То, что команда продемонстрировала на Играх США, лежит в основе деятельности Параолимпийского движения. Организация проводит круглогодичные спортивные тренировки и соревнования для спортсменов всех возрастов с интеллектуальными нарушениями. Её миссия заключается в том, чтобы поощрять инклюзивность, взаимопонимание и дружбу среди своих спортсменов, их семей и сообществ.

Отделение Северной Калифорнии и Невады, которое отправило команду из Кловиса на соревнования в Сиэтл, ежегодно проводит более 300 мероприятий как для спортсменов, так и для спонсоров. Эйб Круз, старший менеджер по дизайну, отвечает за создание всего, что участники видят, слышат и читают на этих мероприятиях, в партнёрстве с маркетинговой командой, чтобы обеспечить участникам целостный опыт.

Но, поскольку это некоммерческая организация с ограниченными ресурсами и большим объёмом работы, у Эйба и его команды были трудности, потому что:

• Им не хватало централизованной системы общения и координации работы, что сказывалось на качестве материалов.

• Запросы поступали со всех сторон, и часто отсутствовала ключевая информация, что приводило к дополнительным, незапланированным циклам рассмотрения.

• Приоритеты и статус работ не были чёткими, поэтому они не знали, на чём сосредоточиться в тот или иной момент времени.

Процесс выбора: быть проще

Когда дело дошло до оценки инструментов для управления работой, главным приоритетом Эйба был поиск простого и интуитивного интерфейса. Им требовался инструмент, который был бы прост в освоении, не пугал бы и отвечал бы их потребностям в координации проектов, таких как крупномасштабные мероприятия, которые они организуют. Им также требовались функции, которые позволили бы им чётко и эффективно обмениваться информацией, особенно в отношении творческих запросов и подтверждений. Наконец, Эйб и его команда искали способ сделать работу команды — от встреч до общих процессов — более эффективной.

После обсуждения в команде и сравнения различных решений для управления работой они остановили свой выбор на Asana. Этот инструмент прост и интуитивно понятен для команды, но при этом предоставляет специальные функции, такие как шаблоны и настраиваемые поля, которые сделают рабочие процессы более эффективными. А благодаря Asana для НКО Эйб и его команда теперь получают необходимые им функции Premium со скидкой 50%.

Эффективность прежде всего: оптимизация рабочих процессов для достижения лучших и более быстрых результатов

Маркетинговая команда Special Olympics теперь использует Asana для оптимизации всех своих процессов, чтобы иметь ясность в деталях и выполнять работу быстрее. С помощью Asana команда теперь может:

• Управлять более чем 300 мероприятиями каждый год: с помощью шаблонов команда может быстрее планировать летние игры и сбор средств Polar Plunge, а также учитывать выводы из прошлых мероприятий, чтобы постоянно улучшать их проведение. Кроме того, в последнюю минуту меньше беспорядка, потому что критически важные этапы не упускаются из виду.

• Оптимизировать творческие запросы и подтверждения: благодаря стандартизации процесса подачи запросов Эйб теперь получает все необходимые детали заранее, поэтому ожидания ясны с самого начала, а подтверждения приходят быстрее.

• Расставлять приоритеты в работе: отслеживая статус и приоритет работы в Asana с помощью нестандартных полей, команда имеет ясное представление о том, на чём сосредоточить своё время и на каком этапе находится работа, что позволило сократить количество еженедельных встреч команды.

Для наших Летних игр 2019 года мы смогли подготовить мероприятие и маркетинговые материалы вдвое быстрее, а также создать более запоминающиеся впечатления для наших спортсменов.

Более эффективные процессы обеспечивают лучшее проведение мероприятий

Используя Asana для управления планированием событий, творческими запросами и общением в команде, маркетинговая команда Special Olympics оптимизировала свои процессы, чтобы работать эффективнее. Теперь Эйб и его команда могут сосредоточиться на создании среды, способствующей единству, которое команда Clovis продемонстрировала на Играх США 2018 года. Вместо того, чтобы просто производить материалы, они создают впечатления и совместно формируют воспоминания со своими спортсменами, спонсорами и сообществом. Например, на последних Летних играх в Северной Калифорнии, в которых приняли участие более 1000 спортсменов и тренеров, Эйб и команда объединили творческие усилия для создания аудиовизуальных материалов, праздничных баннеров на главной сцене и баннеров по всей арене, чтобы создать живую атмосферу для спортсменов и их семей.

Без Asana мы бы ни за что не справились с организацией великолепной церемонии открытия Летних игр этого года.