Переключение между задачами снижает продуктивность

Большинство из нас начинают и заканчивают рабочие дни с приложений, инструментов и ресурсов. Мы проверяем сообщения в Slack, переходим в почтовые ящики, просматриваем списки задач и запускаем операционную систему. И это всего за полчаса. Это переключение между различными задачами, инструментами и ресурсами называется переключением контекста, и именно так мы тратим много времени.

К счастью, есть несколько способов бороться с переключением контекста. Давайте подробнее рассмотрим, что такое переключение контекста, каковы его истинные издержки и как мы можем вернуть себе способность концентрироваться.

Что такое переключение контекста?

Переключение контекста — это перескакивание между разными задачами, приложениями или проектами. Это нормально — мы все так делаем, — но мы тратим так много времени на переключение между социальными сетями, приложениями для общения и программным обеспечением для управления проектами, что у нас остаётся не так много времени и пространства для продуктивной работы. Этот «налог на отвлечение» вредит продуктивности и увеличивает перегруженность, делая нас одновременно более напряжёнными и менее продуктивными.

Почему мы переключаемся между задачами?

Причина проста: наше внимание требуется слишком многим. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2022 год, более половины работников (56%) считают, что должны немедленно реагировать на уведомления. Кроме того, сотрудники переключаются между девятью приложениями в день и чувствуют себя перегруженными. И это неудивительно: девять приложений — это много.  

Эти инструменты и технологии призваны сделать работу проще, быстрее и эффективнее. Но слишком много несвязанных приложений дают противоположный эффект: они замедляют и усложняют работу.

В чём разница между переключением контекста и многозадачностью?

И переключение контекста, и многозадачность могут негативно влиять на вашу работу, но они немного отличаются. Переключение контекста предполагает быстрое перемещение между различными элементами. Обычно это происходит до того, как вы закончите свою нынешнюю работу. Например, вы находитесь на полпути к завершению брифа проекта, когда ваш руководитель назначает вам новое задание — подготовить отчёт о статусе. Вместо того чтобы закончить бриф, вы переключаетесь и сразу же начинаете работу над отчётом. 

Многозадачность, с другой стороны, — это когда вы пытаетесь выполнить несколько задач одновременно. В приведённом выше примере многозадачность означала бы, что вы бы работали над брифом проекта и отчётом о статусе одновременно, переключаясь между ними. И то, и другое может повлиять на вашу работу. В каталоге «Anatomy of Work» сообщается, что более половины работников выполняют несколько задач одновременно во время совещаний. 

Читать о пяти развенчанных мифах о многозадачности и 6 способах быть продуктивным без переключения между задачами

Цена: как переключение контекста разрушает ваш день

Переключение контекста требует больших затрат, но мы настолько привыкли к нему, что иногда даже не осознаём, что это происходит. Что плохого в том, чтобы ответить на одно письмо, прежде чем вернуться к отчёту, над которым я работал? Что плохого в том, чтобы задать быстрый вопрос в Slack посреди совещания? 

На самом деле переключение контекста негативно влияет на то, как мы чувствуем себя на работе. Исследование, проведенное в Калифорнийском университете в Ирвайне, показало, что всего после 20 минут повторяющихся отвлечений люди сообщали о значительно более высоком уровне стресса, разочарования, рабочей нагрузки, усилий и давления. 

Это проблема, потому что нас постоянно отвлекают. В каталоге «Anatomy of Work» было обнаружено, что более трети работников чувствуют себя подавленными из-за постоянных уведомлений.

И согласно показателям, мы тратим много времени на переключение контекста:

• 42% тратят на электронную почту больше времени, чем год назад

• 40% тратят больше времени на видеозвонки, чем год назад

• 52% сотрудников стали чаще заниматься другими делами во время виртуальных совещаний

• 56% считают, что им нужно немедленно реагировать на уведомления 

Эта тенденция становится ещё более выраженной, если рассматривать разные поколения: миллениалы и поколение Z чувствуют себя значительно более перегруженными, чем работники в целом.

9 способов борьбы с переключением контекста

Будущее работы не должно быть заполнено выгоревшими, перегруженными членами команды, которые жонглируют дюжиной различных приложений и переключаются между задачами каждую минуту. Вы можете настроить себя и свою команду на успех с помощью простых изменений в мышлении и небольшой структуры. Ниже приводятся девять советов, которые помогут бороться с переключением контекста:

1. Используйте режим «Не беспокоить». Дайте работникам возможность использовать режим «Не беспокоить» или блокировать время в календаре для сосредоточенной работы.

2. Используйте интеграции: оптимизируйте часто используемые бизнес-инструменты, чтобы сосредоточить усилия команды, сократив время и необходимость переключения между задачами.

3. Улучшите взаимодействие: создавайте больше межфункциональных команд, которые могут работать вместе, не отвлекаясь на работу по организации работы. Используя инструменты, которые способствуют асинхронному общению, вы можете сократить время, затрачиваемое на переключение между различными платформами обмена сообщениями и электронной почтой.

4. Консолидируйте инструменты: объедините приложения и инструменты в одну централизованную платформу, например платформу для управления работой, чтобы сделать информацию, общение и рабочие процессы доступными в одном инструменте.

5. Практикуйте методы управления временем: попробуйте инструменты повышения продуктивности, такие как техника помидора, где вы последовательно устанавливаете повторяющиеся рабочие блоки и перерывы. Эти структурированные временные блоки ограничивают отвлекающие факторы и способствуют полной концентрации на текущем задании.

6. Приоритизируйте задачи: используйте метод определения приоритета заданий, который позволит вам сосредоточиться на работе и не отвлекаться. Попробуйте разные методы, чтобы понять, что лучше всего подходит для вашей работы. Например, метод деления на куски, предназначенный для объединения похожих задач и поддержания концентрации в течение более длительного времени.

7. Свяжите работу с целями: привяжите каждое отдельное задание к более крупным целям и инициативам. Этот синхронный процесс позволяет вам сосредоточиться на сокращении переключения контекста. Кроме того, он позволяет отслеживать прогресс в достижении долгосрочных целей и показывает, насколько важны ваши повседневные задачи.

8. Запланируйте время для коворкинга: используйте программное обеспечение для удалённой работы, чтобы проводить виртуальные сессии коворкинга или собираться на них лично, если это возможно. Это ограничивает отвлекающие факторы, потому что сложнее ответить на сообщение, когда вы находитесь в середине разговора.

9. Откажитесь от ненужных совещаний. Действительно ли для обновления статуса требуется 30-минутный звонок и презентация? Или можно ограничить отвлекающие факторы и отправить отчёт о статусе проекта?

Контролируйте уведомления, чтобы экономить время

Переключение контекста стало обычной частью рабочего дня. Иногда кажется, что уведомления приходят каждые 30 секунд. За ваше внимание ведётся постоянная борьба, но с чёткими границами и поддержкой руководителя вы можете наслаждаться спокойствием, которое приходит с целенаправленной работой.

Хотите узнать больше о том, как мы работаем? Ознакомьтесь с полным текстом доклада Anatomy of Work, чтобы узнать о последних результатах исследований в сфере труда за 2022 год.