Планирование продаж и операций (S&OP): руководство для менеджера проекта

Вам сложно координировать команды в своей организации? С этой проблемой сталкиваются многие менеджеры проектов. К счастью, решение есть. 

Планирование продаж и операционной деятельности — это бизнес-процесс из шести этапов, в рамках которого руководство обеспечивает согласованность действий во всех сферах организации. Это включает в себя согласование всего, от цепочки поставок до спроса на продукцию, и корректировку потребностей, где это необходимо. Хотя это может показаться сложным, вы можете повысить организационную ясность и согласованность с помощью этого пошагового руководства. 

В этой статье мы рассмотрим все аспекты, от этапов процесса до влияния внедрения процесса S&OP на бизнес, и предоставим вам шаблоны планов проектов для начала работы. 

Что такое планирование продаж и операций (S&OP)?

Планирование продаж и операций — это важный процесс, который согласовывает операционные планы со стратегическими целями бизнеса. Он предполагает совместную работу различных отделов для балансировки спроса и предложения, повышения эффективности Business и удовлетворённости клиентов.

Для этого процесса необходимы точное прогнозирование спроса, координация уровней запасов, производственная способность и распределение ресурсов. Такая координация способствует эффективной работе, соответствующей общим целям Business. Поддержание операционной эффективности требует адаптации планов с учётом рыночных тенденций.

Пример планирования продаж и операций

Рассмотрим компанию по производству бытовой электроники, которая использует планирование продаж и операций для подготовки к ожидаемому всплеску спроса на свой последний продукт. Включив моделирование и анализ в прогноз спроса, компания может соответствующим образом согласовать свои графики закупок, производственные планы и логистические стратегии. Продвинутая аналитика и панели задач обеспечивают прозрачность в реальном времени, позволяя заранее вносить коррективы, чтобы избежать сбоев в цепочке поставок. В результате, когда произойдёт всплеск спроса, у компании будет необходимый оборотный капитал, чтобы справиться с ним, не попав в ловушку переизбытка или нехватки запасов.

Этот пример показывает, как планирование продаж и операций помогает компаниям принимать обоснованные решения и гибко реагировать на потребности рынка, чтобы удовлетворять клиентов и оптимизировать управление запасами.

Процесс планирования продаж и операций

Вы оптимизируете процесс планирования продаж и операций в полной мере? Процесс планирования продаж и операций состоит из ряда этапов, которые обычно обсуждаются на ежемесячных совещаниях. Хотя точная терминология и последовательность могут отличаться в разных организациях, они неизменно содержат определённые обязательные элементы.

1. Прогнозирование

Первым шагом в процессе планирования продаж и операций является прогнозирование, которое включает сбор данных, необходимых для правильного прогнозирования будущих продаж. Типы собираемых данных зависят от направления вашей деятельности, но могут включать внутренние факторы, такие как текущие процессы, денежный поток и запасы, а также внешние факторы, такие как отраслевые тенденции и конкуренция.

Эти первоначальные прогнозы помогут вам правильно спланировать и выполнить процесс S&OP, а также убедиться, что ваши данные являются актуальными и точными. Наряду с внутренним и внешним прогнозированием можно использовать несколько различных методов прогнозирования. К ним относятся анализ лидов, этап возможностей и интуитивное планирование. 

Выбор метода прогнозирования зависит от вас, и для его определения может потребоваться метод проб и ошибок. Какой бы метод вы ни выбрали, постарайтесь собрать достаточно данных, чтобы перейти ко второму шагу, который предполагает корректировку спроса на продукт на основе результатов прогнозирования.

Прогнозирование на основе анализа лидов

Прогнозирование на основе анализа лидов направлено на построение отношений с клиентами и анализ источников лидов для преобразования квалифицированного трафика в продажи. Присваивая значения различным лидам, вы сможете лучше прогнозировать получение дохода и прогнозирование продаж. 

Шаблон воронки продаж, представленный ниже, представляет собой простой рабочий процесс, который поможет вам документировать, отслеживать прогресс и расставлять приоритеты для потенциальных клиентов. Затем можно проанализировать прошлые воронки, чтобы спрогнозировать будущие продажи.

Этот метод включает в себя анализ следующих показателей:

• Количество привлечённых лидов

• Коэффициент конверсии привлечённых клиентов

• выручка, полученная с одного лида;

• Способ привлечения лидов

Анализ этих данных за последние месяцы или даже годы поможет вашей команде правильно оценить, какие цифры следует включить в S&OP.

Прогнозирование на этапе возможностей

Прогнозирование этапов возможностей предполагает разбивку каждого воронки продаж на более мелкие этапы. Воронка продаж — это сводка предстоящих возможностей продаж. Анализируя возможности продаж, можно создать управляемый план и чёткую стратегию для каждого этапа жизненного цикла клиента.

Воронка продаж помогает прогнозировать выручку и денежный поток, выявлять пробелы в ресурсах и нехватку квалифицированных специалистов. Для этого разделите воронку на восемь этапов:

• Поиск потенциальных клиентов: на этом этапе выбирается потенциальная компания или контактное лицо и начинается общение с потенциальным клиентом. Обычно это достигается с помощью первоначальной встречи.

• Демонстрация: на втором этапе используйте встречу, чтобы провести краткую презентацию и продемонстрировать продукт потенциальному клиенту. 

• Исследование: на этапе исследования возьмите информацию, полученную в ходе демонстрации, и определите, подходит ли ваш продукт или услуга потенциальному клиенту.

• Пробный период: после того, как вы определили, что продукт подходит, ваш клиент тестирует его, чтобы убедиться, что он решает его проблему. 

• Предложение: после того как клиент решит, что хочет использовать ваш продукт, отправьте ему предложение с дополнительными деталями, включая цену партнерства.

• Препятствия: после внедрения вашего продукта в бизнес клиента, работайте вместе, чтобы устранить любые первоначальные препятствия. Препятствием может быть проблема с контрактом или продуктом.

• Переговоры: после устранения препятствий внесите последние изменения в предложение, прежде чем закрыть продажу с помощью необходимых юридических документов. 

• Закрытая победа/поражение: успешные переговоры приводят к закрытой победе, когда предложение подписано и принято. Если предложение отклонено, это считается закрытым проигрышем.

После того как каждый воронка будет разбита на вышеуказанные этапы, команда продаж анализирует данные для прогнозирования будущих результатов.

Интуитивное прогнозирование

Интуитивное прогнозирование продаж основано на устных данных, предоставляемых торговыми представителями. Чтобы использовать этот метод прогнозирования, обсудите с командой продаж новых лидов в воронке, спрогнозируйте доход от этих лидов и определите вероятность закрытия сделки. 

Хотя интуитивное прогнозирование более субъективно, чем два других метода, оно хорошо подходит для команд, которым нужен быстрый и общий прогноз, а не точный и достоверный. Это также хороший выбор, если у вашей организации нет исторических данных для анализа. 

2. Планирование спроса

Следующим шагом в процессе планирования является корректировка спроса в соответствии с прогнозом, полученным на предыдущем этапе. Проанализируйте прогнозы с учетом внутренних и внешних факторов и при необходимости скорректируйте количество запасов. Затем используйте эту информацию для создания графика проекта. 

Успешный процесс планирования спроса состоит из трёх частей: 

• Продвижение торговли

• Управление портфелем продуктов

• Статистический анализ 

Продвинутое программное обеспечение для управления запасами часто включает функции, которые поддерживают эти аспекты планирования спроса, предлагая инструменты для анализа воздействия рекламных акций, управления жизненным циклом продукта и сложного статистического моделирования.

На этом этапе также можно сформировать спрос, реализовав такие тактики, как ценовые стимулы и изменение затрат для достижения целей по спросу. Это полезно, но не всегда обязательно.

Управление продвижением товара

Управление продвижением товара — это планирование и обработка торговых расходов, иногда с помощью программных инструментов. Продвижение товаров используется во время планирования спроса для реализации специального ценообразования, которое затем увеличивает спрос на эти товары.

Продвижение торговли включает в себя различные виды деятельности, в том числе:

• Скидки: один из самых распространённых способов продвижения товаров. Это когда один или несколько продуктов продаются по более низкой цене, чтобы стимулировать продажи. 

• Пакеты: это когда различные семейства продуктов продаются вместе, иногда по сниженной цене, а не по отдельности. Это не только стимулирует покупку нескольких продуктов, но и является отличным способом показать, как они работают вместе. 

• Компенсационные скидки: это скидки, предоставляемые после покупки продукта. Поскольку потребителям необходимо подать заявку или отправить предложение, показатель завершения таких акций ниже и составляет от 5 до 80%. 

• Конкурсы: ещё одна форма продвижения — это конкурсы. Конкурсная кампания предполагает предложение приза за покупку, например бесплатного продукта или денежного вознаграждения.

• Промоакции в магазине: улучшение стратегии розничной торговли может повысить эффективность торговых промоакций, стимулируя импульсивные покупки и выделяя рекламные предложения.

Торговое продвижение тесно связано с маркетингом, но в то время как маркетинг может фокусироваться на различных показателях эффективности, торговое продвижение направлено исключительно на стимулирование прямых продаж. Реализация этих тактик может помочь увеличить спрос на ваш продукт и, в свою очередь, стимулировать продажи.

Управление портфелем продуктов

Управление портфелем продуктов помогает контролировать все аспекты продуктов, которые продает ваша компания. Эти аспекты могут включать в себя всё что угодно: от оценки эффективности до определения приоритетности ценности продукта.

Управление портфелем продуктов также может включать:

• Согласование продуктов: согласование продуктов на основе предложения, брендирования, уникальности и цены для создания единого портфеля продуктов. 

• Анализ продуктов: анализ продуктов на основе их позиции на рынке и влияния, которое они оказывают на рост вашего портфеля.  

• Устранение низкой рентабельности: исключение менее прибыльных продуктов для поддержания хорошей производительности портфеля и обеспечения устойчивого роста стоимости. 

• Распределение ресурсов: выделение и планирование ресурсов для разработки продуктов в соответствии с рыночным спросом.

Портфельные менеджеры управляют этими аспектами дорожной карты продукта и обеспечивают команду необходимыми инструментами для повышения эффективности.  

Статистический анализ

Статистический анализ — это сбор и интерпретация данных для выявления закономерностей и тенденций. Это предполагает использование аналитики данных для выявления необходимых изменений в спросе на продукт. 

Статистический анализ включает в себя следующие этапы:

• Определение характера данных

• Изучение связи данных с рыночными тенденциями

• Обобщение данных в соответствии с тенденциями рынка

• Доказательство или опровержение обоснованности взаимосвязи

Эти шаги помогают сформировать полное представление о данных о продукте, таких как спрос, цена и рыночный спрос. Это поможет уточнить стратегический план и обеспечить планирование спроса на основе данных.

3. Планирование поставок

Устранение сбоев в цепочке поставок требует межкомандного сотрудничества на этапе планирования, когда руководители финансовых, операционных и продуктовых отделов работают вместе над корректировкой потребностей цепочки поставок. 

Этот этап основан на предыдущих корректировках запасов и направлен на определение наличия ограничений, связанных с людьми, поставщиками, оборудованием или технологиями. Проанализировав эти факторы, команда может создать план поставок, в котором будут указаны необходимые изменения. 

Если вам нужно внести лишь простые изменения, составьте план поставок, аналогичный бизнес-кейсу. В противном случае запланируйте регулярные встречи с заинтересованными сторонами, чтобы согласовать действия команды. Вы также можете реализовать дополнительные меры, включая унификацию цепочки поставок и планирования предприятия, прогнозирование конечного клиента и использование данных.

Объедините планирование цепочки поставок и корпоративное планирование

В то время как планирование поставок предполагает корректировку спроса и предложения, планирование предприятия включает в себя управление стратегическими и операционными целями поставок продукции. 

Объединение целей и потребностей цепочки поставок обеспечивает согласованность и прогнозирование всех областей, от исполнительной до потребительской, для достижения одного и того же результата. 

Прогнозирование спроса

Вы можете начать прогнозирование спроса и предложения на начальном этапе планирования продаж и операций на основе внутренних данных. Но на этапе поставок вы будете прогнозировать спрос на основе данных о конечном потребителе.

Для этого можно проанализировать внутренние данные из прогнозов спроса и внешние данные, собранные о клиентах. Эта информация обычно получается в ходе сбора данных, которые отслеживают поведение клиентов, например, их покупательские привычки, часто посещаемые конкуренты и исследования целевого рынка.

Используйте данные в реальном времени

Использование данных в реальном времени на этапе планирования поставок гарантирует, что данные, собранные на начальных этапах, будут надлежащим образом использоваться во всех областях цепочки поставок. 

Эту задачу можно выполнить вручную или с помощью инструментов на базе ИИ, таких как автоматизация бизнес-процессов, которые используют продвинутую аналитику и панели задач для автоматизации сбора данных и обеспечения правильного сопоставления информации с профилями потребителей.

Сбор этих данных поможет вам скорректировать процессы цепочки поставок для повышения эффективности и внесения необходимых изменений в запасы. 

4. Предварительное совещание по планированию продаж и операций

После завершения прогнозирования и составления планов по продукту можно приступать к процессу реализации, начав с организационного совещания. Это возможность для руководителей отделов, участвовавших в предыдущем этапе, а также для отделов кадров, маркетинга, продаж и любых других команд, которых это может коснуться, встретиться и обсудить изменения. 

Шаблон повестки совещания поможет вам подготовиться к встрече и с первого раза охватить все важные темы.

В ходе совещания можно обсудить следующие вопросы:

• Каковы финансовые последствия этих изменений?

• Как они повлияют на денежный поток?

• Поможет ли это предотвратить неопределённость в Business?

Цель этого совещания — рассмотреть финансовые и клиентские последствия изменений в поставках. Поскольку ни один человек не сможет ответить на все эти вопросы, важно привлечь к обсуждению каждого руководителя, чтобы он поделился своими уникальными знаниями.

5. Совещание по планированию продаж и операций с участием высшего руководства

После проведения первоначального совещания, выявления и устранения последствий наступает время для совещания с руководством. Цель этого совещания — получить от высшего руководства подтверждение ранее согласованных планов изменения поставок, также известных как сводный план продаж и операций. 

Поскольку вы уже провели начальное совещание, предоставить руководителям необходимую информацию будет несложно. Можно разослать участникам бриф о том, что вы планируете обсуждать, за день до совещания. 

Если предложение будет отклонено, вам нужно будет внести изменения в первоначальный план проекта. Если же оно будет одобрено, можно переходить к реализации процесса S&OP. 

6. Завершение процесса S&OP

Чтобы завершить и в конечном итоге реализовать процесс планирования продаж и операций, необходимо назначить задачи соответствующим заинтересованным лицам. Кроме того, храните информацию в общем пространстве, чтобы обеспечить команде прозрачность и предоставить доступ к ресурсам в режиме реального времени.

После того как все задачи будут завершены и процесс S&OP будет реализован, внимательно следите за изменениями в системе спроса и предложения. Это особенно важно, поскольку речь идёт о денежном потоке и защите вашего Business от финансовых неудач. 

Для этого можно проанализировать следующие показатели KPI:

• Прогноз спроса и производства

• оборот запасов;

• использование производственной способности;

• Своевременная доставка

• Точность доставки заказов

• Общий объём продаж 

• Валовая прибыль

• Денежный поток

Отслеживание этих изменений поможет исправлять любые проблемы в реальном времени, прежде чем они окажут негативное влияние на прибыльность.

Преимущества и влияние планирования продаж и операций

Реализация плана продаж и операций может оказать положительное влияние на ряд различных аспектов вашей организации. От оптимизации ценности до межфункционального сотрудничества и командной работы, S&OP может улучшить вашу общую стратегию продаж. Давайте рассмотрим некоторые из преимуществ и влияние, которое они могут оказать на вашу команду.

Оптимизация фокуса на ценности

Регулярно собирая высшее руководство для анализа согласованности действий, план S&OP обеспечивает единую направленность на создание ценности для каждого отдела. 

Это важно не только для создания организационной ясности сверху вниз, но и для упрощения решения проблем и принятия сложных решений. Это связано с тем, что у каждого есть чёткое представление о том, в чём заключается ценность и какие шаги необходимы для её достижения. 

Влияние на команду: повышает ценность для вашей команды и внешних клиентов, а также помогает создать согласованный бизнес-план, подкреплённый данными.

Повышение прозрачности цепочки поставок

В крупных организациях бывает сложно обеспечить прозрачность цепочки поставок, когда разные команды работают в своих собственных разрозненных подразделениях. Благодаря S&OP руководители отделов получают больше информации о плане управления цепочкой поставок. В результате они могут передавать эту информацию участникам команды более низкого уровня. 

Преимущество прозрачности поставок заключается в том, что она позволяет различным отделам принимать решения на основе плана спроса организации. 

Влияние на команду: приводит к более оптимизированному плану производства и скорости доставки, что повышает удовлетворенность клиентов и увеличивает продажи.

Улучшение межфункционального взаимодействия

Еще одно ключевое преимущество планирования продаж и операций — улучшение взаимодействия между командами, отделами и руководителями. Это прямой результат регулярной совместной работы руководителей над согласованием всех аспектов Business. 

Межфункциональное сотрудничество может создать более сплочённую динамику между подразделениями и способствовать созданию более приятной командной среды. 

Влияние на команду: улучшает межведомственное общение и эффективность, что означает меньшее количество пропущенных дедлайнов и более быстрый жизненный цикл продукта.

Как выбрать программное обеспечение для планирования продаж и операционной деятельности

Чтобы начать самостоятельно планировать продажи и операционную деятельность, полезно использовать программные инструменты, которые могут оптимизировать и автоматизировать задачи. Кроме того, они координируют инф��рмацию в одном месте, делая её доступной в режиме реального времени, независимо от того, где находится ваша команда. Используйте шаблон планирования продаж, чтобы отслеживать задачи и управлять ими в одном месте. Поделившись этим шаблоном с заинтересованными сторонами, вы также сможете организовать планы и обеспечить чёткое понимание целей проекта несколькими командами.

Наряду с внедрением программного обеспечения для планирования продаж и операций полезно интегрировать другие аспекты планирования цепочки поставок, такие как планирование запасов, планирование спроса и планирование поставок, чтобы создать максимально эффективный план. 

Ниже приведены некоторые решения, которые можно внедрить для создания более надежного процесса планирования продаж и операций.

Для больших команд

Крупным предприятиям, которые стремятся масштабировать свои процессы продаж и операций, важно сократить потери и автоматизировать как можно больше задач. Это позволит повысить эффективность процесса и высвободить время для тех, кому оно нужно. 

Ниже приводятся некоторые функции программного обеспечения, которые следует учитывать при масштабировании крупного Business:

• Автоматизация: автоматизация бизнес-процессов может сэкономить время вашей команде, устраняя рутинную работу и повышая эффективность всей организации. 

• Управление рисками: чтобы сократить потери в проекте, необходимо в первую очередь предотвратить возникновение рисков. Реестр рисков поможет отслеживать эти проблемы в реальном времени.

• Продвинутая аналитика: оценка аналитики до, во время и после проектов поможет вашей команде постоянно совершенствоваться. 

Хотя это не единственные функции, которые предлагает инструмент S&OP, важно отметить эти пункты, чтобы правильно спланировать рост Business. 

Для цепей снабжения

Управление цепочкой поставок состоит из множества подвижных элементов, поэтому внедрение программного обеспечения может помочь оптимизировать и улучшить нынешние процессы разработки продукта. 

Ниже перечислены некоторые функции программного обеспечения, которые помогут команде защититься от сбоев в цепочке поставок.

• Планирование продукта: правильный инструмент может сделать запуск нового продукта простым, предоставив способ планирования и общения с участниками команды. Он также может помочь в процессе управления запасами, отслеживая прогресс вашей команды на пути к соблюдению дедлайнов.

• Прогнозирование: точность прогнозов имеет важное значение при создании эффективной цепочки поставок. Это важно не только для внутренних целей, но и для клиентов, чтобы они не столкнулись с неудобствами. Правильный инструмент поможет вам в этом, предоставляя удобные для восприятия данные в наглядных таблицах. 

• Производство: производственные потребности включают в себя всё, от плана продаж до поиска поставщиков и сроков выполнения заказов. Программное обеспечение для планирования продаж и операций помогает организовать эти задачи и уведомлять участников команды о выполнении производственных зависимостей. 

Итог? Правильный инструмент поможет вам выжать максимум из цепочки поставок. 

Возможности совместной работы

Если и есть что-то, что настраивает команду на успех, то это сотрудничество. Совместная работа в команде способствует прозрачности и ответственности.

Вот некоторые функции, которые может предложить правильный программный инструмент:

• Согласованное общение: правильный инструмент должен поддерживать общение на одной центральной панели задач, чтобы командам было проще общаться о проектах, задачах и тактических планах. 

• Назначение задач: назначение задач участникам команды позволяет распределять ответственность и организовывать зависимости, чтобы ничего не упустить. 

• Согласованная работа и цели: привязка работы к целям проекта помогает участникам команды действовать согласованно и не забывать о целях и ключевых результатах. 

• Автоматические напоминания о задачах: с помощью программного обеспечения для совместной работы можно автоматизировать напоминания и обеспечить их доставку нужным заинтересованным сторонам без лишней ручной работы. 

Хотя совместная работа может помочь во многих областях Business, она особенно важна, когда вы пытаетесь создать надежный план S&OP, который поможет согласовать работу нескольких команд в вашей организации. 

Лучшие практики S&OP

Эффективное планирование продаж и операционной деятельности имеет важное значение для управления сложными потребностями рынка и препятствиями в цепочке поставок. Одна из распространенных проблем, которую может решить S&OP, — это несогласованность между различными отделами, которая приводит к неэффективности, несоответствию запасов и упущенным возможностям.

Применяя лучшие практики планирования продаж и операционной деятельности, организации могут синхронизировать межфункциональные усилия и обеспечить согласованный подход к удовлетворению потребностей рынка и достижению бизнес-целей.

Используете ли вы самые свежие данные?

Насколько актуальны данные, которые вы используете для построения своей стратегии? Эффективное планирование продаж и операций зависит от использования данных в реальном времени для всех мероприятий по планированию. Это включает в себя тщательный сбор данных и применение продвинутой аналитики для получения аналитики, которая будет определять ваши действия. Актуальность данных позволяет быстро реагировать на изменения рынка и более точно прогнозирование.

Вы тестировали свои стратегии с помощью моделирования?

Насколько устойчивы ваши финансовые планы? Моделирование — это мощный инструмент для стресс-тестирования ваших стратегий в различных рыночных сценариях. Включая в них модели принятия решений, учитывающие бюджетные ограничения и оборотный капитал, можно определить наиболее продуктивные стратегии распределения ресурсов, снижения рисков и использования возможностей для роста.

Кто отвечает за процесс планирования продаж и операций?

Есть ли у вас чёткий лидер, который руководит вашими усилиями в области планирования продаж и операций? Назначение ответственного за процесс планирования продаж и операций имеет решающее значение для обеспечения целенаправленности и ответственности. Этот человек должен иметь полное представление о ваших бизнес-целях и уметь координировать работу между отделами. Назначение этой ответственности гарантирует, что стратегии будут выполняться согласованно и в соответствии с общими целями Business.

Согласование команды с помощью S&OP

Внедрение процесса планирования продаж и операционной деятельности для согласования действий ваших команд и, в конечном итоге, всей организации. Используйте S&OP, чтобы вывести свой Business на новый уровень, начиная с оптимизации фокуса на ценности и заканчивая улучшением межведомственного сотрудничества. 

Объедините планирование продаж и операций с программным обеспечением для управления работой, чтобы сократить объём рутинной работы и повысить общую эффективность. Готовы к действию? Узнайте, как Asana может помочь вам внедрить собственный процесс S&OP.