На переднем крае вовлеченности коалиции Young Survival Coalition (YSC) в работу со своими участниками находится команда маркетинговых коммуникаций. Она курирует продвижение и доставку всего контента, мероприятия, электронные письма, социальные сети и веб-сайт организации. Как объясняет Мэри Этуотер, менеджер по цифровым медиа YSC, участники сообщества ищут полезные ресурсы, поэтому главный приоритет команды — обеспечить актуальность веб-сайта и блога с самой важной и своевременной информацией.

Управляя нашим контентом и календарями публикаций в соцсетях в Asana, мы добились увеличения количества просмотров блога на 190% и увеличения количества переходов из соцсетей на 175%.

Из-за большого объёма запросов на работу, невозможности для отделов легко отслеживать ход выполнения проектов и небольшой команды, работающей над одновременными дедлайнами и приоритетами, сотрудники едва поспевали за всеми событиями, с которыми им приходилось иметь дело. Поэтому в 2018 году они наняли Стеф Поланд на должность операционного специалиста по маркетингу, чтобы она помогала с планированием, координацией и управлением работой.

С приходом Стеф и нового заместителя директора команда маркетинговых коммуникаций проанализировала каждый рабочий процесс в своём отделе. Они обнаружили, что из-за обилия запросов на работу, поступающих из множества различных отделов, команде было трудно взаимодействовать, информировать отделы о статусе их проектов и укладываться в дедлайны, необходимые для качественного выполнения работы. Вместе им нужно было найти решение, которое обеспечит прозрачность процессов в команде, снизит стресс для всех сотрудников и позволит им работать максимально эффективно.

Процесс выбора

Одним из первых шагов, которые они предприняли, было определение основных потребностей команды. При таком большом количестве различных проектов, ведущихся одновременно, команда искала:

• Возможность централизовать входящие запросы, чтобы ничего не упускать из виду.

• Способ отслеживать всё, над чем работала команда, в одном месте для лучшей расстановки приоритетов.

• Инструмент для планирования проектов от начала до конца, чтобы обязанности и дедлайны были чёткими, а критические этапы не были пропущены.

Несколько отделов уже использовали Asana и были знакомы с этим инструментом, но не объединили свои проекты Asana. Стеф изучила этот вопрос подробнее, посетив мероприятие Asana Together, где она узнала о скидке Asana для НКО. Будучи уверенным, что функционал Asana удовлетворит потребности команды, а также учитывая дополнительное преимущество в виде скидки для некоммерческих организаций, руководство YSC пришло к выводу, что Asana поможет организации централизовать работу, повысить прозрачность и позволит всем командам сосредоточиться на самой значимой части своей работы — поддержке участников.

Поскольку отдел маркетинговых коммуникаций уже использовал Asana, Стеф сосредоточилась на том, чтобы помочь другим отделам научиться пользоваться этим инструментом, внедрив в него их процессы. Она начала с проведения тренингов по адаптации к Asana для руководства и каждого отдела, чтобы они могли понять, как использовать ключевые функции и структурировать свою работу. Затем Стеф настроила проекты и рабочие процессы Asana для всего — от запросов до планирования специальных программ, — чтобы сотрудники могли легко следить за ними и освоить инструмент.

Выстраивание значимых связей с участниками сообщества за счёт более эффективной работы

Теперь команда MarComm, как и все остальные в YSC, использует Asana для управления всей своей работой — от планирования веб-запусков для мероприятий Summit и Tour de Pink до управления контентом и программами бренд-маркетинга. Отслеживая свою работу в Asana, они могут сосредоточиться на создании большего количества качественных ресурсов для молодых людей, страдающих раком молочной железы, а не просто на выпуске материалов. А поскольку они оптимизировали свои процессы, теперь у них есть время на создание ещё большего количества контента. Ниже приведены три способа, с помощью которых Asana сделала их команду более эффективной и вовлечённой во взаимодействие с бенефициарами:

Сокращение времени и увеличение числа регистраций на саммит

С помощью Asana YSC переосмыслила планирование своего крупнейшего программного мероприятия — саммита YSC. Вместо того чтобы полагаться на несколько электронных таблиц и выполнять много ручной работы, теперь они используют шаблоны проектов. Это сократило время планирования запуска и продвижения в Интернете с 30–40 часов до 10–15 часов. Они также улучшили процесс проверки, используя зависимости и подзадачи, чтобы ничего не упустить. Благодаря повышению эффективности у команды появилось больше времени, чтобы сосредоточиться на создании ажиотажа вокруг мероприятия YSC Summit 2020, и ей удалось удвоить количество регистраций Save My Spot.

Asana помогла нам сократить время начала планирования саммита на 80%.

Повышение точности и ответственности для запуска Tour de Pink вовремя

Пожалуй, самый сложный проект компании — YSC Tour de Pink — многодневный благотворительный велопробег. От регистрации до управления командой, учебных пособий и приложения — успех Tour de Pink зависит от нескольких отделов, непредвиденных обстоятельств и интеграций. Используя Asana для планирования мероприятия и обеспечения ответственности каждого за свои обязанности и дедлайны, команда смогла сократить количество правок, отправляемых веб-подрядчику. В результате им удалось на 50% повысить своевременность запуска.

Предоставление большего количества качественного контента и взаимодействие с большим числом участников

Благодаря улучшенным хронологиям проектов YSC Summit и Tour de Pink у всей команды больше времени, чтобы сосредоточиться на создании качественного контента для своего блога. С момента внедрения Asana они увеличили объём контента для блога на 50%, а для соцсетей — на 45%. В результате количество читателей их блога увеличилось на 190%, а количество рефералов из социальных сетей — на 175%.

Благодаря повышенной прозрачности и большему количеству времени, которое можно посвятить поддержке участников, команда YSC MarComm смогла значительно улучшить взаимодействие со своим сообществом. Управляя своей работой в Asana, они могут сосредоточиться на предоставлении поддержки и ресурсов, которые действительно нужны тем, кто столкнулся с раком молочной железы, переживая один из самых сложных периодов в своей жизни.