Создавайте, назначайте и реагируйте на задачи

Что такое задачи?

Задачи обозначают конкретные действия или списки дел, которые чётко дают понять, кто за что отвечает и к какому сроку должна быть выполнена работа. Однако их также можно использовать для хранения идей и справочных материалов. Если вы привыкли отправлять коллегам электронные письма, когда вам что-нибудь нужно, попробуйте вместо этого назначить задачу.

Например, вам нужно создать анимационное видео для предстоящей кампании, и при этом за постановку отвечает другой сотрудник. Эти задачи можно отслеживать в проекте управления кампанией.

В задачах хранятся все относящиеся к ним файлы, беседы и инструкции, поэтому вся информация остаётся в нужном (и единственно) месте. Задачи обычно входят в проект, поэтому их легко найти, и они доступны вашим коллегам.

Смотреть учебный видеоролик

Как работать в Asana — это серия коротких учебных видеороликов, с которыми вы можете сверяться для практики и быстрого изучения Asana. Вы также можете ознакомиться с нашим кратким уроком по Asana.

Как создавать задачи

GIF-анимация создания задачи в Asana

Есть три основных способа создания задач:

  1. с помощью оранжевой кнопки «+» на верхней панели;
  2. с помощью кнопки «Добавить задачу» в проекте;
  3. также можно открыть любой список задач, нажать клавишу «Ввод» и ввести название задачи.

Вы также можете создавать задачи из электронных писем или сообщений в Slack. Для того чтобы сэкономить вам время и облегчить управление задачами, Asana можно интегрировать с основными инструментами.

Подсказки и рекомендации по задачам

По этим подсказкам вы научитесь создавать отличные задачи и реагировать на задачи, назначенные вам.

Создание отличной задачи

СНИМОК ЭКРАНА задачи в Asana с исполнителем, сроком выполнения, описанием и вложением для управления работой

  1. Устанавливайте задачам чёткие и призывающие к действию названия. Например, лучше попросить «Подготовить первоначальный вариант сообщения для блога», а не просто написать «Сообщение для блога».
  2. Назначьте задачу себе или коллеге. У задачи всегда только один исполнитель, поэтому всегда точно известно, кто отвечает за работу.
  • Задачу можно разбить на подзадачи, если в её выполнении участвует несколько человек.
  1. Добавьте дату начала и срок выполнения, чтобы обозначить продолжительность задачи и крайний срок завершения работы. Тогда коллеги смогут более эффективно распределить время для выполнения задачи и будут знать, когда от них ждут результата.
  2. Используйте описание задачи, чтобы дать дополнительные сведения, инструкции или контекст к задаче. Тогда у исполнителя будет вся необходимая информация для начала и завершения работы.
  3. Прикрепите все необходимые файлы. Для того чтобы иметь возможность прикладывать к задачам файлы из инструментов, которыми вы уже пользуетесь, Asana интегрирована с Google Диском, Dropbox, OneDrive и Box.
  4. Некоторые задачи могут зависеть от другой работы, которую нужно выполнить в первую очередь. Указывайте зависимости между задачами, чтобы работа выполнялась своевременно и в правильном порядке.
  5. И, наконец, к задачам можно добавлять участников (это похоже на поле копии в электронной почте). Они будут будут получать уведомления обо всех действиях с задачами. Добавлять и удалять участников задачи можно в любое время.
  6. Выполнив задачу, нажмите на кнопку с галочкой рядом с названием задачи. Оставьте комментарий, чтобы коллеги знали о ваших достижениях.

Также можно создавать задачи-вехи, которые символизируют основные цели проекта (например, достижение некоторого объёма выручки) или главные элементы работы по проекту, которые выводят его на следующий этап (например, подтверждение места проведения мероприятия).

Проект, задача или подзадача?

Этот вопрос возникает у многих клиентов, и ответ обычно заключается в том, что всё зависит от того, чего вы хотите достичь и каким образом должна отображаться информация. Ознакомьтесь с приведённой далее рекомендацией, которая поможет выбрать верное направление:

ИЗОБРАЖЕНИЕ иерархии Asana от организации до группы, проекта, задачи и подзадачи с примерами по каждому пункту

Создайте проект... Создайте задачу... Создайте подзадачу... Примеры
Трудоёмкость Предстоит большая работа с группой заинтересованных лиц, работающих над достижением одной цели, или вы просто хотите создать центр по отслеживанию работ. Вам нужно создать одно задание для одного человека, которое можно выполнить за несколько минут или рабочих дней. Необходимо привлечь к выполнению задачи нескольких человек, чтобы разделить работу на части и ускорить её выполнение. Проект. Редакционный календарь
Задача. Публикация в блоге
Подзадача. Собрать цитаты клиентов для блога
Представления Вы хотите просматривать проект и его задачи в разных представлениях (список, доска, хронология, календарь) и создавать по ним отчёты с помощью портфелей и панели мониторинга. Вы хотите, чтобы работу можно было просматривать в представлениях хронологии, панели мониторинга или загрузки (здесь не отображаются подзадачи). Вам не нужно просматривать подзадачи в представлениях хронологии, панели мониторинга или загрузки. (В противном случае преобразуйте родительскую задачу в проект.) Проект. Запуск продукта
Задача. Провести маркетинговое исследование
Подзадача. Написать резюме исследования для отдела маркетинга
Сложность То, чем вы занимаетесь, насчитывает множество шагов, этапов, заинтересованных лиц или уровней. Вы хотите общаться с отдельной группой заинтересованных лиц по поводу конкретной части работы (а не проекта целиком). Вы пытаетесь разбить задачу на небольшие части. (Однако если у вас больше пяти подзадач для разных заинтересованных лиц, тогда, возможно, стоит преобразовать эту задачу в проект.) Проект. Нью-Йоркская кампания
Задача. Окончательно согласовать тезисы кампании
Подзадача. Проанализировать тезисы кампании

Реакция на задачи и совместная работа над ними

Задачи могут создаваться и назначаться кем угодно и кому угодно в рамках вашего домена Asana. Сделайте сотрудничество максимально эффективным с помощью этих советов:

  • Если вам назначили задачу, вы можете принять её, поставив отметку «нравится». Таким образом, вы даёте понять, что видели задачу и готовы к ней приступить.
  • Если эта задача не в вашей компетенции, вы можете переназначить её или начать беседу в комментариях к задаче.
  • Публикуйте обновления в комментариях к задаче по мере работы над ней, чтобы участники задачи могли отвечать и следить за ходом её выполнения.
  • Если комментарий содержит важную информацию или необходим для успешной сдачи работы, его можно закрепить наверху, чтобы облегчить к нему доступ.
  • Если вам нужно привлечь чьё-то внимание к задаче или комментарию, используйте @упоминания. Адресаты будут уведомлены и смогут быстро перейти к этой конкретной задаче. Когда человек @упоминается в задаче, он автоматически добавляется в список её участников.
  • Также можно @упоминать проекты, задачи и названия бесед, чтобы создавать необходимые связи и с лёгкостью ссылаться на конкретную работу.

В поле комментария или описания введите символ @, а затем имя коллеги, чтобы получилось @упоминание

Дополнительные ресурсы для успешной работы с задачами

Любите учиться по видео или предпочитаете углублённое обучение? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

Ресурсы Ссылка
Уроки по Asana Изучите основы создания задач за 5 минут
Видео-инструкция по работе с задачами Смотрите видео из серии «Как пользоваться Asana»
Курс по управлению задачами Записывайтесь в Академию Asana
Взаимодействие с Сообществом Посетите ближайший семинар или откройте тему о задачах на нашем форуме сообщества

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com