Начало пробного периода

Новичкам в Asana или пользователям бесплатной версии будет полезно знать, что пробная версия — это лучший способ изучить всё, что могут предложить Asana Premium и Asana Business. Они созданы для бизнеса и помогают вам управлять проектами, а также следить за тем, чтобы и мельчайшие задания, и большие инициативы шли по плану. В этой статье не освещаются ВСЕ аспекты изучения Asana (для этого есть статья по быстрому началу работы), но она поможет вам быстро ощутить всю мощь версий Premium и Business.

Вам ещё только предстоит регистрация для активации пробного периода? Выберите версию Premium или Business, а эта статья поможет вам начать работу.

Начните с этих шагов и читайте дальше, чтобы узнать больше:

  1. Пригласите коллег в свой домен Asana и создайте группу.
  2. Выберите пилотный проект для совместной работы. Начните работу ещё быстрее с помощью наших шаблонов.
  3. Пользуйтесь функциями Premium и Business. Ознакомьтесь с обзором функций, чтобы получить примеры и рекомендации.
  4. Загрузите приложение для iOS или Android, чтобы работать в пути и отслеживать работу, где бы вы ни были — даже находясь вне сети.
  5. Собирайте отзывы и определяйте принципы в реальном времени, чтобы видеть, что работает и чем ваша группа может воспользоваться.

1. Что нужно знать перед началом пробного периода

Asana — один из ведущих инструментов по управлению совместной работой, направленный на повышение производительности, уровня взаимодействия и координации между группами и организациями. Планируйте всю свою работу и управляйте ей из единого центра с помощью Asana вместо жонглирования электронной почтой и файлами, а также бесконечных совещаний и чатов. К тому же Asana интегрируется с другими совместно используемыми инструментами, чтобы вы могли поддерживать рабочие связи.

Обзор структуры Asana

Для успешного начала своего пробного периода вам следует ознакомиться с основами работы в Asana:

Не забудьте пригласить свой коллектив, чтобы сотрудники могли начать пользоваться Asana и оставлять отзывы во время пробного периода.

2. Начните с шаблона

Составить представление об Asana проще всего, когда вы задействуете её в проекте или процессе, с которым ваша группа уже знакома. Конкретные процедуры будут зависеть от вашего коллектива, однако у нас есть десятки шаблонов для начала работы. Некоторые из наших лучших шаблонов представляют собой заявки на работы, редакторские календари и процессы запуска продуктов.

Планируете свои проекты и работу в электронных таблицах? Вы можете попробовать наше средство импорта файлов CSV, чтобы перенести работу в Asana всего за несколько кликов.

Если вы пользуетесь бесплатной версией Asana, у вас будет возможность опробовать функции версий Premium и/или Business в своих текущих задачах и проектах. При этом рекомендуется определить конкретные проекты для тестирования и его способ. Например вы можете начать использовать настраиваемые поля приоритетности в проекте дизайнерских работ или зависимости в плане мероприятия. Затем обязательно добавьте эти проекты в портфель, чтобы отслеживать их все одновременно.

Узнайте больше об идеях проектов от Asana, воспользуйтесь подсказками и рекомендациями или ознакомьтесь с историями клиентов, чтобы увидеть реальные примеры.

3. Главные функции версии Business

Выбрав свой первый проект, вы уже будете готовы получить максимум от пробного периода. Приведённое ниже не отражает всё, что могут предложить версии Premium или Business, но эти функции хорошо сочетаются и достаточно просты, чтобы сразу же начать ими пользоваться.

Портфели (только в версии Business)

Портфели — это лучший способ отслеживать все проекты для конкретной инициативы или группы в одном месте. Они представляют собой простой способ регистрации и организации проектов, которые вы открываете чаще всего, и их можно сортировать по ответственным за проект, сроку сдачи, статусу, приоритету и т. д.

Чтобы создать портфели, нажмите «Портфели» на боковой панели, затем — «Новый портфель» и введите названия проектов, которые вы хотите добавить.

Портфели — это лучший способ отслеживать все проекты по конкретной инициативе или группе в одном месте

Откройте доступ к любому портфелю путём копирования его URL и отправки его любому пользователю Asana в вашем домене.

Загрузка (только в версии Business)

Лидеры и менеджеры проектов испытывают трудности в управлении загрузкой и полагаются на комплексную систему или вынуждены собирать информацию по крупицам вручную из электронной почты, документов и совещаний, теряя в процессе время. «Загрузка» предлагает единый и точный обзор ресурсов вашей группы на основании работы, уже назначенной им в Asana. «Загрузка» помогает вам принимать информированные решения в отношении персонала, чтобы сохранять рабочий баланс и выполнять инициативы в срок.

«Загрузка» неразрывно связана с портфелями. Добавляйте проекты, в которых хотите отслеживать распределение ресурсов, чтобы данные о загрузке появлялись в портфеле.

СНИМОК ЭКРАНА с перераспределением загрузки между исполнителями в представлении «Загрузка»

Начните работу с «Загрузкой» с помощью нашей пошаговой инструкции.

Проверка (только в версии Business)

«Проверка» позволяет ответственным лицам оставлять конкретные отзывы с поручениями по изображениям, чтобы сотрудники знали, что делать для исполнения этих отзывов. Функция «Проверка» в Asana облегчает проверяющим комментирование непосредственной работы, поэтому отзывы предоставляются в её контексте. Каждый комментарий превращается в подзадачу к выполнению. При этом исполнитель сам решает, каким образом её выполнять.

GIF-изображение рабочего процесса проверки в Asana

Это облегчает процесс получения и составления отзывов, потому что проверяющие могут чётко формулировать свои идеи, а создатели контента могут решать, внедрять их или нет (и всё записывать в одном месте).

Формы

Возможно, вы уже привыкли отправлять запросы и создавать проектные задания, используя документы и электронную почту. Но эта информация часто бывает неполной и некачественно организованной, что приводит к задержкам и путанице. Вместо этого вы можете создать формы, которые унифицируют процесс запросов. После заполнения формы, информация передаётся в конкретный проект, чтобы её было можно легко отслеживать в одном месте.

Скриншот формы Asana для отправки творческих заданий

Заполнять формы может кто угодно, даже не пользователи Asana — просто поделитесь ссылкой на форму. После заполнения формы введённые данные превращаются в задачу проекта, которой можно выставить приоритет.

Чтобы создать форму, следуйте этой инструкции.

4. Главные функции версии Premium

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля помогают отслеживать конкретные сведения единым образом в каждой задаче или проекте в портфеле — они похожи на столбцы электронной таблицы. Вы можете использовать их для фильтрации и сортировки проекта или портфеля, для отчётов о работе под угрозой, согласованиях и многого другого.

Названия и значения полей можно настроить, поэтому вы можете создать поле для этапа, приоритета, затрат и всего остального, что важно для вашего рабочего процесса, группы и компании. Вы также можете получать уведомления при изменении настраиваемых полей, чтобы двигать работу вперёд и повышать чёткость согласований.

Чтобы создать настраиваемые поля, просто нажмите синюю ссылку «Добавить настраиваемые поля» в верхней части любого проекта.

GIF-изображение, показывающее создание настраиваемых полей по синей ссылке в верхней части любого проекта Asana

Клиенты Asana Business также могут блокировать настраиваемые поля, чтобы каждый сотрудник использовал только нужные поля и чтобы сохранять их постоянную структуру по мере расширения использования Asana в организации.

Шаблоны

Используйте шаблоны от специалистов Asana или создавайте и сохраняйте свои настраиваемые шаблоны для стандартизации регулярных процессов в вашей группе. Вы будете экономить время на создании проектов и следовать одним и тем же шагам, ничего не упуская. См. нашу полную галерею шаблонов здесь.

Вы также можете попробовать наше средство импорта файлов CSV, чтобы превратить текущую электронную таблицу в проект всего за несколько кликов.

Даты начала

Даты начала показывают, когда вам следует начать свою работу, чтобы уложиться в срок без авралов. Они также помогают вам планировать проекты с конкретным сроком сдачи, чтобы в расписании не было проблем.

Используйте даты начала в задачах, работа над которыми ведётся дольше одного дня, например, создание черновика сообщения для блога или запись видео.

Зависимости задач

Отметьте, что одна задача ожидает завершения другой, чтобы комплексные проекты не выбивались из графика, а нужная работа выполнялась в нужное время. Зависимости отлично подходят для выстраивания чётких процессов и сведения путаницы к минимуму. Они также экономят вам время, чтобы не нужно было сверяться с каждым сотрудником по поводу начала или окончания работы.

Используйте зависимости в задачах, которые должны выполняться последовательно, например проверка чернового варианта статьи после написания или публикация веб-страницы после её окончательной проверки отделом контроля качества.

Хронология

Создавайте красивые и живые обзоры всех связей в вашей работе, чтобы начинать проекты «с той ноги» и соблюдать сроки. С помощью «Хронологии» вы можете просматривать, показывать и адаптировать планы своих проектов за считаные минуты.

Хронология в Asana похожа на диаграмму Ганта, но более эффективным образом связана со всей вашей работой. Используйте её для планирования и управления проектами с жёсткими сроками выполнения

Хронология работает лучше всего, когда в задачах указаны зависимости и даты начала. Тогда вы будете видеть, каким образом связана ваша работа. По мере её выполнения вы можете с лёгкостью перемещать их, чтобы видеть расписания и конфликтующие элементы.

5. Получите ответы на свои вопросы

У ещё остались вопросы по работе в версиях Premium или Business? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

*Это предложение может варьироваться в зависимости от географического расположения и языка. Обратитесь в наш отдел работы с клиентами, чтобы узнать о возможности участия своей команды.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com