Планирование студенческих мероприятий

Планирование студенческих мероприятий обычно сопряжено со стрессом, множеством важных дел, кучей писем и жёсткими сроками, в которые едва ли можно уложиться одному. Независимо от того, будет ли на вашем очередном мероприятии десять человек или десять тысяч, Asana — это идеальный инструмент для планирования подобных событий, позволяющий работать совместно с однокурсниками и следить за тем, чтобы всё прошло как по маслу.

Создание проекта мероприятия

  1. Создайте новый проект для предстоящего мероприятия. Присвойте проекту описательное название, например «Осенний хакатон» или «Благотворительный концерт». Добавьте описание проектаописание проектаВ описании проекта можно поделиться с коллегами целями проекта и общими сведениями о нём. в общих словах.
  2. Пригласите однокурсников и специалистов по планированию мероприятий в качестве участник проектаучастник проектаПользователь, имеющий доступ к проекту и получающий уведомления о нём., чтобы они могли назначать и выполнять задачи, а также следить за важными обновлениями.
  3. Составьте хронологию планирования мероприятия с помощью разделовразделов, отталкиваясь от календаря с конечной даты проведения мероприятия к началу проекта. Используйте такие заголовки, как «Через месяц», «На неделе мероприятия», «За день до мероприятия» и т. д.
  4. Добавьте задачи в каждый раздел и проконтролируйте, чтобы у каждой задачи был срок выполнения, исполнитель, все необходимые файлы во вложении и чёткое описание, чтобы все знали, кто что и к какому сроку делает.
  5. В день проведения мероприятия можно создать наглядное представление графика с помощью Asana, добавив задачи с указанием времени выполнения каждого этапа, включая подготовку, прибытие поставщиков, прибытие гостей, банкет и т. д. По мере проведения мероприятия ваша команда сможет отмечать выполнение этих задач с помощью мобильных устройств, контролируя, чтобы всё шло строго по графику.

Загрузите приложение Asana для iOS или Android, чтобы обеспечить слаженную координацию действий между вами и вашими специалистами по планированию в день проведения мероприятия.

Планируйте студенческие мероприятия с помощью проектов Asana

Планируйте мероприятия ещё более эффективно

Отслеживайте работу со спонсорами

Отслеживать работу со спонсорами можно без лишних усилий прямо в проекте мероприятия. Создав задачу для каждого спонсора, вы сможете использовать подзадачи для отслеживания каждого этапа процесса, включая выход на спонсора, общение с ним по телефону, работу с материалами, контрактами и средствами спонсорской рекламы, такими как логотипы и слоганы. Это может стать отличным решением для поиска идей по спонсорам и контроля процесса сбора средств для мероприятия. Для большего понимания ознакомьтесь с нашим примером отслеживания работы с контрагентами.

Копируйте проекты мероприятий

Если вы регулярно проводите одно и то же мероприятие или цикл мероприятий, вы можете создать шаблон проекта для его последующего копирования. Добавьте в шаблон элементы с учётом итогов предыдущих мероприятий, а затем просто копируйте проект для каждого нового мероприятия. Шаблоны также упрощают процесс передачи работы, связанной с планированием мероприятий, поскольку и студенты рано или поздно покидают учебное заведение.

Отслеживайте список гостей

Контролируйте список гостей с помощью Asana. Используйте форму Google для создания страницы регистрации приглашённых гостей и интегрируйте её в проект мероприятия или новый проект в Asana. При регистрации очередного гостя на этой странице в Asana будет появляться задача с его именем. Этот проект даже можно будет использовать в качестве списка регистрации участников. По мере прибытия каждого гостя на мероприятие отмечайте задачу как завершённую прямо со своего мобильного устройства.

Управление внешними поставщиками

Проект можно использовать для управления взаимодействием с внешними поставщиками. Создайте задачи по всем поставщикам, а также подзадачи по каждому этапу процесса, включая получение ценового предложения, оформление договора, подтверждение сроков и оплату счёта. Получив счёт по электронной почте, создайте задачу в Asana с помощью функции пересылки электронных писем.

Прошли те времена, когда мероприятия организовывали посредством буфера обмена и электронной почты. Asana поможет вашей команде организовать и провести мероприятие с максимальным комфортом для его участников.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com