Портфели
- Перейти к
- Создание портфеля
- Представление портфеля
- Обзор проекта
- Обновления статуса
- Параметры просмотра и вехи
- Экспорт в Google Таблицы
- Экспорт в CSV
- Принадлежность к портфелям и открытие доступа к ним
- Хронология портфеля
- Поиск портфелей
- Добавление портфелей в портфели
- Настройки конфиденциальности
- Часто задаваемые вопросы о портфелях
Портфели доступны всем клиентам с тарифными планами Business и Enterprise.
Портфели обеспечивают целостное представление обо всех важных проектах в одном месте. Управление портфелями проектов позволяет организовывать самые важные проекты, контролировать их состояние в реальном времени, а также находить дополнительные сведения и своевременно информировать сотрудников о ходе работ. Портфели также доступны на устройствах Android и iOS.
Кроме того, в портфелях можно пользоваться функцией Загрузка. Для этого необходимо нажать «Портфели» на боковой панели, выбрать портфель, а затем перейти на вкладку «Загрузка».
Создание портфеля
Как создать портфель:
- Нажмите Портфели в левой верхней части боковой панели.
- Нажмите на плитку Новый портфель
- Присвойте портфелю название.
- Нажмите кнопку Создать портфель.
Представление портфеля
При нажатии на один из портфелей открывается список всех находящихся в нём проектов.
В представлении портфеля можно:
- Добавить ещё один проект в портфель
- Посмотреть последний статус каждого проекта
- Посмотреть ход работ в % по каждому проекту
- Посмотреть или изменить срок выполнения или диапазон дат проекта
- Посмотреть или изменить приоритет проекта
- Посмотреть значения настраиваемых полей по каждому проекту
- Посмотреть ответственного за проект
Удалить проект из портфеля можно в любое время.
Как удалить проект из портфеля:
- Нажмите значок с тремя точками рядом с названием проекта
- Выберите команду Убрать из портфеля
Обзор проекта
Для того чтобы открыть обзор проекта, нажмите на него в портфеле.
В режиме обзора проекта можно:
- Выбрать ответственного за проект
- Добавить или изменить срок выполнения или диапазон дат
- Открыть проект, чтобы просмотреть его задачи, ресурсы и хронологию
- Добавить или изменить приоритет проекта
- Посмотреть последний статус проекта или самостоятельно обновить его статус
Обновления статуса
Если статус проекта ещё не обновлялся, нажмите на проект в портфеле и запросите обновление у ответственного за проект или создайте обновление статуса самостоятельно.
Кроме того, имеющийся статус можно прокомментировать прямо из обзора проекта.
Параметры просмотра и вехи
Если вам и вашему коллективу нравится какой-то определённый способ сортировки портфелей, его можно сохранить в качестве представления по умолчанию для всех пользователей.
Как изменить представление портфеля:
- Нажмите значок регуляторов в правом верхнем углу
- Выберите Задачи или Вехи в качестве отображаемого типа хода работ
- Выберите просмотр портфеля по одному из параметров: Статус, Ответственный за проект, Срок выполнения или По алфавиту
Вехи в представлении портфеля
Вехи отображаются в хронологии портфеля.
Ромб синего цвета обозначает ключевую веху.
Ими обозначаются ключевые события и ход реализации плана проекта. Вехи, как дорожные столбы, размечают траекторию выполнения проекта, не давая вам сбиться с пути.
Для того чтобы получить дополнительную информацию о задаче в рамках проекта, можно нажать на символ вехи.
В представлении портфеля отображается максимум 12 вех; дальше список усекается.
Кроме того, просмотреть вехи того или иного проекта можно в режиме обзора проекта, нажав на него в портфеле.
В режиме обзора проекта в портфеле можно:
- Добавить новую веху, нажав значок +.
- Просматривать достигнутые и недостигнутые вехи проекта.
Кроме того, можно добавлять настраиваемые поля из выпадающего списка, а затем сортировать портфель по выбранному полю.
Как управлять настраиваемыми полями
При нажатии кнопки «Настроить» в представлении Проекты появится выпадающее меню, в котором можно нажать + Добавить поле.
В появившемся всплывающем окне можно будет добавить настраиваемое поле.
Если кнопка-переключатель синего цвета, это значит, что поле включено.
Как добавить настраиваемое поле:
- Нажмите кнопку Создать
- Введите название нового настраиваемого поля в области Название поля
- Нажмите кнопку Создать поле, чтобы добавить новое поле
Сортировка по полям
В представлении проекта с помощью кнопки-регулятора Сортировка можно выполнить сортировку загрузки по нескольким полям.
Теперь можно задавать категории, расставлять приоритеты, определять этапы работы и выполнять сортировку с учётом своих потребностей.
Экспорт портфеля в Google Таблицы
После создания портфеля его в любое время можно экспортировать в Google Таблицы.
Как экспортировать портфель в Google Таблицы:
- Нажмите на стрелку рядом с названием портфеля
- Наведите указатель мыши на пункт Экспорт и выберите вариант Google Таблицы
Экспорт портфеля в CSV
Портфель также можно экспортировать в файл формата CSV. При этом в экспортируемые данные также включаются настраиваемые поля.
Как экспортировать портфель в файл формата CSV:
- Нажмите стрелку рядом с названием портфеля
- Наведите указатель мыши на пункт Экспорт и выберите вариант CSV
Принадлежность к портфелям и открытие доступа к ним
Вы можете в любое время поделиться портфелями с коллегами по группе в Asana или добавить коллег в качестве участников портфеля.
После нажатия кнопки «Поделиться» и открытия окна участников портфеля можно выполнить следующие действия:
- Скопировать ссылку на портфель и поделиться ею с коллегами
- Добавить участников портфеля
- Назначить участника ответственным за портфель или удалить его из портфеля
После добавления в число участников портфеля в ваш раздел «Входящие» придёт соответствующее уведомление. Кроме того, при открытии раздела «Портфели» рядом с соответствующим портфелем будет отображаться значок «Новый портфель».
Если вас добавили в список участников портфеля, вы будете получать еженедельный отчёт по электронной почте, при условии, что у вас включены уведомления по электронной почте.
Если вы поделитесь портфелем, содержащим несколько закрытых проектов, тот, кому вы предоставите доступ к нему, увидит соответствующее уведомление в нижней части экрана.
Хронология портфеля
Хронология портфеля позволяет визуализировать, публиковать и корректировать последовательность инициатив, с тем чтобы можно было оптимально использовать ресурсы и соблюдать сроки.
Доступ к хронологии портфеля
Чтобы открыть хронологию портфеля, нажмите на вкладку Портфели и выберите нужный портфель.
Затем нажмите на вкладку Хронология, чтобы открыть хронологию портфеля.
Панель инструментов хронологии портфеля
На панели инструментов портфеля можно:
- Отфильтровать проекты по дням
- Отфильтровать представление по дням, неделям, месяцам, кварталам, полугодиям или годам
- Задать цвет или выбрать настраиваемые поля с цветом
Поиск портфелей
Обращаем ваше внимание, что мы разворачиваем эту функцию постепенно.
Выполнение простого поиска
Для выполнения базового поиска введите название портфеля в строке поиска.
Выполнение расширенного поиска
Для поиска информации в портфеле можно воспользоваться расширенным поиском.
Это можно легко сделать с главной страницы.
Находясь на главной странице:
- Нажмите «Поиск»
- Затем выберите пункт «Расширенный поиск»
После этого укажите параметры поиска и нажмите Добавить фильтр, а затем В портфелях, чтобы выполнить поиск в портфелях.
Поиск портфеля также можно выполнить с помощью @упоминания портфеля в поле описания или комментария в Asana. Обратите внимание, что если портфель является закрытым, то для его обнаружения посредством поиска у вас должен быть доступ к этому портфелю.
Добавление портфелей в портфели
Подробнее о функции добавления портфелей в портфели см. в этой статье руководства.
Настройки конфиденциальности
Ответственный за портфель может сделать портфель закрытым или общедоступным.
Если сделать портфель закрытым, доступ к его содержимому будет только у участников этого портфеля, кроме того, его нельзя будет обнаружить в организации или в рабочем пространстве. Если сделать портфель общедоступным, он будет обнаруживаться в организации и в рабочем пространстве.
Как переключить портфель с общедоступного на закрытый и обратно:
Находясь в портфеле:
- Нажмите значок «Поделиться»
Далее выберите режим для портфеля: закрытый или общедоступный для организации или рабочего пространства.
Часто задаваемые вопросы о портфелях
В случае возникновения каких-либо вопросов в отношении портфелей посмотрите нашу страницу часто задаваемых вопросов о портфелях или обратитесь в службу поддержки.
