Помогите команде начать работать в Asana
- Перейти к
- 1. Ответьте на вопрос «Почему именно Asana?»
- 2. Определите текущее состояние
- 3. Создайте первый рабочий процесс
- 4. Помогите команде
- 5. Создайте условия для будущего успеха
- 6. Проанализируйте результаты и расширьте сферу применения Asana
- Дополнительные ресурсы
Чтобы помочь вашей команде начать работать в Asana, мы проанализировали особенности, которыми отличаются наиболее успешные команды, использующие Asana, изучили опыт наших менеджеров по сопровождению клиентов, а также взяли проверенные стратегии управления изменениями и создали методику «Дорога перемен Asana», которая описана в этой статье.
![ИЗОБРАЖЕНИЕ шести шагов, описанных в методике «Дорога перемен Asana»: определение, обнаружение, разработка, адаптация, добавление команд и расширение сферы применения](https://luna1.co/5e86e4.png)
Для достижения максимального успеха мы также рекомендуем:
- Загрузить наш контрольный список по адаптации сотрудников в свой домен Asana.
- Зарегистрироваться на вебинаре по адаптации команды или посмотреть его в записи в Академии Asana.
1. Ответьте на вопрос «Почему именно Asana?»
Перед тем, как пригласить команду в Asana, убедитесь, что у вас есть веская причина использовать эту систему. Чтобы ответить на вопрос, почему именно Asana, выполните следующее упражнение.
Представьте успешный сценарий
Для начала, представьте идеальный мир, в котором ваша команда использует Asana, и подумайте о том, чего вы добьётесь. Спросите себя:
- Каких целей поможет достичь Asana?
- Что из того, что невозможно сейчас, станет возможно в будущем?
Определите болевые точки
Затем определите болевые точки, приведшие вас к решению использовать Asana, которые найдут отклик у всей команды.
Болевая точка | Пример |
---|---|
Непонятно, кто за что отвечает | Поручения теряются в почте и других инструментах, сотрудники не знают сроки выполнения или не понимают, за что они отвечают |
Сложно организовать совместную работу | Работать с другими командами сложно, передача результатов работы от одного сотрудника другому организована плохо |
Процессы не согласованы | В начале работы приходится делать всё с нуля или все сотрудники делают одну и то же работу немного по-разному |
Управление проектами — сложный процесс | Вы работаете в слишком простых или слишком сложных системах, из-за чего вам сложно планировать проекты и отслеживать ход их реализации |
Запишите обоснование того, для чего вам нужна Asana
Теперь вы готовы письменно обосновать, для чего вашей организации нужна Asana, используя следующую структуру:
«С помощью Asana [название команды/организации] управляет [такими-то проектами и процессами] и избавиться от [вот таких болевых точек], что позволяет достичь [таких-то целей]».
Например: В отделе дизайна с помощью Asana мы управляем запросами на разработку дизайна и проектами маркетинговых кампаний, что позволяет нам всегда получать чёткие запросы и не делать одну и ту же работу дважды, а также соблюдать сроки кампаний, работать над наиболее приоритетными задачами и делать всё это, не перегружая сотрудников.
Сформируйте альянс внедрения
Затем создайте группу в составе минимум трёх человек — ваш альянс внедрения — выполняющих следующие роли:
![ИЗОБРАЖЕНИЕ трёх ролей в альянсе внедрения](https://luna1.co/f2bb35.png)
- Ответственный за правила — разрабатывает основные правила использования Asana и отвечает на вопросы, которые возникают у коллег (например, руководитель группы, руководитель программы или координатор).
- Ответственный за информирование — лидеры, которые верят в необходимость использования Asana и напоминают об этом коллегам, чтобы они были вовлечены в процесс (высшее руководство, директора, руководители команд).
- Пропагандист Asana — человек, помогающий ответственному за правила выполнять его работу, показывая это на своём примере, а также поощрять коллег за их усилия (например, рядовой сотрудник).
2. Определите текущее состояние
Разобравшись с тем, для чего вашей команде Asana, можно выбрать, на каком процессе или проекте вы хотите её опробовать. Рабочий процесс — это процедура или набор шагов, которые предпринимаются, чтобы выполнить задачу: например, создать видео или запустить новый продукт. Управление рабочими процессами состоит из формирования и отслеживания таких процедур.
Что именно вы выберете, зависит от команды, но постарайтесь при этом подобрать нечто:
- Подразумевающее сотрудничество и обмен информацией между несколькими участниками
- Конкретное — с чёткими задачами и ожидаемыми результатами, или ограниченное по времени
Если вам нужно вдохновение, почитайте обо всех способах использовать Asana.
И наконец, создайте основу будущего успеха, выстроив структуру своей команды в Asana. Такая команды в Asana, скорее всего, будет похожа на иерархическую схему вашей организации.
Если Asana использует только одна команда, её структуру можно выстроить по вертикалям, инициативам или рабочим группам, имеющимся внутри этой команды.
![ИЗОБРАЖЕНИЕ иерархии данных в Asana и организации команд, проектов и задач](https://luna1.co/5abddd.png)
3. Создайте свой первый проект
Обязательно опросите сотрудников, чтобы узнать, сколько времени у них сейчас уходит на работу, где они испытывают трудности, и какие проблемы хотели бы решить. Это позволит оценить эффект от внедрения Asana и понять, помогает ли она решить эти проблемы.
При создании своего первого проекта также нужно понять, как Asana сочетается с другими инструментами, чтобы можно было чётко определить для сотрудников, где какую работу следует выполнять.
![ИЗОБРАЖЕНИЕ, показывающее, как Asana работает с инструментами для создания файлов, обмена сообщениями и информацией](https://luna1.co/b5683c.png)
Не уверены, с чего начать? Попробуйте шаблон.
Начните совместную работу
Пригласите небольшую группу коллег в Asana, чтобы они ознакомились с функциями и рекомендованными методами работы. Asana гибкий инструмент, поэтому не бойтесь пробовать, даже если вам кажется, что не всё идёт идеально.
Когда всё будет готово, пригласите в Asana всю команду и проведите вводную встречу, на которой расскажите всем об Asana, начиная с первого шага, а также о первом рабочем процессе, реализованном в системе.
Загрузите наш шаблон презентации по введению Asana, записавшись на вебинар по введению в Asana для всей команды, доступный по запросу, и внесите в неё необходимые изменения.
4. Помогайте команде и отмечайте успехи
Предоставьте коллегам наши ресурсы по началу работы в Asana, чтобы помочь им освоить основы:
- Уроки по Asana (длительностью по 15 минут) помогут быстро получить представление об Asana, основных функциях и примерах использования.
- Примите участие в обучающем вебинаре по основам Asana (60 минут). В его ходе вы будете взаимодействовать с инструктором, которому сможете задать интересующие вопросы.
Определение и поддержание правил работы в Asana
Некоторые команды испытывают трудности, когда сотрудники не уверены, когда и как использовать те или иные функции. Кто-то может знать, как создать задачу, но не понимает, когда нужно указывать, что она выполнена или как определить её приоритет. Прочитайте эту статью, в которой подробно описано, как создавать правила для команды в Asana.
Ожидайте ошибок и не бойтесь их! Ответственный за правила должен вносить конструктивные поправки в работу коллег, когда они забывают об установленных правилах.
5. Настройтесь на будущий успех
Когда команда освоится в системе, продолжайте обеспечивать выполнение правил и сделайте Asana единым источником достоверной информации, где можно найти ответы обо всех созданных в ней процессах. Вот несколько идей, которые вам помогут:
- Создайте в Asana проект для вопросов и отзывов и просматривайте его каждую неделю.
- Отмечайте маленькие и большие победы своей команды! Кроме того, ваш альянс внедрения может создать систему поощрений за изучение и использование Asana.
- Создайте безопасное пространство, в котором сотрудники смогут изучить все функции, не опасаясь чего-нибудь «сломать».
- Попробуйте провести день без электронной почты, чтобы понять, смогут ли ваши сотрудники в течение всего дня или даже недели не отправлять друг другу письма, пользуясь вместо этого Asana.
Вам также понадобится план по адаптации новых специалистов, чтобы они смогли быстро влиться в работу. Посмотрите на наш шаблон для адаптации сотрудников и попробуйте внедрить освоение Asana в общий процесс адаптации новичков.
6. Анализируйте результаты и расширяйте сферу применения Asana
Поработав в Asana несколько месяцев, вернитесь к тому, что вы записали в первом разделе, и той информации, которую вы получили от сотрудников во втором разделе. Задайте сотрудникам следующие вопросы:
- Удалось ли нам достигнуть первоначальной цели?
- Хорошо ли работают новые процессы?
- Сколько времени занимает выполнение одной и той же работы сейчас по сравнению с тем, что было раньше?
- Насколько эффективной оказалась Asana по сравнению с нашими ожиданиями? Удалось ли решить проблемы, которые мы хотели решить?
Если опыт оказался успешным и удалось уложиться в сроки, расскажите о своих победах и реализованных улучшениях руководству и заинтересованным лицам. После этого также можно начать добавлять в Asana другие рабочие процессы и проекты, если вы это ещё не сделали.
Дополнительные ресурсы
На этом обучение не заканчивается. Мы предлагаем широкий спектр ресурсов, позволяющих познакомиться с тем, как другие команды используют Asana, и изучить накопленный опыт.
- Изучите методику внедрения Asana подробнее на нашем вебинаре «Внедрите Asana для вашей команды».
- Контрольный список для адаптации команды — это шаблон проекта Asana, который проведёт вас по всем шагам, описанным в этой статье.
- Посетите Академию Asana, где вы найдёте курсы углублённого обучения.
- В сообществе Asana и на форуме можно общаться с другими клиентами и энтузиастами Asana.
- Короткие видеоуроки доступны на YouTube-канале Как работать в Asana.