Когда Гаятри Датар впервые посетила Руанду в 2013 году в рамках курса Стэнфордской школы бизнеса по проектированию для крайне ограниченного бюджета, она вспоминала, что повсюду были грязные полы. После своего визита Гая решила разработать доступную и гигиеничную альтернативу, и так родилась компания EarthEnable. Гая и её сокурсник из Стэнфорда разработали решение, используя местные материалы и герметик на растительной основе, чтобы создать устойчивый, экологически чистый, здоровый и доступный земляной пол. Опираясь на знания, которые уже существуют в деревнях, EarthEnable использует исследования и разработки на низовом уровне для создания новых напольных покрытий и предоставления местным экономикам возможностей для каменщиков и строителей создавать собственный бизнес.

Сегодня команда EarthEnable насчитывает почти 600 работников, 99% из которых родом из Руанды и Уганды, и все они работают в Руанде и Уганде. Райан Конлин — глава администрации EarthEnable. Он тесно сотрудничает с генеральным директором организации Гаей, выполняя различные функции руководства, управляя общением в компании и взаимодействуя с внешними партнёрами.

Проблемы межфункционального и трансграничного сотрудничества

Когда Райан присоединился к команде, для отслеживания хода работ над проектами использовалось несколько разных методов, включая электронную почту, электронные таблицы и документы. «Всё было разбросано по разным местам, и это очень запутывало», — объясняет он. Более того, сотрудники организации разбросаны по Руанде и Уганде, поэтому общение и сотрудничество через географические границы были затруднены. У людей, находящихся в разных местах, не всегда была информация, необходимая для выполнения работы.

В результате команда EarthEnable столкнулась с несколькими проблемами:

• Работа была неэффективной, потому что люди забывали, где хранятся сроки или документы, за что они отвечают или где найти последнее обновление статуса.

• В команде отсутствовала ответственность, потому что люди отслеживали свою работу по-разному. Руководителям было сложно контролировать, как их непосредственные подчинённые выполняют цели, соблюдают даты сдачи и реализуют проекты.

• Они чувствовали, что работают неорганизованно, и понимали, что могли бы делать больше для своей организации и людей, которым они служат.

Поэтому руководство решило найти решение, которое помогло бы организации лучше управлять своей работой. Чтобы инструмент был полезен, EarthEnable требовалась возможность организовывать работу по отделам (поскольку роли в организации сильно различаются) и назначать задачи и даты сдачи отдельным сотрудникам (для повышения ответственности). Самое главное: инструмент также должен был быть достаточно интуитивным, чтобы им мог пользоваться каждый член команды, поскольку для многих работников EarthEnable это первая офисная работа.

Как найти функциональное и интуитивно понятное решение

В конечном итоге Гая и руководители EarthEnable выбрали Asana, потому что эта система отвечала их общим потребностям в управлении проектами и отслеживании сроков. У Asana были необходимые функциональные возможности, и она была достаточно интуитивно понятной, чтобы вся команда могла сразу же начать ей пользоваться. Огромная библиотека ресурсов и поддержка, доступные для помощи команде во внедрении, стали решающими аргументами: Asana заменит электронные таблицы, документы Word и электронную почту.

Понимая, насколько важна поддержка руководства для успешного внедрения, управленческая команда первой взяла на себя обязательство использовать Asana для отслеживания текущих приоритетов и встреч команды. Затем остальным сотрудникам организации сообщили, что вся работа будет отслеживаться в Asana, а руководители будут ожидать, что статус проектов будет обновляться в этом инструменте. Поскольку и руководители, и подчинённые использовали Asana, стало легко обеспечивать ответственность каждого.

Люди быстро осознали ценность Asana, потому что их списки задач стали легко доступны, а общение между руководителями и подчинёнными улучшилось. Это положило начало благотворному циклу и ещё больше побудило людей использовать инструмент — более того, многие работники даже начали применять его для своих личных списков задач.

Приверженность нашей управленческой команды тому, чтобы все несли ответственность за использование Asana, в значительной степени способствовала успешному внедрению. Благодаря быстрому внедрению и постоянным просьбам к работникам указывать свой прогресс в инструменте все без проблем освоили его.

Гаятри Датар, директор и сооснователь EarthEnable

Оптимизация приоритетов и более эффективная работа

С момента внедрения Asana во всей организации EarthEnable отметила множество улучшений в своей работе. Как руководители, так и подчинённые могут контролировать выполнение задач друг друга, используя проекты для встреч один на один для отслеживания индивидуальных обязанностей. Комментарии позволяют заинтересованным лицам легко проверять статус задачи независимо от того, в каком офисе, в какой должности или в каком месте они находятся.

Команда также отметила повышение эффективности благодаря использованию Asana для подачи заявок на гранты и составления отчётности по ним. Используя задачу для каждого гранта, они могут легко видеть даты сдачи, кто отвечает за грант и когда должна быть завершена отчётность. Вместо того чтобы отслеживать десятки грантов в одном неудобном файле, в котором практически невозможно было узнать статус отдельного гранта, EarthEnable теперь отслеживает их в Asana. Это помогает организации получать больше финансирования и поддерживать связи с отличными спонсорами, которые предоставляют наставничество и идеи. С помощью отчётности Asana команда может быстро и легко продемонстрировать тем, кто поддерживает организацию, влияние их вклада, что также помогает EarthEnable уточнять и совершенствовать свои цели. В результате они отметили увеличение количества соблюдённых дедлайнов и упрощение процесса работы с грантами в целом.

Asana не только обеспечивает прозрачность для внешних спонсоров, но и даёт работникам EarthEnable возможность видеть, что происходит внутри всей организации. Используя вид доски, EarhEnable теперь отслеживает входящие запросы в масштабах всей компании в одном проекте. Это позволяет всем видеть статус запроса, а межфункциональные заинтересованные лица могут быть легко вовлечены в процесс. Будь то запрос на ремонт оборудования или предложение по улучшению общеорганизационной системы, его легко отправить и отслеживать с помощью чётко обозначенных столбцов, указывающих статус, чтобы каждый мог видеть, на каком этапе находится запрос.

Это не только упрощает работу всей организации, но и позволяет руководителям лучше расставлять приоритеты: Гая, Райан и другие руководители ведут репозиторий самых важных вопросов и работают в проекте под названием «Руководство».

После внедрения Asana в масштабах всей организации и создания рабочих процессов в Asana Райан и вся организация заметили, что процессы выполняются более гладко и быстро, а совместная работа стала проще для всех. Это означает более быструю реализацию проектов для сообществ, которым помогает EarthEnable, — выигрыш как для организации, так и для тех, кто нуждается в более качественных напольных покрытиях.

С помощью Asana мы можем видеть прогресс, согласовывать действия с заинтересованными сторонами, идти к нашим целям и достигать их быстрее, а значит, и быстрее предоставлять результаты нашим сообществам.

Райан Конлин, глава администрации EarthEnable

Более того, все сотрудники EarthEnable переняли подход к управлению проектами, что повышает эффективность организации и каждого отдельного человека. Поскольку для многих работников EarthEnable это первый опыт работы в офисе, лучше всего начать с Asana. Используя этот инструмент, каждый работник может продумывать свои проекты, расставлять приоритеты в списках задач и сосредоточиться на работе, вместо того чтобы ломать голову над тем, с чего начать.

Как только я пришёл в EarthEnable, мне было поручено создать учётную запись Asana и использовать её для отслеживания своих задач. Каждую неделю я обсуждаю с руководителем свой прогресс с помощью Asana. Asana проста в использовании и помогает мне оставаться организованной.

Флора Уфитинема, исполнительный ассистент в EarthEnable

Продолжаем внедрять инновации с нуля

EarthEnable всегда стремилась делать полы более гигиеничными и доступными. В 2019 году они разработали метод получения материалов с собственных задних дворов клиентов, а не из местного карьера. Этот новый метод позволяет им и дальше снижать цены и предоставлять жителям Руанды напольные покрытия лучшего качества. После пандемии COVID-19 это стало ещё более важным, поскольку земляные полы могут усугублять респираторные заболевания.

Asana делает из нас лучших менеджеров проектов, поощряя ответственное отношение каждого работника.

Райан Конлин, глава администрации EarthEnable

Новый метод производства требует значительного переобучения, и EarthEnable работала с местными каменщиками, обучая их методам работы с новыми материалами. Они отслеживали и управляли всем процессом — от исследований и разработок до обучения каменщиков и новых строительных процедур — с помощью Asana. В результате с марта 2020 года им удалось уложить более 1200 полов по новому методу.

Райан, Гая и команда по-прежнему стремятся найти более инновационные, гиперлокальные способы создания более качественных полов, начиная с эффективного бизнеса, и ставят перед собой амбициозные цели по дальнейшему сокращению цепочки поставок и всего процесса укладки в этом году и в дальнейшем.