Формы

Формы доступны всем клиентам, использующим версию Premium, Business и Enterprise. Отдельные функции форм, такие как ветвление, индивидуальная настройка заголовка и настройка сообщения с подтверждением, доступны только пользователям версий Business и Enterprise.

С помощью форм Asana можно стандартизировать применяемый командой процесс начала работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничего не оставалось без внимания. Формы можно использовать для взаимодействия с внутренними и внешними группами с целью сбора и объединения информации, а также для устранения препятствий, бесконечного обмена сообщениями и непонимания между сотрудниками.

Как создать форму

Формы являются частью каждого проекта Asana. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте, с которым она связана.

Как создавать формы

Чтобы создать форму:

  1. Откройте проект и пройдите на вкладку Формы.
  2. Нажмите Создать форму.

По умолчанию ваша форма будет называться так же, как и проект, с которым она связана, однако это название можно изменить, а также добавить к форме описание, чтобы дать указания или предоставить информацию тем, кто будет её заполнять.

Кроме того, изначально в формах Asana всегда приводятся два вопроса по умолчанию: имя и электронная почта, чтобы получить контактную информацию людей, подающих вашей группе заявки на выполнение работ. При создании формы эти вопросы можно удалить.

Если удалить вопрос об электронной почте, то автор запроса не получит по почте подтверждение отправки формы.

Как создавать формы

В окне создания формы вы можете:

  1. Указать название формы.
  2. Добавить адрес электронной почты.
  3. Создать другой вопрос.

Ветвление форм

Ветвление форм является функцией версии Business.

Ветвление форм позволяет создавать дополнительные вопросы, связанные с определёнными ответами на вопросы с выпадающими списками ответов или возможностью выбрать несколько ответов.

Во-первых, при создании формы выберите в списке вопросов выберите вариант с выпадающим списком ответов или с возможностью выбрать несколько ответов.

логика ветвления 1

Отсюда можно с лёгкостью создать ответвление.

логика ветвления 2

Можно создавать ветви внутри ветвей глубиной до пяти уровней.

Настройка формы

После создания формы в неё можно вносить дополнительные вопросы с помощью правой боковой панели.

Настройки формы

настройки формы

На вкладке настроек формы можно:

  1. Выбрать, вопрос, ответ на который будет использоваться в качестве названия задачи.
  2. Указать исполнителя, который будет по умолчанию назначаться задаче, формируемой при отправке каждой формы.
  3. Включать или отключать копирование всех ответов в описание задачи.
  4. Добавить своё сообщение с подтверждением.
  5. Добавить кнопку, с помощью которой отправители смогут переходить к заполнению ещё одной формы.

Возможности добавлять исполнителя по умолчанию и собственное сообщение с подтверждением являются функциями версии Business.

Сопоставление настраиваемых полей

С помощью сопоставления настраиваемых полей можно указывать, с какими полями связаны ответы, используемые в формах Asana.

сопоставление настраиваемых полей

В окне Связано с также можно создать новое настраиваемое поле.

Сопоставление полей дат

Для вопросов в отношении дат, можно указать, что ответы на вопросы из форм, будут привязаны к сроку выполнения.

сопоставление полей дат

Индивидуальная настройка заголовка

Индивидуальная настройка заголовка является функцией версии Business.

Чтобы добавить обложку, нажмите значок Добавить обложку в верхней части формы.

заголовок формы

Изображение для заголовка должно иметь разрешение 800 x 120 пикселей.

Нестандартное фирменное оформление форм

У пользователей версии Enterprise, загрузивших свой логотип в Asana через консоль администратора, есть возможность отображать этот логотип в своих формах.

Чтобы добавить фирменное оформление к своей форме, сначала нужно загрузить логотип своей компании. Сделать это можно на вкладке Настройки консоли администратора.

Загрузив логотип, перейдите к своей форме и нажмите на её название/описание. Затем выберите Показывать логотип организации в этой форме.

фирменный логотип в форме

Добавление вложений в форму

В форме также можно предоставить возможность прикреплять вложения, чтобы отправители могли добавлять творческие задания, изображения, документы, файлы PDF и т. п. Все внесённые в форму вложения будут прикрепляться к задаче, создаваемой в соответствующем проекте при отправке формы.

Для этого нажмите значок Вложение под списком вопросов.

Вложения

вложение 2

Добавив вопрос, можно:

  1. Поменять или скорректировать название вопроса и добавить его описание.
  2. Разрешить добавление нескольких вложений.
  3. Включать и выключать требование обязательно заполнять поле.

Предварительный просмотр формы

В процессе создания формы можно в любое время выполнить её предварительный просмотр, чтобы оценить, как она будет отображаться у отправителей.

Вид 1

На экране формы в проекте:

  1. Нажмите Просмотр формы.

вид 2

Как поделиться формой

Когда форма будет готова, можно копировать ссылку на неё в буфер обмена с помощью соответствующей кнопки. Эту ссылку можно предоставить коллегам в Asana, а также любым другим пользователям, у которых нет учётной записи Asana, и все они получат возможность заполнить эту форму.

Как создавать формы

После заполнения формы отправитель увидит сообщение с подтверждением того, что заявка принята, а переданная им информация будет преобразована в новую задачу в указанном проекте.

При этом также отправляется электронное письмо с подтверждением и сообщением об отправке формы.

Такое письмо отправляется только, если в форме есть вопрос об адресе электронной почты, и респондент ответил на этот вопрос.

вид 2

Если респондент находится в Asana, его можно добавить в список отслеживающих задачу. Если же отправителя нет в Asana, но нужно держать его в курсе, то можно пригласить его в Asana.

вид 2

После получения переданной с помощью формы информации можно добавить отслеживающих, определить приоритет работы, изменить сведения о задаче и приступить к её выполнению.

Формы как шаблон

В шаблонах проектов, созданных специалистами Asana также есть формы.

творческие запросы

Как создать шаблон формы:

  1. На странице Выбрать шаблон проекта нажмите вариант Творческие запросы.
  2. Перейдя к шаблону формы, нажмите кнопку Использовать шаблон.

Из шаблонов проектов вы будете перенаправлены к форме творческих запросов, с помощью которой будут фиксироваться и систематизироваться все креативные запросы, поступающие в вашу группу.

вид 2

Выбрав Использовать шаблон, можно переименовать шаблон и начать работу с новым проектом в шаблоне формы.

Дублирование формы

При дублировании проекта также есть возможность дублировать форму. Просто установите флажок Форма при дублировании нужного проекта.

дублирование

Формы автоматически дублируются в шаблонах, созданных специалистами Asana, в настраиваемых шаблонах и в API.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com