Как создать лучший в своём классе процесс приёма проектов

Завалены запросами по проектам? Перегружены срочными запросами? Если так, то вы не одиноки, и у нас есть для вас решение. 

Встречайте: процесс приёма проектов — проверенный метод, позволяющий своевременно расставлять приоритеты в работе. В этой статье вы узнаете всё, что нужно для создания лучшей в своём классе рабочей нагрузки для своей команды. 

Что такое процесс приёма заявок? 

Процесс приема проектов — это стандартизированная рабочая нагрузка, помогающая командам собирать, расставлять приоритеты и выполнять новые запросы. В самом простом виде этот процесс включает в себя три компонента: 

1. Форма для сбора новых запросов на проекты, включая всю информацию, необходимую команде для начала работы. 

2. Метод расстановки приоритетов для определения и планирования наиболее важной работы. 

3. Четкие дальнейшие действия для начала работы по каждому запросу. 

В совокупности эта рабочая нагрузка позволяет командам быстро выполнять запросы на работу и в первую очередь заниматься проектами с высоким приоритетом. 

Три способа трансформировать управление проектами в вашей компании

Посмотрите демонстрацию и сессию вопросов и ответов, которые помогут вам оптимизировать постановку целей, ускорить ежегодное планирование и автоматизировать получение стратегической работы командами.

Смотреть вебинар

Почему процесс приёма так важен для управления проектами? 

В управлении проектами стандартизация — это ключ к бесперебойному выполнению инициатив. Процесс приёма заявок не является исключением. Он превращает процесс определения приоритетов запросов (который часто отнимает много времени и сбивает с толку) в чёткую Рабочая нагрузка с заранее определёнными этапами. Вместо того чтобы тратить время на лишние действия, команда может быстро пройти каждый этап процесса. Это не только ускоряет завершение, но и обеспечивает последовательную расстановку приоритетов и выполнение работы во всей организации. 

Проблемы управления запросами по проектам

Управление запросами — непростая задача. Команды обращаются с запросами в последнюю минуту, они поступают из разных источников, и всем кажется, что их проект является самым приоритетным. Ниже приводятся некоторые общие проблемы, связанные с управлением запросами, которые можно решить с помощью эффективного процесса приёма. 

Большой объём запросов

Это распространённая проблема для корпораций. Когда запросов слишком много, команды могут почувствовать себя перегруженными, что приводит к выгоранию и замедлению темпов работы. Процесс приёма и обработки заявок решает эту проблему с помощью чёткого метода расстановки приоритетов, позволяя командам сосредоточиться на задачах, имеющих наибольшее влияние на бизнес. 

Запросы разбросаны по разным местам

Когда запросы приходят по электронной почте, в мессенджерах и на совещаниях, команде приходится тратить дополнительное время на документирование новых проектов. И это в лучшем случае. В худшем случае запросы теряются и никогда не выполняются. Четкий процесс приема и обработки заявок решает эту проблему, централизуя все запросы в одном месте. 

Запросы не содержат достаточного контекста

Командам трудно начинать работу, когда у них есть только минимальная информация. Это часто происходит, когда у компаний нет стандартизированной формы заявки, в которой указаны все детали, необходимые для каждого предлагаемого проекта. 

Ad hoc запросы задерживают сроки

Мы все это проходили. Проекты идут гладко, пока в последнюю минуту не приходит запрос с высоким приоритетом, который монополизирует ресурсы и требует от команды переноса сроков. Хотя Ad hoc запросы неизбежны, эффективный процесс приёма проектов может предотвратить их, заранее уточняя, сколько времени потребуется на выполнение запроса. При необходимости можно заранее определить метод расстановки приоритетов и переноса сроков выполнения работ по проекту. 

Особенности эффективного процесса приёма проектов

Процессы приёма проектов зависят от уникальных потребностей вашей организации. Тем не менее, каждый процесс должен включать три основные функции:  

1. Форма для подачи заявок на проект

формы — это золотой стандарт приема заявок на выполнение работ. Они предоставляют заинтересованным сторонам единый централизованный метод отправки запросов, чтобы вы могли собирать новые задачи в одном месте, а не в разных инструментах для общения. Кроме того, формы стандартизируют информацию, которую заинтересованные стороны включают в запрос. Это помогает командам быстро реагировать на запросы, потому что у них есть весь контекст, необходимый для немедленного начала работы. 

Что должна включать в себя форма для подачи заявок на проект? 

В качестве отправной точки базовая форма для приёма проектов должна включать следующие компоненты. В зависимости от потребностей вашей организации вы можете добавить в форму дополнительные вопросы. 

• Заявитель: кто предлагает проект? 

• Запрашивающая команда: какая команда будет поддерживать эту работу? Это внешний или внутренний проект? 

• Тип проекта: о каком виде работы идет речь? Например, это может быть новое изображение, текст для веб-страницы или видео. 

• Краткое содержание запроса: что именно вы хотите сделать? 

• Сроки: когда этот запрос должен быть выполнен? 

• Приоритет: это критически важно для бизнеса или просто желательно? Часто полезно указывать приоритет в числовом виде, например P1, P2, P3 и так далее. 

• Связанная бизнес-цель: какому приоритету компании соответствует этот запрос? 

• Контекстная информация: какие скриншоты, документы или другие вложения вы можете предоставить для дополнительного контекста? Например, для формы запроса на исправление ошибки может потребоваться скриншот или видео с ошибкой. 

2. Метод определения приоритета

Благодаря форме вы получаете пакет чистых, стандартизированных запросов. Теперь вам нужно определить приоритеты и запланировать эти задания, чтобы сначала выполнить самую важную работу. 

Ниже описано, как создать эффективный метод приоритизации. 

• Попросите инициаторов запросов указывать в форме информацию о приоритете. Вам нужны данные, чтобы оценить важность каждого запроса, и ваша форма — лучший способ их получить. Вместо того чтобы просто просить инициаторов запросов выбирать приоритет (и каждый раз получать ответ «P0»), можно также спросить о бизнес-цели, которую поддерживает запрос. Так вы сможете чётко видеть, какие задания соответствуют бизнес-приоритетам, а какие нет.

• Создайте шкалу приоритетов. Используйте информацию из формы, чтобы создать числовую шкалу, которая будет учитывать приоритетность задания, связанные с ним стратегические цели, команду, которая отправила запрос, и т. д. Это помогает снизить субъективность в процессе расстановки приоритетов. 

• Собирайте запросы в едином центре. Чтобы эффективно расставлять приоритеты, необходимо видеть все запросы сразу, включая такие детали, как их приоритетность и сроки. Это поможет вам быстро определить, какие запросы являются наиболее срочными, чтобы вы могли сразу же передать их своей команде. 

• Отслеживайте загрузку своей команды. Документируйте запросы, над которыми в настоящее время работает ваша команда, чтобы вы могли четко видеть, кто чем занят. Это позволит вам назначать приоритетные задания, не перегружая никого. Здесь может пригодиться программное обеспечение для управления работой, особенно если оно имеет функции, позволяющие видеть и корректировать загрузку команды в реальном времени. 

• Планируйте работу в соответствии с приоритетом. Теперь, когда у вас есть полное представление о приоритете каждого задания, а также понимание пропускной способности вашей команды, вы можете планировать работу. При планировании полезно использовать программное обеспечение для управления работой, которое позволяет визуализировать задания на хронологии или в календаре. 

3. Чёткие дальнейшие действия

Чтобы быстро приступить к работе, команде нужен чёткий план действий. Вот почему заранее определённые дальнейшие действия являются важной частью процесса приёма запросов на проекты. Они дают работникам стандартизированный подход к обработке любых запросов, от публикаций в блогах до функций продукта. 

Чтобы определить дальнейшие действия, рассмотрите каждый тип запроса, который обрабатывает ваша команда. Для каждого из них задайте себе следующие вопросы: 

• Какие задания необходимо выполнить для выполнения этого запроса? 

• В каком порядке должны выполняться эти задания? 

• Существуют ли какие-либо зависимости (задания, которые нельзя начать, пока не будет завершено другое)? 

• Сколько времени займет каждое задание? 

• Кто лучше всего подходит для выполнения каждого задания?

Затем составьте обратный график для каждого типа запросов, указав все необходимые задания (в нужном порядке), их продолжительность и исполнителей. По сути, вы создаёте заранее определённую хронологию проекта для каждого типа запроса. Например, вот как могут выглядеть следующие шаги для электронной книги по маркетингу. 

• День 1: назначенный автор устанавливает дату публикации электронной книги в зависимости от того, сколько времени займёт каждый этап процесса. 

• День 2–3: автор создаёт набросок. 

• 4-й день: редактор просматривает план и даёт обратную связь. 

• День 5–8: автор пересматривает план и пишет первый черновик. 

• 9-й день: редактор просматривает первый черновик и даёт обратную связь. 

• 10-й день: автор пересматривает черновик. 

• 11-й день: редактор и партнёр по маркетингу продукта рассматривают окончательный вариант. 

• 11-й день: менеджер проекта передаёт окончательный вариант команде дизайнеров.

• 11–14-й день: команда дизайнеров создаёт визуальные материалы для электронной книги. 

• 11-й день: менеджер проекта отправляет команде веб-разработчиков запрос на создание закрытой целевой страницы для электронной книги. 

• 15-й день: автор и редактор проверяют окончательный вариант оформления. 

• 16-й день: команда веб-разработчиков размещает и публикует целевую страницу. 

Для публикации этой электронной книги необходимо выполнить множество действий. Некоторые задания должны выполняться в определённом порядке, а некоторые могут выполняться одновременно. Заранее определив рабочую нагрузку по электронной книге, вы поможете своей команде сразу же приступить к выполнению запросов, не тратя время на выяснение того, кто и что должен делать. Это также помогает команде следовать одному и тому же стандартизированному процессу для каждой электронной книги, гарантируя высокое качество результата. 

Три способа трансформировать управление проектами в вашей компании

Посмотрите демонстрацию и сессию вопросов и ответов, которые помогут вам оптимизировать постановку целей, ускорить ежегодное планирование и автоматизировать получение стратегической работы командами.

Смотреть вебинар

Пример процесса приёма запросов на проект

Ниже приводится пример, который поможет вам понять эти идеи в контексте. Представьте, что вы работаете в гибкой команде, которая обрабатывает запросы на новые функции. Вот как может выглядеть процесс приёма заявок на проект: 

1. Инициатор проекта заполняет форму приёма проекта, подробно описывая, что должна включать функция, почему её нужно создать и когда она должна быть завершена. 

2. Отдел управления проектами (PMO) рассматривает форму запроса на проект и проводит первоначальную оценку, чтобы определить целесообразность, жизнеспособность и осуществимость создания новой функции. 

3. На основании своей оценки PMO утверждает или отклоняет запрос и присваивает ему приоритет. 

4. PMO добавляет запрос в бэклог команды разработчиков, планируя его в соответствии с оценкой приоритета. 

5. Созывается организационное совещание. 

6. Менеджер проекта использует информацию из формы приема проекта и стартового совещания для составления предложения по проекту. Это предложение основывается на наборе предопределённых базовых шагов для запуска каждой новой функции. 

7. Старший заинтересованный участник утверждает предложение или отправляет его обратно для доработки. 

8. На основе предложения менеджер проекта создаёт более подробный план проекта. 

9. Менеджер проекта распределяет ресурсы, назначает задания и устанавливает дату запуска. 

10. Проектная команда приступает к работе. 

Как создать процесс приёма проектов

Создать успешный процесс приёма с нуля или даже оптимизировать существующий может быть непросто. Ниже приводится пошаговое руководство, которое поможет вам начать работу.

1. Определите роли и обязанности

Первый шаг — чётко определить, кто участвует в процессе и каковы их роли. В частности, необходимо определить ответственного за процесс, который будет контролировать весь процесс приёма; лиц или команды, ответственные за подачу запросов; лиц, принимающих решения, которые утверждают эти запросы; а также ответственных за проекты и участников команд, которым поручено сортировать задания в соответствии со стратегическими приоритетами. Заранее прояснив эти роли, вы предотвратите путаницу и обеспечите Ответственность на протяжении всего процесса.

2. Определите, как утверждаются и приоритизируются запросы

Создайте процесс подтверждения и принятия решений, чтобы ключевые заинтересованные лица могли оценивать поступающие запросы на проекты. Например, при определении важности каждого запроса можно учитывать такие показатели, как размер проекта, его влияние, объём требуемой работы, доступные ресурсы или стратегическая значимость. Вы также можете разработать фреймворк для ранжирования запросов, чтобы ресурсы выделялись на инициативы, которые предлагают наибольшую ценность или наиболее точно соответствуют целям организации.

3. Документируйте и стандартизируйте свою рабочую нагрузку

Создайте стандартизированную рабочую нагрузку, описывающую каждый этап процесса приёма, от подачи заявки до окончательной сдачи. В этой документации должны быть указаны роли и обязанности, критерии оценки запросов, форма подачи заявки и каждый шаг, необходимый для определения приоритета и завершения проекта. Стандартный процесс приёма обеспечивает согласованность, сокращает количество ошибок и оптимизирует процесс.

4. Централизуйте процесс

Затем перенесите весь процесс приёма в единую централизованную систему или платформу. Например, можно использовать инструмент для управления работой, чтобы фиксировать, расставлять приоритеты и отслеживать запросы в одном месте. В крупных компаниях централизация особенно важна для эффективного управления запросами, отслеживания прогресса и поддержания прозрачности во всех проектах.

5. Определите инструменты для ускорения работы

Используйте технологии для автоматизации и ускорения этапов процесса приёма. Это может включать использование шаблонов для запросов на проекты, автоматизацию для направления запросов соответствующим согласующим и формы для стандартизации отправок. Эти инструменты сокращают объём ручной работы, повышают эффективность и позволяют собирать всю необходимую информацию с самого начала. 

6. Расскажите о процессе

Наконец, убедитесь, что все участники понимают процесс приема, свои роли в нем и то, как использовать любые инструменты или платформы, связанные с ним. Для этого можно использовать учебные занятия, письменные руководства или демонстрационные видео. Четкая коммуникация предотвращает недоразумения и обеспечивает бесперебойное выполнение процесса.

Выведите процесс приёма заявок на новый уровень

С помощью этих советов вы сможете превратить процесс приёма проектов в хорошо отлаженный механизм. Чтобы ещё больше оптимизировать рабочую нагрузку, узнайте, как эксперты используют Asana для создания более умных и масштабируемых корпоративных процессов. 

Три способа трансформировать управление проектами в вашей компании

Посмотрите демонстрацию и сессию вопросов и ответов, которые помогут вам оптимизировать постановку целей, ускорить ежегодное планирование и автоматизировать получение стратегической работы командами.

Смотреть вебинар