Лучшие функции, о которых необходимо знать

Один из самых важных моментов озарения для новых пользователей Asana происходит тогда, когда они понимают, что в системе одну и ту же работу можно размещать в разных местах, не теряя контекст и не делая ничего дважды.

Оповещение коллег и ссылки на задачи и проекты с помощью @упоминаний

Ссылайтесь на коллег, проекты, беседы и задачи с помощью @упоминаний

Приводя @упоминание, вы создаёте ссылку на проект, беседу, коллегу или задачу в любом поле описания или комментария в Asana.

Когда использовать @упоминания

  • Ссылки на справочную информацию — @упомяните другую задачу, проект или беседу, чтобы предоставить доступ к приведённой там истории работы и контексту. Вашим коллегам также не придётся искать эту информацию.

  • Упоминание связанных задач — если одна задача имеет отношение к другой, её можно @упомянуть в комментарии или описании, чтобы коллеги знали обо всей важной работе.

  • Комментарий конкретному человеку — @упомяните коллегу в задаче или беседе, чтобы добавить его в список отслеживающих. Пользователь получит уведомление и обратит внимание на ваш комментарий.

Добавление одной задачи в несколько проектов, чтобы не выполнять её дважды

Нажмите клавиши Tab + P или кнопку + на панели задачи, чтобы добавить задачу в любое количество проектов. При внесении изменений в эту задачу они будут отображены во всех проектах (так как это одна задача, приведённая в нескольких проектах).

Когда стоит добавлять задачи в несколько проектов

  • Хотите обсудить задачу на совещании — добавьте её в проект совещания, а также оставьте первоначальном проекте. Так вы не забудете обсудить задачу и будете видеть её в контексте другой ведущейся работы.

  • Задача важна для нескольких проектов — добавляйте задачи, для выполнения которых необходим вклад двух команд, в проекты обеих этих команд. Это позволит всем отслеживать ход работы, не дублируя информацию или обсуждения задачи.

  • Задача относится к цели или вехе высокого уровня — отслеживайте цели вместе с командой или компанией в специальном проекте. Если у вас есть проект для контроля действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь цели, то можно разместить задачу с целью, как в соответствующем проекте, так и в проекте, где отслеживается инициатива.

Начало работы в нужное время и в нужном порядке с зависимыми элементами

Чтобы чётко передавать дела, указывайте, что задачи зависят друг от друга. Сотрудники будут знать, чью работу они блокируют и кого ждут. Формировать зависимости можно в самих задачах или, перетаскивая задачи друг на друга в хронологии.

GIF-анимация создания зависимых элементов в хронологии в Asana

Если срок выполнения первой задачи изменится, вы получите уведомление и сможете соответственно обновить срок зависимой задачи.

Когда использовать зависимые элементы

  • Запуск продуктов: задача «Запуск для всех пользователей» ожидает выполнения задачи «Внести правки в соответствии с отзывами бета-тестеров»
  • Календарь публикаций: задача «Окончательно согласовать статью для блога» ожидает выполнения задачи «Внести правки в текст»
  • Планирование мероприятий: задача «Забронировать место проведения» ожидает выполнения задачи «Утвердить бюджет»
  • Отслеживание ошибок: задача «Определить приоритет исправления» ожидает выполнения задачи «Воспроизвести ошибку»
  • Рецензирование дизайна: задача «Начать подготовку дизайна» ожидает выполнения задачи «Выбрать цветовую гамму»
  • Адаптация нового сотрудника: задача «Выбрать компенсации» ожидает выполнения задачи «Получить учётные данные от отдела ИТ»

Фильтрация, сортировка и отслеживание информацию с помощью настраиваемых полей

Добавление настраиваемых полей в проект позволяет отслеживать ещё больше информации в каждой задаче. Создавайте числовые или текстовые поля, а также поля с выпадающим списком, чтобы фиксировать информацию и отслеживать ход работ, статус и многое другое. Более того, одни и те же поля можно использовать в разных проектах, просматривать их на календаре и сортировать проекты по таким полям.

Отслеживайте всё, что угодно, в Asana с помощью настраиваемых полей. Ведите календарь публикаций с помощью Asana и сортируйте его по настраиваемым полям, например, чтобы просматривать задачи по этапам

Когда использовать настраиваемые поля

Используйте настраиваемые поля, если вы:

  • Хотите добавить определённый тип информации во все задачи проекта
  • Имеете стандартный набор информации, которую нужно отслеживать в задачах во всех проектах (например, приоритет, затраты времени, этап работ)
  • Хотите сделать так, чтобы коллеги вносили определённую информацию в каждую задачу проекта
  • Имеете потребность искать конкретные поля (приоритет, затраченное время, этап и т. д.) или отчитываться по ним

Просмотр настраиваемых полей при выполнении расширенного поиска в Asana

Ускоренное создание проектных заданий и запрос нужных сведений с помощью форм

Возможно, вы уже привыкли отправлять запросы и создавать проектные задания, используя документы и электронную почту. Но эта информация зачастую бывает неполной и разрозненной, вызывая задержки и путаницу. Вместо этого можно создать формы и стандартизировать процесс подачи запросов. После заполнения формы информация передаётся в конкретный проект, чтобы её можно было легко отслеживать в одном месте.

Снимок экрана формы Asana для отправки творческих заданий

Заполнять формы может любой человек, даже если он не является пользователем Asana. Для этого ему нужно просто предоставить ссылку на форму. После заполнения формы введённые данные преобразуются в задачу в проекте, которой можно задать приоритет.

Чтобы создать форму, выполните эту инструкцию.

Сведение воедино работы, ведущейся в различных инструментах, с помощью интеграций

Asana помогает координировать рабочие процессы, но вы наверняка используете множество инструментов для выполнения различных задач: приложения G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud и другие.

Как раз поэтому Asana можно интегрировать с лучшими инструментами и приложениями, чтобы согласованные рабочие процессы, не делать одну и ту же работу дважды и упрощать взаимодействие. Особенно удобно использовать интеграции с приложениями для электронной почты и обмена сообщениями. Интеграция с Gmail, Outlook или Slack позволяет создавать задачи из бесед, не переключаясь из одного приложения в другое. А с помощью интеграции с Adobe Creative Cloud сотрудники, занимающимся творческой работой, могут видеть задачи Asana прямо в Illustrator, Photoshop или InDesign.

СНИМОК ЭКРАНА интеграции с Adobe Creative Cloud, на котором задача Asana отображена в программе Adobe

Все_ интеграции Asana приведены на странице приложений.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com