Контроль грантов

Как создать конвейерный проект по заявкам на гранты в Asana

Создать конвейер по заявкам на гранты можно несколькими способами. Чтобы сразу приступить к работе:

  1. Начните с нашего шаблона проекта по заявкам на гранты, настроив его с учётом потребностей своей организации.
  2. Импортируйте электронную таблицу, с помощью которой вы сейчас отслеживаете гранты.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

GIF-анимация с изображением доступа к шаблонам в Asana по кнопке + на верхней панели

Если же вы хотите создать собственный конвейерный проект с нуля или использовать общепризнанные передовые методы для проектов Asana, начните отсюда.

Вам нужно контролировать сразу несколько активных заявок на гранты?

Если вы используете наш шаблон:

  1. Продублируйте имеющийся в шаблоне [ОБРАЗЕЦ ЗАДАЧИ], переименуйте его и преобразуйте в проект.
  2. Затем добавьте эти проекты в портфель, чтобы вам было проще организовывать и контролировать все свои гранты в одном месте.

Советы по работе с проектом по заявкам на гранты

Теперь, когда вы создали свой проект, эти советы помогут вам управлять им по мере добавления грантов в конвейер.

1. Систематизируйте свой проект, разбив его на разделы по стадиям процесса подачи заявки

СНИМОК ЭКРАНА с добавлением разделов в проект Asana

Чтобы было понятно, какие гранты находятся на той или иной стадии, создайте разделы. Они помогут вам увидеть различные этапы процесса подачи заявки, в частности «Составление», «Подача», «Ожидание» и т. п., а также соответствующим образом классифицировать задачи.

По мере продвижения заявки перетаскивайте задачи из одного раздела в другой в соответствии с их новым статусом.

2. Спланируйте графики подачи заявок и циклы грантов в «Хронологии»

После добавления гранта в свой конвейер обязательно назначьте срок выполнения, чтобы вовремя произвести подачу или продление. Затем, продвигаясь от крайнего срока к началу, установите реалистичные даты начала и выполнения по каждому шагу процесса. Воспользуйтесь Хронологией, которая поможет вам наглядно представить график, сделать его реалистичным и без труда установить зависимости между задачами, — тогда работа будет выполняться в правильном порядке. Если вам нужно будет что-то изменить, «Хронология» также облегчает перетаскивание задач на новые крайние сроки.

3. Выявляйте новые возможности и фиксируйте их с помощью форм

Новые возможности получения грантов можно обнаружить где угодно, и формы позволяют быстро фиксировать и рассматривать их. Создайте форму для записи сведений, необходимых для оценки предложения и его утверждения. Отправленная форма превращается в задачу вашего конвейерного проекта.

Поделитесь ссылкой на форму с сотрудниками организации или разместите её на своём сайте для упрощения процесса подачи и выявления новых возможностей. Заполнить форму может любой человек, даже если он не пользуется Asana.

4. Делайте приоритеты, согласования и основные сведения более чёткими с помощью настраиваемых полей

GIF-анимация создания и добавления настраиваемых полей в Asana

При наличии разных грантов в своём конвейере вам придётся разбираться, какие из них являются приоритетными, какое финансирование следует ожидать и т. д. Настраиваемые поля помогают всё прояснить с одного взгляда. Их также можно использовать для фильтрации и сортировки проекта (как и в случае со столбцами электронной таблицы). У вас есть возможность создать поля для указания суммы финансирования, приоритета, стадии и согласований — для всего, что необходимо для сбора ключевой информации.

Отслеживайте согласования с помощью уведомлений по настраиваемым полям

СНИМОК ЭКРАНА использования настраиваемых полей согласования в Asana, которые позволяют увидеть, что согласовано, а что нет

Заявки на гранты обычно проходят несколько циклов обратной связи, и рабочий процесс согласования на основе настраиваемых полей позволяет сразу определять, что одобрено, а что нет. Просто добавьте настраиваемое поле согласования в свой проект и включите уведомления. После этого все отслеживающие задачу будут получать уведомление при изменении значения поля и будут в курсе согласования заявки, а также будут знать, какие отзывы нужно учесть.

Советы по отчётности, связанной с грантовым конвейером

Публикуйте регулярные обновления статуса в одном месте с помощью представления «Ход работ»

СНИМОК ЭКРАНА обновления статуса, опубликованного в представлении хода работ в Asana

Аналитические данные о ходе конвейерного процесса и его расширении — это гарантия того, что вы рассматриваете достаточное количество возможностей и поддерживаете их в движении. Вместо того чтобы полагаться на длинные беседы по электронной почте или случайные сообщения с просьбой обновить информацию, попробуйте публиковать регулярные обновления с помощью представления хода работ. У вас есть возможность @упоминать существующие задачи, проекты и коллег, чтобы легко ссылаться на работу и держать всех в курсе хода выполнения или возникших препятствий.

Контролируете несколько проектов по грантам? Добавьте их в портфель, чтобы следить за их состоянием в одном представлении.

Ресурсы по отслеживанию грантов

Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты пользуются Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Ресурсы Ссылка
Шаблон для контроля грантов Использовать шаблон
История успеха Узнайте, как организации EarthEnable, Venture for America и Hope for Haiti управляют грантами с помощью Asana
Курсы по требованию Записаться в Академию Asana
Советы от сообщества Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества 

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com