Планирование мероприятий по сбору средств

Как создать проект мероприятия по сбору средств в Asana

Существует несколько способов создания проекта мероприятия. Чтобы быстро приступить к работе:

1. Начните с нашего шаблона мероприятия по сбору средств, настроив его с учётом потребностей своей организации.
2. Импортируйте электронную таблицу, с помощью которой вы сейчас управляете мероприятиями.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

Если же вы хотите создать собственный план мероприятия с нуля или использовать общепризнанные передовые методы для проектов Asana, начните отсюда.

Планируете сразу несколько мероприятий по сбору средств?

Если вы используете наш шаблон:

1. Продублируйте [ОБРАЗЕЦ ЗАДАЧИ], приведённый в шаблоне, переименуйте его и преобразуйте в проект.
2. Затем добавьте эти проекты в портфель, чтобы было проще организовывать и контролировать все мероприятия по сбору средств в одном месте.

Работаете с поставщиками, агентствами или подрядчиками?

Необходимость отслеживать сроки, материалы и переписку с несколькими сторонними контрагентами по электронной почте усложняет работу. Чтобы этого не происходило, пригласите внешних партнёров в качестве гостей в свой проект. Так они будут видеть ваши планы, а вы сможете устанавливать чёткие сроки и отслеживать выполнение работ.

Нужно обеспечить конфиденциальность отдельных работ по мероприятию? И в этом случае можно пригласить сторонние компании в Asana, но установить для проекта статус закрытого, а их добавить в список отслеживающих конкретной задачи. В этом случае они смогут видеть только эту задачу.

Советы по организации и выполнению работы в рамках мероприятий

Подготовив проект мероприятия по сбору средств, воспользуйтесь приведёнными далее советами, которые помогут вам управлять им и отслеживать все детали по ходу выполнения работ.

1. Составьте план мероприятия с помощью хронологии и корректируйте его по мере появления новых элементов

В большинстве случаев планы мероприятий содержат такие важные детали, как сроки выполнения и зависимые элементы, привязываемые ко дню проведения мероприятия. Хронология позволяет отразить эти элементы в плане ещё до начала работы и согласовать их для обеспечения успешности мероприятия.

Как создать план с помощью хронологии:

1. Запланируйте задачи, перетаскивая их по хронологии. При обнаружении нестыковок по времени перенесите задачи на другие даты.
2. Корректируйте сроки выполнения задач, чтобы исполнители могли лучше спланировать время на свою работу до того, как срок истечёт.
3. Если задачи необходимо выполнять в определённом порядке, задайте зависимости между ними. Для этого наведите указатель мыши на одну задачу, а затем перетащите точку на связанную с ней задачу.

Кроме того, хронология помогает корректировать планы в процессе работы. Например, если бронирование места проведения мероприятия занимает больше времени, чем ожидалось, в хронологии можно переместить сроки выполнения этой задачи и посмотреть, как это повлияет на весь план.

2. Отслеживайте важные электронные письма (проводя при этом меньше времени в почтовом ящике) с помощью интеграций с клиентами электронной почты

Вы всегда можете пригласить поставщиков в свой проект мероприятия, но если вы общаетесь по электронной почте, попробуйте интеграции Asana для Gmail, Outlook и других почтовых клиентов. При получении электронных писем с важными документами или поручениями вы сможете добавлять их в Asana прямо из почтового ящика, назначать их в качестве задач, добавлять в проекты мероприятий и делать многое другое. При этом ключевые сведения о планировании и задачах не будут теряться в электронной почте, и вам не придётся бесконечно долго копаться в почтовом ящике.

3. Оставляйте интерактивную обратную связь прямо на материалах для мероприятия по сбору средств с помощью функции «Корректировка»

Вызовет ли ваше мероприятие всеобщий интерес или пройдёт незамеченным, во многом зависит от возможности предоставлять обратную связь и на её основе корректировать материалы по мероприятию (например, пригласительные или афиши). С помощью функции «Корректировка» в Asana рецензенты могут оставлять комментарии прямо на материалах, поэтому обратная связь предоставляются в контексте. Каждый комментарий преобразуется в подзадачу к выполнению. При этом исполнитель сам решает, каким образом работать над ней.

Когда вы будете обсуждать материалы или творческие идеи для своего мероприятия, создайте задачу по каждому такому материалу или идее и попросите коллег использовать кнопку «Нравится» в порядке голосования.

Советы по организации работы в день мероприятия

1. Работайте из любого места и в автономном режиме с помощью мобильных приложений Asana

Когда ваша команда занимается подготовкой на месте мероприятия, может быть затруднительно находить нужную информацию о том, что ещё нужно сделать. Мобильное приложение Asana обеспечит специалистам постоянный доступ к плану мероприятия (даже когда вы не в сети) до, во время и после его проведения.

2. Обеспечьте возможность интерактивного обсуждения в режиме реального времени с помощью интеграции с приложением Slack

Многие коллективы используют Asana и Slack для координации и обмена информацией о работе, особенно когда наступает время проведения мероприятия. Вместо переключения с одного инструмента на другой можно использовать интеграцию Asana для Slack.

Когда ваш коллега просит поделиться мнением о презентации, а вы выполняете какое-то другое задание в рамках мероприятия, можно создать задачу в Asana прямо из беседы в Slack, чтобы не забыть про неё и сохранить весь исходный контекст.

Советы по отчётности о работе, связанной с проведением мероприятий, и о ходе её выполнения

1. Общайтесь с командой без лишних совещаний

Вместо того чтобы проводить совещания для уточнения статуса задач или предоставления актуальной информации коллегам, можно всё это делать в Asana, причём несколькими способами:

• Чтобы уточнить информацию о ходе работ, оставить отзыв или задать вопрос, можно использовать комментарии к задачам.
• Для доведения наиболее важной актуальной информации о ходе работ по проекту, например о достижении вех, соблюдении сроков или о потенциальных угрозах, можно использовать обновления статуса проекта (на вкладке «Ход работ» в проекте).
• Функция @упоминания позволяет отмечать коллег, актуальные задачи, проекты и беседы прямо в текстовых блоках и комментариях.

2. Контролируйте ход работ и распределение трудовых ресурсов по различным мероприятиям с помощью портфелей и функции «Загрузка»

Чтобы понять темпы выполнения работ по мероприятию и оценить степень загруженности сотрудников, специалисты по планированию мероприятий обычно собирают информацию посредством совещаний, переписки по электронной почте и электронных таблиц, что отнимает много времени и чревато неточностями. Вместо этого лучше создайте портфель проектов со всеми планами мероприятий, чтобы видеть ход работ в реальном времени, сроки запуска и приоритеты в одном и том же месте.

Затем перейдите на вкладку Загрузка, где в наглядной форме представлена степень загруженности специалистов по мероприятиям с учётом задач, уже назначенных в Asana. Функция «Загрузка» помогает принимать взвешенные кадровые решения, адекватно распределять трудовые ресурсы и обеспечивать своевременное проведение мероприятий.

Ресурсы для планирования и проведения мероприятий с помощью Asana

Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты планируют мероприятия с помощью Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Ресурсы	Ссылка
Шаблон для планирования мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций	Использовать шаблон
Видеоинструкция	Смотреть видео из серии «Как работать в Asana»
Курс по требованию	Записаться в Академию Asana
Истории успеха	Узнайте, как организации Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise и NTEN планируют свои мероприятия с помощью Asana
Электронная книга — руководство по повышению производительности для специалистов по проведению мероприятий	Читать электронную книгу
Советы от сообщества	Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества