Что такое автоматизация бизнес-процессов? Советы по устранению рутинной работы

Ищете способы избавиться от рутинной работы и повысить эффективность команды? Возможно, решение — в автоматизации. Автоматизация повторяющихся задач может сэкономить время вашей команды и даже помочь предотвратить мелкие повседневные ошибки. А когда речь идёт об эффективности, нет ничего ценнее, чем получить дополнительное время в течение дня.

В этой статье мы рассмотрим процесс автоматизации бизнеса, в том числе то, что такое решение для автоматизации, преимущества внедрения собственной системы и примеры типичных задач, которые можно автоматизировать. 

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это набор действий, которые помогают компании достичь общей цели. В контексте автоматизации под бизнес-процессом обычно подразумевается повторяющееся задание, выполняемое с помощью программного инструмента.

Бизнес-процессы могут включать в себя всё что угодно — от выставления счетов до адаптации новых сотрудников и начисления заработной платы. Наличие процессов необходимо для того, чтобы отдельные задачи соответствовали общим целям.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование автоматизации на основе технологий для замены ручного труда и более эффективного выполнения повторяющихся задач компании. Хотя это может показаться сложным, внедрение АБП вполне осуществимо и того стоит. По сути, это процесс делегирования задач инструменту, а не участнику команды. Самое сложное — внедрить инструмент таким образом, чтобы он наилучшим образом соответствовал потребностям вашего бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов часто ориентирована на критически важные основные процессы, которые влияют на производительность команды. 

Как АБП связана с УБП?

Автоматизацию бизнес-процессов часто путают с управлением бизнес-процессами (BPM), и на это есть веские причины. Ведь управление бизнес-процессами — это комплексный термин, объединяющий различные методы автоматизации.

BPM определяется как дисциплина, в рамках которой люди используют различные методы для выявления, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Это означает, что BPA — это всего лишь малая часть BPM.

Как BPA связана с RPA?

Хотя АБП и роботизация технологических процессов (РТП) похожи, между этими двумя понятиями есть некоторые различия. BPM — это целостный подход, в котором используется автоматизация на основе технологий, а RPA — это конкретный подход, в котором используются программные роботы и искусственный интеллект.

Как BPA связана с анализом бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов — это часть BPA, которая сосредоточена на анализе бизнес-процессов. В рамках этого анализа используются различные автоматизированные подходы для составления карт и понимания существующих методов.

При ручном подходе специалисты по процессам обычно опрашивают экспертов в предметной области и пользователей, чтобы составить карту процесса. Автоматизированный подход использует такие технологии, как анализ процессов, регистрация процессов и интеллектуальный анализ процессов, для получения аналогичного результата. 

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Теперь перейдем к самому интересному — решениям для BPA. Какие процессы вы можете автоматизировать? На самом деле существует бесконечное множество задач, которые можно автоматизировать. Сложность заключается в том, чтобы понять, как именно это сделать. 

Лучше всего начинать с простого и постепенно переходить к более сложным процессам автоматизации. К типичным задачам, которые организации автоматизируют, относятся ожидаемые результаты проектов, ввод данных, заказы на продажу и даже начисление заработной платы — всё это может сэкономить вашей команде время и деньги. 

Ниже приводятся некоторые из самых распространённых задач, которые можно автоматизировать с помощью автоматизации бизнес-процессов. 

Задачи проекта

Большинство проектов, над которыми вы работаете, предусматривают ряд задач, которые необходимо создавать вручную, иначе называемых зависимостями. Одни команды используют автоматизацию для создания более эффективных списков задач, другие предпочитают такие методы, как канбан-доски или хронологии, похожие на диаграммы Ганта. Независимо от того, какой метод вы предпочитаете, автоматизация может помочь в создании этих задач и даже в их закрытии в некоторых случаях.

Автоматизацию задач проекта можно использовать для следующих целей:

• Переносить задачи в нужный проект

• Назначать задачи нужным участникам команды

• Уведомлять заинтересованные стороны о зависимостях проекта

• Устанавливать и переносить даты сдачи

• Своевременно передавать работу

Автоматизируя рутинную работу, например управление проектными инициативами, вы можете автоматически назначать участников команды, легко сдвигать даты сдачи и уведомлять заинтересованные стороны об изменениях. 

Общение

Автоматизация обмена информацией — это ещё один способ оптимизировать повторяющиеся задачи. Эти небольшие (но отнимающие много времени) задачи — от напоминаний по проектам до еженедельных сводок для команды — могут стать отличным первым шагом на пути к созданию более интеллектуального бизнес-процесса. 

Автоматизацию общения можно использовать для следующих целей:

• Отправлять напоминания о проектах

• Отправлять актуальную информацию команде

• Отправлять протоколы совещаний

• Отправлять сообщения, предназначенные для клиентов

• Отправлять серии электронных писем после покупки

Судя по приведённым выше примерам, можно сделать вывод о наличии широкого спектра возможностей для автоматизации общения, каждая из которых может помочь как с внутренними, так и с внешними обновлениями, а также со службой поддержки.

Ввод данных

Большинство организаций рассматривают автоматизацию как средство для ввода данных. Это повторяющаяся и утомительная работа, к тому же очень трудоёмкая — обычно требующая ежемесячных или еженедельных усилий. 

Автоматизацию ввода данных можно использовать для следующих целей:

• Сократить количество дублирующихся данных

• Импортировать формы

• Отмечать и предотвращать несоответствия данных

• Направлять данные соответствующим заинтересованным лицам

• Хранить информацию о клиентах

Помимо этих возможностей, автоматизированный ввод данных может помочь снизить операционные затраты на задачи, которые в противном случае выполнялись бы вручную. 

Заказы на продажу

При наличии подходящей CRM-системы автоматизация может помочь собирать и направлять информацию о заказах клиентов. Это может быть полезно по ряду причин, например для обслуживания клиентов и персонализации маркетинговых кампаний. 

Автоматизацию заказов на продажу можно использовать для следующих целей:

• Обслуживать клиентов

• Персонализировать маркетинговые кампании

• Прогнозирования успешности продукта

• Отслеживать рыночные тенденции

Эти возможности не только позволят вашей команде сэкономить время, но и помогут вашей организации конкурировать на рынке и реализовывать стратегии развития в будущем.

Расчет заработной платы

Начисление заработной платы — это необходимая задача для любой компании. Если вы всё ещё занимаетесь расчётом заработной платы вручную, вы упускаете преимущества автоматизации этого процесса. Как и в случае с другими описанными выше бизнес-процессами, автоматизация может предотвратить ошибки, ускорить процедуры и избавить вас от необходимости часами сидеть в бэк-офисе. 

Автоматизацию расчёта заработной платы можно использовать для следующих целей:

• Отправлять платежные ведомости

• Создавать отчёты по заработной плате

• Предоставлять платёжные ведомости участникам команды

• Корректировать часы отгулов

• Помогать работникам подавать налоговые декларации

• Внесение изменений в льготы, доступные для открытой регистрации

Если вы собираетесь автоматизировать только одну задачу, то расчёт заработной платы — отличный кандидат, учитывая объём работы, который вы можете снять с плеч своей команды. 

Работа с потенциальными клиентами

Работа с потенциальными клиентами — ещё один отличный процесс, который можно автоматизировать при наличии подходящей технологии. Это могут быть программы рассылки электронных писем, например, серии приветственных сообщений или серии сообщений для повторной активации, либо продвижение контента, например, таргетированная реклама. 

Автоматизацию работы с лидами можно использовать для следующих целей:

• Создавать рабочие процессы кампаний

• Делиться релевантным контентом с потенциальными клиентами

• Отправлять письма для выстраивания отношений с лидами

• Хранить персонализированные данные о потенциальных клиентах

Хотя существует множество способов использовать автоматизированное выстраивание отношений с лидами в своих интересах, обязательно постоянно совершенствуйте кампании на основе ключевых показателей эффективности (КПЭ). Хуже всего — запустить кампанию и забыть о ней, поэтому обязательно продолжайте развиваться, опираясь на результаты прошлых кампаний. 

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете некоторые из самых распространённых задач, подлежащих автоматизации, давайте рассмотрим конкретные примеры применения АБП на практике. Хороший план должен учитывать как интересы бизнес-пользователей, так и качество обслуживания клиентов.

Ниже приведено несколько примеров автоматизации бизнес-процессов, которые помогут вам лучше понять, как можно использовать автоматизацию.

Пример 1. Автоматизация задач проекта

Сценарий. Вы работаете над новым проектом и замечаете, что одно из заданий просрочено. Вы обращаетесь к участнику команды, чтобы узнать статус задачи, и он сообщает вам, что задача выполнена, но он забыл закрыть свою зависимость. Из-за этого теперь просрочены несколько второстепенных зависимостей.

Решение: С помощью автоматизации вы можете настроить напоминания о задачах, которые будут отправляться по мере приближения дат сдачи без вашего участия. Это изначально предотвратило бы просрочку задач. Это также позволило бы сэкономить время, которое вы и заинтересованное лицо потратили на обсуждение и решение проблемы. 

Пример 2. Автоматизация общения в команде

Сценарий: ваш руководитель операционного отдела просит вас включить его в процесс запуска нового продукта, чтобы он был в курсе дел. Вы назначаете совещание команды, чтобы обсудить иерархическую структуру работ с заинтересованными сторонами. Вы проверяете календарь руководителя операционного отдела, но он не свободен ни в одно из удобных для остальных участников команды время. 

Решение: Благодаря автоматизации вы можете с лёгкостью добавлять подписчиков к задачам, чтобы они были в курсе изменений в проекте и предстоящих сроков сдачи. Они не только будут получать автоматические уведомления, но и смогут настроить собственные параметры уведомлений, чтобы быть в курсе самой важной для них работы. 

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Возможно, вам интересно, почему вообще так важно внедрять автоматизацию. Это обоснованный вопрос, который следует обсудить на раннем этапе исследования. 

Автоматизация бизнес-процессов может дать следующие преимущества (и не только):

• Повышение эффективности

• Оптимизация процессов

• Стандартизация операций

Помимо этих преимуществ, АБП может повысить общий уровень бизнес-аналитики вашей организации за счет планирования ресурсов предприятия (ERP) и использования различных интерфейсов прикладного программирования (API). Обе эти системы цифровой трансформации могут помочь оптимизировать автоматизацию рабочих процессов вашей команды.

Давайте рассмотрим каждое из ключевых преимуществ автоматизации бизнес-процессов. 

Повышение эффективности

Одним из наиболее полезных результатов АБП является повышение эффективности, благодаря чему у вашей команды появляется больше времени на выполнение работы наилучшим образом. Например, можно сэкономить время и избежать ошибок, автоматизировав отправку ежедневного напоминания о повестке дня заинтересованным сторонам проекта. 

Это не только повышает продуктивность, но и высвобождает дополнительное время, которое можно потратить на повышение качества работы. Это действительно взаимовыгодное решение. 

Оптимизация процессов

Бизнес-операции могут быть сложными как для крупных, так и для малых предприятий. Это объясняется тем, что в них задействовано множество разных процессов. От планирования и составления бюджета до работы с кадрами и адаптации новых сотрудников — практически в каждой компании существует множество повторяющихся задач, которые выполняются за кулисами. 

С помощью BPA вы можете использовать автоматизацию для оптимизации процессов с помощью машинного обучения, чтобы улучшить опыт как работников, так и клиентов.

Стандартизируйте операции

Помимо оптимизации задач в рамках деловых операций, АБП может помочь вашей команде стандартизировать их. Существует ряд способов добиться этого, включая автоматизацию передачи информации заинтересованным сторонам. 

Это важно для обеспечения согласованности всех ваших внутренних процедур. В свою очередь, это сводит к минимуму количество ошибок и объём рутинной работы, а также обеспечивает чёткое понимание организационной стратегии. 

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Чтобы создать эффективный бизнес-процесс, сначала необходимо внедрить подходящее программное обеспечение для автоматизации. Хороший инструмент автоматизации процессов должен давать вам возможность создавать настраиваемые рабочие процессы, быстро получать результаты и с лёгкостью вносить изменения при необходимости. 

Хотя существует множество функций, которые могут повысить технологическую грамотность вашей организации, есть несколько, которые выделяются больше всего. 

Ваш инструмент должен быть способен:

• Оптимизировать рабочие процессы

• Визуализировать работу 

• Защищать данные

• Предоставлять простой пользовательский интерфейс

• Задавать приоритеты и даты

• Создание настраиваемых этапов

• Сокращение рутинной работы

Все эти возможности не только помогут создать надежные рабочие процессы, но и устранят узкие места. Хотя в данный момент они могут казаться незначительными, со временем они накапливаются, что приводит к проблемам с эффективностью. К счастью, при наличии правильного программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов вы будете готовы к любым ситуациям.

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов — это ключ к созданию более эффективной команды. От выявления неэффективности до предотвращения человеческих ошибок — всё начинается с автоматизации. Она может улучшить всё — от процесса адаптации до удовлетворённости клиентов.