Уведомления по электронной почте

Чтобы быть в курсе того, что происходит в Asana, можно получать уведомления по электронной почте или просматривать свой раздел «Входящие» в Asana.

Есть три вида почтовых уведомлений:

• Ежедневный обзор
• Новые действия
• Еженедельный отчёт

Настройки уведомления по электронной почте

Выключение уведомлений

Если вы не хотите получать уведомления на почту, можете отключить их, выполнив приведённые выше инструкции, и использовать только раздел «Входящие»«Входящие»В разделе «Мои входящие» отображаются действия в задачах, проектах и беседах, которые отслеживает пользователь., чтобы быть в курсе того, что происходит в Asana.

Как получать меньше уведомлений и сократить количество ненужной информации в разделе «Входящие»:

• Выключите уведомления, отправляемые по электронной почте
• Удалите себя из списка участников задач, бесед или проектов
• Настройте уведомления для каждого проекта в Моих настройках

Выключить уведомления об удалённых группах и удалённых проектах нельзя, так как в них содержатся ссылки для восстановления таких групп и проектов.

Как фильтровать уведомления:

Перейдите в раздел «Входящие» в Asana, где уведомления можно фильтровать по следующим категориям:

• Назначенные мне
• @Упомянуто
• Назначенные мной

Ежедневный обзор

Каждый день (кроме выходных) мы будем присылать вам понятный ежедневный обзор с информацией о том, чем вам предстоит заниматься сегодня в Asana. В этом письме могут быть приведены любые из следующих разделов:

Задачи с истекающим сроком — назначенные вам задачи со сроком выполнения в ближайшие 5 дней.

Недавно назначенные задачи — задачи, недавно назначенные вам, независимо от того, есть ли у них срок выполнения.

Задачи, которые вы назначили другим — в этом разделе приводятся задачи, которые вы недавно назначили другим, независимо от того, есть ли у них срок выполнения.

Просроченные задачи в ежедневных обзорах не приводятся.

Если у вас нет задач одной из этих категорий, этого раздела в письме не будет.

Новые действия

По почте отправляются уведомления о следующих действиях:

• Вам назначенаназначена задача
• Назначение вам задачи отменено
• Изменился срок выполнениясрок выполненияДата, к которой задача или подзадача должна быть выполнена. назначенной вам задачи
• Вы были добавлены в список отслеживающих задачу
• В задачу, которую вы отслеживаете, загружено новое вложениевложениеФайл, прикреплённый к задаче или беседе.
• К задаче, которую вы отслеживаете, добавлены новые комментариикомментарииОставляйте комментарии к задачам или беседам, чтобы предложить помощь, ответить на вопросы, и помочь с выполнением работы.
• Задача, которую вы отслеживаете, отмечена как выполненнаявыполненная
• Задаче, которую вы отслеживаете, поставили отметку нравится
• Ваш комментарий кому-то понравился
• Ваше вложение кому-то понравилось
• Кому-то понравилось, что вы завершили задачу
• В проекте или группе, участником которой вы являетесь, была начата беседабеседаБеседы — это способ обмена информацией между пользователями в Asana. Начать беседу можно на странице любого проекта или группы.
• В отслеживаемой вами беседе появился новый комментарий
• В проект, участником которого вы являетесь, добавлены новые задачи
• Был обновлён статусстатусСпособ предоставить участникам проекта информацию о ходе работ. Статус имеет цвет (красный, жёлтый, зелёный) и короткое описание. проекта, участником которого вы являетесь
• Изменился статус задачи, которую вы ожидаете
• Задача была перенесена из одного столбца в другой в проекте в виде доски
• Вам назначена задача о согласовании

Уведомления отправляются только о действиях других пользователей. Система не будет уведомлять вас о действиях, которые вы выполнили сами.

Для того чтобы начать получать уведомления во «Входящие» или отказаться от них, добавляйте себя в список участников задач и бесед или удаляйте себя из него.

Уведомления в разделе «Входящие» формируются автоматически при завершении задач или выполнения действий с ними.

Asana отправляет по электронной почте супернабор уведомлений, а во многих случаях мы отправляем их и в раздел «Входящие» в Asana, и по почте.

Ответы на уведомления

Ответьте на почтовое уведомление, чтобы:

• указать, что задача выполненавыполненаПометить задачу галочкой, чтобы указать, что она выполнена. — ответьте на почтовое уведомление, написав в начале своего сообщения слово Выполнено или Готово;
• комментироватькомментировать задачу — ответьте на почтовое уведомление;
• назначитьназначитьЧеловек, ответственный за задачу или подзадачу. Asana допускает назначение только одного исполнителя задачи или подзадачи. задачу коллеге — ответьте на уведомление и добавьте адрес почты коллеги в поле «Кому»;
• добавить коллегу в список отслеживающихотслеживающих задачу — ответьте на сообщение и добавьте адрес почты коллеги в поле «Копия».

Все эти советы также приводятся в конце письма с уведомлением.

Не сохраняйте адрес, на который отправляется ответ, в списке контактов. Он все время меняется.

Еженедельные отчёты

Раз в неделю мы будем отправлять письмо с обновлениями статусов проектов из ваших портфелей.

В неделю можно получать не более 20 писем с еженедельными отчётами.

Сгруппированные обновления

Если в течение часа в ваш адрес отправляется несколько уведомлений, Asana сгруппирует их в одно письмо. Наиболее важные уведомления, например, о назначении задач, всегда отправляются отдельно, а вот обновления о создании новых задач или выполнении задач могут группироваться.

Период ожидания перед отправкой уведомлений на почту (то есть уведомлений о действиях, которые не сгруппируются) составляет 30 секунд.

Ограничение в 30 секунд до получения уведомления по электронной почте применяется только к особо важным уведомлениям. В качестве примера таких уведомлений можно привести сообщение о назначении вам задачи. Период ожидания менее значимых уведомлений составляет 60 минут.

Если вы успеете отправить такие уведомления в архив в течение 30-секундного интервала, по почте они отправлены не будут.

Как группируются уведомления

Уведомления разных типов группируются по-своему.

Сгруппированные означает собранные в одно письму, а несгруппированные означает уведомления, каждое из которых отправляется в отдельном письме.

Что группируется:

• Уведомления о назначении для предыдущего исполнителя (но не текущего исполнителя, который получит особо важное уведомление)
• Уведомления о выполнении задач (кроме тех случаев, когда выполненная задача была вехой)

Что не группируется:

• Уведомления об изменениях настраиваемых полей (если они используются)
• Комментарии
• Уведомления о том, что последняя ожидаемая вами задача выполнена
• Уведомления о вложениях