KPI (ключевые показатели эффективности)

Отслеживание ключевых показателей эффективности (КПЭ) может быть непростой задачей, особенно когда данные разбросаны по нескольким электронным таблицам, цели неясны, а обновления теряются в цепочках электронных писем. Если вам когда-либо было трудно связать повседневную работу команды с общими результатами Business, этот бесплатный шаблон KPI создан для вас.

Кому нужны шаблоны KPI?

Если вы управляете отчётами по KPI в разрозненных электронных таблицах или отслеживаете обновления в разных инструментах для управления проектами, вы не одиноки. Такой разрозненный подход затрудняет аналитику, оперативное реагирование и демонстрацию реального прогресса.

Именно поэтому мы создали этот шаблон KPI. Он объединяет всё в одном месте. Таким образом, команда может сосредоточиться на работе, которая приводит к результатам, а не на поиске показателей.

Этот шаблон системы показателей KPI идеально подходит для:

• Маркетинговым командам, отслеживающим данные кампаний, такие как коэффициент конверсии, индекс лояльности (NPS) или стоимость привлечения клиентов.

• Менеджеры по продажам, отслеживающие количество новых клиентов, целевые показатели выручки или ход выполнения воронки продаж.

• командам SaaS, отслеживающим KPI вовлеченности, такие как использование функций, коэффициент оттока или среднее время в приложении;

• Менеджерам по работе с социальными сетями для отслеживания показателей по конкретным платформам (LinkedIn, Instagram, Facebook и YouTube), включая уровень вовлеченности, рост аудитории и эффективность контента.

• командам по управлению персоналом, которые измеряют удовлетворённость работников, текучесть кадров и важные этапы адаптации;

• Руководство, согласовывающее стратегические цели и общекорпоративные цели и ключевые результаты (OKR).

• Финансовые команды, управляющие такими КПЭ, как чистая прибыль, денежный поток или маржа прибыли.

• Команды службы поддержки, улучшающие время решения, оценки удовлетворенности клиентов и показатели отклонения заявок.

• Контент-команды анализируют такие показатели эффективности, как SEO-трафик, вовлеченность и рентабельность контента.

Одна команда цифрового маркетинга использовала шаблоны KPI от Asana для консолидации показателей кампании по шести каналам. В течение квартала они перешли от разрозненных отчётов к единой панели задач, которая отображала ход работ в реальном времени, что помогло им вдвое сократить время на отчётность и улучшить совещания по анализу эффективности в разных отделах.

Зачем использовать шаблон KPI от Asana?

Наши команды используют шаблоны для отслеживания KPI, чтобы отфильтровывать отвлекающие факторы и сосредоточиться на том, что способствует успеху. Вместо того чтобы переключаться между инструментами или копаться в неорганизованных отчётах, ваша команда может тратить меньше времени на поиск данных и уделять больше времени действиям на их основе.

Возможности, которые даёт этот шаблон отчёта по KPI:

• Отслеживать в реальном времени прогресс по ключевым показателям и конкретным целям с помощью визуальных панелей задач.

• Объединить заинтересованные стороны вокруг измеримых целей, предоставив каждому человеку чёткий KPI, за который он будет отвечать.

• Автоматизировать обновления с помощью нестандартных полей, форм и правил.

• Организовывать КПЭ по целям, командам или инициативам с помощью разделов и фильтров.

• Заблаговременно выявлять тенденции с помощью графиков, хронологий и обновлений статуса.

Наш бесплатный шаблон уже содержит разделы для определения КПЭ, сбора данных, их анализа, отчётности, назначения задач, а также проверки и предоставления обратной связи. Вы можете адаптировать его в соответствии со своим рабочим процессом, но основа уже заложена. Вы можете сразу же начать отслеживать то, что важно.

Как использовать этот шаблон KPI

1. Дублируйте шаблон. Нажмите «Использовать шаблон» в Asana и переименуйте проект в соответствии с вашей инициативой, например «КПЭ маркетинга за 3-й квартал» или «Показатели успеха клиентов».

2. Определите цели и KPI. Добавьте разделы или задачи для каждой стратегической цели. Под каждой из них перечислите конкретные показатели KPI, которые вы будете отслеживать, включая определения, ответственных и оценки.

3. Добавьте нестандартные поля. Используйте нестандартные поля для отслеживания таких данных, как целевое значение, фактические значения, статус (по плану или нет) и дата последнего обновления. Это поможет команде быстро понимать актуальную аналитику.

4. Задайте частоту обновления. Создавайте повторяющиеся задачи или используйте формы для отправки еженедельных или ежемесячных обновлений. Добавляйте комментарии, чтобы делиться аналитикой, препятствиями или достижениями.

5. Визуализируйте данные. Создайте панель задач для отслеживания показателей по команде, цели или периоду времени. Используйте диаграммы, графики или оценочные листы для отслеживания тенденций и показателей.

Функции Asana, помогающие определять КПЭ

Функции Asana — это встроенные возможности, которые помогают управлять работой более эффективно. При использовании шаблона KPI такие функции, как панели задач, нестандартные поля и автоматизация, упрощают отслеживание производительности, визуализацию тенденций и взаимодействие внутри команды. Просмотрите все функции Asana.

Панели задач: визуализируйте тенденции и статус KPI в одном месте с помощью гистограмм, круговых диаграмм или временных рядов.

Настраиваемые поля: отслеживайте целевые значения, фактические показатели и статус, добавляя структурированные поля к задачам.

Представления проекта: Asana предлагает множество способов визуализировать работу, связанную с КПЭ. Используйте виды «Список», «Доска», «Хронология», «Календарь» и «Гант», чтобы управлять показателями со всех сторон.

Формы: стандартизируйте обновления KPI с помощью форм, которые поступают прямо в вашу доску шаблонов.

Автоматизация: сократите объём ручной работы, настроив правила для запуска напоминаний или изменения задач.

Цели: привязывайте КПЭ к стратегическим целям и отслеживайте прогресс в достижении OKR компании.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции позволяют подключать Asana к другим инструментам, которые уже использует ваша команда. Если вы создаёте панели задач или автоматизируете обновления, эти интеграции упростят ваш шаблон KPI. Посмотреть все интеграции.

Google Таблицы: экспортируйте данные по KPI для создания настраиваемых отчётов, диаграмм и продвинутого анализа.

Power BI: создавайте динамические панели задач, которые получают данные о KPI в реальном времени из Asana и других инструментов.

Salesforce: синхронизируйте KPI продаж с задачами Asana, чтобы отслеживать ход выполнения сделок и обновления воронок продаж.

Tableau: создавайте визуальные истории на основе тенденций KPI с помощью визуализации данных в реальном времени.

Slack: получайте уведомления об обновлениях или изменениях KPI прямо в своих каналах Slack.

Zapier: автоматизируйте задачи между Asana и инструментами для отслеживания KPI, включая напоминания, оповещения и синхронизацию данных.

Типы КПЭ, которые нужно отслеживать

Ключевые показатели эффективности сильно различаются в зависимости от ваших целей, команды, роли и отрасли. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых категорий:

• Финансовые КПЭ: отслеживайте выручку, чистую прибыль, валовую прибыль и денежный поток для оценки финансового состояния.

• Операционные КПЭ: измеряют производительность, время выполнения, стоимость транзакции или эффективность процесса.

• Маркетинговые КПЭ: отслеживайте коэффициент конверсии, трафик на сайте, рейтинг SEO и показатели вовлеченности.

• КПЭ продаж: отслеживайте объём продаж, средний размер сделки, коэффициент конверсии лидов в клиентов и охват воронки продаж.

• Клиентские KPI: отслеживайте NPS, удержание клиента, коэффициент оттока или среднее время решения вопроса.

• Ключевые показатели эффективности в сфере управления персоналом: оценивайте удовлетворённость работников, текучесть кадров, время адаптации новых сотрудников и завершение обучения.

Используйте шаблон KPI для создания сбалансированной системы показателей, которая включает как запаздывающие (например, выручка), так и опережающие (например, посещения сайта) показатели.

Как выбрать правильные ключевые показатели эффективности

Чтобы принять наиболее обоснованное решение, вам нужно будет выбрать правильные KPI. Начните с сопоставления каждого KPI со стратегической бизнес-целью или OKR. Убедитесь, что ваши KPI соответствуют принципу SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени). Избегайте показателей тщеславия и сосредоточьтесь на индикаторах, которые показывают реальную производительность.

Привлекайте к процессу руководителей команд, чтобы участники команды были в курсе дела и имели чёткие ожидания. Кроме того, не отслеживайте слишком много показателей одновременно; сосредоточьтесь только на нескольких ключевых метриках для каждой цели. Правильные KPI будут мотивировать вашу команду и помогут быстрее достичь важных этапов.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах KPI