Матрица приоритетов: как определить, что важно, и добиться большего

Менеджеры проектов должны обладать множеством навыков, чтобы поддерживать работу команды и проектов в нужном русле. При таком количестве подвижных элементов одно из самых сложных заданий — понять, за что взяться в первую очередь. Если у участника команды есть два клиента с высокоприоритетными проектами, как вы можете помочь ему расставить приоритеты и добиться успеха?

Матрица приоритетов поможет вам отсортировать список «Нужно сделать» по таким параметрам, как срочность, важность или влияние. В этой статье мы рассмотрим различные типы матриц приоритетов и расскажем, как их можно использовать для повышения эффективности работы.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов, также известная как матрица расстановки приоритетов, сортирует задания или проекты по определённому набору переменных. Матрицы приоритетов могут быть простыми или сложными и включать от четырёх квадрантов до 20 строк или столбцов. 

Сложные матрицы приоритетов более точны, поскольку в них больше столбцов и строк, позволяющих точно определить, какое задание является наиболее важным. Недостатком сложных матриц приоритетов является то, что они могут немного затруднить расстановку приоритетов. Цель отображения ваших заданий в матрице приоритетов — получить чёткий план действий.

В матрице приоритетов с четырьмя квадрантами ваше задание может попасть в одну из четырёх категорий. Например, ваши квадранты могут быть следующими:

• Высокое влияние и большие трудозатраты

• Высокая значимость и низкие трудозатраты

• Низкое влияние и высокие трудозатраты

• Низкое влияние и низкие трудозатраты

Распределив задания по матрице приоритетов, вы сможете определить, как и когда выполнять каждую из них.

Матрица приоритетов и матрица Эйзенхауэра

Некоторые люди используют эти термины как взаимозаменяемые, но матрица приоритетов — это более широкий фреймворк, который является более универсальным, чем модель матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это простая матрица приоритетов, ориентированная на управление временем. Она позволяет распределять задания по таблице в зависимости от их срочности и важности.

При использовании матрицы Эйзенхауэра задания сортируются по следующим категориям:

• Сделать

• Запланировать

• Делегировать

• Удалить

В матрице приоритетов, ориентированной на действия, вы сортируете задания по:

• Изучить

• Продолжить

• Избегать

• Рассмотреть

Когда использовать матрицу приоритетов

Матрицы приоритетов полезны, когда вам нужно быстрое решение для сортировки и определения приоритетов важных инициатив. Матрица приоритетов не поможет вам решить сложные вычисления или принять решения на основе данных, но она поможет вам создать карту для выполнения задач.

Используйте матрицу приоритетов, когда вам нужно:

• расставить приоритеты для заданий или проектов; 

• Управление временем

• Синхронизировать действия команды

Матрица приоритетов может быть полезна при составлении графиков работы или рабочей нагрузки. Она также может помочь в разрешении конфликтов, поскольку командам иногда трудно решить, над какими проектами или заданиями работать в первую очередь. Если вашей команде нужно сравнить разные варианты, шаблон сравнительной таблицы поможет упорядочить функции, цены или рабочую нагрузку, прежде чем сортировать задания в матрице приоритетов.

Как использовать матрицу приоритетов

Матрица приоритетов — это универсальный инструмент, который можно использовать в различных ситуациях. Независимо от того, сортируете ли вы свои собственные задания или управляете проектами команды, приведённые ниже шаги помогут вам добиться успеха.

1. Создайте список «Нужно сделать»

Первое, что вам нужно сделать при использовании матрицы приоритетов, — это составить список дел, требующих приоритизации. Это может показаться очевидным шагом, но многие люди не тратят время на составление списка «Нужно сделать». Записав важные задания, которые стоят перед вами, вам будет проще их сортировать и планировать. 

В список «Нужно сделать» можно включить:

• Задания

• Проекты

• Совещания команды

• Звонки клиентам

• Тренинги

• Личные дела

Можно создать отдельные списки для внутренних и внешних рабочих обязательств (например, только для команды и только для клиентов). Также можно разделить личные и профессиональные дела. Однако может быть полезно увидеть, как все ваши дела сочетаются друг с другом.

2. Определите переменные

Определив объём списка «Нужно сделать», определите переменные, по которым можно измерить элементы. Чтобы определить эти переменные, спросите себя: какими качествами должно обладать задание, чтобы быть в верхней части моего списка «Нужно сделать»?

Возможные ответы:

• Это важно

• Она имеет большое влияние

• Она требует много времени

• Она требует больших усилий

• Приближается дедлайн

Затем выберите два из этих качеств для оценки своих заданий. Например, вы можете решить, что дедлайн (другими словами, срочность) и усилия — это переменные, которые применимы к большинству ваших проектов.

3. Создайте матрицу

Прежде чем создавать матрицу приоритетов, решите, хотите ли вы, чтобы она была простой или сложной. Обе матрицы будут измерять ваши задания по двум выбранным переменным, но сложная матрица может помочь вам более точно определить, насколько срочными являются ваши задания и сколько усилий они требуют для выполнения.

Если вы выберете сложную матрицу приоритетов, то можете добавить в неё пять столбцов и пять строк, в отличие от стандартной системы с одним квадрантом в простой матрице. Подпишите столбцы и строки, чтобы знать, куда помещать задания в соответствии с их уровнем. Например, можно распределить уровни срочности и трудозатрат от высокого к низкому:

Срочность:

• Требуется (5)

• Значительная (4)

• Умеренная (3)

• Незначительная (2)

• Низкая (1)

Трудозатраты:

• Очень высокий (5)

• Высокий (4)

• Средний (3)

• Низкий (2)

• Очень низкий (1)

Также полезно присваивать числовые значения каждому уровню переменной. Таким образом, вы можете умножить соответствующие числа, чтобы найти уровень приоритета вашего задания в таблице. После того как каждое задание получит свой номер, можно будет ранжировать их соответствующим образом. Например, задание с высокой срочностью и средней сложностью будет иметь приоритет 15.

4. Разместите задания в матрице

Размещение заданий в матрице приоритетов предполагает принятие субъективных решений. Поскольку этот инструмент является быстрым решением для выполнения задач, вам нужно будет полагаться на опыт и базовые знания. Разместите задания в соответствующем порядке в матрице в соответствии с выбранными переменными.

Если у вас есть два проекта, которые кажутся связанными с точки зрения срочности или высоких усилий, копайте глубже, пока не найдете причину отдать предпочтение одному из них. Здесь в игру могут вступить другие переменные. Например, оба задания могут быть срочными, но одно из них может иметь приоритет над другим, если оно и срочное, и более важное. 

5. Создайте план действий

После того как вы разместите все свои задания в матрице приоритетов, вы сможете более чётко визуализировать ситуацию. Матрица покажет вам, какие задания нужно выполнить в первую очередь, а на какие у вас есть больше времени. Это хорошая отправная точка, но лучший способ расширить матрицу приоритетов — создать план действий. 

План действий не только показывает, какие задания нужно выполнить в первую очередь, но и помогает точно определить, как вы будете достигать своих целей. Чтобы создать план действий, используя задания из матрицы приоритетов, вам нужно:

1. Поставить SMART-цели

2. Распределить ресурсы

3. Определите дедлайны и важные этапы

4. Контролировать и при необходимости пересматривать план

Используйте программное обеспечение для управления заданиями, чтобы оптимизировать свой план действий в центральном источнике достоверной информации. Это позволит вам обмениваться информацией с командой и отслеживать выполнение задач.

Пример матрицы приоритетов

Выше мы сравнили простую и сложную матрицы приоритетов. Ниже приводится пример сложной матрицы приоритетов, в которой в качестве двух переменных измерения используются срочность и трудозатраты. Числовые значения и цвета включены, чтобы упростить сортировку заданий.

Исходный список «Нужно сделать» для этой матрицы мог выглядеть так:

• Спланировать семинар для команды

• Завершить бюджетное предложение для клиента А

• Адаптировать нового сотрудника

• Отправить руководителю отдела отчёты об эффективности

• Написать электронную книгу для сайта компании

• Отредактировать технический документ для клиента Б

• Подписать документы по новому сотруднику

Версия списка «Нужно сделать» с приоритетами будет выглядеть так:

• Завершить бюджетное предложение для клиента А (20)

• Адаптировать нового сотрудника (15)

• Написать электронную книгу для сайта компании (15)

• Отредактировать технический документ для клиента Б (12)

• Отправить руководителю отдела отчёты об эффективности (10)

• Подписать документы по новому сотруднику (8)

• Спланировать семинар для команды (6)

Адаптация нового сотрудника и написание электронной книги для сайта компании имеют уровень приоритета 15. Адаптация нового сотрудника в конечном итоге окажется первой в списке «Нужно сделать», потому что это более срочно, чем написание электронной книги. Срочность часто является наиболее важной переменной в матрице приоритетов.

Сопряжение матрицы приоритетов с инструментом управления заданиями

Использование матрицы приоритетов для сортировки заданий — важный шаг, но только первый. Теперь, когда вы знаете, что делать в первую очередь, пора приступать к работе. Объединив матрицу приоритетов с инструментом управления заданиями, вы получите поддержку на протяжении всей рабочей нагрузки. Помимо расстановки приоритетов, Asana позволяет отслеживать задачи, назначать подзадания и устанавливать дедлайны для своевременного завершения проекта.