Правила

Правила доступны клиентам, использующим версию Asana Premium. Некоторые компоненты правил, такие как конструктор настраиваемых правил, настраиваемые правила с условиями, триггер изменения статуса согласования и функция добавления комментариев, доступны только в версиях [Business] (http://asana.com/ru/business) и [Enterprise] (https://asana.com/ru/enterprise).

Правила позволяют с лёгкостью автоматизировать рутинные задачи и создавать рабочие процессы. Для работы правила необходим триггер, который его активирует, и действие, выполняемое автоматически. Например, правило может автоматически назначить задачу (действие) сразу после того, как будет указан срок её выполнения (триггер).

Создание правила

Создать правило для проекта можно двумя способами: выбрать его из галереи правил в проекте или создать собственное настраиваемое правило.

Правила

Нажмите значок Настроить на панели инструментов и прокрутите вниз до пункта Правила.

В галерее готовых правил можно выбрать вариант, в котором уже есть триггер и действие. Затем можно указать необходимые параметры (например, столбец или исполнителя).

Галерея правил

Создание настраиваемого правила

Конструктор настраиваемых правил доступен в версиях Business и Enterprise.

С помощью конструктора настраиваемых правил можно реализовать любое сочетание триггера и действия.

Добавить правило

Нажмите значок Настроить на панели инструментов и прокрутите до пункта Правила на боковой панели.

  1. Выберите пункт Добавить правило.

настраиваемое правило

Нажмите Создать настраиваемое правило.

вкладка настраиваемых правил

На вкладке добавления правила можно выполнить следующие действия:

  1. Ввести название для правила.
  2. Выбрать один или несколько триггеров.
  3. Выбрать одно или несколько действий.
  4. Задав нужные параметры, нажмите кнопку Создать правило.

Изменение правила

В правила можно в любой момент внести изменения. Для этого нужно перейти в проект и выбрать правило, которое требуется скорректировать.

Чтобы изменить правило, необходимо нажать значок карандаша напротив правила на боковой панели.

изменение

Приостановка правила

Приостановить работу правила можно в любой момент, нажав значок карандаша напротив правила на боковой панели.

приостановка правила

Приостановить правило

Чтобы приостановить работу правила, нажмите на значок переключения.

Удаление правила

Удалить правило можно в любой момент. Для этого щёлкните значок карандаша напротив правила на боковой панели, а затем нажмите кнопку Удалить.

удаление правила

Правила по разделам

В версиях Premium, Business и Enterprise значок правил отображается в разделах (в представлениях списка и доски), в которых есть правила. Значок анимируется при срабатывании правила. Если нажать на значок, откроется меню правил для этого раздела, с помощью которого можно добавлять новые правила или изменять имеющиеся.

Чтобы изменить правило, нужно нажать на значок карандаша, который появляется при наведении указателя мыши на правило.

правила по разделам

Сочетания триггеров и несколько действий

Настраиваемые правила с условиями, триггер изменения статуса согласования и функция добавления комментариев доступны только в версиях [Business] (http://asana.com/ru/business) и Enterprise.**

Кроме того, для облегчения работы коллектива рутинные задачи можно автоматизировать с помощью сочетаний триггеров и (или) условной логики с несколькими действиями.

несколько триггеров и действий

Теперь при создании настраиваемого правила можно добавить до 20 сочетаний триггеров и выбрать до 5 разных действий. При создании настраиваемого правила можно выбрать один и тот же триггер несколько раз, однако использовать действие можно только один раз.

правило в действии

Настраиваемое правило начинает действовать сразу после добавления задачи в проект из представления списка или доски, через форму, по электронной почте или из другой части продукта.

Дополнительные триггеры и действия

дополнительные триггеры

Использование других триггеров и действий:

  1. Вы можете задать действия, которые будут выполняться при изменении статуса согласования.
  2. Создайте комментарий, который будет публиковаться от имени Asana всякий раз при срабатывании выбранного триггера.

Триггер приближающегося срока выполнения

У пользователей версий Enterprise и Business в списке триггеров, приведённом в диалоговом окне создания настраиваемых правил, есть пункт Приближается срок выполнения. Можно выбирать из пары готовых вариантов или нажать кнопку Настроить и задать дополнительные параметры.

Приближается срок выполнения 1

Команда Настроить позволяет указать, сколько минут, часов, дней или недель должно остаться до срока выполнения, чтобы сработало правило.

Приближается срок выполнения 2

Триггер просроченной задачи

При создании настраиваемого правила в версиях Enterprise и Business можно использовать триггер Задача просрочена. Можно выбирать из нескольких готовых вариантов или нажать кнопку Настроить и задать дополнительные параметры.

Задача просрочена 1

Команда Настроить позволяет указать, сколько должно пройти минут, часов, дней или недель после истечения срока выполнения задачи, чтобы сработало правило.

Задача просрочена 2

Если при настройке триггера указать дни или недели, время выполнения будет игнорироваться, а правило будет срабатывать только по срокам выполнения. Если же выбрать минуты или часы, то будет учитываться время выполнения.

Заметки о триггерах приближающегося срока выполнения и просроченной задачи

  • Эти триггеры срабатывают в тот момент, когда у задачи наступает срок выполнения или просроченное состояние, а не просто потому, что та или иная задача подлежит выполнению или просрочена.
  • Оба этих триггера после создания правила не срабатывают в отношении уже имеющихся в проекте задач, даже если эти задачи отвечают их критериям. Триггеры срабатывают только в отношении тех событий, которые будут происходить после создания правила.
  • Эти триггеры срабатывают только для незавершённых задач.
  • Правила с точностью, указанной до дня или недели, не выполняются ровно в полночь. Такие правила обычно выполняются в промежутке с полуночи до 1 часа ночи.

Типы и ограничения правил

Независимо от версии Premium или Business действует ограничение: не более 20 правил на проект.

Настраиваемые правила

Триггеры

  • В каждое настраиваемое правило можно добавлять до 20 триггеров.
  • Один триггер можно выбрать несколько раз.

Несколько действий

  • Допускается выбор 5 действий, которые будут выполняться при срабатывании одного или нескольких триггеров.
  • При этом одно и то же действие можно добавить только один раз.

Триггеры по столбцам и разделам

Триггеры по столбцам и разделам предназначены для проектов, подготовленных в виде доски, а также для проектов, в которые были добавлены новые сворачивающиеся разделы.

Правила с настраиваемыми полями

Правила с настраиваемыми полями можно использовать во всех проектах, где есть настраиваемые поля.

Настраиваемые правила

Для получения доступа к этим правилам необходимо сначала добавить в проект [настраиваемое поле] (https://asana.com/ru/guide/help/premium/custom-fields).

Срабатывание правил

Запускать правила можно из любого места (из веб-приложения, из приложения для мобильных устройств или из интеграции с внешней системой). При внесении изменения в задачу, мы проверяем, не находится ли эта задача в каких-либо проектах, где заданы правила, и не приведёт ли ваше действие к срабатыванию одного из них.

Проекты, к которым у вас нет доступа

Вы можете инициировать срабатывание правил в проектах, к которым у вас нет доступа, но при этом не будет отображаться жёлтый значок молнии, указывающий на работу правила.

Запустить правило может любой пользователь, включая гостей.

Некоторые аспекты разрешений

  • Изменять и удалять правило может только его владелец.
  • Если ответственный за проект является участником с ограниченным доступом, он не может вносить в правило изменения, но может приостановить или активировать его.
  • Устанавливать правила можно только в проектах, к которым у вас есть полный доступ с правом внесения изменений. Если у вас есть только разрешение на комментирование проекта, ваше правило будет приостановлено. Чтобы запустить его, нужно будет получить полный доступ с правом внесения изменений в проект, после чего вы сможете снова активировать правило в окне его редактирования.
  • Вы можете устанавливать правила только для тех элементов, к которым у вас есть доступ. Если у вас нет доступа к проекту, вы не сможете задать правило, добавляющее в него задачу, которая [размещена в нескольких проектах] (https://asana.com/guide/help/tasks/fields#gl-multi-home).

Кто может включать или выключать правила?

Включать и выключать правила может любой пользователь, имеющий право вносить изменения в проект, в котором работает правило, независимо от того, кто его создал.

включение правил

Кроме того, только пользователи с правом редактирования могут просматривать историю изменений.

Пользователи с правом редактирования могут приостанавливать или активировать правило, но только его владелец может изменять триггеры и действия, заданные в правиле.

Единственным, кто может изменить или удалить правило, является его владелец.

Отключение привилегий

В случае отключения привилегий для пользователя, у которого есть правила, его правила приостанавливаются, а все права на них переходят к ответственным за проекты, в которых такие правила размещены.

Если у проекта нет ответственного, права на правила переходят к администратору, который выполнил отключение привилегий. Повторно активировать правило может только новый владелец этого правила.

Обновление неправильно настроенных правил

В случае нарушения конфигурации правила (например, когда есть правило, перемещающее выполненные задачи в столбец «Готово», и кто-то удаляет столбец «Готово»), мы отправим сообщение об этом владельцу правила и дадим ему знать, что нужно внести корректировки.

  • Мы отправим вам сообщение по электронной почте при первом случае, когда наступят условия срабатывания правила, но его невозможно будет выполнить из-за нарушения конфигурации. Повторное сообщение придёт, только если после исправления и хотя бы одного успешного выполнения текущей конфигурации она снова будет нарушена.

  • Кроме того, в меню «Правила» на панели инструментов проекта у владельца правила вместо молнии будет отображаться предупреждающий знак, а также информация о том, какое именно правило нарушается и что конкретно нужно исправить: триггер или действие.

  • После исправления и сохранения правила в корректной конфигурации эти предупреждения исчезнут.

Интеграции

С помощью функции «Правила для приложений» пользователи могут сопоставлять триггеры правил с действиями в других инструментах. (Например, отправить сообщение в Slack, когда задача будет выполнена.)

Правила Asana могут запускать следующие действия в рамках интеграций:

  • Отправка сообщения в Slack
  • Отправка сообщения в MSFT
  • Создание нового билета Jira (работает для версий Cloud и Server).

Как использовать триггеры для отправки настраиваемых уведомлений или для создания билетов Jira

Для получения наилучшего результата необходимо сначала добавить приложение в проект, нажав значок «Настроить» на панели инструментов проекта и выбрав пункт «Добавить приложение».

Перейдите во всплывающее окно Добавить правило:

добавить правило

В окне Добавить правило:

  1. Присвойте правилу название.
  2. Выберите канал.
  3. Напишите сообщение или создайте билет Jira.
  4. Выберите действие в интеграции 1. Нажмите кнопку Создать правило, чтобы активировать правило.

При создании задач из интеграций (например, со Slack, Gmail или Outlook) могут срабатывать следующие триггеры:

  1. Задача добавлена в проект
  2. Задача назначена
  3. Срок выполнения изменён
  4. Указано, что задача выполнена
  5. Настраиваемое поле изменено
  6. Добавлено вложение

Автоматическое действие по всем этим триггерам выполняется в отношении всех задач, а не только в отношении задач из интеграций.

Формы

При создании задач с помощью форм могут срабатывать следующие триггеры:

Задача добавлена в проект

Этот триггер применяется ко всем задачам, добавляемым в проект, а не только к задачам из форм.

Задано значение настраиваемого поля

По каждому настраиваемому полю с выпадающим списком в проекте будет отображаться триггер и действие. Поэтому если в проекте есть настраиваемые поля «Приоритет» и «Этап», будут отображаться триггеры «Задан приоритет» и «Задан этап». Вы можете выбрать, по какому значению этого настраиваемого поля будет запускаться правило.

Пример. Если в форме есть настраиваемое поле с выпадающим списком «Тип запроса» с пунктами «Блог» и «Веб-сайт», можно задать для проекта правило «При выборе типа запроса "Блог" добавить задачу в проект "Запросы для блога"».

Эта функция работает только в настраиваемых полях с выпадающим списком проекта. Не все выпадающие списки, используемые в формах, являются настраиваемыми полями.

Разрешения для гостей

Гости не могут создавать правила или владеть ими, но они могут их запускать.

Цены

Пользователи версий Business и Enterprise:

Конструктор настраиваемых правил доступен в версиях Business и Enterprise.

Набор правил, доступных пользователям версии Premium:

  • При перемещении в столбец/раздел > Указать, что задача выполнена
  • При завершении задачи > Переместить в столбец/раздел
  • При изменении настраиваемого поля > Переместить в столбец/раздел
  • При перемещении в столбец/раздел > Задать настраиваемое поле
  • При изменении настраиваемого поля > Указать, что задача выполнена
  • При завершении задачи > Задать настраиваемое поле

Обратные действия для правил

Пользователи версий Business и Enterprise:

Обратные действия — это дополнение к существующим правилам, которое теперь позволяет сбрасывать и удалять данные. Предусмотрев возможность выполнения обратных действий для правил, мы создали ещё более мощный инструмент, повышающий надёжность, качество и эффективность рабочих процессов наших клиентов.

Доступные обратные действия:

  • Отменить назначение задачи
  • Переместить задачу в другой проект
  • Сбросить срок выполнения
  • Указать, что задача не завершена
  • Удалить участников

![обратные действия] (https://luna1.co/4e6773.png){.screenshot}

Обратные действия позволяют переназначать, сбрасывать и перемещать задачи из одного проекта в другой.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com