Это непростое дело, и Таня Борош, операционный директор Morning Coworking, уже в этом убедилась. Таня работает со своей командой из четырёх человек, координируя все 20 офисов, а также работающих в них сотрудников. Они проделали большую работу, чтобы создать идеальный процесс открытия новых офисов и обеспечить их успешное функционирование.

Им нужно действовать быстро, но при этом не забывать о людях, процессах и цели. Они полагаются на Asana, чтобы обеспечить гармоничное сочетание всех этих трёх аспектов и чтобы любой человек из любого уголка города (или мира) мог рассчитывать на продуктивное пространство для совместной работы, создаваемое Morning Coworking.

Ключи к успешным пространствам

Создание пространств, в которых взаимодействуют и работают замечательные люди (и их идеи), требует высокого уровня координации и доверия. Команда Morning Coworking должна действовать согласованно, обеспечивая безопасность, подбирая персонал и успешно управляя своими пространствами, и при этом делать всё максимально быстро. У Тани полно дел, но, к счастью, Asana помогает ей сохранять спокойствие.

Ускоряйтесь с помощью шаблонов

Большинству компаний нужно действовать быстро, чтобы опережать конкурентов и достигать своих амбициозных целей, но для Morning Coworking скорость особенно важна, поскольку влияет на их финансовые результаты. «Некоторые помещения сдаются нам в аренду всего на 2–3 года, поэтому нам нужно как можно скорее запустить их, чтобы начать получать доход», — говорит Таня.

Чтобы открыть пространство, Тане и её команде нужно получить разрешения, подписать договоры аренды, скоординировать строительство, выбрать мебель, установить техническое оборудование и сделать многое другое. «С помощью Asana мы сократили весь процесс открытия нового пространства до одного–трёх месяцев. Теперь мы можем открывать сразу несколько пространств благодаря Asana, а также нашим партнёрам по строительству и поставщикам (которые даже сократили сроки поставки!). Вместо того чтобы открывать по одному пространству за раз, теперь мы можем открывать сразу четыре».

Как Morning Coworking удаётся делать всё это всего за несколько недель, учитывая, что нужно отслеживать так много различных важных элементов? Всё дело в шаблонах.

Команда Тани использует один и тот же шаблон для каждого нового объекта, чтобы ничего не забыть, и поэтому они могут быстро начать новый проект, просто скопировав шаблон. В каждом разделе проекта сгруппированы связанные задачи для администрации, ИТ, архитектуры, логистики и т. д. Это упрощает поиск информации после начала проекта — больше не нужно копаться в электронной почте и документах.

Команда Morning Coworking также использует нестандартные поля, чтобы показать, на каком этапе находится задание, поэтому Таня может быстро взглянуть на проект, не запрашивая обновления статуса по десяткам задач. В сочетании с зависимостями задач это позволяет всем легко понять, над чем и когда работать. «Asana действительно помогает нам быть уверенными в том, что каждый работает над нужной частью плана в нужное время».

Здания, с которыми работает команда Тани, обычно пустуют в течение нескольких месяцев или лет, прежде чем Morning Coworking их приобретает. Иногда объекты находятся в плохом состоянии до того, как их преобразуют. Вот несколько примеров того, как выглядели помещения до и после:

Адаптация и расширение возможностей работников в каждом офисе

Но после открытия пространства темп не замедляется. В каждом помещении работает только один работник, и перед ним стоит бесчисленное множество задач, чтобы обеспечить надлежащее решение всех вопросов — от потребностей в ИТ до вовлеченности сообщества. Morning Coworking также хочет, чтобы каждый работник чувствовал себя готовым справиться с любой ситуацией и имел возможность выполнять свою роль в улучшении офисов — и в том, и в другом им помогает Asana.

Одним из ключевых компонентов успеха Morning Coworking после запуска пространства является процесс адаптации «менеджеров Morning». Менеджеры Morning отвечают за удовлетворение любых потребностей и решение проблем, возникающих в конкретном рабочем пространстве. «Наши менеджеры Morning — это клей, скрепляющий пространства и помогающий развивать сообщество», — говорит Таня. И снова на помощь приходят шаблоны.

«Asana действительно помогает в адаптации, потому что мы можем создать шаблон, чтобы убедиться, что мы обучили их всему, а менеджеры могут снова обратиться к проекту, если у них возникнут вопросы».

Шаблон делает процессы и лучшие практики понятными, и их легко найти, потому что все они находятся в Asana. Шаблон также помогает Morning Coworking действовать быстро, поэтому им не нужно заново изобретать колесо для каждого нового менеджера или рисковать что-то забыть. Менеджеры лучше подготовлены к любой ситуации и знают, что делают всё правильно, что помогает им брать на себя больше обязанностей без стресса.

Когда возникают проблемы и вопросы, менеджеры могут обратиться к Asana за решениями. Например, менеджеры могут задаться вопросом, как приобрести оборудование или у кого получить информацию о бюджете. У команды Morning Coworking есть проекты для каждого уникального пространства совместной работы, чтобы отслеживать задачи, процесс регистрации новых клиентов и предстоящие события.

Они также отслеживают бюджеты и счета, а также управляют ими с помощью Asana, чтобы каждый месяц закрывать отчётность более гладко. Это помогает Тане сосредоточиться на ключевых приоритетах, чтобы быстро отвечать на вопросы и находить решения, что было просто невозможно с помощью электронной почты и чата.

«В Asana очень легко отслеживать каждую деталь, ничего при этом не усложняя. Мы используем её для управления счетами и проверки отсутствия несоответствий. Мы можем вовремя отправлять отчёты и сведения о расходах каждый месяц, зная, что в них нет ошибок».

Контроль главных целей

При наличии новых проблем, которые необходимо решать в любом рабочем пространстве, легко увязнуть в повседневных деталях и упустить из виду более масштабные цели. Это может означать риск потери комфорта и стабильности, которыми славится Morning Coworking, или, в конечном итоге, привести к тому, что менеджеры Morning почувствуют себя невовлечёнными, если не будут видеть, как их работа вносит вклад в общую картину.

Morning Coworking стремится создать потрясающее сообщество и обеспечить людям отличные впечатления от совместной работы. Это касается как наших клиентов, так и наших собственных работников. Asana помогает нам обеспечивать это и тем, и другим.

К счастью, Таня и её команда на шаг впереди благодаря своему проекту по отслеживанию целей и ключевых результатов (OKR) в Asana. В проекте отслеживаются глобальные цели компании, такие как сертификация помещений как на 100 % экологичных (с точки зрения энергопотребления, переработки отходов и т. д.) и открытие одного коворкинга в месяц в 2019 году, а также крупные цели отдельных сотрудников.

Примерно раз в месяц команда анализирует OKR, чтобы понять, как обстоят дела, и найти решения, если что-то идёт не по плану или нуждается в корректировке. Они также анализируют цели работников и выявляют предстоящие проекты, которые могут быть актуальны для их роста.

Быстрый и значимый успех

Всего за несколько коротких лет Morning Coworking установила новый стандарт для рабочих пространств, предоставив комфортные помещения с заботливыми работниками и клиентами, которые верят в своё сообщество. Открывая всё больше мест, команда Тани готова действовать быстро, при этом тщательно продумывая каждый этап процесса и не забывая о крупных целях.

Благодаря Asana Morning Coworking может сосредоточиться на правильных деталях, не забывая об общей картине, чтобы оставаться самым быстрорастущим и самым любимым пространством для совместной работы в Париже.