Подразделения
- Перейти к
- Доступ к консоли администратора подразделений
- Управление участниками
- Деактивация учётной записи участника подразделения
- Восстановление удалённого участника
- Фильтр по типу участника
- Создание новой группы в подразделении
- Добавление и удаление групп в подразделении
- Несколько администраторов
- Платёжная информация
- SAML для подразделений Enterprise
Ранее у большинства пользователей Asana было три варианта перехода на версию Premium: можно было оплачивать только рабочее пространство, отдельные группы в рамках организации или всю организацию. Такая конфигурация хорошо подходит малым и средним фирмам, однако крупной компании не всегда требуется план для всей организации, при этом планы для групп не могут удовлетворить все её потребности. В связи с этим мы создали планы для подразделений, которые дают возможность оплачивать услуги для отдельных структурных единиц вашей компании. Таким образом, вы полностью контролируете то, за каких сотрудников вы платите и какие данные при этом задействуются. Если вы заинтересованы в создании подразделения для своей организации, обращайтесь в отдел продаж.
Доступ к консоли администратора подразделения
Как открыть консоль администратора подразделения в организации:
- Нажмите на свою фотографию профиля.
- Выберите пункт Консоль администратора в выпадающем меню.
Доступ к консоли администратора подразделения имеет только его плательщик. При этом он может предоставить доступ администратора другому участнику одной из групп, имеющихся в подразделении.
Управление участниками подразделения
На вкладке «Участники» можно:
- Удалять участников из подразделения, наведя указатель мыши на имя и нажав Удалить.
- Приглашать новых участников в одну из групп, имеющихся в подразделении.
Деактивация учётной записи участника подразделения
Для того чтобы удалить участника из подразделения, откройте вкладку Участники в консоли администратора.
Найдите имя участника в списке или воспользуйтесь поиском. После этого нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Удалить.
На следующей вкладке можно:
- Выбрать участника, которому будут переназначены задачи.
- Нажать Удалить, чтобы подтвердить деактивацию.
В списке участников этот человека будет отображаться как Удалён.
Что произойдёт с задачами удалённого участника?
После отзыва у участника прав доступа к подразделению автоматически создаётся закрытый проект с назначенными ему задачами. Этот проект можно назначить себе или другому участнику подразделения. Благодаря этому оставшиеся бесхозными задачи можно с лёгкостью переназначить нужному человеку.
Самым простым решением для делегирования будет выбрать задачи удалённого участника, а затем выполнить действие, например, массово назначить их себе или другим участникам подразделения, со всеми этими задачами сразу.
Время деактивации отображается в столбце Последняя активность.
Восстановление удалённого участника
Для того чтобы восстановить удалённого участника, найдите его имя на вкладке «Участники». Затем нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Восстановить.
В следующем окне выберите Восстановить.
Если выполнить восстановление не удастся, администратор вашего подразделения получит задачу с просьбой обратиться в нашу службу поддержки.
Фильтр по типу участника
На вкладке Участники в консоли администратора список участников можно фильтровать по типу. Для этого нажмите на стрелку выпадающего меню рядом с фильтром по типу участника и выберите Все, Администратор, Участник, Гость, Приглашён или Удалён.
Создание новой группы в подразделении
Группу в подразделении можно в любое время создать из консоли администратора.
Как создать новую группу в подразделении:
- На вкладке «Группы» в консоли администратора нажмите Добавить группы.
- Прокрутите список до конца и нажмите Создать новую группу.
В диалоговом окне создания новой группы можно выполнить следующие действия:
- Ввести название группы
- Пригласить участников в группу
- Задать статус группы Скрытая или Участие по запросу, после чего нажать кнопку Создать группу
Управление группами в подразделении
Плательщик может в любое время добавлять или удалять группы из своего подразделения. Он также может изменять настройки любой группы через консоль администратора.
Администраторы подразделения не обязательно должны быть участниками всех групп в подразделении. У администраторов также есть возможность добавлять любые свободные группы организации в своё подразделение.
Добавление группы в подразделение
Как добавлять группы в подразделение:
- Откройте вкладку Группы в консоли администратора.
- Выберите Добавить группы.
В окне «Добавить группы»:
- Выберите группы своей организации, которые необходимо добавить в подразделение.
- После этого нажмите кнопку Добавить группы.
Удаление группы из подразделения
Как убрать группу из подразделения:
- Наведите указатель мыши на группу и нажмите появившийся значок с тремя точками.
- Выберите Убрать группу из подразделения.
В подразделение нельзя добавить группу, которая является общедоступной в рамках организации.
Экспорт данных о группах в CSV
Администраторы подразделений могут экспортировать список групп в CSV с вкладки управления группами консоли администратора.
В консоли администратора:
- Откройте вкладку Группы.
- Нажмите Экспорт в CSV.
После этого по электронную почту вы получите сообщение со ссылкой для загрузки файла.
Несколько администраторов
В подразделении можно назначить несколько администраторов. Администратор подразделения может передавать свои полномочия другим его участникам, кроме того, ему больше необязательно входить в состав всех групп, имеющихся в подразделении.
Эта функция подходит большим подразделениям, значительный объём работы по обслуживанию которых можно разделить между несколькими специалистами.
Как дать участнику доступ администратора:
- Нажмите Изменить настройки профиля.
После этого в разделе типа участника выберите вариант Администратор и нажмите Сохранить изменения.
Назначение доступа администратора с вкладки «Безопасность»
Здесь можно не только добавить администратора, но и просмотреть список всех администраторов подразделения.
На вкладке Безопасность консоли администратора:
- Откройте Дополнительные настройки.
- Перейдите в раздел Доступ администратора и нажмите стрелку.
В появившемся окне у вас будет возможность Добавить администратора. Отсюда вы перейдёте в раздел «Участники», где сможете назначить пользователей, которым требуется предоставить доступ администратора.
Пользователь может быть администратором только той группы, участником которой он является.
Управление счетами в подразделении
На вкладке «Счета» можно:
- Просмотреть или изменить сведения о тарифном плане
- Изменить платёжную информацию
- Просмотреть или загрузить последний счёт
Счета при самообслуживании
У плательщиков есть полный доступ к обслуживанию счетов. Они могут просматривать информацию об учётной записи, добавлять и убирать места, изменять сведения и параметры самообслуживания.
Они также могут изменять частоту выставления счетов с ежемесячной на ежегодную и переназначать плательщика.
Только плательщик может изменять размер тарифного плана и платёжную информацию. Администраторы могут добавлять или удалять пользователей и группы.
Как изменять количество мест
В разделе Использование мест на странице «Счета» можно: посмотреть, сколько свободных мест осталось в вашем подразделении и сколько их всего в тарифном плане, а также изменить количество мест.
Добавление или удаление участников из плана с оплатой по кредитной карте
Добавление или удаление участников из плана с выставлением счетов вручную
В разделе Платёжная информация на странице «Счета» указывается, выставляются ли вам счёта вручную или вы платите кредитной картой.
Как настроить периодичность выставления счетов в подразделении с самообслуживанием
На вкладке Счета можно переключиться на годовой план. Для этого просто нажмите кнопку Перейти на годовой.
Как переназначить плательщика
Этот процесс позволяет плательщикам передавать свои обязанности другому пользователю в подразделении. Новый плательщик должен быть участником подразделения.
На вкладке Счета консоли администратора:
- Перейдите к пункту Плательщик и нажмите Изменить плательщика.
- Введите имя или адрес электронной почты нового плательщика или выберите его в выпадающем меню.
- Сделав выбор, нажмите Изменить плательщика для подтверждения.
Прежний плательщик останется администратором подразделения, но больше не будет нести ответственность за какие-либо платёжные элементы учётной записи.
SAML для подразделений Enterprise
SAML — это стандарт, позволяющий интегрировать Asana с системами входа, используемыми компанией. К ним относятся Okta, OneLogin и Microsoft Active Directory. Ранее SAML был доступен только организациям Enterprise. Однако теперь подключить SAML и требовать его применения от пользователей подразделения можно будет при покупке плана Enterprise Division. Если вы уже пользуетесь планом Enterprise Division и хотите подключить SAML, заполните эту форму.
