Как выбрать программное обеспечение для управления проектами

Если ваш коллектив когда-либо испытывал сложности с запуском проекта, своевременным обновлением его статуса, выполнением работы в установленный срок или со всеми этими проблемами сразу, не отчаивайтесь. В этом вы не одиноки. Управлять проектами действительно сложно. Но в то же время это очень важная работа, которая напрямую влияет на то, сможет ли ваша команда достичь поставленных целей.

Здесь в игру вступает программное обеспечение для управления проектами. Конечно, работу вам облегчит практически любой инструмент, но если вы потратите немного времени на то, чтобы подобрать тот, который лучше всего подойдёт вашей команде, вам будет проще успешно добиваться целей каждый день.

Если вы впервые обратили свой взор на программное обеспечение для управления проектами, определиться с выбором будет неимоверно сложно. Возможно, вы до сих пор до конца не поняли, зачем вам вообще нужен этот инструмент, не говоря уже о том, чтобы знать, что именно вам нужно. К тому же вам нужно рассмотреть множество различных вариантов и функций, в связи с чем очень сложно понять, с чего же начать. Поэтому мы в Asana и подготовили это руководство. Из него вы узнаете:

• Как составить более полную картину всех задач и проблем своей команды, чтобы лучше понимать её потребности

• Как понять, чем именно вам может помочь программное обеспечение для управления проектами, чтобы не терять время на тестирование неподходящих инструментов

• Как определить критерии для оценки инструментов, чтобы понимать, какие функции наиболее важны для вашего коллектива

Зачем нужно средство управления проектами?

Как сделать так, чтобы все сотрудники знали, какую работу необходимо выполнить, кто за неё отвечает и какие у неё сроки? Планирование и организация всех этих основных компонентов и мелких деталей абсолютно необходимы для проектной работы и успеха вашей команды. Тем не менее, это одна из самых больших сложностей для коллективов и компаний в целом.

Итак, как же понять, что программное обеспечение для управления проектами принесёт вам пользу? Вот четыре признака того, что вашей команде нужен этот инструмент:

1. Все сотрудники пользуются разными системами для управления работой, из-за чего проекты, задачи, документы и каналы обмена информацией в вашей команде разбросаны по нескольким инструментам.

2. Сотрудники не знают, над чем нужно работать и чему отдавать приоритет, а также не понимают, как все это выяснить, из-за чего тратят много своего (а также, скорее всего, и вашего) времени на поиск ответов.

3. Процесс обозначения приоритетов и запроса обновлений статусов в основном работает за счёт совещаний, почтовой переписки или заполнения сложных электронных таблиц вручную.

4. Из-за всего вышеперечисленного сотрудники постоянно не успевают выполнять работу в срок.

Основы управления проектами: организация работы и обеспечение подотчётности

Для успеха любого проекта нужно, чтобы его поддерживал каждый сотрудник. Но как это делать, если они понятия не имеют, что от них требуется, чего и в какие сроки они должны достичь и где найти необходимую для работы информацию?

Вам нужно организовать всю работу в одном месте

Программное обеспечение для управления проектами — это своего рода контейнер для всей работы вашей команды, который позволяет организовать всё в одном месте. Его можно сравнить с хорошо организованной системой шкафчиков, в которых хранится вся информация, необходимая вам для успеха — проекты и задачи, исполнители, сроки выполнения, приоритеты и документы.

Так сотрудники будут точно знать, где они могут найти нужную информацию, и у всех будет чёткое представление о том, кто за что отвечает. Рассматривая различные инструменты, оценивайте их по следующим параметрам:

• Структура проектов и задач. Как в рассматриваемом инструменте проекты разбиваются на более мелкие компоненты? И вопрос здесь не в том, как работа представляется визуально, а в том, как реализована иерархия информации. Например, можно ли разделить крупные задачи на составляющие (то есть подзадачи)?

• Информация в задачах. Какую информацию можно привести в задаче? Имеют ли задачи в разных проектах одинаковую структуру?

Вам нужно сформировать чёткое понимание того, кто за что отвечает

Выбранное вами решение для управления проектами должно позволять вам и вашим сотрудникам с лёгкостью назначать исполнителей, показывать, как связаны между собой разные части работы, и когда она должна быть выполнена. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие возможности:

• Исполнитель задачи. Можете ли вы с лёгкостью назначить ответственного за каждую задачу? Понятно ли, кто должен выполнить работу? Это обязательное требование, если вы хотите повысить уровень личной ответственности в команде и сделать так, чтобы все соблюдали сроки.

• Зависимость задач друг от друга. Когда сотрудники видят, как задачи связаны друг с другом, они понимают, что должны выполнить их коллеги перед тем, как они сами смогут приступить к своей части работы.

• Даты начала и сроки выполнения. Конечно, в первую очередь важно установить чёткие сроки выполнения, но не все задачи одинаковы — на некоторые уходит больше времени, чем на другие. Поэтому желательно также указывать даты начала работы. Это даёт сотрудникам более чёткое понимание того, когда должна быть выполнена работа и сколько времени она займёт. При наличии дат начала также намного проще определять приоритет работы.

Имея хорошую систему организации основной информации — какую работу необходимо выполнить, кто за неё отвечает, когда нужно начать и закончить — все будут гораздо увереннее работать по графику и соблюдать сроки. После этого можно будет начать улучшать и другие аспекты работы команды.

Совместная работа: централизация хранения и обмена информацией

Сегодня на всех оказывается громадное давление с требованием делать больше, используя ограниченные ресурсы, действовать быстрее, чем когда-либо, и постоянно улучшать качество работы. Эффективное взаимодействие стало обязанностью, при этом работать совместно с другими специалистами всё ещё очень трудно. Почему так происходит?

Одной из причин является то, что у сотрудников зачастую нет общего рабочего пространства, в котором они могли бы планировать работу и управлять ею, а также общаться о своих целях, проектах, задачах, документах и многом другом. Вместо этого работа распределена по множеству разных инструментов, что сильно мешает эффективному взаимодействию.

Необходимо обеспечить централизованный обмен информацией

Использование электронной почты и других приложений для обмена информацией о работе приводит к созданию нескончаемых переписок, контекст которых понимают только получатели — если им удаётся найти там то, что нужно. Сотрудники теряют время в поисках соответствующих писем, отзывов и другой информации, необходимой, чтобы разобраться в поставленной задаче, и часто обнаруживают, что нужная информация есть только в письме, полученном кем-то другим.

Средство управления проектом должно сводить воедино оставленные отзывы, опубликованные обновления статуса или заданные вопросы и связывать всю эту информацию с соответствующими проектами и задачами. Вот на что нужно обратить внимание:

• Можно ли вы общаться в контексте — там же, где находится вся информация о работе? Вы должны иметь возможность комментировать задачи, @упоминать других участников команды, а также пользоваться интеграциями с другими приложениями для обмена сообщениями. Эти функции помогут оптимизировать рабочий процесс и позволят обмениваться информацией в одном месте, чтобы у всех были необходимые сведения, когда бы они ни понадобились.

• Можно ли работать вместе, но не одновременно? Так как многие компании сейчас предлагают гибкие графики работы, важно, чтобы сотрудники и руководители могли оставаться в курсе происходящего, где бы они ни были. Используйте облачный инструмент и ищите функции, которые позволяют отслеживать нужные проекты и задачи, получая соответствующие уведомления.

• Сможете ли вы работать, будучи в пути? Обязательно, убедитесь в том, что выбранное вами программное обеспечение имеет мобильную версию, чтобы можно было следить за происходящим с помощью телефона или планшета.

Вашей команде нужно единое рабочее пространство

Когда планы, задачи, документы и обмен информацией не централизованы, они становятся раздроблёнными. У сотрудников нет единого источника достоверной информации, поэтому они не могут искать нужные материалы, синхронизировать работу разных команд и в рамках разных проектах или взаимодействовать в асинхронном режиме. Специалисты оказываются в изоляции, из-за чего они часто дублируют работу друг друга.

Программное обеспечение для управления проектами соединяет все ваши проекты и задачи в одном месте, где можно с лёгкостью планировать работу, управлять ею и обмениваться информацией по рабочим вопросам. Вот несколько вопросов, которые следует задать при оценке различных инструментов и их возможностей:

• Можно ли выгружать файлы в соответствующие проекты и задачи? В распоряжении сотрудников должны быть все возможности по управлению цифровыми данными, чтобы никто не терял время на поиск нужных файлов и не дублировал их. Это очень важно для повышения качества совместной работы, поэтому убедитесь в том, что решения, которые вы рассматриваете, позволяют выгружать файлы с компьютера и предлагают неограниченное пространство для их хранения.

• Можно ли интегрировать инструментами, которые уже используются? У вас также должна быть возможность подключить другие приложения, которые команда использует каждый день, например, Google Диск, Dropbox, Box и OneDrive. Эти интеграции необходимы для простого управления общими файлами, чтобы команда работала продуктивнее.

• Насколько легко делиться работой, искать и включаться в неё? Для обеспечения прозрачности вся команда должна иметь возможность просматривать общедоступные проекты и задачи, чтобы с лёгкостью находить необходимую информацию. Такой подход исключает проблему разрозненности информации и помогает командам объединяться вокруг общих целей, а также не делать одну и ту же работу дважды.

Гибкость и возможность индивидуальной настройки: адаптация инструмента под нужны вашей команды

Многие компании для контроля работы нанимают профессиональных менеджеров проектов и даже команды для управления крупными проектами. Зачастую такие специалисты используют сложное программное обеспечение, специально разработанное с учётом их потребностей, а не нужд команды.

В организациях поменьше часто складывается такая ситуация, где управлять проектами приходится всем, обычно людям без специальной подготовки. По сути, многие сотрудники сегодня являются «менеджерами проектов по случаю», сталкиваясь при этом с множеством сложностей:

• Команды работают над разными проектами, и им кажется, что для управления ими нужны разные инструменты.

• Планы проектов меняются. Но их пересмотр приводит путанице, множеству увольнений и задержкам работы. .

• Сотрудники постоянно выполняют похожие друг на друга проекты (например, запуск новых продуктов или адаптация новых сотрудников), но не имеют стандартизированных процессов для таких проектов, из-за чего теряют массу времени, выполняя одни и те же рутинные задачи.

• Зачастую у сотрудников разные стили работы, и они хотели бы пользоваться инструментами, подходящими для них лично.

Вам нужен инструмент, который можно настроить в соответствии с потребностями своей команды

Хороший инструмент для управления проектами поможет вашей команде сконцентрироваться на важной работе, которая способствует росту бизнеса. Он должен быть достаточно гибким, чтобы можно было вести все проекты вашей организации, быстро и легко адаптироваться к изменениям и экономить время, за счёт автоматизации однообразных действий. Вот на какие ключевые возможности следует обратить внимание:

Разные варианты представления информации

Способы, которыми вы и ваш коллектив предпочитает визуально отображать свою работу — это важный фактор при выборе. Некоторые инструменты предлагают множество возможностей, другие же этим не отличаются. Например, команда, которая в основном занимается проектами, где большое значение имеют сроки выполнения, может отдавать предпочтение представлению своей работы в виде хронологии или календаря, позволяющего отслеживать, какие действия предстоит произвести, как задачи зависят друг от друга и когда нужно над ними работать.

А вот для проекта, в котором ведётся текущая работа, скорее всего, лучше подойдёт канбан-доска, список или другой способ визуализации.

Разумеется, наличие нескольких вариантов визуализации работы позволяет сотрудникам использовать представление, которое лучше подходит для конкретного проекта или соответствует их личным предпочтениям.

Настраиваемые поля

Используя настраиваемые поля, можно отслеживать любую информацию, необходимую как вашей команде, так и вам лично. Например, можно использовать поле для обозначения приоритета каждой задачи в рамках проекта (высокий, средний, низкий) или для указания этапа, на котором находится работа (в процессе, ожидает согласования и т. д.). Настраиваемые поля предоставляют множество возможностей для более эффективного управления работой и составления отчётности.

Настраиваемые шаблоны

Во многих инструментах есть библиотека шаблонов проектов, позволяющих быстро начать работу. Однако непременно удостоверьтесь в том, что можно не только настроить такие шаблоны под свои нужды, но и создать собственные. Так вы сможете стандартизировать и оптимизировать процессы для рутинных проектов и задач команды.

Внедрение: как сделать так, чтобы вся команда использовала инструмент для управления проектами

В идеальном мире ваша команда сразу бы начала пользоваться инструментом, который вы выбрали. Но, к сожалению, внедрение нового программного обеспечения зачастую оказывается сложным и проблемным процессом, в связи с чем следует заранее определиться, как он будет проходить как для вас, так и для вашей команды.

Бесплатный пробный период

Можно ли протестировать продукт вместе с командой в течение нескольких недель или более долгого периода, чтобы все могли изучить все функции? Обязательно выясните, как всё работает, и даже запустите проект и доведите его до конца во время пробного периода. По его окончании нужно будет определиться, понимаете ли вы, как успешно использовать этот продукт в долгосрочной перспективе.

Образовательные ресурсы и поддержка

Оцените, насколько просто овладеть инструментом, чтобы понять, насколько быстро удастся обучить всех сотрудников работе с ним. Предлагает ли компания учебные материалы, демонстрации, курсы и руководства, к которым сотрудники смогут обращаться в любое время? Можно ли получить поддержку от отдела сопровождения клиентов? Обязательно воспользуйтесь этими ресурсами во время пробного периода, чтобы убедиться в том, что они помогают разобраться в продукте.

Простота внедрения

Сколько времени уйдёт на первоначальную настройку инструмента? Сколько вы потратите на создание проектов? Сможете ли вы импортировать информацию о работе из таблиц или документов либо использовать шаблоны, чтобы сразу приступить к работе? Хотя все эти функции и не гарантируют, что вашей команде понравится выбранный вами инструмент, с ними вам будет гораздо проще тестировать разное программное обеспечение.

Удобство для пользователей

Насколько простой и интуитивный у инструмента интерфейс? Смогут ли все сотрудники (а не только менеджеры проектов со специальным образованием) использовать его? Спроектирован ли он таким образом, чтобы предвосхищать действия пользователей и делать их выполнение максимально удобным? Отметьте, какие действия вы выполняете чаще всего, и насколько просто их найти, понять и использовать.

Шаблоны

Есть ли в программном обеспечении шаблоны для наиболее распространённых рабочих процессов, чтобы ваша команда могла быстро создавать новые проекты и выполнять рутинные задачи? Можно ли настроить их в соответствии с конкретными потребностями своей команды? Обязательно воспользуйтесь одним или двумя шаблонами, чтобы определить, помогут ли они вам трудиться более продуктивно и уделять больше времени важной работе.

Масштабирование и цены: найдите инструмент, который будет расти вместе с вашей командой

Итак, мы переходим к теме, которую мало кто любит: деньги. Как и у всех компаний, у вас есть бюджет, и вам важно понимать затраты. Вам также нужно, чтобы выбранный вами инструмент можно будет масштабировать по мере роста команды. Никто не хотел бы выбрать одно решение и спустя пару лет обнаружить, что оно больше не подходит, потому что команда выросла в два раза или цена стала слишком высокой.

Гибкое ценообразование

Потребности небольшой команды, которая только знакомится с программным обеспечением для управления проектами, отличаются от нужд большого коллектива опытных пользователей. Многие поставщики предлагают различные планы, основанные на одних и тех же или похожих факторах, таких как размер команды или доступные функции, чтобы вы могли выбрать план, подходящий по цене и наполнению. Кроме этого, убедитесь в том, что при необходимости вы сможете легко перейти на другой план.

Понятные тарифные планы

Понимаете ли вы, из чего складывается цена на выбранный тарифный план? Вы платите за каждого человека? За месяц? Это единоразовый платёж или что-то ещё? Это поможет вам понять, какие инструменты по мере роста вашего коллектива могут стать слишком дорогими.

Отчёты: предоставление информации о ходе работ и результатах сотрудникам и руководству

Значимой составляющей управления проектами являются отчёты о ходе работ. Важно понимать, как продвигаются проекты, чтобы корректировать планы и перераспределять ресурсы. Руководству необходимо знать, будет ли проект выполнен вовремя, так как от этого зависит достижение целей. А по завершении проекта вам и вашим коллегам, конечно же, захочется ознакомиться с его результатами.

Чтобы иметь возможность легко создавать полезные отчёты и делиться ими с руководством и коллегами, выбранный вами инструмент должен уметь отслеживать необходимую информацию о проекте. Как уже говорилось, вы должны следить за всеми составляющими работы, сроками её выполнения и ответственными исполнителями. В дополнение к этому можно отслеживать такую информацию, как приоритет, этап и канал, чтобы составлять отчёты по этим критериям.

Вот на какие возможности инструментов для управления проектами нужно обратить внимание:

• Обновления статуса. В вашем проекте всё идёт по плану, он под угрозой срыва сроков или заблокирован? Регулярные обновления статуса позволяют сотрудникам понимать, что происходит с проектом. В выбранном вами инструменте должна быть предусмотрена возможность делиться статусами проектов так, чтобы их было легко найти.

• Отслеживание хода работа в реальном времени. По мере выполнения работ инструмент для управления проектами должен автоматически отслеживать прогресс. Так вы всегда будете знать, сколько работы уже выполнено, не блокируют ли какие-либо задачи друг друга и что осталось сделать.

• Отчёты, которыми можно поделиться. Получайте важную аналитическую информацию по проекту, создавая отчёты на основе отслеживаемых данных и предоставляя их руководству и коллегам. В дополнение к стандартным отчётам, убедитесь, что выбранный вами инструмент позволяет создавать настраиваемые отчёты на основе важных для вас данных.

Безопасность: защитите работу своей команды

Управляя проектами своей команды в этом инструменте, вам необходима уверенность в том, что ваша работа в безопасности. Вне зависимости от требований безопасности, действующих в компании, в вашем инструменте для управления проектами должны быть функции для администрирования и обеспечения безопасности данных.

Элементы управления администратора

В выбранном вами инструменте должны быть элементы управления администратора, позволяющие добавлять и удалять сотрудников и гостей, а также управлять ими. Возможно, вам также необходимо задавать требования к сложности пароля, использовать двухфакторную аутентификацию, механизм единого входа или SAML, чтобы защищать свои данные. Кроме того, возможности управления данными в выбранном инструменте, например, экспорт и удаление данные, должны соответствовать вашим потребностям.

Разрешения на доступ

Некоторые проекты содержат конфиденциальную информацию. В инструменте для управления проектами должна быть возможность задавать разные уровни доступа, например, общедоступный и закрытый, для проектов и отдельных задач, чтобы их видел ограниченный круг сотрудников.

Различные уровни доступа

Управление проектами в инструменте для совместной работы повышает уровень прозрачности в компании, но это также может приводить к случайным изменениям данных, если не выстроить процесс правильным образом.

Выберите инструмент, который позволяет предоставлять участникам разные уровни доступа, например доступ с возможностью внесения изменений или только для комментариев, в зависимости от их роли и участия в проекте. Многим участникам требуется только просматривать информацию о проекте и комментировать задачи, но не нужно её изменять.

Общая безопасность продукта

Чтобы обеспечить безопасность данных проекта и пользователей, вам потребуются общие функции безопасности. Удостоверьтесь, что передача данных зашифрована, проводятся регулярные тесты безопасности и сканирование сети, инструмент соответствует распространённым стандартам конфиденциальности и имеет все сертификаты безопасности в соответствии с требованиями вашего ИТ отдела.

Какой инструмент выберет ваша команда?

Да, выбрать правильный инструмент для управления проектами непросто. Это не то решение, которое можно принять быстро. Надеемся, наше руководство помогло вам лучше понять потребности вашей команды и стоящие перед ней проблемы. Теперь вы можете составить список инструментов, которые попробуете вместе с коллегами — например, Asana.

Начните 30-дневный бесплатный период пробного использования и узнайте, как Asana помогает компаниям организовывать проекты и управлять ими, повышать качество и эффективность совместной работы и достигать целей.