Гаити — карибская страна с богатой культурой, которая делит остров с Доминиканской Республикой и имеет долгую историю стихийных бедствий. Одним из крупнейших было землетрясение магнитудой 7,0 в 2010 году, которое произошло менее чем в 32 километрах от столицы страны. Хотя оценки числа погибших разнятся, многие считают, что погибло более 200 000 человек. А в 2016 году ураган «Мэтью» пронёсся по стране, унеся более 500 жизней и оставив без крова более миллиона человек.

Некоммерческая организация Hope for Haiti, занимающаяся улучшением качества жизни гаитян, особенно детей, была там до, во время и после этих бедствий. Организация поддерживает гаитян и помогает им выйти из бедности с помощью программ, направленных на образование, здравоохранение, инфраструктуру, доступ к воде, а также кредиты и гранты для гаитянского бизнеса и предпринимателей.

Скайлер Баденох занимает должность генерального директора фонда Hope for Haiti уже три года, но его любовь к Гаити зародилась более тринадцати лет назад. На самом деле, он стал свидетелем того, как фонд Hope for Haiti отреагировал на землетрясение 2010 года, и сам помогал пострадавшим. Сегодня он руководит командой из 65 человек, работающих как на Гаити, так и в США. Десять членов его команды работают в США и занимаются сбором средств, маркетингом, административной поддержкой, финансами и управлением, а остальные 55 находятся на Гаити и являются врачами, медсёстрами, педагогами и администраторами — все они гаитяне. Эта двунациональная организация привержена принципам прозрачности, ответственности и надлежащего управления. Кроме того, это одна из некоммерческих организаций с самыми высокими оценками на сторонних рейтинговых платформах, таких как Charity Navigator и Guidestar. Следуя лучшей практике в своей работе, они укрепляют доверие к Гаити и к благотворительности в целом.

Как рост привёл к необходимости изменений

В 2007 году фонд Hope for Haiti распоряжался годовым бюджетом в 1 миллион долларов и имел четырех сотрудников в Гаити. С тех пор штат организации увеличился в 15 раз, а бюджет — в 4 раза, и это без учёта программы пожертвований в неденежной форме, которая выросла до 11 миллионов долларов (более чем в 10 раз). Хотя рост организации привёл к увеличению её влияния в Гаити, он также выявил проблемы, такие как неэффективное общение, отношения с донорами и отчётность.

Рост организации постепенно стесняет общение. Мы в Hope for Haiti однажды заметили, насколько нам вредит неэффективность взаимодействия: когда мы не способны работать как единый, хорошо отлаженный механизм, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и нужно что-то с этим делать.

Скайлер Баденох, генеральный директор

В последнем SWOT-анализе организации, который проводится каждые несколько лет, несколько человек определили общение по проектам и с донорами как область, требующую улучшения. В результате Скайлер решила изучить платформы, которые могли бы помочь им общаться и управлять работой в одном месте.

Поиск решения

Вооружившись результатами SWOT-анализа, Скайлер быстро определил четыре области, в которых платформа для управления работой могла бы устранить узкие места. Ему нужно было:

• Оптимизировать и автоматизировать процессы, где это возможно, такие как реагирование на стихийные бедствия, протоколы действий в чрезвычайных ситуациях, заявки на гранты и управление ими, а также отчётность.

• Повысить прозрачность работы, выполняемой в организации, чтобы участникам команды не приходилось запрашивать друг у друга актуальную информацию.

• Централизовать общение в одном месте: от обсуждений в команде и сверок до отношений со спонсорами и отчётности.

• Улучшить управление проектами и отчётность, чтобы проекты выполнялись бесперебойно, процесс отчётности был простым, а спонсоры доверяли организации.

Попробовав другой лёгкий инструмент для управления работой, Скайлер был разочарован — он был недостаточно интуитивно понятным и функциональным для нужд его команды. Но когда его коуч по вопросам управления, коллега и специалист из той же отрасли порекомендовали Asana, он решил попробовать бесплатную версию, чтобы понять, подойдёт ли этот инструмент для нужд организации.

Основываясь на своих исследованиях, Скайлер знал, что лучший способ добиться успеха с Asana — заручиться поддержкой руководства. Он решил сначала убедить основное руководство освоить Asana, а затем внедрить её для других сотрудников организации. Поэтому он начал использовать Asana со своей командой, чтобы отслеживать еженедельное формирование целей и совещания по сверке графиков. По утрам в понедельник каждый из них добавлял три профессиональные цели и одну личную цель в общий проект Asana. В течение недели участники команды общались друг с другом с помощью комментариев.

Использование Asana для отслеживания этих еженедельных целей быстро стало для команды автоматическим. Они могли видеть статус каждой цели, а эти задачи служили встроенной повесткой для еженедельных встреч, что сразу же улучшило коммуникацию в команде.

Общение в нашей команде руководства улучшилось незамедлительно, как только мы начали отслеживать еженедельные цели в Asana. Кроме того, это дало мне представление о нашем прогрессе в достижении приоритетов во всей организации.

Скайлер Баденох, генеральный директор

Развёртывание по всей организации

Хотя фонд Hope for Haiti начал работу с бесплатного плана Asana, организация понимала, что сможет работать эффективнее, используя платные функции. Поэтому в середине марта 2020 года, когда Asana объявила, что будет предлагать бесплатные бизнес-планы Asana некоммерческим организациям, работающим на переднем крае медицинских исследований и оказания помощи в связи с COVID-19, Скайлер подала заявку, и Asana предоставила бесплатный бизнес-план на следующие 12 месяцев.

С помощью Asana Business Скайлер начала искать способы перенести всю работу организации на платформу. Их крупнейшая и важнейшая инициатива — ежегодный стратегический план — была первой, и Скайлер обратилась за помощью к советникам Asana. Под руководством консультанта Скайлер и его команда преобразовали свой сложный план, включающий множество целей, стратегий и тактик, в проекты Asana. Теперь команда Hope for Haiti использует портфолио для отслеживания работы по стратегическому плану во всей организации, а также графики проектов, чтобы контролировать ход выполнения работ и создавать отчёты о состоянии проекта. Когда краеугольный камень организации оказался в Asana, Скайлер ещё раз убедился, что Asana — правильное решение для его команды.

Помощь советника Asana в переносе нашего стратегического плана на платформу сэкономила нам время, устранила огромное препятствие на пути внедрения и дала нам уверенность в том, что Asana — правильное решение для нас.

Скайлер Баденох, генеральный директор

Использование Asana во всей организации

Заложив основу в виде еженедельных целей и проектов по стратегическому плану в Asana, Скайлер и организация расширили использование платформы, включив в него больше рабочих процессов, в том числе:

• Подача заявок на гранты и управление ими: команда из США использует Asana для управления своими усилиями по сбору средств, чтобы избежать авралов в последнюю минуту. Кроме того, когда SWOT-анализ выявил неэффективность в получении грантов и отчётности по ним, эти процессы были перенесены в Asana. Теперь команда использует Asana для управления заявками на гранты, отчётностью и ожидаемыми денежными поступлениями от грантов.

Управление грантами имеет решающее значение, потому что финансирование получить очень трудно. Благодаря повышению эффективности с помощью Asana мы становимся более конкурентоспособной организацией, что позволяет нам искать новые источники финансирования и экономить время.

Скайлер Баденох, генеральный директор

• Соблюдение протоколов: команда из Гаити использует Asana для всего — от внутреннего общения до отчётности и протоколов в связи с COVID-19. Когда возникает чрезвычайная ситуация, например COVID-19, команда использует Asana для создания и внедрения протоколов реагирования. Например, они разработали сложную процедуру приёма и лечения пациентов в своём медпункте, которая включает измерение температуры, пункт для мытья рук, раздачу масок и многое другое. Они документируют протокол в проекте Asana и используют его для внутренней коммуникации, обеспечивая выполнение необходимых действий каждым работником.

Когда разразился COVID-19, наша организация обладала уникальной квалификацией для реагирования на этот тип бедствия — в нашей команде и совете директоров есть врачи, у нас есть опыт работы в чрезвычайных ситуациях, — но нам всё равно был необходим организационный инструмент, такой как Asana, чтобы помочь нам управлять процессом.

Скайлер Баденох, генеральный директор

• Отслеживание пожертвований в неденежной форме: в этом году цель программы заключается в том, чтобы превысить объём пожертвований в 20 млн долларов — ��очти вдвое больше обычной цели в 11 млн долларов. Пожертвования включают лекарства, медицинские принадлежности и оборудование, которые необходимо доставить на Гаити, импортировать и распределить среди партнёров и наиболее нуждающихся людей. Теперь этот процесс отслеживается в Asana, а не в таблицах Excel.

Улучшение взаимодействия со спонсорами с помощью Asana

С помощью Asana Business фонд Hope for Haiti теперь может быстрее работать со спонсорами. Недавно профессиональная теннисистка Наоми Осака выбрала организацию в качестве получателя пожертвования в размере 25 000 долларов от своего участия в онлайн-турнире по играм, чтобы помочь в борьбе с COVID-19. Команда Hope for Haiti использовала Asana для управления взаимоотношениями, чтобы гарантировать отправку нужных материалов и не упустить ни одного момента взаимодействия с командой Наоми.

И когда фонд Hope for Haiti получил пожертвование, он хотел сообщить Наоми о том, как оно было использовано. До начала работы в Asana этот процесс потребовал бы множества файлов и длинной переписки по электронной почте. Но, отслеживая результаты пожертвования в Asana, команда смогла подготовить отчёт и поделиться им с Наоми всего за несколько недель.

Без Asana мы бы ни за что не смогли так быстро подготовить отчёты о вкладе Наоми Осаки.

Скайлер Баденох, генеральный директор

Вернуться к фонду

Хотя COVID-19 сместил фокус внимания Hope for Haiti (и стал примером того, как быстро организация может отреагировать на чрезвычайную ситуацию с помощью Asana), Скайлер и её команда по-прежнему твёрдо привержены продвижению своих основных инициатив: улучшению доступа к качественному образованию, здравоохранению, чистой питьевой воде, пожертвованиям в виде медицинских товаров и экономическим возможностям. Скайлер знает, что с помощью Asana влияние организации на эти инициативы будет только увеличиваться благодаря новым возможностям повышения эффективности и процессам.

А благодаря обновлённой связи между ключевыми ценностями организации и тем, как она достигает своих целей, Hope for Haiti как никогда готова продолжать превосходить свои цели. Например, команда будет использовать Asana для планирования ежегодного благотворительного мероприятия Hike for Haiti, в рамках которого люди со всего мира совершают пешие прогулки в знак солидарности со школьниками, которым приходится преодолевать неоправданно большие расстояния до школы в Гаити. Изменения, которые Скайлер и его команда надеются осуществить, — это большая гора, на которую предстоит взобраться, но его команда как никогда готова к этому путешествию и к тому, чтобы изменить к лучшему любимый Гаити с помощью Asana.

Будучи генеральным директором, мне было трудно знать, что происходит в каждой команде. Asana даёт мне возможность видеть всю выполняемую работу — будь то сбор средств и управление донорами или операции на местах.

Скайлер Баденох, генеральный директор