Подразделения

Ранее у большинства пользователей Asana было три варианта перехода на версию Premium: можно было оплачивать только рабочее пространство, отдельные группы в рамках организации или всю организацию. Такая конфигурация хорошо подходит малым и средним фирмам, однако крупной компании не всегда требуется план для всей организации, при этом планы для групп не могут удовлетворить все её потребности. В связи с этим мы создали планы для подразделений, которые дают возможность оплачивать услуги для отдельных структурных единиц вашей компании. Таким образом, вы полностью контролируете то, за каких сотрудников вы платите и какие данные при этом задействуются. Если вы заинтересованы в создании подразделения для своей организации, обращайтесь в отдел продаж.

Доступ к консоли администратора подразделения

Открытие консоли администратора

Как открыть консоль администратора подразделения в организации:

  1. Нажмите на свою фотографию профиля.
  2. Выберите пункт Консоль администратора в выпадающем меню.

Доступ к консоли администратора подразделения имеет только его плательщик. При этом он может предоставить доступ администратора другому участнику одной из групп, имеющихся в подразделении.

Управление участниками подразделения

Управление участниками

На вкладке «Участники» можно:

  1. Удалять участников из подразделения, наведя указатель мыши на имя и нажав Удалить.
  2. Приглашать новых участников в одну из групп, имеющихся в подразделении.

Деактивация учётной записи участника подразделения

Для того чтобы удалить участника из подразделения, откройте вкладку Участники в консоли администратора.

Найдите имя участника в списке или воспользуйтесь поиском. После этого нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Удалить.

удаление пользователя 1

удаление пользователя 2

На следующей вкладке можно:

  1. Выбрать участника, которому будут переназначены задачи.
  2. Нажать Удалить, чтобы подтвердить деактивацию.

В списке участников этот человека будет отображаться как Удалён.

удаление пользователя 3

Что произойдёт с задачами удалённого участника?

После отзыва у участника прав доступа к подразделению автоматически создаётся закрытый проект с назначенными ему задачами. Этот проект можно назначить себе или другому участнику подразделения. Благодаря этому оставшиеся бесхозными задачи можно с лёгкостью переназначить нужному человеку.

Самым простым решением для делегирования будет выбрать задачи удалённого участника, а затем выполнить действие, например, массово назначить их себе или другим участникам подразделения, со всеми этими задачами сразу.

Время деактивации отображается в столбце Последняя активность.

Восстановление удалённого участника

Для того чтобы восстановить удалённого участника, найдите его имя на вкладке «Участники». Затем нажмите значок с тремя точками и выберите пункт Восстановить.

восстановление 1

В следующем окне выберите Восстановить.

восстановление 2

Если выполнить восстановление не удастся, администратор вашего подразделения получит задачу с просьбой обратиться в нашу службу поддержки.

Фильтр по типу участника

На вкладке Участники в консоли администратора список участников можно фильтровать по типу. Для этого нажмите на стрелку выпадающего меню рядом с фильтром по типу участника и выберите Все, Администратор, Участник, Гость, Приглашён или Удалён.

фильтр по типу участника

Создание новой группы в подразделении

Группу в подразделении можно в любое время создать из консоли администратора.

Создание группы 1

Как создать новую группу в подразделении:

  1. На вкладке «Группы» в консоли администратора нажмите Добавить группы.
  2. Прокрутите список до конца и нажмите Создать новую группу.

Создание группы 2

В диалоговом окне создания новой группы можно выполнить следующие действия:

  1. Ввести название группы
  2. Пригласить участников в группу
  3. Задать статус группы Скрытая или Участие по запросу, после чего нажать кнопку Создать группу

Управление группами в подразделении

Плательщик может в любое время добавлять или удалять группы из своего подразделения. Он также может изменять настройки любой группы через консоль администратора.

Администраторы подразделения не обязательно должны быть участниками всех групп в подразделении. У администраторов также есть возможность добавлять любые свободные группы организации в своё подразделение.

Добавление группы в подразделение

Добавление групп 1

Как добавлять группы в подразделение:

  1. Откройте вкладку Группы в консоли администратора.
  2. Выберите Добавить группы.

Добавление групп 2

В окне «Добавить группы»:

  1. Выберите группы своей организации, которые необходимо добавить в подразделение.
  2. После этого нажмите кнопку Добавить группы.

Удаление группы из подразделения

Удаление группы

Как убрать группу из подразделения:

  1. Наведите указатель мыши на группу и нажмите появившийся значок с тремя точками.
  2. Выберите Убрать группу из подразделения.

В подразделение нельзя добавить группу, которая является общедоступной в рамках организации.

Экспорт данных о группах в CSV

Администраторы подразделений могут экспортировать список групп в CSV с вкладки управления группами консоли администратора.

экспорт в CSV

В консоли администратора:

  1. Откройте вкладку Группы.
  2. Нажмите Экспорт в CSV.

После этого по электронную почту вы получите сообщение со ссылкой для загрузки файла.

Несколько администраторов

В подразделении можно назначить несколько администраторов. Администратор подразделения может передавать свои полномочия другим его участникам, кроме того, ему больше необязательно входить в состав всех групп, имеющихся в подразделении.

Эта функция подходит большим подразделениям, значительный объём работы по обслуживанию которых можно разделить между несколькими специалистами.

назначение доступа администратора 1

Как дать участнику доступ администратора:

  1. Нажмите Изменить настройки профиля.

После этого в разделе типа участника выберите вариант Администратор и нажмите Сохранить изменения.

назначение доступа администратора 2

Назначение доступа администратора с вкладки «Безопасность»

Здесь можно не только добавить администратора, но и просмотреть список всех администраторов подразделения.

доступ администратора 2

На вкладке Безопасность консоли администратора:

  1. Откройте Дополнительные настройки.
  2. Перейдите в раздел Доступ администратора и нажмите стрелку.

доступ администратора 2

В появившемся окне у вас будет возможность Добавить администратора. Отсюда вы перейдёте в раздел «Участники», где сможете назначить пользователей, которым требуется предоставить доступ администратора.

Пользователь может быть администратором только той группы, участником которой он является.

Управление счетами в подразделении

Управление счетами

На вкладке «Счета» можно:

  1. Просмотреть или изменить сведения о тарифном плане
  2. Изменить платёжную информацию
  3. Просмотреть или загрузить последний счёт

Счета при самообслуживании

У плательщиков есть полный доступ к обслуживанию счетов. Они могут просматривать информацию об учётной записи, добавлять и убирать места, изменять сведения и параметры самообслуживания.

Они также могут изменять частоту выставления счетов с ежемесячной на ежегодную и переназначать плательщика.

Только плательщик может изменять размер тарифного плана и платёжную информацию. Администраторы могут добавлять или удалять пользователей и группы.

Как изменять количество мест

В разделе Использование мест на странице «Счета» можно: посмотреть, сколько свободных мест осталось в вашем подразделении и сколько их всего в тарифном плане, а также изменить количество мест.

Добавление или удаление участников из плана с оплатой по кредитной карте

кредитная карта

Добавление или удаление участников из плана с выставлением счетов вручную

план с выставлением счетов вручную

В разделе Платёжная информация на странице «Счета» указывается, выставляются ли вам счёта вручную или вы платите кредитной картой.

Как настроить периодичность выставления счетов в подразделении с самообслуживанием

На вкладке Счета можно переключиться на годовой план. Для этого просто нажмите кнопку Перейти на годовой.

ежемесячный-годовой

Как переназначить плательщика

Этот процесс позволяет плательщикам передавать свои обязанности другому пользователю в подразделении. Новый плательщик должен быть участником подразделения.

переназначение плательщика

На вкладке Счета консоли администратора:

  1. Перейдите к пункту Плательщик и нажмите Изменить плательщика.
  2. Введите имя или адрес электронной почты нового плательщика или выберите его в выпадающем меню.
  3. Сделав выбор, нажмите Изменить плательщика для подтверждения.

переназначение плательщика

переназначение плательщика

Прежний плательщик останется администратором подразделения, но больше не будет нести ответственность за какие-либо платёжные элементы учётной записи.

SAML для подразделений Enterprise

SAML — это стандарт, позволяющий интегрировать Asana с системами входа, используемыми компанией. К ним относятся Okta, OneLogin и Microsoft Active Directory. Ранее SAML был доступен только организациям Enterprise. Однако теперь подключить SAML и требовать его применения от пользователей подразделения можно будет при покупке плана Enterprise Division. Если вы уже пользуетесь планом Enterprise Division и хотите подключить SAML, заполните эту форму.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com