники проекта должны сначала ознакомиться с его ограничениями.

7. Анализ затрат и выгод

Завершение документа с бизнес-требованиями анализом затрат и выгод является стратегическим шагом. Если вы используете документ для получения одобрения проекта, этот раздел может стат�� решающим фактором. Клиенты и руководители заботятся о цели проекта, но если вы не можете доказать, что получите прибыль, то всё потеряно. 

Чтобы создать анализ затрат и выгод:

• Опишите все расходы, связанные с вашим проектом

• Объясните связанные с ним выгоды

• Укажите общую ожидаемую стоимость проекта

• Оцените ожидаемую рентабельность инвестиций, вычитая предполагаемые затраты из предполагаемого дохода

Шаблон документа с бизнес-требованиями (с примером)

Здесь вы увидите пример шаблона документа с бизнес-требованиями. В этом примере рассматривается инициатива технологической компании по запуску маркетингового блога. В документе руководитель проекта объясняет, что это за проект и какова его цель. Она также излагает цели и объём проекта, чтобы избежать риска разрастания объёма. 

Далее руководитель проекта перечисляет бизнес-требования — действия, необходимые для выполнения проекта. Другие перечисленные пункты — это заинтересованные стороны, участвующие в проекте, ограничения проекта и анализ затрат и выгод.

Если вы хотите использовать шаблон документа с бизнес-требованиями для своего проекта, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном ниже.

В чём разница между бизнес-требованиями и функциональными требованиями?

При обсуждении бизнес-требований часто упоминаются функциональные требования, но важно понимать разницу между ними. В документе с бизнес-требованиями описываются требования к проекту. Этот документ содержит общий обзор и даёт заинтересованным сторонам полное представление о проекте в целом. 

Документ с функциональными требованиями (FRD) содержит подробное описание того, как выполнять конкретные задачи в рамках проекта. Представьте, что эти документы документы — настольная игра. Документ с бизнес-требованиями — это коробка, на которой объясняется, что это за игра, и которая убеждает вас купить её. FRD же — это инструкции, которые учат вас играть в эту игру. 

Помимо функциональных требований, существуют:

• Пользовательские требования: эти требования более подробны, чем BRD, и они объясняют, что пользователь может делать с готовыми результатами.

• Требования к продукту: эти требования более подробны, чем бизнес-требования и требования пользователей. Требования к продукту объясняют назначение и функции готового проекта. Этот документ служит руководством для команд при создании и маркетинге продукта.

• Нефункциональные требования: это наиболее подробный тип требований, не уступающий по детализации функциональным требованиям. В них объясняется, как должен работать проект и как пользователи будут взаимодействовать с ним.

Обменивайтесь требованиями с помощью инструментов управления проектами

Независимо от того, создаёте ли вы документ с бизнес-требованиями или что-то более подробное, лучший способ поделиться информацией с заинтересованными сторонами — это использовать один оптимизированный инструмент. 

С помощью инструментов управления проектами вы можете расставлять приоритеты для бизнес-целей и не упускать ничего важного. Используйте Asana, чтобы наладить обмен информацией в группе и упростить достижение вех проекта.