Процесс адаптации клиентов

Когда вы привлекаете нового клиента, у вас есть только один шанс произвести сильное первое впечатление. Но если ваш процесс адаптации запутанный или непоследовательный, это первое впечатление может быстро испариться. Возможно, вы не успели отправить стартовые документы. Возможно, вы забыли представить нужных членов команды. Или, может быть, ваш клиент ушёл с разговора, всё ещё задаваясь вопросом, что будет дальше.

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, руководителем агентства или операционным менеджером в растущей компании, адаптация должна быть уверенным, повторяемым процессом, а не пожарной тренировкой. Именно поэтому мы создали этот шаблон процесса адаптации клиентов в Asana.

Этот бесплатный шаблон поможет вам организовать каждый этап адаптации клиентов, от внутренней подготовки до приветственных писем, юридических документов, обучения и последующих контактов. Вместо того чтобы каждый раз заново изобретать колесо, вы можете укреплять доверие, экономить время и обеспечивать единообразный клиентский опыт, который будет масштабироваться вместе с вашей командой.

Кому нужны шаблоны процесса адаптации клиентов?

Мы видели, как команды борются с неорганизованной передачей работы, забытыми шагами и разрозненным общением во время адаптации клиентов. Даже незначительные сбои, такие как отсутствие учетных данных для доступа или нечеткое распределение обязанностей, могут подорвать доверие и негативно сказаться на впечатлениях клиента.

Этот шаблон адаптации клиентов отлично подходит для:

• Фрилансеры и консультанты, которые хотят оптимизировать процесс адаптации клиентов и создать более отточенный и профессиональный имидж.

• Менеджерам по работе с клиентами и сопровождению, которым нужен единый список дел по адаптации клиентов, чтобы гарантировать выполнение всех необходимых действий для новых клиентов.

• Агентствам и поставщикам услуг, управляющим несколькими потоками адаптации, учетными записями в социальных сетях и результатами проектов для разных клиентов.

• Руководители операционных отделов, отвечающие за создание масштабируемых и повторяемых процессов адаптации, которые снижают отток и повышают удержание клиента.

• командам по маркетингу и продажам, которые хотят улучшить передачу и реализацию после заключения сделок, используя общие инструменты для управления проектами и CRM.

Если вам когда-либо приходилось с трудом проводить организационные совещания или искать подходящие шаблоны электронных писем для адаптации, этот шаблон рабочего процесса для адаптации клиентов — то, что вам нужно. Он поможет вам выстраивать прочные отношения с новыми клиентами и пользователями.

Зачем использовать шаблон процесса адаптации клиентов от Asana?

Мы работали с командой продаж B2B среднего размера, которая столкнулась с непоследовательными передачами после заключения сделок с новыми клиентами. После внедрения этого шаблона они стандартизировали ключевые этапы от организационного совещания до обновления CRM и сократили время адаптации на 40%. Также увеличился коэффициент удержания клиента.

Используйте этот шаблон для адаптации новых клиентов, чтобы:

• Стандартизировать список дел по адаптации, чтобы ничего не упустить.

• Обеспечить каждому участнику команды ясность в отношении обязанностей, дедлайнов и дальнейших действий.

• Создавать повторяемые рабочие процессы, которые можно масштабировать для разных клиентов и учётных записей.

• Обеспечить последовательный и качественный процесс адаптации, который отражает ваш бренд и способствует долгосрочному успеху клиентов.

• Выстраивать прочные отношения с клиентами с самого начала благодаря проактивному общению, чётким инструкциям и прозрачным ценам.

• Поддерживайте команды по обслуживанию клиентов, предоставляя им структуру, необходимую для обеспечения клиентам беспрепятственного процесса адаптации.

Как использовать этот шаблон процесса адаптации клиентов

Готовы улучшить путь клиента? Вот пошаговое руководство, которое поможет вам эффективно использовать этот шаблон для адаптации клиентов. Другие полезные инструменты для управления проектами вы найдёте в нашем завершенном центре шаблонов.

1. Организуйте внутреннее организационное совещание и назначьте роли

Прежде чем клиент увидит приветственное сообщение, согласуйте действия внутри своей команды. Добавьте задачи для руководителей команд, чтобы проанализировать цели клиента, назначить роли (например, ответственного за проект или основное контактное лицо) и проверить доступность ресурсов.

Для маркетингового агентства это может означать назначение креативного руководителя, стратега и менеджера по работе с клиентами в рабочее пространство клиента.

2. Настройте и отправьте клиенту приветственный комплект

Создайте раздел для материалов, предназначенных для клиентов. Добавьте редактируемые шаблоны для приветственных писем, анкет для сбора информации о бренде или документа с обзором проекта. Назначьте задачи по персонализации и отправке этих ресурсов.

Например, в стартовом письме можно представить команду, прикрепить ссылку на форму для клиента и предварительный вариант хронологии.

3. Управляйте договорами, выставлением счетов и разрешениями

Отслеживайте юридические документы, счета, статус оплаты и доступ к учётной записи в одном месте. Используйте нестандартные поля, чтобы отмечать статус и уведомлять финансовые или юридические команды о необходимости принятия мер. Добавьте такие задачи, как «Отправить договор DocuSign», «Проверить оплату первого счёта» и «Подтвердить предоставление доступа к инструменту».

4. Собирайте цели и показатели успешности

Используйте форму Asana, чтобы собрать цели, целевые показатели и предпочтения вашего клиента. Сопоставьте эти данные с важными этапами проекта, чтобы ваша команда понимала, что такое успех для каждого клиента. Команда внедрения SaaS может зафиксировать целевую дату запуска клиента, ключевые показатели эффективности (КПЭ) и любые дополнительные функции, необходимые для достижения целей (например, автоматизация или инструменты ИИ).

5. Планируйте этапы внедрения или предоставления услуг

Разбейте процесс адаптации на этапы. Создайте представление в виде хронологии или используйте столбцы для представления планирования, настройки, обучения и запуска. Добавьте задачи и ответственных за каждый этап. Для агентства цифрового маркетинга это может быть следующее: «SEO-аудит», «Настройка Google Ads», «Презентация стратегии в социальных сетях».

6. Запланируйте обучение, проверки и поддержку

Добавьте повторяющиеся задачи, чтобы оставаться на связи во время и после адаптации. Включите в него учебные занятия, контрольные встречи и опросы для сбора отзывов. Назначьте ответственных и даты, чтобы ничего не упустить.

Например, создайте повторяющуюся задачу на каждые две недели, чтобы узнавать, как проходит адаптация и есть ли у клиента вопросы.

Функции Asana для адаптации клиентов

Встроенные функции Asana позволяют легко настраивать, отслеживать и масштабировать этот шаблон потока процесса адаптации клиентов. Платформа для управления работой Asana предлагает множество функций, но вот несколько наших любимых, которые помогут вам улучшить процесс адаптации клиентов.

Формы: стандартизируйте приём клиентов с помощью встроенных форм, которые отправляют данные прямо в Asana.

Настраиваемые поля: отслеживайте важную информацию, такую как этап адаптации, статус договора или основное контактное лицо, чтобы ключевые детали всегда были видны с первого взгляда.

Хронология: визуализируйте весь процесс адаптации с помощью диаграммы Ганта, показывающей каждый этап и зависимости.

Зависимости между задачами: убедитесь, что ни одна задача не начинается раньше времени, чётко указав, когда одна задача зависит от другой.

Правила автоматизации: сократите объём административной работы, автоматизировав повторяющиеся действия, такие как назначение задач или обновление статусов.

Рекомендуемые интеграции для адаптации

Подключите Asana к своим любимым инструментам, чтобы упростить общение, автоматизировать обновления и улучшить процесс адаптации клиентов. Хотите узнать больше об интеграциях с приложениями в Asana? Ознакомьтесь с нашим полным каталогом интеграций.

Slack: получайте мгновенные обновления задач или делитесь с командой информацией о ходе адаптации в реальном времени.

Gmail: преобразуйте электронные письма клиентов в практические задачи по адаптации одним щелчком.

Google Диск: прикрепляйте к задачам Asana общие документы, такие как приветственные презентации или списки дел по адаптации.

HubSpot: подключите свою CRM-систему напрямую к Asana, чтобы синхронизировать контактную информацию и автоматизировать создание задач по адаптации.

Pipedrive: запускайте рабочие процессы по адаптации в Asana сразу после закрытия сделок в Pipedrive. Обеспечьте плавный переход от продаж к обслуживанию.

Salesforce: автоматически создавайте задачи по адаптации при закрытии сделок. Синхронизируйте команды продаж и сопровождения клиентов.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах процессов адаптации новых клиентов