Asana для операционных отделов

С помощью Asana операционные отделы могут создавать, масштабировать и оптимизировать свои проекты и процессы. Данная статья предназначена для команд, уже знакомых с основами работы с проектами Asana, которые хотят повысить свою эффективность и попробовать платные функции. Используйте приведённые выше ссылки для быстрого перехода, чтобы сразу ознакомиться с конкретными примерами использования, или начните с приведённых далее общих советов.

Если вы только начинаете работать с проектами Asana, начните с шаблона операционного проекта, чтобы получить представление об их организации. Также можно импортировать электронную таблицу, в которой вы уже планируете операционную деятельность, чтобы быстро создать по ней проект в Asana.

Общие советы по операционным проектам

Эти советы пригодятся вам при создании операционных проектов различных типов, а также помогут легче управлять планами проектов, хронологиями, обновлениями статуса и приоритетами.

Управляйте группами проектов, хронологиями и свободным временем команды и контролируйте всё это с помощью портфелей

• Портфели помогают контролировать состояние групп проектов для лучшего понимания того, что требует вашего внимания. Например, можно создать портфель всех проектов внедрения программного обеспечения в целях отслеживания их выполнения.
• Следите за тем, чтобы менеджеры и руководители проектов регулярно публиковали обновления статуса, которые будут отображаться в портфеле.
• Если вы хотите просматривать графики проектов на хронологии, добавьте их в портфель, а затем воспользуйтесь вкладкой Хронология, чтобы проверить, нет ли накладок. Её также можно использовать в качестве основного операционного календаря на квартал или год.
• Для управления свободным временем команды и принятия взвешенных решений по управлению персоналом добавьте активные проекты команды в портфель, а затем перейдите на вкладку Загрузка, чтобы просмотреть графики.

Расставляйте приоритеты в задачах и систематизируйте их

• Настраиваемые поля помогают согласованно фиксировать информацию в каждой задаче с помощью выпадающих, числовых или текстовых полей. Например, можно создать поля для отслеживания хода выполнения задач, их стоимости или приоритета.
• Сортируйте проекты по настраиваемым полям, чтобы соответствующим образом группировать задачи (это похоже на упорядочивание столбцов в электронной таблице) или пользуйтесь полями для создания отчётов, которые помогут понять, что находится под угрозой.
• Зависимые элементы обеспечивают работу над задачами в правильной последовательности, чтобы никто не забегал вперёд и не задавался вопросом, когда можно приступить к своей задаче.
• Создавайте правила в любом проекте, чтобы автоматизировать свою работу. Например, можно установить правило, определяющее приоритетность новых задач, добавляемых в проект операционных запросов, или добавляющее отслеживающих, когда задача достигает определённого этапа.

Советы по проектным предложениям или проектам для запросов

Ваш операционный отдел получает множество заявок, вопросов и предложений от других отделов? Эти советы помогут вам быстрее обрабатывать запросы, имея под рукой всю необходимую информацию и упрощая процесс окончательного согласования.

• Стандартизируйте запросы с помощью форм. Вместо того чтобы бесконечно обмениваться сообщениями о запросе и его требованиях, создайте форму, которую может заполнить любой человек, чтобы у сотрудников вашего отдела всегда были все необходимые сведения.
• Экономьте время своей команды, назначая запросы сотрудникам с указанием сроков выполнения и установкой значения настраиваемого поля приоритета только тогда, когда задача является важной. Благодаря этому ваши сотрудники не будут подвергаться бомбардировке случайными вопросами или входящими запросами и смогут уверенно расставлять приоритеты относительно другой своей работы.

Советы по адаптации поставщиков

Если ваш операционный отдел отвечает за подбор или адаптацию нового поставщика, сотрудники могут управлять всеми процессами, от согласования поставщика до начала работы с ним, в Asana. Вот как это делается:

• Преобразуйте сообщения электронной почты в задачи в процессе выбора поставщика и его адаптации с помощью интеграций Asana для Gmail или Outlook, чтобы ничего не упускать из виду.
• Создайте проект по адаптации, в котором ваша команда сможет составить её чёткий план. Этот проект можно использовать для обмена информацией и вопросов, чтобы всё было в одном месте.
• Приглашайте подрядчиков в качестве гостей в Asana, чтобы они видели свои задачи к выполнению и быстро отвечали на вопросы от вашей команды прямо в проекте по адаптации.

Советы по планированию целей

Зачастую операционные отделы отвечают за планирование задач и целей команды и компании. Упростите процесс планирования совместной работы разных подразделений с помощью этого потока планирования квартальных или годовых целей.

• Экономьте время с помощью шаблонов. Цели и задачи обычно задаются с равными интервалами. Чтобы приступить к проработке всех этапов как можно быстрее, воспользуйтесь шаблоном, созданным специалистами Asana, или сохраните свой собственный шаблон.
• Повышайте чёткость согласований и упорядочивайте их путём создания специализированных задач. Согласующий может оставить любую обратную связь непосредственно в задаче. После выполнения такой задачи у вас будет чёткое представление о том, была ли работа согласована (или нет) и почему.
• После постановки целей создайте портфель, в котором можно отслеживать основные проекты, ведущие к их достижению, а также видеть их хронологии и ход выполнения. Следите за тем, чтобы менеджеры проектов и руководители отделов регулярно публиковали обновления статуса целей, за которые те отвечают.

Как создать задачу согласования в Asana

Дополнительные ресурсы для операционных отделов

Любите учиться по видео? Хотите посмотреть, как наши клиенты оптимизируют операционную деятельность с помощью Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Ресурсы	Ссылка
Шаблоны для операционных отделов	Смотреть все шаблоны для операционных отделов
Видеоинструкция	Смотрите видео из серии «Как работать в Asana»
История успеха	Читайте о том, как компании Epitaph Records, Barfoot & Thompson и Morning Coworking управляют операциями в Asana
Советы от сообщества	Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества