Контроль инициатив и управление ресурсами

Руководителям проектов требуются отчёты, обновления статуса и план управления ресурсами коллектива, чтобы обеспечивать своевременное выполнение работ и принимать обоснованные решения в отношении планирования. Чтобы получить всю необходимую информацию в одном месте, они могут пользоваться портфелями с панелями мониторинга и аналитикой по загрузке сотрудников.

Как пользоваться портфелями

Портфели — это лучший способ организовывать управление и отчётность по нескольким проектам в одном месте. Портфели помогут вам ответить на следующие вопросы:

• Какие проекты под угрозой, а в каких работа идёт по плану, и почему так происходит?
• Когда запускаются или завершаются проекты?
• Как работа распределена по сотрудникам и/или проектам?
• Каковы основные приоритеты моей команды?
• Чему мне, прежде всего, нужно уделять внимание?

Как и проекты, портфели можно просматривать в разных представлениях (список которых приведён ниже), чтобы получать различную информацию о находящихся в них проектах.

• Проекты — основное представление, позволяющее быстро оценить, что происходит во всех проектах, которые можно сортировать и систематизировать.
• Хронология — перетаскивая проекты, формируйте годовые, квартальные или месячные планы и графики, а затем просматривайте их.
• Ход работ — публикуйте обновления статуса, чтобы подводить итоги по всем усилиям, приложенным к реализации инициативы.
• Загрузка — отслеживайте и корректируйте загрузку команды, перетаскивая задачи, уже назначенные сотрудникам во всех проектах портфеля.

Примеры использования портфелей

Портфели — это идеальный инструмент для руководителей проектов, но есть много разных способов, которыми их могут использовать и другие сотрудники. Вот несколько примеров:

Должность	Пример
Менеджеры по продуктам	Отслеживание запусков продуктов или контроль загруженности менеджеров по продукту и разработчиков для каждого запуска
Руководители	Контроль выполнение проектов, имеющих большое значение для достижения ключевых целей и результатов компании, а также экспорт файлов для графического представления хода работ в презентациях
Руководители и мастера Agile и Scrum	Отслеживание работ в рамках спринтов в одном портфеле, а также перераспределение работы и определение очков сложности работы по системе Agile
Специалисты по планированию мероприятий	Управление несколькими мероприятиями с просмотром в хронологии, а также использование панели мониторинга для контроля достижения вех, имеющих высокий приоритет
Арт-директоры и продюсеры	Ведение нескольких важных проектов и подготовка отчётов о ходе работ над ними перед партнёрами из других подразделений, а также обоснование потребности в дополнительных специалистах, с помощью панелей мониторинга
Менеджеры кампаний	Контроль действующих кампаний и управление рабочими ресурсами коллектива, задействованными в различных их частях, с помощью функции «Загрузка»
Специалисты по сопровождению клиентов	Ведение данных по активным клиентам в одном месте и контроль их состояния с помощью обновлений статуса
ИТ-менеджеры	Отслеживание всех идей или действующих проектов внедрения и просмотр их графиков в хронологии

Нужен шаблон для любого из этих проектов? Посмотрите нашу галерею шаблонов, чтобы подготовиться к работе несколькими щелчками мышью.

Советы по управлению проектами и ресурсами с помощью портфелей и функции «Загрузка»

• Вам кажется, что статус проекта давно не обновлялся? Нажмите кнопку Запросить обновление, и ответственному за проект будет назначена задача предоставить актуальную информацию по проекту.
• Кажется, что коллега перегружен? Можно переназначить или изменить срок выполнения задачи, перетащив её, или оставить комментарий к задаче, чтобы сначала посоветоваться с исполнителем. Определите единицу трудозатрат по задачам из имеющихся в портфеле проектов, чтобы точнее контролировать, сколько усилий тратится на каждую из них.
• Выделите нужную вам информацию с помощью сортировки. Отсортируйте портфель по настраиваемым полям, чтобы проверить, как идёт работа над приоритетными задачами, или сгруппировать похожие проекты. Загрузка сортируется автоматически по исполнителям.
• Поделитесь ссылкой на портфель или добавьте в него участников, чтобы отслеживать ход работ могли и другие пользователи.