Средство импорта файлов CSV

Начните работу со своими данными в Asana простым и быстрым способом.

Средство импорта файлов CSV поможет вам перенести свой рабочий процесс из электронных таблиц (например, Excel или Smartsheet) в Asana, чтобы вы сразу могли начать работу с любым проектом. Также можно импортировать данные из других инструментов управления работами.

По окончании импорта все строки таблицы появятся в системе в виде отслеживаемых задач проекта, а каждый столбец будет играть роль метаданных для ваших задач.

Прежде чем начать: советы по организации данных в электронной таблице

снимок экрана с электронной таблицей и сносками к названиям столбцов

Средство импорта файлов CSV позволяет переносить данные в Asana, не сопоставляя их вручную. Для автоматического сопоставления полей в проекте столбцам электронной таблицы можно присвоить следующие названия:

  1. Название: в этом столбце указываются названия задач проекта.
  2. Описание: в этом столбце приводится информация и контекст для задач.
  3. Исполнитель: назначьте ответственного за каждую задачу, добавив адреса электронной почты действующих пользователей вашего рабочего пространства или организации в Asana. Задачи, создаваемые в Asana, можно назначать только одному участнику группы.
  4. Участники: вы можете добавить ещё одного коллегу в качестве участника задачи, добавив в отдельный столбец адрес электронной почты действующего пользователя своего рабочего пространства или организации в Asana.
  5. Срок выполнения: используйте стандартный для США формат даты (месяц/день/год), чтобы отслеживать сроки выполнения каждой задачи.
  6. Дата начала: добавьте отдельный столбец для дат начала (это функция Asana Premium). Если у вас другая версия, информация из столбца с датами начала будет перенесена в описание задачи.
  7. Тип: в качестве значения укажите milestone (веха), чтобы в вашем проекте задачи отличались от вех.
  8. Раздел/столбец: новый раздел будет создан, как только вы вручную перенесёте задачи в нужный раздел или столбец.
  9. Прочая информация: информация, приведённая в этом столбце, будет располагаться сверху вниз в поле описания задачи в соответствии с порядком расположения ваших столбцов.

Всегда используйте шапку таблицы с названиями столбцов, чтобы средство импорта файлов CSV смогло распознать тип импортируемых данных.

Импорт подзадач в проект

снимок экрана с электронной таблицей и сносками для сопоставления подзадач

Чтобы импортировать подзадачи через средство импорта файлов CSV:

  1. Создайте в своей электронной таблице новый столбец под названием Подзадача задачи.
  2. В столбце Подзадача задачи укажите точное название точное название родительской задачи в соответствующей строке. Родительская задача должна быть расположена выше текущей строки в файле CSV. При наличии в файле CSV названий, которые не являются уникальными, будет использована ближайшая сверху строка с совпадающим названием.

Указание зависимостей между задачами

снимок экрана электронной таблицы и сносками на установление зависимых элементов

Чтобы указать зависимости с помощью средства импорта файлов CSV:

  1. Создайте в своей электронной таблице новый столбец под названием Зависимости.
  2. В столбце Зависимости укажите список задач, которые блокируют задачу из текущей строки.

Приведённые в списке задачи должны в точности совпадать с названиями блокирующих задач. Зависимая задача должна находиться выше текущей строки в файле CSV. При наличии в файле CSV названий, которые не являются уникальными, будет использована ближайшая сверху строка с совпадающим названием.

Импорт данных в виде настраиваемых полей

Дополнительные столбцы таблицы можно сопоставить с настраиваемыми полями, которые помогают (помимо всего прочего) сортировать задачи и отслеживать приоритеты, этап проекта, группу или приблизительное время выполнения.

снимок экрана с электронной таблицей и фокусом на столбцах для настраиваемых полей

Настраиваемые поля могут содержать либо текст, либо числа, либо выпадающие списки значений. Столбцы, названия которых не соответствуют конкретным полям в Asana (например, «Название» или «Раздел»), будут приведены в проекте как настраиваемые поля.

Данные из файла CSV можно сопоставить либо с новыми настраиваемыми полями, либо с уже существующими в проекте:

Новые настраиваемые поля автоматически создаются для новых проектов, создаваемых с помощью команды Импортировать электронную таблицу. По умолчанию эти новые настраиваемые поля будут доступны только в этих проектах.

Новые настраиваемые поля автоматически создаются в существующих проектах при импорте в них файла CSV. Делается это, когда названия столбцов не совпадают с настраиваемыми полями, которые имеются в проектах или в вашей организации. По умолчанию эти новые настраиваемые поля будут доступны только в проектах, в которые выполняется импорт.

— Данные сопоставляются с существующими настраиваемыми полями в проекте или организации, если сначала был создан проект. Можно использовать настраиваемые поля, имевшиеся в проекте до импорта файла CSV, или сопоставить информацию из файла CSV с настраиваемыми полями своей организации.

Чтобы сопоставить данные из файла CSV с существующими настраиваемыми полями, проследите за тем, чтобы данные в столбцах совпадали с полями, имеющимися в проекте или организации. Если в ячейке есть опечатки или несоответствие пунктуации, импорт выборки настраиваемых полей не состоится.

Как импортировать электронную таблицу в Asana с помощью средства импорта файлов CSV

Существует три разных способа импорта данных из файла CSV в Asana: при создании нового проекта из группы, при использовании кнопки быстрого добавления и с помощью выпадающего меню в существующем проекте.

Импорт электронной таблицы при создании проекта для группы

снимок экрана с пунктом импорта электронной таблицы в меню создания проекта

Чтобы импортировать файл CSV для создания нового проекта из группы:

  1. Нажмите на боковой панели значок плюса рядом с названием своей группы, чтобы открыть варианты создания проекта.
  2. Выберите пункт Импортировать электронную таблицу.

Импорт электронной таблицы с помощью кнопки быстрого добавления

снимок экрана с вариантом импорта электронной таблицы в модальном окне шаблона

Чтобы импортировать файл CSV для создания нового проекта с помощью кнопки быстрого добавления:

  1. Нажмите кнопку быстрого добавления в правом верхнем углу и выберите Проект.
  2. В модальном окне Выберите шаблон проекта нажмите Импортировать электронную таблицу.

Импорт электронной таблицы с помощью выпадающего меню в существующем проекте

снимок экрана с пунктом импорта CSV в меню проекта

Чтобы импортировать файл CSV для добавления задачи в проект:

  1. Нажмите на стрелку раскрывающегося меню в заголовке проекта рядом с его названием.
  2. Наведите указатель мыши на пункт Импорт.
  3. Выберите вариант CSV.

Укажите сведения, выберите файл и просмотрите свой проект

Добавление сведений о проекте

снимок экрана с модальным окном для добавления сведений о проекте

Выбрав подходящий вариант импорта электронной таблицы или файла CSV, вы будете перенаправлены в модальное окно, в котором сможете привести информацию о своём проекте, например, его название или настройки конфиденциальности:

  1. Чтобы ввести название своего проекта, воспользуйтесь полем Название проекта.
  2. Выберите группу, в которую хотите добавить проект.
  3. Задайте настройки конфиденциальности проекта, указав, что проектом будет доступен всем участникам выбранной группы или только участникам самого проекта.
  4. Нажмите Выбрать файл для импорта, чтобы продолжить.

Выбор файла CSV для импорта

снимок экрана модального окна выбора файла CSV для импорта

Указав название проекта, вы сможете выбрать файл, который хотите импортировать.

Нажмите Выбрать файл CSV для импорта и укажите файл на своём компьютере. Также можно перетащить файл из своего компьютера в модальное окно.

Предварительный просмотр проекта

снимок экрана с модальным окном предварительного просмотра

Перед завершением импорта файла CSV можно посмотреть, как будет выглядеть проект, и при необходимости внести изменения:

  1. Нажмите Передать новый CSV, чтобы вернуться на предыдущий экран и выбрать другой файл CSV.
  2. Нажмите кнопку Внести изменения, если вам нужно подкорректировать информацию, которая была выгружена в ваш проект из файла CSV.
  3. Если же вас всё устраивает, нажмите кнопку Перейти к проекту.

Внесение изменений в сопоставление данных

Перед созданием проекта можно изменить сопоставление данных, импортируемые столбцы или кодировку, нажав кнопку Внести изменения на экране предварительного просмотра.

Изменение сопоставления данных

снимок экрана модального окна предварительного просмотра с фокусом на изменение сопоставлений

Нажимайте на заголовки столбцов, чтобы изменить поле, с которым требуется произвести сопоставление.

Также можно изменить тип настраиваемого поля. Например, если столбец содержит числовые значения, а настраиваемое поле имеет тип Числовое поле, его можно изменить его на Текстовое поле.

Примите во внимание, что столбец Название для задач изменить нельзя. Чтобы выбрать конкретный столбец в файле CSV, данные из которого будут использоваться в качестве названий задач, в его первой строке должно быть указано значение «Название». Информация из файла CSV сопоставляется в Asana по названиям столбцов.

Пропуск столбцов из исходного файла CSV

снимок экрана модального окна предварительного просмотра с фокусом на меню столбцов

Также можно нажать кнопку Игнорировать столбцы, чтобы пропустить столбцы с данными, которые не требуется импортировать в проект.

Изменение кодировки

снимок экрана модального окна предварительного просмотра с фокусом на значке кодировки

Если в CSV используется другой формат кодировки или другая локаль, то можно нажать на значок кодировки символов, чтобы сменить её на UTF-8, Windows, Macintosh или Shift JIS.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com