Что такое «погружение в работу»? 7 способов повысить концентрацию

Два раза в год соучредитель Microsoft Билл Гейтс уединяется в хижине в лесу, чтобы читать и размышлять о глобальных вопросах. Во время своих самопровозглашённых «недель размышлений» Гейтс полностью изолирует себя от внешнего мира — никакой электронной почты, никаких телефонных звонков и никакого доступа в Интернет. Только он и стопка документов от работников Microsoft с предложениями по инновациям или инвестициям. 

Гейтс полностью устраняет отвлекающие факторы из своего окружения, чтобы сосредоточиться на глубокой работе — состоянии концентрации, которое максимизирует креативность и фокус. И это явно сработало, поскольку работа, проделанная во время «недель размышлений» Гейтса, привела к таким инновациям, как запуск Internet Explorer в 1995 году.

Но вам не нужно уединяться в лесной хижине, чтобы получить все преимущества погружения в работу. Хотя у большинства из нас нет возможности отвлечься от дел на несколько дней или недель, вы всё равно можете внедрить погружение в работу в свой распорядок дня с помощью нескольких простых практик. 

Что такое «погружение в работу»? 

Погружение в работу — это состояние максимальной концентрации, которое позволяет быстро осваивать сложные задачи и создавать качественные результаты. Термин был придуман Кэлом Ньюпортом, профессором компьютерных наук Джорджтаунского университета и автором книги «Погружение в работу: правила фокусирования в мире отвлечений». В своей книге Ньюпорт определяет погружение в работу как состояние концентрации без отвлечения, когда ваш мозг работает на максимуме своего потенциала.

Проще говоря, теория Ньюпорта предполагает, что для достижения максимальной продуктивности мы должны отключаться от всех инструментов общения и работать без перерывов в течение длительных периодов времени каждый день. Поэтому, хотя вы, возможно, не сможете полностью отказаться от инструментов для общения с командой, старайтесь выделять 60–90 минут без отвлекающих факторов.

Погружение в работу и поверхностная работа

Ньюпорт определяет поверхностную работу как задачи логистического характера, которые можно выполнять в отвлечённом состоянии, например координация работы и общение, которые легко воспроизвести. 

В Asana мы называем это «работа по организации работы». Согласно нашему исследованию, 60% времени работников умственного труда уходит на координационные задачи, такие как ответы на электронные письма, координация проектов и планирование совещаний. И хотя в большинстве случаев невозможно полностью исключить поверхностную работу, сокращение времени, затрачиваемого на неё, может освободить место для наиболее важных задач. 

Преимущества погружения в работу

Погружение в работу эффективно по двум причинам: оно помогает избежать отвлекающих факторов и перенастроить мозг, чтобы быстрее учиться сложным вещам и выполнять работу лучше за меньшее время. Вот как это работает: 

Погружение в работу помогает избежать отвлекающих факторов 

Устранение отвлекающих факторов — это ключевой компонент погружения в работу, и на то есть свои причины. Когда вы переключаетесь между задачами (например, проверяете телефон во время составления предложения по проекту), часть вашего внимания остаётся на предыдущем задании. Поэтому, даже когда вы возвращаетесь к написанию, часть вашего мозга всё ещё думает о том текстовом сообщении, которое вы только что видели. Это явление называется остаточным вниманием, и оно наносит серьезный ущерб. Исследования показывают, что на восстановление после перерыва может уйти до 20 минут. Если вы проверяете телефон два раза в час, то теряете две трети времени, которое могли бы посвятить работе. 

Погружение в работу перестраивает ваш мозг 

Погружение в работу — лучший способ быстро освоить новые навыки. Когда вы глубоко концентрируетесь, ваш мозг укрепляет пути обучения и связи между нейронами, чтобы они могли быстрее срабатывать. Это означает, что, когда вы интенсивно концентрируетесь на конкретном навыке, вы буквально перестраиваете свой мозг, чтобы более эффективно применять этот навык. Кроме того, исследования показывают, что это переподключение может произойти только тогда, когда вы концентрируетесь на одной задаче за раз, избегая отвлекающих факторов (другими словами, когда вы работаете в состоянии глубокой концентрации). 

В чём важность погружения в работу? 

Способность к погружению в работу не только дает вам преимущество на современном рабочем месте, но и приносит удовлетворение и смысл в ваши повседневные задачи. Ниже описано, как погружение в работу может повысить вашу производительность и обогатить повседневную жизнь. 

Повышает качество работы

Погружаясь в работу, вы можете быстро изучать сложные темы и выполнять качественную работу — два навыка, которые могут настроить вас (и вашу команду) на успех на современном рабочем месте. 

• Быстрое усвоение сложных задач: обучение — это ключевая часть любой работы, независимо от сферы деятельности. Например, ИТ-менеджеру нужно научиться устранять неполадки в технологиях в масштабах всей организации, бухгалтеру — изучить налоговое законодательство, а разработчику программного обеспечения — новые языки программирования. Таким образом, способность приобретать новые навыки благодаря погружению в работу делает вас ценным активом.

• Быстрое выполнение качественной работы: освоение новых навыков — это одно, а получение качественных результатов — другое. Вторая ценность погружения в работу заключается в том, что эти навыки можно использовать для получения положительного результата. Например, глубокая концентрация может помочь менеджеру проекта научиться писать предложение по проекту, а затем создать детальное предложение, которое поможет обеспечить финансирование новой инициативы. 

Это редкость

Согласно нашему исследованию, 60% времени работников умственного труда уходит на координацию, а не на квалифицированную стратегическую работу, для которой их наняли. Этот перекос в сторону поверхностной работы вместо истинной продуктивности открывает возможности для команд, которые уделяют приоритетное внимание работе, поскольку они могут добиться лучших результатов, чем их конкуренты. 

Погружение в работу — редкость, но это можно изменить. Существуют конкретные шаги, которые помогут вашей команде работать в режиме погружения: избавление от трудоёмких задач, уточнение приоритетов и повышение прозрачности. Если вы ещё этого не сделали, убедитесь в том, что вы:

• Установите правила общения.

• Оптимизируйте работу в едином инструменте.

• Планируйте встречи с умом. 

Это приятно

Погружение в работу — это не только способ повысить продуктивность, но и просто приятное занятие. Это связано с тем, что погружение в работу — это состояние потока, когнитивная зона, которая по своей сути приносит удовлетворение и представляет собой идеальный баланс между навыками и задачами. 

В качестве бонуса, глубокая концентрация помогает вам приносить пользу миру и создавать важные вещи, что, в свою очередь, может принести новый уровень удовлетворения в вашу трудовую жизнь. Неврологические исследования показывают, что наше восприятие мира формируется тем, на что мы обращаем внимание. Поэтому, если вы проводите время в состоянии глубокой концентрации, ваш разум воспринимает мир как полный смысла и важности. 

Глубокая жизнь — хорошая жизнь. ”

7 способов внедрить погружение в работу в свой график

Ваш разум похож на мышцу, а это значит, что вы можете развивать свою способность к погружению в работу с помощью практики и последовательности с течением времени. Чтобы помочь вам начать, мы составили семь правил, которые помогут вам выработать привычку к погружению в работу.  

1. Выберите философию погружения в работу

Чтобы работать в режиме глубокой концентрации, вам нужен план, который соответствует вашему индивидуальному графику и рабочим предпочтениям. В своей книге Ньюпорт описывает четыре различных подхода (или «философии»), которым вы можете следовать, планируя погружение в работу. В зависимости от вашего образа жизни некоторые подходы могут работать лучше других: 

• Ритмическая философия: при таком подходе вы устанавливаете регулярную привычку и ритм для погружения в работу, выделяя 1–4 часа в день для концентрации. При планировании времени для погружения в работу следует учитывать, что большинство людей не могут поддерживать более четырёх часов погружения в работу в день. Например, можно запланировать время для погружения в работу с 8:00 до 10:00 каждый будний день. Ключом к этой стратегии является последовательность, которой можно достичь, выполняя определённый объём работы в состоянии глубокой концентрации каждый день. Чтобы эффективно реализовать эту стратегию, попробуйте дополнить её какой-либо техникой управления временем, например, блокированием времени.

• Журналистская философия: этот метод является наиболее гибким и позволяет вписать погружение в работу в любое место в вашем расписании. Например, можно выделить время для погружения в работу, когда между встречами есть хотя бы 90 минут. Имейте в виду, что этот подход требует переключения в режим погружения в работу по желанию, что может быть сложно для новичков. Если вы только начинаете и у вас предсказуемый график встреч, ритмическая философия может быть лучшим выбором.  

• Монашеская философия: при таком подходе вы полностью устраняете или резко сокращаете поверхностную работу во всех аспектах своей жизни. Например, писатель-фантаст Нил Стивенсон избегает электронной почты и публичных выступлений, чтобы освободить мозг для творчества. Это означает, что со Стивенсоном практически невозможно связаться, но он чрезвычайно плодовит: на его счету более 80 работ. Если вы хотите реализовать монашескую философию на работе, рассмотрите стратегии управления временем, которые сводят к минимуму работу по организации работы, например метод GTD.

• Бимодальная философия: этот метод предполагает разделение времени на длительные периоды (по крайней мере, на целый день), отведенные для глубокой работы, и остальное время, посвященное всему остальному. Бимодальное планирование — это более гибкая версия монашеской философии: вместо того чтобы полностью исключать поверхностную работу, можно провести день или больше, работая в режиме глубокой концентрации, а затем вернуться к другим своим обязанностям. Хорошим примером могут служить «недели размышлений», о которых мы упоминали во введении, когда Билл Гейтс два раза в год уединяется в хижине в лесу, чтобы читать и проводить мозговой штурм. В Asana мы реализуем собственную версию бимодальной философии, поощряя среды без совещаний — целый день, когда члены нашей команды могут погрузиться в работу без перерывов.

Если я организую свою жизнь так, чтобы у меня было много длинных, последовательных, непрерывных отрезков времени, я могу писать романы. Но когда эти отрезки времени разделяются и фрагментируются, моя продуктивность как писателя резко падает.”

2. Создайте ритуалы для повышения концентрации

Исследования показывают, что наш мозг запоминает конкретные ассоциации. Когда вы соединяете две вещи, например соль и перец или чистый стол и концентрацию, ваш разум запоминает и ожидает ту же комбинацию в будущем. Это означает, что вы можете создавать ритуалы, которые будут запускать концентрацию и сообщать мозгу, что пора сосредоточиться. Например, если вы всегда убираетесь на столе перед тем, как писать, чистое рабочее пространство поможет вам сосредоточиться на письме в будущем. 

При создании ритуала для погружения в работу задайте себе следующие вопросы: 

• Где вы будете работать? Подумайте о среде, которую вы создадите. Например, можно работать в офисе с закрытой дверью и очищенным столом. 

• Когда и как долго вы будете работать? Например, можно поработать с утра в течение 90 минут, а затем сделать перерыв на кофе. 

• Как вы будете работать? Определите правила, которые помогут вам сосредоточиться, например, будете ли вы пользоваться интернетом, сколько слов будете писать каждые 20 минут или где будете держать телефон. 

• Как вы будете поддерживать свою работу? Заранее подготовьте все необходимые материалы, например справочные документы, кофе или еду. 

Вы также можете добавить в свой распорядок дополнительные триггеры, чтобы быстрее сконцентрироваться, например зажечь свечу, послушать определенный тип музыки или одеться определенным образом. 

3. Отдавайте приоритет наиболее важной работе 

Приоритизация играет ключевую роль в концентрации. Часто чем больше вы пытаетесь сделать, тем меньше на самом деле делаете. Ч��обы работать в режиме глубокой концентрации, нужно сосредоточиться на самой важной задаче и игнорировать всё остальное. Вот как это сделать: 

• Заранее решите, над чем вы будете работать во время каждого сеанса погружения. Чтобы работать в режиме глубокой концентрации, нужно сосредоточиться на одной задаче и игнорировать всё остальное. Если вы заранее решите, на чём сосредоточиться, то сможете избежать многозадачности. И если во время фокусировки на вас обрушатся новые запросы, вы не будете испытывать необходимости сразу же переключаться на них. Попробуйте использовать стратегию расстановки приоритетов, чтобы определить и решить самые важные задачи, например матрицу Эйзенхауэра, принцип Парето или стратегию «съесть лягушку». 

• Обеспечьте ясность в отношении целей команды и бизнеса. Четкие цели — это как компас, потому что они направляют ваши решения и подсказывают, какие задачи наиболее важны. Например, если квартальная цель вашей команды — редизайн сайта компании, то запросы на улучшение приложения можно отложить. Чтобы сделать цели измеримыми и конкретными, используйте фреймворк для постановки целей, например метод SMART-целей или цели и ключевые результаты (OKR). 

4. Отслеживайте, на что тратите время

Чтобы выполнить работу, нужно потратить время, и погружение в работу не является исключением. Вот почему управление расписанием и временем имеет решающее значение: чтобы встроить больше погружения в работу в свой распорядок дня, вы должны освободить для него место. 

Ниже приводятся некоторые стратегии, которые помогут вам понять и управлять своим временем: 

• Проанализируйте, как вы тратите рабочее время. Прежде чем сократить объём поверхностной работы, чтобы освободить место для более глубоких занятий, вы должны понять, какой работой вы занимаетесь изо дня в день. Для этого перечислите все действия или задачи, которыми вы занимаетесь, а затем оцените глубину каждого действия, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на глубокую работу по сравнению с поверхностной. 

• Проанализируйте свои совещания. Составьте список всех рабочих встреч, в которых вы участвуете, и оцените их ценность по шкале от 1 до 5. Вы также можете отметить, насколько вы внимательны на совещании, есть ли обычно задачи и есть ли заранее установленная повестка дня. Так вы сможете оценить, какие встречи действительно продуктивны, а какие лучше заменить асинхронным обновлением.

• Планируйте свой день. Возьмите под контроль свой ежедневный график, выделив блоки времени для каждой задачи, которую вы хотите выполнить. Два распространенных способа сделать это — таймбоксинг и блокирование времени. Таймбоксинг — это стратегия управления временем, в которой вы оцениваете количество времени, которое займет задача, и выделяете время для ее завершения. Концепция блокирования времени аналогична, но вместо того, чтобы выделять время для одного задания, вы группируете похожие задачи и завершаете их все в одном временном блоке. Таймбоксинг хорошо подходит для планирования погружения в работу, а блокирование времени помогает справиться с множеством мелких задач за один раз, например ответить на электронные письма. 

5. Сократите количество цифровых отвлекающих факторов

Отвлечение — это заклятый враг глубины. Но отвлекающие факторы, особенно цифровые, в современной быстро меняющейся рабочей среде встречаются чаще, чем когда-либо. В то время как 80% работников умственного труда работают с открытым почтовым ящиком и почти три из четырех работников чувствуют давление многозадачности каждый день, избежать цифровых отвлекающих факторов может показаться почти невозможным. 

Но свести их к минимуму всё же можно с помощью нескольких простых стратегий: 

• Отключите уведомления. Звуки, баннеры и уведомления, мигающие на экране, негативно влияют на концентрацию и могут быстро вывести вас из состояния погружения в работу. Когда вам нужно сосредоточиться, используйте режим «Не беспокоить» или отключите уведомления на телефоне и в любых приложениях для общения. Или, чтобы действительно отключиться, полностью закройте приложения электронной почты и обмена сообщениями. Помните, что вы всегда можете проверить уведомления во время следующего перерыва.

• Сделайте концентрацию привычкой. Это означает, что вместо того, чтобы жить в отвлеченном состоянии и заставлять свой мозг переключаться в режим фокусировки для выполнения задач, планируйте перерывы в фокусировке — время, когда вы позволяете себе отдохнуть и полностью отдаться отвлекающим факторам. Эту стратегию можно использовать как в рабочее время, так и в личной жизни. Например, можно запланировать перерыв после работы, когда вы сможете спокойно просматривать интернет и социальные сети, а затем сосредоточиться на приготовлении ужина, просмотре фильма или общении с близкими.  

• Выбирайте инструменты с умом. Согласно нашему исследованию, среднестатистический работник умственного труда переключается между 10 приложениями 25 раз в день, чтобы выполнять свою работу, а работникам, которые переключаются между приложениями, также сложнее эффективно расставлять приоритеты в своей работе. Но тот факт, что инструмент существует, не означает, что вы должны его использовать. Вместо того чтобы распределять работу между множеством различных приложений, тщательно выберите инструмент для управления проектами, который интегрируется со всеми вашими инструментами Business, чтобы у вас был центральный источник достоверной информации для всей вашей информации. Тогда вместо работы в нескольких приложениях вы сможете отслеживать важную информацию в одном месте.  

6. Выделяйте время на восстановление 

Отдых не менее важен, чем работа. Выделяя время на отдых каждый день, вы сможете предотвратить выгорание и сделать погружение в работу привычкой. Ньюпорт предлагает полностью отключаться от работы, чтобы получить максимальную отдачу от отдыха, поэтому важно установить четкие границы. Он рекомендует каждый день чётко определять время окончания работы (для него это 17:30) и не работать по выходным. Это означает, что как только вы закончите, вы закончите — никакой проверки Slack на телефоне, составления электронных писем в голове или размышлений о предстоящих встречах. 

Если вам трудно отключиться, попробуйте создать «процедуру отключения», которую вы будете выполнять в конце каждого рабочего дня. Это может быть 10–20 минут, когда вы в последний раз заглядываете в почту, чтобы убедиться, что не пропустили важные уведомления, планируете, как выполнить незавершённые задачи, и просматриваете расписание на следующий день. Эта практика даёт душевное спокойствие, когда вы заканчиваете рабочий день, и позволяет избежать постоянных переживаний по поводу незавершённой работы. 

7. Отслеживайте прогресс в достижении целей

Постановка чётких целей — один из лучших способов сохранить мотивацию и привычку к погружению в работу. Когда психологи проверили влияние различных мотивационных техник на производительность группы, они обнаружили, что постановка цели была одной из самых эффективных. Это объясняется тем, что цели создают внутреннюю мотивацию — стремление к успеху, которое исходит изнутри, а не из внешних факторов, таких как похвала или компенсация.

Чтобы выработать привычку к погружению в работу, ставьте перед собой краткосрочные цели, например, сколько часов в день вы хотите уделять концентрации. Ньюпорт предлагает создать таблицу, в которой можно записывать количество часов в день и отмечать каждую достигнутую цель. Можно также ставить более высокие долгосрочные цели, которые помогут вам со временем увеличить количество часов. Например, можно начать с одного часа в день, а затем в течение трёх месяцев довести его до четырёх. Не забудьте сделать свои цели измеримыми и конкретными с помощью таких фреймворков, как методология SMART-целей или цели и ключевые результаты (OKR). 

Пора погрузиться в работу

Погружение в работу — один из лучших способов максимально раскрыть свой творческий потенциал, но речь идёт не только о продуктивности. В конечном счёте, погружение в работу приносит удовольствие и помогает чувствовать себя энергичным и способным выполнять сложные задачи каждый день. Или, как сказал Кэл Ньюпорт, «глубокая жизнь — это хорошая жизнь».

Чтобы погрузиться в работу, сократите объём поверхностной работы, которую выполняете вы и ваша команда. Asana позволяет координировать работу в одном месте, чтобы тратить меньше времени на поиск документов, получение подтверждений и ответы на электронные письма, а больше времени — на выполнение наиболее важных задач.