EarthEnable с помощью Asana ежегодно укладывает более 2000 чистых и надёжных полов

В исследовании Всемирного банка 2007 года ученые обнаружили, что при замене земляных полов на цементные количество паразитов уменьшилось на 78 процентов, диареи — на 49 процентов, а когнитивное развитие у детей значительно улучшилось. Грунтовые полы, одним словом, грязные, но они также являются рассадником болезней и комаров и представляют другие риски для здоровья более миллиарда человек во всём мире.

Когда Гаятри Датар впервые посетила Руанду в 2013 году в рамках курса Стэнфордской школы бизнеса по проектированию для условий крайней доступности, она вспоминала, что повсюду видела земляные полы. После своего визита Гая решила разработать доступную и гигиеничную альтернативу, и так родилась компания EarthEnable. Гая и её сокурсник из Стэнфорда разработали решение с использованием местных материалов и герметика на растительной основе, чтобы создать устойчивый, экологически чистый, полезный для здоровья и доступный земляной пол. Используя знания, которые уже существуют в деревнях, EarthEnable применяет методы исследований и разработок на низовом уровне для создания новых напольных покрытий и предоставления местным экономикам возможностей для каменщиков и строителей по созданию собственного бизнеса.

Сегодня команда EarthEnable насчитывает почти 600 работников, 99 % из которых родом из Руанды и Уганды, и все они работают в Руанде и Уганде. Райан Конлин — глава администрации EarthEnable. Он тесно сотрудничает с генеральным директором организации Гаей, выполняя различные функции руководства, управляя общением в масштабах всей компании и взаимодействуя с внешними партнёрами.

Проблемы межфункционального и трансграничного сотрудничества

Когда Райан присоединился к команде, для отслеживания хода работ над проектами использовалось несколько разных методов, включая электронную почту, электронные таблицы и документы. «Всё было разбросано по разным местам, и это очень сбивало с толку», — объясняет он. Более того, сотрудники организации разбросаны по Руанде и Уганде, поэтому общение и сотрудничество через географические границы было затруднено. У людей, находящихся в разных местах, не всегда была информация, необходимая для выполнения работы.

В результате команда EarthEnable столкнулась с несколькими проблемами:

• Работа была неэффективной, потому что люди забывали, где хранятся сроки или документы, за что они отвечают или где найти последнее обновление статуса.

• В команде отсутствовала ответственность, потому что люди по-разному отслеживали свою работу. Руководителям было сложно контролировать, как их непосредственные подчинённые выполняют цели, соблюдают даты сдачи и реализуют проекты.

• Они чувствовали, что работают неорганизованно, и понимали, что могут добиться большего — для своей организации и для людей, которым они служат.

Поэтому руководство решило найти решение, которое помогло бы организации лучше управлять своей работой. Чтобы инструмент был полезен, EarthEnable требовалась возможность организовывать работу по отделам (поскольку роли в организации сильно различаются) и назначать задачи и даты сдачи отдельным сотрудникам (для повышения ответственности). Самое главное — инструмент также должен был быть достаточно интуитивным, чтобы им мог пользоваться каждый член команды, поскольку для многих работников EarthEnable это первая офисная работа.

Как найти функциональное и интуитивно понятное решение

В конечном итоге Гая и руководители EarthEnable выбрали Asana, потому что эта система отвечала их общим потребностям в управлении проектами и отслеживании сроков. Asana обладала необходимым функционалом и была достаточно интуитивно понятной, чтобы вся команда могла сразу же начать ей пользоваться. Огромная библиотека ресурсов и поддержка, доступные для помощи команде во внедрении, стали решающими аргументами: Asana заменит электронные таблицы, документы Word и электронную почту.

Понимая, насколько важна поддержка руководства для успешного внедрения, управленческая команда первой взяла на себя обязательство использовать Asana для отслеживания текущих приоритетов и встреч команды. Затем остальная часть организации была уведомлена о том, что вся работа будет отслеживаться в Asana, и менеджеры будут ожидать, что статус проектов будет обновляться в этом инструменте. Поскольку и руководители, и подчинённые использовали Asana, стало легко обеспечивать ответственность каждого.

Люди быстро осознали ценность Asana, потому что их списки задач были легко доступны, а общение между руководителями и подчинёнными улучшилось. Это положило начало благотворному циклу и ещё больше побудило людей пользоваться инструментом — более того, многие работники даже начали использовать его для своих личных списков задач.

Стремление нашей управленческой команды обеспечить ответственное использование Asana всеми сотрудниками в значительной степени способствовало успешному внедрению. Благодаря быстрому внедрению и постоянным просьбам к работникам указывать свой прогресс в инструменте все без проблем присоединились к процессу. ”

Оптимизация приоритетов и более эффективная работа

С момента внедрения Asana во всей организации EarthEnable отметила множество улучшений в своей работе. Как руководители, так и подчинённые могут контролировать друг друга, используя проекты для встреч один на один для отслеживания индивидуальных обязанностей. Комментарии позволяют заинтересованным лицам легко проверять статус задачи, независимо от того, в каком офисе, на какой должности или в каком месте они находятся.

Команда также отметила повышение эффективности благодаря использованию Asana для подачи заявок на гранты и составления отчётности по ним. Используя задачу для каждого гранта, они могут легко видеть даты сдачи, кто отвечает за грант и когда должна быть завершена отчётность. Вместо того чтобы полагаться на один неупорядоченный файл для отслеживания десятков грантов, что делало практически невозможным определение статуса любого отдельного гранта, отслеживание их в Asana помогает EarthEnable получать больше финансирования и поддерживать связи с отличными спонсорами, которые предоставляют организации наставничество и идеи. С помощью отчётности Asana команда может быстро и легко продемонстрировать тем, кто поддерживает организацию, влияние их вклада, что ещё больше помогает EarthEnable уточнять и улучшать свои цели. В результате они стали соблюдать больше дедлайнов, а процесс получения грантов в целом стал более плавным.

Помимо обеспечения прозрачности для внешних спонсоров, Asana также предоставляет работникам EarthEnable внутреннюю видимость во всей организации. Используя вид доски, EarhEnable теперь отслеживает входящие запросы из всей компании в одном проекте. Это позволяет всем видеть статус запроса, а межфункциональные заинтересованные стороны могут быть легко вовлечены в процесс. Будь то запрос на ремонт оборудования или предложение по улучшению общеорганизационной системы, его легко отправить и отслеживать с помощью чётко обозначенных столбцов, указывающих статус, чтобы каждый мог видеть, на каком этапе находится запрос.

Это не только упрощает работу всей организации, но и упорядочивает приоритеты руководителей: Гая, Райан и другие руководители ведут репозиторий проблем высшего уровня и работают в проекте под названием «Руководство».

После внедрения Asana в масштабах всей организации и создания рабочих процессов в Asana Райан и вся организация заметили, что процессы выполняются более гладко и быстро, а совместная работа стала проще для всех. Это означает более быструю доставку в сообщества, которые обслуживает EarthEnable, — выигрыш для организации и тех, кто нуждается в более качественных напольных покрытиях.

С помощью Asana мы можем видеть ход выполнения работы, согласовывать действия с заинтересованными сторонами, отслеживать прогресс в достижении целей и достигать их быстрее, что также означает более быструю реализацию для наших сообществ. ”

Более того, все сотрудники EarthEnable переняли подход к управлению проектами, что повышает эффективность организации и каждого человека. Поскольку для многих работников EarthEnable это первый опыт работы в офисе, лучше всего начать с Asana. Используя этот инструмент, каждый работник может продумывать свои проекты, расставлять приоритеты в списках задач и сосредотачиваться на своей работе, а не ломать голову над тем, с чего начать.

Как только я присоединился к EarthEnable, мне было предложено создать учётную запись Asana и использовать её для отслеживания своих задач. Каждую неделю я обсуждаю со своим руководителем свой прогресс, используя Asana. Asana проста в использовании и помогает мне оставаться организованной. ”

Продолжение инноваций с нуля

EarthEnable всегда стремилась делать полы более гигиеничными и доступными. В 2019 году они разработали метод получения материалов с собственных задних дворов клиентов, а не из местного карьера. Этот новый метод позволяет им продолжать снижать цены и предоставлять жителям Руанды более качественные напольные покрытия. После начала пандемии COVID-19 это стало ещё более важным, поскольку земляные полы могут усугублять респираторные заболевания.

Asana делает из нас лучших менеджеров проекта, поощряя ответственное отношение каждого работника. ”

Новый метод производства требует значительной переподготовки, и EarthEnable работала с местными каменщиками, обучая их методам, связанным с этими новыми материалами. С помощью Asana они отслеживали и управляли всем процессом — от исследований и разработок до обучения каменщиков и новых строительных процедур. В результате с марта 2020 года им удалось уложить более 1200 полов с использованием нового метода.

Райан, Гая и команда по-прежнему стремятся найти более инновационные, гиперлокальные способы создания более качественных полов, начиная с эффективного бизнеса, и ставят перед собой амбициозные цели по дальнейшему сокращению цепочки поставок и всего процесса укладки в этом году и в дальнейшем.