Портфели

Портфели доступны всем клиентам с тарифными планами Business и Enterprise.

Портфели обеспечивают целостное представление обо всех важных проектах в одном месте. Управление портфелями проектов позволяет организовывать самые важные проекты, контролировать их состояние в реальном времени, а также находить дополнительные сведения и своевременно информировать сотрудников о ходе работ. Портфели также доступны на устройствах Android и iOS.

Кроме того, в портфелях можно пользоваться функцией Загрузка. Для этого необходимо нажать «Портфели» на боковой панели, выбрать портфель, а затем перейти на вкладку «Загрузка».

Создание портфеля

Панель мониторинга 1

Как создать портфель:

  1. Нажмите Портфели в левой верхней части боковой панели.
  2. Нажмите на плитку Новый портфель
  3. Присвойте портфелю название.
  4. Нажмите кнопку Создать портфель.

Представление портфеля

При нажатии на один из портфелей открывается список всех находящихся в нём проектов.

Представление портфеля

В представлении портфеля можно:

  1. Добавить ещё один проект в портфель
  2. Посмотреть последний статус каждого проекта
  3. Посмотреть ход работ в % по каждому проекту
  4. Посмотреть или изменить срок выполнения или диапазон дат проекта
  5. Посмотреть или изменить приоритет проекта
  6. Посмотреть значения настраиваемых полей по каждому проекту
  7. Посмотреть ответственного за проект

Удалить проект из портфеля можно в любое время.

Удаление проекта из портфеля

Как удалить проект из портфеля:

  1. Нажмите значок с тремя точками рядом с названием проекта
  2. Выберите команду Убрать из портфеля

Обзор проекта

Для того чтобы открыть обзор проекта, нажмите на него в портфеле.

Портфель 3

В режиме обзора проекта можно:

  1. Выбрать ответственного за проект
  2. Добавить или изменить срок выполнения или диапазон дат
  3. Открыть проект, чтобы просмотреть его задачи, ресурсы и хронологию
  4. Добавить или изменить приоритет проекта
  5. Посмотреть последний статус проекта или самостоятельно обновить его статус

Обновления статуса

Если статус проекта ещё не обновлялся, нажмите на проект в портфеле и запросите обновление у ответственного за проект или создайте обновление статуса самостоятельно.

Портфель 4

Кроме того, имеющийся статус можно прокомментировать прямо из обзора проекта.

Портфель 5

Параметры просмотра и вехи

Если вам и вашему коллективу нравится какой-то определённый способ сортировки портфелей, его можно сохранить в качестве представления по умолчанию для всех пользователей.

Портфель 5

Как изменить представление портфеля:

  1. Нажмите значок регуляторов в правом верхнем углу
  2. Выберите Задачи или Вехи в качестве отображаемого типа хода работ
  3. Выберите просмотр портфеля по одному из параметров: Статус, Ответственный за проект, Срок выполнения или По алфавиту

Вехи в представлении портфеля

Вехи отображаются в хронологии портфеля.

Ромб синего цвета обозначает ключевую веху.

Ими обозначаются ключевые события и ход реализации плана проекта. Вехи, как дорожные столбы, размечают траекторию выполнения проекта, не давая вам сбиться с пути.

Вехи в портфелях

Для того чтобы получить дополнительную информацию о задаче в рамках проекта, можно нажать на символ вехи.

задача-веха

В представлении портфеля отображается максимум 12 вех; дальше список усекается.

Кроме того, просмотреть вехи того или иного проекта можно в режиме обзора проекта, нажав на него в портфеле.

Вехи в режиме обзора проекта

В режиме обзора проекта в портфеле можно:

  1. Добавить новую веху, нажав значок +.
  2. Просматривать достигнутые и недостигнутые вехи проекта.

Кроме того, можно добавлять настраиваемые поля из выпадающего списка, а затем сортировать портфель по выбранному полю.

Как управлять настраиваемыми полями

При нажатии кнопки «Настроить» в представлении Проекты появится выпадающее меню, в котором можно нажать + Добавить поле.

добавление настраиваемых полей

В появившемся всплывающем окне можно будет добавить настраиваемое поле.

Если кнопка-переключатель синего цвета, это значит, что поле включено.

создание нового поля

Как добавить настраиваемое поле:

  1. Нажмите кнопку Создать
  2. Введите название нового настраиваемого поля в области Название поля
  3. Нажмите кнопку Создать поле, чтобы добавить новое поле

Сортировка по полям

В представлении проекта с помощью кнопки-регулятора Сортировка можно выполнить сортировку загрузки по нескольким полям.

сортировка

Теперь можно задавать категории, расставлять приоритеты, определять этапы работы и выполнять сортировку с учётом своих потребностей.

Экспорт портфеля в Google Таблицы

После создания портфеля его в любое время можно экспортировать в Google Таблицы.

экспорт в таблицы

Как экспортировать портфель в Google Таблицы:

  1. Нажмите на стрелку рядом с названием портфеля
  2. Наведите указатель мыши на пункт Экспорт и выберите вариант Google Таблицы

Экспорт портфеля в CSV

Портфель также можно экспортировать в файл формата CSV. При этом в экспортируемые данные также включаются настраиваемые поля.

экспорт в csv

Как экспортировать портфель в файл формата CSV:

  1. Нажмите стрелку рядом с названием портфеля
  2. Наведите указатель мыши на пункт Экспорт и выберите вариант CSV

Принадлежность к портфелям и открытие доступа к ним

Вы можете в любое время поделиться портфелями с коллегами по группе в Asana или добавить коллег в качестве участников портфеля.

поделиться портфелем

После нажатия кнопки «Поделиться» и открытия окна участников портфеля можно выполнить следующие действия:

  1. Скопировать ссылку на портфель и поделиться ею с коллегами
  2. Добавить участников портфеля
  3. Назначить участника ответственным за портфель или удалить его из портфеля

поделиться портфелем 2

После добавления в число участников портфеля в ваш раздел «Входящие» придёт соответствующее уведомление. Кроме того, при открытии раздела «Портфели» рядом с соответствующим портфелем будет отображаться значок «Новый портфель».

Если вас добавили в список участников портфеля, вы будете получать еженедельный отчёт по электронной почте, при условии, что у вас включены уведомления по электронной почте.

поделиться портфелем 3

Если вы поделитесь портфелем, содержащим несколько закрытых проектов, тот, кому вы предоставите доступ к нему, увидит соответствующее уведомление в нижней части экрана.

Хронология портфеля

Хронология портфеля позволяет визуализировать, публиковать и корректировать последовательность инициатив, с тем чтобы можно было оптимально использовать ресурсы и соблюдать сроки.

Доступ к хронологии портфеля

Чтобы открыть хронологию портфеля, нажмите на вкладку Портфели и выберите нужный портфель.

хронология портфеля

Затем нажмите на вкладку Хронология, чтобы открыть хронологию портфеля.

представление хронологии портфеля

Панель инструментов хронологии портфеля

панель инструментов портфеля

На панели инструментов портфеля можно:

  1. Отфильтровать проекты по дням
  2. Отфильтровать представление по дням, неделям, месяцам, кварталам, полугодиям или годам
  3. Задать цвет или выбрать настраиваемые поля с цветом

Обращаем ваше внимание, что мы разворачиваем эту функцию постепенно.

Выполнение простого поиска

простой поиск

Для выполнения базового поиска введите название портфеля в строке поиска.

Выполнение расширенного поиска

Для поиска информации в портфеле можно воспользоваться расширенным поиском.

Это можно легко сделать с главной страницы.

поиск портфелей

Находясь на главной странице:

  1. Нажмите «Поиск»
  2. Затем выберите пункт «Расширенный поиск»

поиск по хронологии портфеля

После этого укажите параметры поиска и нажмите Добавить фильтр, а затем В портфелях, чтобы выполнить поиск в портфелях.

Поиск портфеля также можно выполнить с помощью @упоминания портфеля в поле описания или комментария в Asana. Обратите внимание, что если портфель является закрытым, то для его обнаружения посредством поиска у вас должен быть доступ к этому портфелю.

Добавление портфелей в портфели

Подробнее о функции добавления портфелей в портфели см. в этой статье руководства.

Настройки конфиденциальности

Ответственный за портфель может сделать портфель закрытым или общедоступным.

Если сделать портфель закрытым, доступ к его содержимому будет только у участников этого портфеля, кроме того, его нельзя будет обнаружить в организации или в рабочем пространстве. Если сделать портфель общедоступным, он будет обнаруживаться в организации и в рабочем пространстве.

Как переключить портфель с общедоступного на закрытый и обратно:

поиск портфелей

Находясь в портфеле:

  1. Нажмите значок «Поделиться»

конфиденциальность портфелей

Далее выберите режим для портфеля: закрытый или общедоступный для организации или рабочего пространства.

Часто задаваемые вопросы о портфелях

В случае возникновения каких-либо вопросов в отношении портфелей посмотрите нашу страницу часто задаваемых вопросов о портфелях или обратитесь в службу поддержки.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com