Что такое автоматизация бизнес-процессов? Советы по устранению рутинной работы

Ищете способы избавиться от рутинной работы и повысить эффективность команды? Возможно, автоматизация — это то, что вам нужно. Автоматизация повторяющихся задач может сэкономить время вашей команды и даже помочь предотвратить небольшие повседневные ошибки. А когда речь идёт об эффективности, нет ничего ценнее, чем высвободить время в течение дня.

В этой статье мы рассмотрим процесс автоматизации бизнеса, в том числе то, что такое решение для автоматизации, преимущества внедрения собственной системы и примеры общих задач, которые вы можете автоматизировать. 

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это набор действий, которые помогают компании достичь общей цели. В контексте автоматизации бизнес-процесс обычно представляет собой повторяющееся задание, выполняемое программным инструментом.

Бизнес-процессы могут включать в себя всё что угодно: от выставления счетов до адаптации новых работников и расчёта заработной платы. Наличие процессов необходимо для согласования отдельных задач с общими целями.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для замены ручного труда и более эффективного выполнения повторяющихся задач. Хотя это может показаться сложным, внедрение АБП вполне осуществимо и стоит того. По сути, это процесс делегирования задач инструменту, а не участнику команды. Главное — внедрить инструмент так, чтобы он наилучшим образом соответствовал потребностям вашего Business.

Автоматизация бизнес-процессов часто фокусируется на критически важных основных процессах, которые влияют на производительность команды. 

Как АБП связана с УБП?

Автоматизацию бизнес-процессов часто путают с управлением бизнес-процессами (BPM), и на то есть свои причины. Ведь управление бизнес-процессами — это общий термин для различных методов автоматизации.

BPM — это дисциплина, в которой люди используют различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Это означает, что автоматизация бизнес-процессов — лишь небольшая часть управления ими.

Как АБП соотносится с РАП?

Хотя автоматизация бизнес-процессов и роботизированная автоматизация процессов похожи, между этими двумя терминами есть некоторые различия. BPM — это целостный подход, использующий автоматизацию на основе технологий, в то время как RPA — это конкретный подход, использующий программных роботов и искусственный интеллект.

Как автоматизация бизнес-процессов связана с их анализом?

Анализ бизнес-процессов — это часть АБП, которая фокусируется на анализе бизнес-процессов. В нём используются различные автоматизированные подходы для сопоставления и понимания существующих методов.

При ручном подходе эксперты по процессам обычно опрашивают экспертов по предмету и пользователей для создания карты процесса. Автоматизированный подход использует такие технологии, как интеллектуальный анализ, сбор и фиксация процессов, для получения аналогичного результата. 

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Теперь самое интересное: решения для АБП. Какие процессы можно автоматизировать? На самом деле, существует бесконечное количество задач, которые можно автоматизировать. Сложность заключается в том, чтобы знать, как это сделать. 

Лучше всего начать с простого и постепенно переходить к более сложным процессам автоматизации. Обычные задачи, которые организации автоматизируют, включают в себя результаты проекта, ввод данных, заказы на продажу и даже расчет заработной платы — все это может сэкономить вашей команде время и деньги. 

Ниже приводятся некоторые из самых распространённых задач, которые можно автоматизировать с помощью Business. 

Задания по проектам

Большинство проектов, над которыми вы работаете, приводят к ряду задач, которые необходимо создавать вручную, иначе называемых зависимостями. Некоторые команды используют автоматизацию для создания более удобных списков задач, другие предпочитают канбан-доски или хронологии в стиле диаграмм Ганта. Какой бы метод вы ни выбрали, автоматизация может помочь в создании этих задач и даже в некоторых случаях в их закрытии.

Автоматизация задач проекта позволяет:

• Перемещать задачи в нужный проект

• Назначение задач нужным участникам команды

• уведомлять заинтересованные стороны о зависимости проекта;

• Устанавливать и переносить даты сдачи

• Своевременная передача работы

Автоматизируя рутинную работу, например управление инициативами по проектам, вы можете автоматически назначать участников команды, легко переносить даты сдачи и уведомлять заинтересованные стороны об изменениях. 

Общение

Автоматизация обмена информацией — ещё один способ оптимизировать повторяющиеся задачи. От напоминаний о проектах до еженедельных обновлений для команды — эти небольшие (но трудоёмкие) задачи могут стать отличным первым шагом к созданию более интеллектуального бизнес-процесса. 

Автоматизация обмена информацией позволяет:

• Отправлять напоминания о проектах

• отправлять команде обновления;

• Отправка протоколов совещаний

• Отправлять сообщения для клиентов

• отправлять серии писем после покупки.

Как видно из приведенных выше примеров, существует широкий спектр возможностей для автоматизации общения, каждая из которых может помочь как с внутренними и внешними обновлениями, так и с службой поддержки.

Ввод данных

Большинство организаций рассматривают автоматизацию как средство для ввода данных. Это повторяющаяся и утомительная работа, которая к тому же отнимает много времени и обычно требует ежемесячного или еженедельного выполнения. 

С помощью автоматизации ввода данных можно:

• сократить количество дубликатов данных;

• импортировать формы;

• Отмечать и предотвращать несоответствия данных

• Направлять данные соответствующим заинтересованным сторонам

• хранить информацию о клиентах.

Наряду с этими возможностями, автоматизированный ввод данных может помочь снизить операционные расходы на задачи, которые в противном случае выполнялись бы вручную. 

Заказы на продажу

При наличии правильной CRM-системы автоматизация может помочь собирать и направлять информацию о заказах клиентов. Это может быть полезно по ряду причин, таких как обслуживание клиентов и персонализация маркетинговых кампаний. 

Вы можете использовать автоматизацию для заказов на продажу, чтобы:

• обслуживать клиентов;

• персонализировать маркетинговые кампании;

• Прогнозировать успех продукта

• Отслеживать тенденции рынка

Эти возможности не только высвободят время вашей команде, но и помогут вашей организации конкурировать на рынке и реализовывать стратегии будущего роста.

Расчет заработной платы

Расчёт заработной платы — необходимая задача для любого бизнеса. Если вы всё ещё работаете с расчётом заработной платы вручную, вы упускаете преимущества автоматизации процесса. Как и в случае с другими бизнес-процессами, описанными выше, автоматизация поможет предотвратить ошибки, ускорить выполнение процедур и избави��ь вас от необходимости часами сидеть в офисе. 

С помощью автоматизации расчёта заработной платы можно:

• Отправка платежных ведомостей

• Создавать отчеты о заработной плате

• предоставление платежных ведомостей участникам команды;

• Корректировка часов для отпуска

• Помощь работникам в подаче налоговых деклараций

• Изменение льгот по открытой регистрации

Если выбирать одну задачу для автоматизации, то начисление заработной платы — сильный кандидат, учитывая объём работы, который вы можете снять с плеч своей команды. 

Работа с потенциальными клиентами

Взаимодействие с потенциальными клиентами — ещё один отличный процесс для автоматизации, если у вас есть подходящая технология. Это могут быть программы электронной почты, такие как приветственная серия или серия повторной активации, или продвижение контента, например таргетированная реклама. 

С помощью автоматизации можно:

• Создавать рабочие процессы для кампаний

• Делиться актуальным контентом с потенциальными клиентами

• Отправка писем для взращивания лидов

• Хранить персонализированные данные о потенциальных клиентах

Существует множество способов использовать автоматизацию для работы с лидами, но не забывайте постоянно улучшать кампании на основе ключевых показателей эффективности (КПЭ). Худшее, что вы можете сделать, — это запустить кампанию и забыть о ней. Не забывайте учиться на прошлых результатах. 

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете, какие задачи чаще всего автоматизируют, давайте рассмотрим конкретные примеры АБП в действии. Хороший план должен учитывать как интересы бизнес-пользователей, так и клиентский опыт.

Ниже приведены примеры автоматизации бизнес-процессов, которые помогут вам лучше понять, как можно использовать автоматизацию.

Пример 1. Автоматизация задач проекта

Сценарий: вы работаете над новым проектом и замечаете, что есть просроченное задание. Вы связываетесь с участником команды, чтобы проверить статус задачи, и он говорит вам, что задача завершена, но он забыл закрыть свою зависимость. Из-за этого несколько второстепенных зависимостей теперь просрочены.

Решение: с помощью автоматизации можно настроить напоминания о задачах по мере приближения даты сдачи без вашего вмешательства. Это позволило бы не допустить просрочки задачи. Кроме того, это сэкономило бы время, которое вы и заинтересованная сторона потратили бы на обсуждение и решение проблемы. 

Пример 2. Автоматизация общения в команде

Сценарий: руководитель операционного отдела просит вас включить его в процесс запуска нового продукта, чтобы он был в курсе дела. Вы планируете совещание, чтобы обсудить иерархическую структуру работ с заинтересованными сторонами. Вы проверяете Календарь руководителя, но он недоступен в любое время, когда доступна остальная команда. 

Решение: с помощью автоматизации можно легко добавлять подписчиков к задачам, чтобы держать их в курсе изменений в проекте и предстоящих дат сдачи. Они не только будут автоматически получать уведомления, но и смогут настраивать свои собственные параметры уведомлений, чтобы координировать работу, наиболее важную для них. 

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Вам может быть интересно, почему автоматизация так важна. Это важный вопрос, который следует обсудить на ранней стадии исследования. 

Автоматизация бизнес-процессов может предложить следующие преимущества и многое другое:

• Повышение эффективности

• Оптимизация процессов

• Стандартизация операций

Помимо этих преимуществ, АБП может привести вашу организацию к более высокому уровню общей бизнес-аналитики за счет планирования ресурсов предприятия (ERP) и использования различных интерфейсов прикладного программирования (API). Оба этих инструмента представляют собой системы цифровой трансформации, которые помогут оптимизировать автоматизацию рабочего процесса вашей команды.

Давайте рассмотрим каждое из ключевых преимуществ автоматизации бизнес-процессов. 

Повышение эффективности

Одним из самых полезных результатов АБП является то, что он помогает повысить эффективность, предоставляя вашей команде больше времени для выполнения своей лучшей работы. Например, можно сэкономить время и предотвратить ошибки, автоматизировав ежедневное напоминание о повестке дня для заинтересованных сторон проекта. 

Это не только повышает продуктивность, но и даёт дополнительное свободное время, которое можно потратить на более качественную работу. Это настоящий беспроигрышный вариант. 

Оптимизация процессов

Операционная деятельность может быть сложной как для крупных, так и для малых предприятий. Это связано с наличием множества различных процессов. От планирования и составления бюджета до управления персоналом и адаптации новых работников — существует множество повторяющихся задач, которые выполняются за кулисами практически любого бизнеса. 

С помощью АБП можно автоматизировать и оптимизировать процессы с использованием машинного обучения, чтобы повысить качество работы как работников, так и клиентов.

Стандартизация операций

Наряду с оптимизацией задач в рамках бизнес-операций, АБП может помочь вашей команде стандартизировать их. Существует ряд способов достижения этой цели, включая автоматизацию маршрутизации информации заинтересованным сторонам. 

Это важно для поддержания согласованности всех внутренних процедур. В свою очередь, это сводит к минимуму ошибки и рутинную работу, а также обеспечивает чёткое направление организации. 

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Чтобы создать эффективный бизнес-процесс, сначала необходимо установить правильное программное обеспечение для автоматизации. Хороший инструмент для автоматизации процессов должен давать возможность создавать собственные рабочие процессы, быстро получать результаты и легко вносить изменения при необходимости. 

Существует множество функций, которые могут повысить технологический интеллект вашей организации, но есть несколько, которые выделяются больше всего. 

Ваш инструмент должен уметь:

• Оптимизировать рабочие процессы

• Визуализировать работу 

• Защищать данные

• Иметь простой интерфейс

• Устанавливать приоритеты и сроки

• Создание настраиваемых этапов

• Сокращение объёма рутинной работы

Все эти возможности не только помогут создать надёжные рабочие процессы, но и устранят узкие места. Хотя в данный момент они могут показаться незначительными, со временем они накапливаются, что приводит к проблемам с эффективностью. К счастью, с правильным программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов вы будете готовы к этому.

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью автоматизации Business

Автоматизация бизнес-процессов — это ключ к созданию более эффективной команды. От выявления неэффективности до предотвращения человеческих ошибок — всё начинается с автоматизации. Она может улучшить всё, от процесса адаптации до удовлетворённости клиентов.