Управление корпоративными проектами: что это?

Проекты — это кирпичики, из которых строится успех компании. Чтобы они работали слаженно и эффективно, компании полагаются на управление проектами. 

В крупных организациях, где одновременно выполняется несколько проектов, управление проектами может быть расширено до уровня управления корпоративными проектами (EPM).

Менеджер корпоративных проектов контролирует различные проекты, реализуемые одновременно в разных отделах, чтобы обеспечить их соответствие ожиданиям и целям компании. 

Стратегически применение этой практики может принести отдачу с точки зрения прибыли, продуктивности и улучшения методов управления проектами. 

Переход на EPM может быть непростой задачей, поэтому в этом руководстве мы расскажем, как работает EPM, какие преимущества он даёт, как влияет на различные этапы управления проектами и как внедрить EPM для улучшения командной работы. 

Что такое управление корпоративными проектами?

Управление корпоративными проектами — это практика управления несколькими проектами в масштабах всей компании. Для этого требуется разработка стандартных процессов, позволяющих оптимизировать управление проектами в масштабах всей компании.  

Цель EPM — связать цели и задачи компании с текущими проектами, чтобы обеспечить своевременное направление ресурсов в нужные места. 

Это также означает управление взаимозависимыми элементами между проектами и обеспечение того, чтобы проекты достигали финишной черты вовремя и в рамках бюджета. 

Иерархия компании и структура команды могут быть разными, но отдел управления корпоративными проектами (EPMO) должен находиться на уровне стратегического планирования. Управление корпоративными проектами может осуществляться менеджерами корпоративных проектов или менеджерами по реализации. EPMO подчиняется высшему руководству, например главному операционному директору или главному руководителю проекта. 

Помимо портфельного управления проектами, EPMO также может:

• Обеспечивать наставничество для менеджеров проектов

• Обеспечивать соответствие проектов бизнес-целям высокого уровня

• Контролировать и координировать работу отделов управления проектами (PMO)

• Устранять или минимизировать проблемы в проектах 

• Проводить регулярные проверки проектов

• Разработка руководств и передовых методов для команд управления проектами 

• Более эффективное управление ресурсами

По сути, цель EPM — повышение качества и эффективности управления проектами в крупных масштабах и обеспечение ценности проектов для компании.

Элементы управления корпоративными проектами

Согласно PMI, модель EPM состоит из семи элементов. Некоторые процессы основаны на традиционном управлении проектами, но применяются в более широком масштабе, а другие уникальны для EPMO. 

1. Анализ рисков

Анализ рисков — это выявление и оценка качественного и количественного воздействия рисков на проект, чтобы можно было принять соответствующие меры для их снижения. 

Анализ рисков может быть сложным, поскольку требует опыта и глубокого знания портфеля проектов и компании. Чтобы сделать анализ рисков более управляемым, можно применить стандарты EPM, например:

• Поручить менеджеру по продуктам предприятия возложить на менеджеров проектов ответственность за разработку планов по снижению рисков.

• Установить критерии для измерения прогнозируемых и текущих рисков, а также резервов на случай непредвиденных обстоятельств.

• Использовать метод оценки проекта, позволяющий снижать риски с помощью планов действий в непредвиденных обстоятельствах.

Интеграция анализа рисков с процессами EPM может дать управленческой команде больше контроля при принятии решения о том, какой риск можно принять, взвешивая его с доходностью проекта. 

2. Структурированная оценка

Оценка проекта — это ключевой компонент управления проектами, который включает в себя оценку затрат, ресурсов или продолжительности проекта. Управление корпоративными проектами устанавливает стандарты структурированной оценки для менеджеров проектов. Например, EPMO определяет стандартный жизненный цикл реализации проекта и предоставляет менеджерам проектов примеры предыдущих проектов для справки. 

EPMO также будет проводить обучение PMO по стратегиям оценки, таким как трехточечная оценка и метод Дельфи. 

3. Анализ проектов

Периодические анализы проектов позволяют оценить ход выполнения текущих проектов, а также потенциальные риски. EPMO может проводить четыре типа проверок: обязательства по проекту, запуск, ход выполнения и завершение. Цель этих проверок — проверить стандарты, статус и проблемы проекта, а также необходимость обновления плана снижения рисков.

Один из подходов к анализу проекта заключается в присвоении цветов, указывающих на уровень важности (красный/жёлтый/зелёный) различных аспектов проекта, таких как выполнение, управление клиентами, команда и бюджет. Это позволяет выносить на обсуждение на совещаниях руководства наиболее актуальные вопросы. 

4. Обучение управлению проектами

Управление проектами может быть стрессовой работой без надлежащей подготовки и ресурсов. EPMO инвестируют в PMO, проводя обучение, которое помогает менеджерам проектов развивать технические и управленческие навыки, необходимые для работы. Обучение может проводиться  внутренними или внешними экспертами по управлению проектами.

Кроме того, EPMO назначают наставников для менеджеров проектов, чтобы поддерживать их в планировании и реализации проектов, принятии решений и устранении проблем.  

5. Управление эскалацией проблем

Эскалация в управлении проектами переводит проблему на более высокий уровень приоритета. Эти вопросы могут потребовать вмешательства высшего руководства. Чтобы улучшить систему управления проблемами, Офис управления проектами отвечает за разработку общих правил и процессов эскалации, которые применяются во всех отделах. 

На совещаниях руководства ОУПП рассматривает список открытых эскалированных проблем, чтобы выявить их общие причины и предложить необходимые ведомственные, системные или организационные изменения. 

6. Учёт времени

Время может иметь решающее значение в жизненном цикле проекта. Надёжная система учёта времени позволяет точно измерить, на что тратится время в проекте. Офис управления проектами может использовать данные из табелей учёта рабочего времени каждой команды для разработки рекомендаций по планированию и оценке будущих проектов.

7. Информационная система

Информационная система является основой EPM. Использование надёжного программного обеспечения для управления корпоративными проектами может значительно сэкономить время, когда дело доходит до планирования, отчётности и отслеживания проектов. 

Например, инструмент отчётности Asana удобен для отслеживания хода выполнения проектов в реальном времени и обеспечивает гибкость, позволяя собирать и обмениваться аналитикой между командами и отделами проекта. 

Собранные данные по проекту можно использовать в следующих четырёх типах отчётов:

1. Использование ресурсов

2. Использование ресурсов

3. Ход работ по проекту

4. Активность по проекту

Аналитика, полученная из этих отчётов, поможет вам луч��е подготовить свою команду к более эффективной работе.  

Как внедрить управление корпоративными проектами

Если вашим командам трудно отслеживать текущие проекты и эффективно контролировать ход работ и результаты, потенциальным решением является EPM. 

Во-первых, структура компании должна быть настроена на поддержку системы EPM, что может привести к изменениям в компании. Перед переходом на EPM управленческая команда должна проанализировать текущую структуру компании, выявить потенциальные препятствия с операционной точки зрения и решить, является ли это хорошей стратегией в долгосрочной перспективе.

Когда ваша компания будет готова внедрить EPM, выполните следующие действия:

1. Определите, как будет использоваться система EPM

Первый этап заключается в определении способа использования EPM путём анализа текущих процессов и выявления проблем. Рассмотрите следующие вопросы:

• Каковы обязанности отдела по управлению проектами?

• Какие ресурсы необходимы для этого шага?

• Как EPM будет способствовать достижению стратегических целей компании?  

• Кто возьмёт на себя новые роли?

Каждый из этих вопросов поможет вам успешно внедрить процесс EPM.  

2. Вовлечение заинтересованных сторон

Следующий этап включает в себя передачу вашего плана заинтересованным сторонам или членам правления. Объясните преимущества перехода на EPM и как он будет осуществляться. 

3. Внедрение процессов EPM

Чтобы запустить EPM, необходимо создать список требований и этапов для плана внедрения. В этом списке должны быть подробно описаны изменения в текущих командах, технологиях и обучении, согласованные заинтересованными сторонами. Внедрение может быть поэтапным или иметь фиксированную дату.

4. Контролируйте внедрение EPM

Проводите периодические проверки хода внедрения EPM. Проверяйте, как работает новый отдел управления проектами предприятия, насколько хорошо он взаимодействует с другими PMO, и выявляйте потенциальные проблемы по мере перехода. На этом этапе также можно обсудить любые проблемы с руководством и при необходимости внести коррективы в план внедрения. 

По мере изменения команд, отделу кадров также может потребоваться изменить процессы для поддержки новой модели управления проектами предприятия. Членам команды ОУП также могут потребоваться дополнительные ресурсы, такие как оборудование, программное обеспечение для управления проектами и соответствующее обучение. 

Методологии управления корпоративными проектами

Не существует универсального подхода к управлению проектами на уровне предприятия, поскольку он зависит от ресурсов, процессов и целей вашей компании. Ниже приводятся несколько способов интеграции EPM с текущими процессами управления проектами.

Выбор проекта

Это процесс оценки идей для проектов и определения приоритетности тех из них, которые поддерживают общую цель организации. Проекты должны быть одобрены и способствовать успеху организации, иначе они могут привести к растрате ресурсов компании. 

Планирование проекта

Прежде чем приступить к проекту, важно начать с четкого плана проекта с намеченными этапами. Это особенно важно для сложных проектов с длительными сроками реализации или взаимодействием с несколькими отделами. При планировании может быть полезно использовать диаграммы Ганта или Канбан-доски для разбивки и планирования заданий. EPMO должен установить стандарты для создания планов проектов и прогнозирования бюджета. 

Завершение проекта

Не все выбранные проекты будут успешными или принесут ожидаемые результаты. Менеджеры корпоративных проектов должны уметь распознавать проекты, которые могут принести обещанную прибыль, и неэффективные проекты, которые следует завершить досрочно. Офис также должен разработать планы завершения как для успешных, так и для неудачных проектов.

Контроль проекта

Контроль проекта — это процесс сбора данных о проекте и отслеживания его хода. Эти действия могут включать мониторинг затрат, создание структуры разбивки работ для визуализации результатов и разработку стратегий повышения эффективности проекта.

Стандартизация процессов управления проектами с помощью EPM упростит жизненные циклы будущих проектов, что принесёт пользу как PMO, так и самой компании. 

EPMO и PMO

Управление корпоративными проектами и традиционное управление проектами имеют схожие обязанности, но различаются по цели и объёму. Ниже приведено более подробное сравнение этих двух систем.

Традиционное управление проектами

По словам Пола Динсмора из Института управления проектами (PMI), управление проектами сосредоточено на вопросе о том, как выполнить проект «эффективно и результативно». 

• Как это работает: отдел управления проектами (PMO) отвечает за планирование, управление и выполнение проектов в соответствии с требованиями, не обязательно фокусируясь на целях компании высокого уровня. PMO действуют на тактическом и оперативном уровнях и подчиняются EPMO. 

• Требования к должности: менеджеры проектов должны обладать навыками лидерства, коммуникации и решения проблем. Менеджеры проектов должны хорошо разбираться в составлении дорожных карт, планировании и управлении задачами. Кроме того, они должны быть знакомы с различными стилями управления, такими как Agile, Scrum и Waterfall.  

Управление корпоративными проектами (EPM)

По словам Динсмора, EPM больше сосредоточено на том, как сделать бизнес «более адаптивным, отзывчивым и, следовательно, более прибыльным в быстро меняющейся многопроектной среде».

• Как это работает: EPMO имеют те же обязанности, что и PMO, с дополнительным заданием по согласованию портфелей проектов с целями всей компании. EPMO также работают на стратегическом уровне. 

• Что требуется от должности: менеджеры корпоративных проектов должны быть внимательны к деталям, уметь балансировать зависимости различных проектов и иметь глубокое понимание компании и отрасли. Для этой работы может потребоваться специализированное обучение для получения дополнительных технических навыков. 

Несмотря на различия, PMO и EPMO могут работать в тандеме, чтобы обеспечить прозрачность проектов, выполняемых в компании. 

Преимущества управления корпоративными проектами

Самое большое преимущество внедрения EPM в компании заключается в том, что оно может значительно улучшить текущие методы управления проектами, чтобы лучше согласовывать их со стратегическими целями компании. 

Ниже описано, как управление корпоративными проектами может помочь вам и вашей команде. 

Предоставляет необходимые ресурсы

Офис управления корпоративными проектами отвечает за распределение ресурсов, чтобы вы получали всё необходимое для своих проектов. Офис также может выявлять и привлекать внимание к недофинансированным проектам, которые имеют потенциал. И наоборот, он может выявлять неэффективные проекты и рекомендовать необходимые изменения для сокращения убытков.  

Дополнительная поддержка для вашей команды

Если вы столкнётесь с проблемами, выходящими за рамки вашей роли, вы можете обратиться за помощью в Офис управления проектами. Они смогут дать рекомендации по решению проблем или при необходимости попросить руководство вмешаться. Кроме того, EPMO может предоставить наставничество и обучение для поддержки вашего профессионального роста.   

Повышение показателей успешности проекта

Каждую неделю команды тратят на 30% больше времени на дублирующую работу. Управление портфелем проектов помогает решить эту проблему и повысить эффективность, анализируя данные о времени, затрачиваемом командой, и определяя способы оптимизации рабочей нагрузки по проекту, чтобы убедиться, что ваше время потрачено не зря.

Улучшает общие стандарты управления проектами

EPM предполагает создание согласованного фреймворка для отчётности, процессов управления рисками и централизации управления проектами и задачами. Следование этим рекомендациям поможет вам оставаться организованными при координации проектов и отчётности перед ОУП. 

Выведите управление проектами на корпоративный уровень

Переход на EPM — это серьёзный шаг для компании, поскольку он может потребовать некоторой реструктуризации, но в долгосрочной перспективе это улучшит управление проектами по всем направлениям. 

При определении новых процессов управления проектами используйте инструменты EPM, такие как программное обеспечение для управления проектами, для более удобного планирования и отчётности. 

Управление проектами на уровне всей компании может потребовать много усилий. Ознакомьтесь с нашим руководством по 9 стратегиям для успешного управления несколькими проектами.