Как и во многих некоммерческих организациях, команда NTEN небольшая, но мощная. Организация базируется в Портленде и имеет несколько удалённых работников. Она проводит ежегодную конференцию и создаёт бесчисленные ресурсы, чтобы более 50 000 её участников могли узнавать о лучших технологиях и внедрять их. Во главе организации стоит Эми Сэмпл Уорд, генеральный директор NTEN.

По мере роста организации команда хотела добиться большей прозрачности в отношении обязанностей, дедлайнов и способов внести свой вклад в проект. А поскольку одновременно велось несколько инициатив, небольшие, но критически важные шаги упускались из виду из-за разрозненности информации. Будучи лидером в области технологий, команда NTEN знала, что существуют инструменты, которые могли бы помочь им работать более эффективно, поэтому они решили подать пример и найти инструмент, который помог бы им организовать всё в одном месте.

Поиск динамичного инструмента для совместной работы

Несколько членов команды Эми в прошлом пробовали разные инструменты для управления работой, но решили, что пришло время централизовать всё на одной платформе. По мнению Эми, инструменты, которые они пробовали, не предоставляли необходимых возможностей.

Оценив несколько инструментов, Эми и её команда решили, что Asana предоставляет необходимый функционал. Он позволял им видеть, как связаны между собой различные части работы — например, задачи в нескольких проектах, зависимости и даты сдачи. Это также позволило им обмениваться информацией о работе с помощью комментариев, обсуждений и статуса проекта без необходимости использовать другой инструмент. Осуществление общения без отрыва от работы помогло чётко определить обязанности и сократить ненужную информацию. Наконец, это дало возможность настроить параметры конфиденциальности для чувствительной работы.

Я помню, как узнал о скидке для некоммерческих организаций и подумал: «Мы можем получить все эти функции, не выходя за рамки бюджета. Так и сделаем».

Для Эми, которая слишком хорошо знакома с нехваткой ресурсов у некоммерческих организаций, решающим фактором для перехода на Asana стали программы для некоммерческих организаций. Благодаря 50% скидке и доступу к программе «Советники по Asana» Эми и её команда теперь работают по бизнес-плану Asana Business и пользуются такими функциями, как формы, портфели и «Загрузка». Благодаря этим функциям они оптимизируют приём заявок на работу, видят, как продвигаются инициативы, и могут лучше управлять своими всегда ценными ресурсами.

Подача примера: внедрение Asana в команде

Обладая большим опытом помощи некоммерческим организациям во внедрении новых технологий, NTEN применила очень методичный подход к внедрению Asana. Они начали с пилотного проекта, в котором участвовали одна команда и один проект, а затем расширили его, включив больше проектов и участников команды. Затем первые пользователи обучили участников своей команды, когда те начали сотрудничать над проектами и управлять работой в Asana.

Наш метод адаптации помог создать ощущение, что людей вовлекают, а не заставляют использовать инструмент.

После того как были определены структура и правила управления работой в Asana, привлечь к использованию платформы остальных сотрудников организации было легко. NTEN использовала шаблоны проектов, чтобы помочь новым пользователям увидеть непосредственную пользу от Asana. Благодаря визуальной помощи, которую предоставляют шаблоны, люди могли видеть, как структурировать свою работу и управлять ею, и сразу стало очевидно, как Asana облегчит их повседневную деятельность. Это помогло ускорить адаптацию всей команды.

Повышение прозрачности и эффективности с помощью Asana

Теперь NTEN использует шаблоны проектов для планирования каждого из своих еженедельных курсов, таких как «Цифровая грамотность и доступность» и «Анатомия редизайна сайта», чтобы не пропустить важные этапы, и любой мог подключиться и помочь, если участник команды находится в отпуске. Это не только снижает стресс для команды, но и помогает им предоставлять ещё лучший контент и ресурсы в каждом курсе.

С Asana мы больше не тратим время, пытаясь запомнить, что нужно сделать.

Команда NTEN также использует Asana для планирования своей ежегодной конференции NTC, в которой принимают участие более 2400 представителей некоммерческих организаций, ищущих новые способы стимулировать изменения с помощью технологий. Управляя всеми задачами NTC в основном проекте, они могут видеть всё на хронологии и отслеживать важные этапы, чтобы обеспечить своевременное выполнение критически важных действий. Это позволило команде обеспечить своим участникам лучшие впечатления от конференции, например, предложить фотостенд или повысить качество презентаций Ignite, поскольку им не приходится бегать в последнюю минуту, и они могут сосредоточиться на том, чтобы порадовать своих гостей.

И, наконец, NTEN оптимизирует процесс подачи творческих запросов, чтобы команда дизайнеров получала всю необходимую информацию заранее, до начала процесса разработки и производства. Это поможет творческой команде быстрее предоставлять более качественные материалы, поскольку у них есть ясность в отношении запросов и видимость статуса каждого из них.

Создание пространства для развития команды и улучшения результатов в бизнесе

Благодаря лучшей структуре и прозрачности работы каждого сотрудника NTEN не только улучшила свои процессы, но и саму команду. Теперь у них больше времени на творчество, потому что обязанности и дальнейшие действия чётко определены, и каждый чувствует, что обладает навыками для успешного управления своими проектами. Кроме того, каждый участник команды теперь может видеть, как его работа — какой бы незначительной она ни казалась — способствует реализации более крупных инициатив и успеху организации.

Asana помогла всем в команде обрести уверенность в том, что они могут успешно управлять проектами от начала до завершения.

Благодаря Asana NTEN может предоставлять своим членам и некоммерческому сообществу поддержку мирового уровня, помогая им стать на один шаг ближе к воплощению и достижению своей миссии.