Консоль администратора

Консоль администратора предоставляет всем администраторам и суперадминистраторам Asana возможности, необходимые для максимально эффективного использования Asana в организации.

Доступ к консоли администратора организации

Открытие консоли администратора

Чтобы открыть консоль администратора:

  1. Нажмите на свою фотографию профиля
  2. Выберите пункт Консоль администратора в выпадающем меню

Аналитическая информация об организации

аналитика

На вкладке «Аналитика» можно:

  • Анализировать использование Asana в организации по показателям высокого уровня
  • Просматривать недавно добавленных коллег
  • Определять наиболее активных участников организации (отправивших больше всех приглашений, создавших больше всего групп и проектов в Asana)
  • На тарифном плане Business также можно просматривать подробную информацию о действиях в Asana за всё время и анализировать тенденции использования Asana в ваших организациях

Управление участниками организации

На вкладке Участники указывается, сколько в вашей организации участников и гостей, а также, сколько у вас осталось свободных мест. Здесь также можно добавлять участников, предоставлять права администратора или отзывать права участников.

Управление участниками

На вкладке «Участники» можно:

  1. Приглашать новых участников присоединиться к группе в организации
  2. Просматривать количество участников, гостей, приглашений, ожидающих подтверждения, а также свободных мест в организации
  3. Искать участников организации
  4. Просматривать имя каждого участника и его статус (администратор, участник или гость), а также время последней активности в организации
  5. Изменять настройки профиля или удалять участника, наведя курсор на его имя, нажав значок с тремя точками и выбрав один из вариантов

Деактивация учётной записи участника организации

Для того чтобы удалить участника из организации, откройте вкладку Участники в консоли администратора.

Найдите имя участника в списке или воспользуйтесь поиском. После этого нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Удалить.

удаление пользователя 1

удаление пользователя 2

На следующей вкладке можно:

  1. Выбрать участника, которому будут переназначены задачи
  2. Нажать Удалить, чтобы подтвердить деактивацию

В списке участников этот человека будет иметь обозначение Удалён.

удаление пользователя 3

Что произойдёт с задачами удалённого участника?

После отзыва у участника прав доступа к организации будет автоматически создан закрытый проект с назначенными ему задачами. Вы можете назначить его себе или другому участнику организации. Благодаря этому оставшиеся бесхозными задачи можно с лёгкостью переназначить нужному человеку.

Самым простым решением для делегирования будет выбрать все задачи удалённого участника, а затем выбрать действие для всех этих задач или, например, массово назначить их себе или другим участника организации.

Время деактивации отображается в столбце Последняя активность.

Восстановление удалённого участника

Для того чтобы восстановить удалённого участника, найдите его имя на вкладке «Участники». Затем нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Восстановить.

восстановление 1

В следующем окне нажмите кнопку Восстановить.

восстановление 2

Если выполнить восстановление не удастся, администратор вашей организации получит задачу с просьбой связаться с нашей службой поддержки.

Фильтр по типу участника

Список участников, отображаемый на вкладке Участники в консоли администратора, можно фильтровать по типу. Для этого нажмите на стрелку выпадающего меню рядом с фильтром по типу участника и выберите Все, Администратор, Участник, Гость, Приглашён или Удалён.

фильтр по типу участника

Доступ к группам

На вкладке Доступ к группам в настройках профиля участника администраторы могут получить информацию о том, к чему есть доступ у пользователей, а также изменить параметры участия пользователей.

Используя ссылку Изменить настройки профиля, администраторы могут перейти в настройки профиля участника, где можно просмотреть и изменить список доступных ему групп.

изменить настройки профиля

Чтобы перейти к настройкам профиля участника:

  1. Нажмите значок с тремя точками рядом с именем участника
  2. Выберите Изменить настройки профиля из выпадающего списка

Затем перейдите к разделу Доступ к группам, где можно просмотреть группы, изменить параметры доступа к ним, а также добавлять участников в группы или удалять их из них.

доступ к группам

Нажмите Доступ к группам, чтобы:

  1. Просмотреть группы, в которых состоит участник
  2. Добавить участника в любую группу организации
  3. Удалить участника из любой группы, убрав галочку
  4. Сохранить внесённые изменения

Сортировка участников по имени, типу и времени последней активности

сортировка по имени/активности

Участников, гостей и Последнее действие также можно отсортировать по имени (в алфавитном или обратном алфавитном порядке) или по времени последней активности, чтобы посмотреть, когда кто-либо последний раз входили в организацию, а также, есть ли приглашения без ответа.

Экспорт данных об участниках в CSV

экспорт в csv

Чтобы экспортировать данные об участии в файл CSV:

  1. Нажмите значок с тремя точками рядом с именем участника на вкладке «Участники»
  2. Выберите Запросить CSV с данными участников

Экспорт данных группы в CSV

Суперадминистраторы платных организаций или подразделений могут экспортировать список групп в файл CSV с вкладки управления группами консоли администратора.

экспорт групп в csv

Как экспортировать данные групп в CSV:

  1. Перейдите на вкладку Группы
  2. Нажмите кнопку Экспорт CSV

После этого по электронной почте вы получите сообщение со ссылкой для загрузки файла.

Загруженный файл CSV будет содержать следующие поля:

  • Группа
  • Количество участников
  • Конфиденциальность
  • Дата создания
  • Кем создано
  • Описание
  • Участник (адрес электронной почты)
  • Участник с ограниченным доступом (адрес электронной почты)
  • Ожидающее ответа приглашение (адрес электронной почты)

Управление группами

группы

На вкладке управления группами можно:

  1. Создавать новые группы в организации
  2. Просматривать информацию о группе: название, количество участников, разрешения на доступ, дату создания и создавшего её пользователя
  3. Изменять данные группы, нажав значок с тремя точками рядом с полем «Кем создано» и выбрав пункт Изменить группу

Настройки конфиденциальности групп

Суперадминистраторы организаций Enterprise могут устанавливать для групп уровень конфиденциальности, используемый по умолчанию.

Этот уровень конфиденциальности будет всегда использоваться при создании новых групп. При этом создающие группы участники все равно могут выбрать другие уровни конфиденциальности.

Чтобы установить настройки конфиденциальности по умолчанию, перейдите в консоль администратора и откройте вкладку Безопасность. Затем выберите Настройки конфиденциальности группы.

настройки конфиденциальности групп 1

настройки конфиденциальности групп 2

В следующем окне можно будет выбрать настройку по умолчанию.

Управление периодами времени

Для всех организаций Asana задаёт финансовый год по умолчанию, а периоды времени сразу же закрепляется за новыми целями. С помощью этих периодов времени Asana можно синхронизировать с вашим финансовым годом, а сами они могут использоваться при постановке целей компании и групп. Дата начала года по умолчанию — 1 января, но её можно изменить с помощью консоли администратора.

периоды времени

Откройте раздел настроек в консоли администратора и выберите Периоды времени. Затем задайте период времени, совпадающий с ежегодным началом операционной деятельности вашей организации. Периоды времени распространяются на всю организацию, поэтому для их изменения требуются права администратора на уровне организации. Только администраторы организации и рабочего пространства могут обновлять Периоды времени через консоль администратора. Всем остальным администраторам нужно обращаться с этой просьбой в наш отдел поддержки.

Индивидуальные пользователи также могут вручную добавлять периоды времени к существующим целям. При внесении изменений в финансовый год администратором эти изменения отображаются во всех целях и применяются к ним при отсутствии уже заданных дат или при несовпадении диапазонов дат.

Управление платёжной информацией

Плательщик Premium-организации, который также является её администратором, может просматривать счета в консоли администратора.

платёжная информация

На вкладке «Счета» можно:

  1. Изменить тарифный план
  2. Просмотреть использование мест
  3. Изменить платёжную информацию
  4. Назначить другого плательщика
  5. Загрузить последний счёт

Изменять платёжную информацию, переназначать плательщика и загружать последний счёт может только действующий плательщик организации.

Просмотр и загрузка счетов

Плательщики могут просматривать и загружать все предыдущие счета.

В разделе Счета можно не только просмотреть последний счёт, но и историю счетов с возможностью загрузить все счета за выбранный год.

история счетов

Чтобы выполнить доступ:

  • Нажмите История счетов
  • Выберите Все счета
  • Нажмите значок загрузки, чтобы скачать все счета за год, или выберите конкретный месяц

все счета

Изменение количества мест и тарифного плана

В консоли администратора можно изменить тарифный план с Premium на Business или наоборот.

В консоли администратора перейдите на вкладку Счета.

переключение между Premium и Business

На вкладке «Счета» выберите Изменить план.

изменение плана

Здесь можно перейти на план Business или, если вы уже используете Business, переключиться на план Premium.

Выбрав нужный тарифный план, нажмите Подтвердить и изменить план.

выбор плана

Изменять размер и тип тарифного плана может только плательщик.

Безопасность

безопасность

На вкладке «Безопасность» суперадминистратор может:

  1. Включать или отключать единый вход Google для организации
  2. Включать SAML для организации
  3. Устанавливать требования к паролям для участников организации, а также принудительно сбрасывать пароли всех участников
  4. Просматривать список всех администраторов организации

Надёжность пароля

Для того чтобы изменить требования к надёжности паролей, нужно нажать Надёжность пароля на вкладке Безопасность в консоли администратора.

Выбрать можно между простым и надёжным паролем. Простые пароли должны содержать не менее 8 символов, а надёжные пароли должны не только сдержать не менее 8 символов, но и как минимум три из следующих типов символов: строчные буквы, прописные буквы, цифры и специальные знаки.

надёжность паролей

Изменения параметров надёжности паролей, распространяются только на вновь создаваемые пароли.

Единый вход Google

единый вход

Чтобы включить единый вход Google, администраторам организации необходимо сначала войти в Asana по учётной записи Google. Если вход выполнен с помощью адреса почты и пароля, выйдите и снова войдите в систему, нажав голубую кнопку Использовать учётную запись Google.

единый вход

После нажатия «Аутентификация Google Apps» на вкладке настроек безопасности можно:

  1. Установить вход с использованием Google как обязательный или необязательный для всех участников
  2. Нажать Сохранить конфигурацию после выбора нужного варианта

Гости организации смогут выполнять вход с помощью адреса почты и пароля вне зависимости от того, обязательно ли участникам использовать единый вход Google.

SAML

Организации, использующие тариф Enterprise, также могут включить SAML-аутентификацию на вкладке безопасности консоли администратора.

saml

включение

Время ожидания сеанса SAML

В консоли администратора суперадминистраторы могут установить время ожидания сеанса SAML от 1 часа до 30 дней. По прошествии выбранного периода времени участники будут выводиться из системы с предложением выполнить вход повторно.

время ожидания сеанса saml

Название организации и подтверждённые домены электронной почты

безопасность

На вкладке «Настройки» можно:

  1. Изменить название организации
  2. Просмотреть или изменить список проверенных доменов организации
  3. Запросить экспорт всех данных организации в файл JSON

Экспорт домена

Суперадминистраторы могут запросить экспорт всех данных организации в файл JSON. Сделать это можно на вкладке настроек консоли администратора. Экспорт домена доступен только на тарифном плане Enterprise.

экспорт

Управление приложениями и интеграциями

приложения

На вкладке «Приложения» суперадминистратор может:

  1. Посмотреть рекомендуемые интеграции Asana
  2. Искать и просматривать приложения в нашем каталоге
  3. Пользователи тарифного плана Enterprise могут создавать и удалять служебные учётные записи

Доступ к ресурсам и ответам на вопросы о продукте

ресурсы

На вкладке «Ресурсы» можно:

  • Предоставлять команде доступ к обучающим материалам и советам, чтобы помочь начать работу с Asana
  • Находить ресурсы, которые помогут вашей команде освоить новые способы работы в Asana
  • Изучать функции, доступные администраторам

Отключение файловых вложений

Возможность отключать файловые вложения доступна только на тарифном плане Enterprise.

Подробная информация приведена в этой статье руководства.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com