Формы

Формы доступны всем клиентам, использующим версию Premium, Business и Enterprise. Отдельные функции форм, такие как ветвление, индивидуальная настройка заголовка и настройка сообщения с подтверждением, доступны только пользователям версий Business и Enterprise.

С помощью форм Asana можно стандартизировать применяемый командой процесс начала работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничего не оставалось без внимания. Формы можно использовать для взаимодействия с внутренними и внешними группами с целью сбора и объединения информации, а также для устранения препятствий, бесконечного обмена сообщениями и непонимания между сотрудниками.

Как создать форму

Формы являются частью каждого проекта Asana. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте, с которым она связана.

Как создавать формы

Как создать форму:

  1. Откройте проект и перейдите на вкладку Формы
  2. Нажмите Добавить форму

Меню «Настроить»

По умолчанию вы будете перенаправлены к меню «Настроить» проекта. В нём можно создавать, изменять и делиться формами. Форма будет называться так же, как и проект, с которым она связана, но вы сможете изменить название и добавить описание, в котором будут содержаться инструкции или другая информация для заполняющих форму.

Формы Asana также содержат два стандартных вопроса, имя и адрес электронной почты, позволяющие получать контактные данные пользователей, которые их заполняют. В процессе создания формы эти два вопроса можно удалить.

Если удалить вопрос об адресе электронной почты, пользователи, заполняющие форму не получат подтверждение о её отправке.

Как создавать формы

В окне создания формы можно:

  1. Добавить имя
  2. Добавить адрес электронной почты
  3. Создать ещё один вопрос

Ветвление форм

Ветвление форм является функцией версии Business.

Ветвление форм позволяет создавать дополнительные вопросы, связанные с определёнными ответами на вопросы с выпадающими списками ответов или возможностью выбрать несколько ответов.

При создании формы для начала выберите из списка категорию вопроса с выпадающим списком или множественным выбором ответов. Обратите внимание, что при выборе любой из них вам необходимо указать свои собственные вопросы.

логика ветвления 1

Затем нажмите значок Добавить ветвь, расположенный справа от выбранного пункта выпадающего списка.

логика ветвления 2

Можно создать до пяти уровней ветвления внутри одной ветви.

Настройка формы

После создания формы в неё можно вносить дополнительные вопросы с помощью правой боковой панели.

Настройки формы

настройки формы

На вкладке настроек формы можно:

  1. Выбрать, вопрос, ответ на который будет использоваться в качестве названия задачи.
  2. Указать исполнителя, который будет по умолчанию назначаться задаче, формируемой при отправке каждой формы.
  3. Включать или отключать копирование всех ответов в описание задачи.
  4. Добавить своё сообщение с подтверждением.
  5. Добавить кнопку, с помощью которой отправители смогут переходить к заполнению ещё одной формы.

Возможности добавлять исполнителя по умолчанию и собственное сообщение с подтверждением являются функциями версии Business.

Сопоставление настраиваемых полей

С помощью сопоставления настраиваемых полей можно указывать, с какими полями связаны ответы, используемые в формах Asana.

сопоставление настраиваемых полей

В окне Связано с также можно создать новое настраиваемое поле.

Сопоставление полей дат

Для вопросов в отношении дат, можно указать, что ответы на вопросы из форм, будут привязаны к сроку выполнения.

сопоставление полей дат

Индивидуальная настройка заголовка

Индивидуальная настройка заголовка является функцией версии Business.

Чтобы добавить обложку, нажмите значок Добавить обложку в верхней части формы.

заголовок формы

Изображение для заголовка должно иметь разрешение 800 x 120 пикселей.

Нестандартное фирменное оформление форм

У пользователей версии Enterprise, загрузивших свой логотип в Asana через консоль администратора, есть возможность отображать этот логотип в своих формах.

Чтобы добавить фирменное оформление к своей форме, сначала нужно загрузить логотип своей компании. Сделать это можно на вкладке Настройки консоли администратора.

Загрузив логотип, перейдите к своей форме и нажмите на её название/описание. Затем выберите Показывать логотип организации в этой форме.

фирменный логотип в форме

Добавление вложений в форму

В форме также можно предоставить возможность прикреплять вложения, чтобы отправители могли добавлять творческие задания, изображения, документы, файлы PDF и т. п. Все внесённые в форму вложения будут прикрепляться к задаче, создаваемой в соответствующем проекте при отправке формы.

Для этого нажмите значок Вложение под списком вопросов.

Вложения

вложение 2

Добавив вопрос, можно:

  1. Поменять или скорректировать название вопроса и добавить его описание.
  2. Разрешить добавление нескольких вложений.
  3. Включать и выключать требование обязательно заполнять поле.

Предварительный просмотр формы

В процессе создания формы можно в любое время выполнить её предварительный просмотр, чтобы оценить, как она будет отображаться у отправителей.

Вид 1

На экране формы в проекте:

  1. Нажмите Просмотр формы.

вид 2

Как поделиться формой

Когда форма будет готова, можно копировать ссылку на неё в буфер обмена с помощью соответствующей кнопки. Эту ссылку можно предоставить коллегам в Asana, а также любым другим пользователям, у которых нет учётной записи Asana, и все они получат возможность заполнить эту форму.

Как создавать формы

После заполнения формы отправитель увидит сообщение с подтверждением того, что заявка принята, а переданная им информация будет преобразована в новую задачу в указанном проекте.

При этом также отправляется электронное письмо с подтверждением и сообщением об отправке формы.

Такое письмо отправляется только, если в форме есть вопрос об адресе электронной почты, и респондент ответил на этот вопрос.

вид 2

Если респондент находится в Asana, его можно добавить в список отслеживающих задачу. Если же отправителя нет в Asana, но нужно держать его в курсе, то можно пригласить его в Asana.

вид 2

После получения переданной с помощью формы информации можно добавить отслеживающих, определить приоритет работы, изменить сведения о задаче и приступить к её выполнению.

Формы как шаблон

В шаблонах проектов, созданных специалистами Asana также есть формы.

творческие запросы

Как создать шаблон формы:

  1. На странице Выбрать шаблон проекта нажмите вариант Творческие запросы.
  2. Перейдя к шаблону формы, нажмите кнопку Использовать шаблон.

Из шаблонов проектов вы будете перенаправлены к форме творческих запросов, с помощью которой будут фиксироваться и систематизироваться все креативные запросы, поступающие в вашу группу.

вид 2

Выбрав Использовать шаблон, можно переименовать шаблон и начать работу с новым проектом в шаблоне формы.

Дублирование формы

При дублировании проекта также есть возможность дублировать форму. Просто установите флажок Форма при дублировании нужного проекта.

дублирование

Формы автоматически дублируются в шаблонах, созданных специалистами Asana, в настраиваемых шаблонах и в API.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com