Шаблон документа с бизнес-требованиями + бесплатный PDF

В каждом проекте есть меняющиеся элементы, и, если вы хотите добиться успеха, все эти элементы должны соединиться в нужное время и в нужном месте. Представьте, что вы собираете пазл. Секрет его решения — смотреть на картинку на коробке, пока вы собираете пазл.

Документ с бизнес-требованиями (BRD) похож на изображение на коробке с пазлом. В нём излагается всё, что связано с проектом, и он помогает заинтересованным сторонам получить ясное представление о требованиях для успеха проекта. В этой статье мы расскажем об основных компонентах шаблона документа бизнес-требований, объясним разницу между бизнес-требованиями и функциональными требованиями и покажем, как написать эффективный BRD для вашего следующего проекта.

Что такое документ бизнес-требований (BRD)?

Документ с бизнес-требованиями (BRD) — это официальный отчёт, в котором излагаются цели, объём и требования проекта для согласования с заинтересованными лицами и успешной реализации. В нём подробно описаны задачи проекта, ожидания на протяжении всего жизненного цикла проекта и то, что требуется для его выполнения.

Семь компонентов BRD:

1. Основные факты и выводы

2. Задачи проекта

3. Область проекта

4. Бизнес-требования

5. Ключевые заинтересованные стороны

6. Ограничения проекта

7. Анализ затрат и выгод

Если вы опишете каждый из этих разделов, любой, кто прочитает ваш документ с бизнес-требованиями, должен чётко понять, что представляет собой ваш проект, чего вы надеетесь достичь и как вы планируете этого добиться.

Зачем нужен шаблон документа бизнес-требований?

Шаблон документа с бизнес-требованиями обеспечивает согласованную структуру для каждого проекта, чтобы вы никогда не упускали важную информацию. Вот почему коллективы полагаются на них:

• Согласование с заинтересованными лицами: заранее определите границы и цели своего проекта, чтобы все сосредоточились на одних и тех же целях.

• Контроль объёма: чёткий шаблон помогает предотвратить разрастание объёма, поскольку с самого начала документирует, что входит в проект, а что нет, и поддерживает формальный процесс контроля изменений.

• Экономия времени: вместо того чтобы начинать с нуля, вы используете проверенную структуру, которая поможет вам в работе.

• Более быстрые подтверждения: когда руководители и клиенты просматривают хорошо структурированный документ, легче заручиться поддержкой планов проектов.

Что должен включать в себя документ с бизнес-требованиями?

Ваш шаблон документа с бизнес-требованиями должен быть подробным, но лаконичным. Цель состоит в том, чтобы предоставить читателям необходимую информацию, не делая документ излишне длинным.

Документ с бизнес-требованиями могут читать многие люди, в том числе заинтересованные лица проекта, руководители, от которых вам нужно получить подтверждение, и клиенты, на которых влияют конечные результаты. Ниже вы узнаете больше о каждом компоненте, который необходимо включить в шаблон.

1. Основные факты и выводы

Пояснительная записка — это высокоуровневое описание проекта и его цели. Те, у кого нет времени читать BRD целиком, должны понять, чего вы планируете достичь, ознакомившись с пояснительной запиской.

Несмотря на то, что пояснительная записка является первым разделом BRD, на самом деле её следует писать только после того, как будут готовы остальные разделы. Так вы сможете всё просмотреть и убедиться, что создали исчерпывающее вступительное заявление.

2. Задачи проекта

Цели вашего проекта — это бизнес-цели, которых вы хотите достичь, реализуя свой проект. Важно сформулировать цели проекта до начала любой работы, чтобы их можно было использовать для измерения хода выполнения.

Перечислите цели своего проекта в виде SMART-целей, чтобы они были:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимая

• Актуальными

• Конкретными по времени

Измерение целей проекта поможет вам определить, нужно ли скорректировать рабочий процесс. Например, если ваша цель состояла в том, чтобы увеличить клиентскую базу на 10% к концу квартала, вы можете чётко увидеть, достигли ли вы этой цели. Затем проанализируйте предпринятые действия, чтобы понять, что получилось, а что нет.

3. Область проекта

Область проекта определяет границы проекта в документе с бизнес-требованиями. Определив область проекта в плане управления объёмом, вы обеспечите единое понимание ситуации и предотвратите разрастание объёма, которое происходит, когда проект выходит за установленные вами границы и становится трудно контролируемым.

В области проекта необходимо указать следующие детали:

• Хронология

• Бюджет

• Конечный продукт

• Требования к проекту

• Команда проекта

Вы также можете составить список исключений из проекта — того, что вы намерены исключить из проекта, например бизнес-процессы или рискованные стратегии, которых, по вашему мнению, следует избегать другим участникам проекта.

4. Бизнес-требования

Бизнес-требования — это главная часть вашего шаблона BRD. В этом разделе следует перечислить действия, необходимые для реализации вашего проекта. В зависимости от сложности проекта этот список может состоять всего из нескольких элементов или быть весьма обширным.

Помимо перечисления и описания требований, расположите их по приоритету и назначьте каждому элементу уровень важности в зависимости от его критичности. Это поможет другим понять, какие требования нужно выполнить в первую очередь.

Если одним из ваших требований является написание кода веб-сайта, вы можете сделать его своим главным приоритетом. Вы также можете пометить эту задачу как критически важную, потому что, не создав сайт, вы не сможете выполнить другие бизнес-требования.

5. Главные заинтересованные лица

К заинтересованным сторонам проекта относятся все лица, заинтересованные в нём. Скорее всего, это люди, которые прочитают ваш шаблон BRD, чтобы понять, в чём заключается суть проекта. Вашими ключевыми заинтересованными лицами могут быть:

• Участники команды, работающие над проектом

• Менеджеры проекта, ведущие проект

• Руководители, одобряющие проект

• Клиенты, на которых повлияет завершённый проект

В этом разделе перечислите имена, роли и обязанности каждого заинтересованного лица в отношении проекта.

Для официального сотрудничества можно использовать шаблон соглашения о партнёрстве, позволяющий задокументировать функции и ожидания. Можно также использовать план вовлеченности заинтересованных сторон, чтобы обеспечить согласованность действий каждой из них в рамках проекта.

После определения заинтересованных сторон не менее важно выстроить прочные рабочие отношения. Шаблон процесса адаптации клиентов поможет вам унифицировать этапы запуска, прояснить обязанности и укрепить доверие на раннем этапе.

6. Ограничения проекта

Скорее всего, вы уже представили обзор ограничений проекта в рамках области проекта, но здесь вы объясните эти границы более подробно. Когда читатель просматривает этот раздел, он должен видеть форму проекта и его ограничения.

К ограничениям проекта могут относиться:

• Риски проекта

• Доступность команды

• Ресурсы

• Зависимости проекта

• Дедлайны

• Бюджет проекта

Ограничения проекта помогают заинтересованным сторонам наглядно представить сложность проекта и то, насколько легко будет достичь его целей. Все участники проекта должны сначала ознакомиться с его ограничениями.

7. Анализ затрат и выгод

Завершение документа с бизнес-требованиями анализом затрат и выгод — это стратегический шаг. Если вы используете BRD для получения подтверждения проекта, этот раздел может стать решающим фактором. Клиенты и руководители заботятся о цели проекта, но если вы не можете доказать, что получите прибыль, всё потеряно.

Как создать анализ затрат и выгод:

• Опишите все расходы, связанные с проектом

• Объясните связанные с этим выгоды

• Укажите общую ожидаемую стоимость проекта

• Оцените ожидаемую рентабельность инвестиций, вычитая предполагаемые затраты из предполагаемого дохода

В чём разница между бизнес-требованиями и функциональными требованиями?

При обсуждении бизнес-требований вы часто будете слышать упоминание функциональных требований, но важно знать, в чём разница. Представьте себе настольную игру: BRD — это коробка, на которой написано, что это за игра, а FRD — это руководство по правилам, из которого вы узнаете, как в неё играть.

Помимо функциональных требований, существуют:

• Требования пользователя: они более подробны, чем BRD, и объясняют, что пользователь может делать с готовыми результатами.

• Требования к продукту: эти требования более подробны, чем требования бизнеса и требования пользователя. Требования к продукту объясняют цель и функции готового проекта.

• Нефункциональные требования: эти требования так же подробны, как и функциональные требования. В них объясняется, как должен работать проект, и описывается предполагаемый пользовательский опыт в рамках готового проекта.

Шаблон документа бизнес-требований (с примером)

Ниже приводится пример шаблона документа бизнес-требований для технологической компании, запускающей маркетинговый блог. Менеджер проекта объясняет цель, задачи и объём проекта, чтобы предотвратить разрастание объёма.

В BRD также перечислены бизнес-требования (действия, необходимые для завершения проекта), заинтересованные стороны, ограничения проекта и анализ затрат и выгод.

Если вы хотите использовать шаблон документа с бизнес-требованиями для своего проекта, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном ниже.

Как составить документ с бизнес-требованиями

Составление документа с бизнес-требованиями — простой процесс, если разбить его на этапы. Главное — быть чётким и тщательным, чтобы любой человек мог понять цель проекта и его требования.

Для создания BRD выполните следующие действия:

• Соберите информацию: поговорите со всеми ключевыми заинтересованными лицами, чтобы понять их нужды и ожидания. Это гарантирует, что все точки зрения будут учтены до начала составления документа.

• Создайте черновик каждого раздела: используйте шаблон, чтобы заполнить каждый из семи компонентов. Начните с того, что вам известно, и по ходу добавляйте детали. Не забудьте создать пояснительную записку в последнюю очередь.

• Чёткость и лаконичность: пишите простым языком, понятным каждому. Избегайте жаргона и сосредоточьтесь на самом важном для успеха вашего проекта.

• Проверьте и доработайте: поделитесь черновиком со своей командой и заинтересованными сторонами, чтобы получить отзывы. Это поможет выявить пробелы или неясные моменты и обеспечить согласованность действий.

• Получите подтверждение: как только все согласятся с документом, получите официальное подтверждение от куратора проекта или ключевых руководителей. Теперь ваш BRD является официальным руководством по проекту.

Управляйте требованиями с помощью инструментов для управления проектами

Создаёте ли вы документ с бизнес-требованиями или что-то более подробное, лучший способ делиться информацией с заинтересованными сторонами — использовать один оптимизированный инструмент.

С помощью инструментов для управления проектами и эффективных методов управления требованиями вы можете расставлять приоритеты для бизнес-целей и ничего не упускать. Используйте Asana, чтобы наладить общение в команде, упорядочить требования и упростить прохождение важных этапов проекта. Начните работу с Asana уже сегодня и обеспечьте ясность в своём следующем проекте.

Часто задаваемые вопросы о документах с бизнес-требованиями