Оптимизируйте технологический стек своего бизнеса с помощью планирования ресурсов предприятия

Сколько приложений вы используете в среднем за рабочий день? Если учитывать приложения для общения, инструменты для совместной работы и специализированные системы, их может быть больше, чем вы думаете. В большинстве небольших компаний сотрудники используют до шести приложений в день. В крупных компаниях это число достигает девяти.

Всё это переключение между приложениями сказывается на работе. Компании с большим количеством технологий сталкиваются с большей неэффективностью Business и снижением производительности. Именно здесь на помощь приходит планирование ресурсов предприятия. 

Что такое планирование ресурсов предприятия?

Планирование ресурсов предприятия (ERP) — это процесс интеграции всего программного обеспечения компании и приложений, связанных с бизнесом, в единую платформу. Например, внедрение ERP может включать объединение программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами, технологий финансового менеджмента, инструментов для управления персоналом и других критически важных для бизнеса программных систем в единую централизованную платформу. Это позволяет командам получать доступ к инструментам компании в одном месте, сокращая количество ручных задач, одновременно повышая прозрачность и межкомандное взаимодействие. 

Вот чего не делает ERP: он не заменяет ваши Business-системы. Каждый отдел по-прежнему может использовать свои предпочтительные инструменты, но теперь они находятся в одном месте, а не в разрозненных хранилищах. Это упрощает обмен информацией между командами из разных отделов и позволяет видеть, какая работа выполняется вокруг.

Как работает планирование ресурсов предприятия?

Вы когда-нибудь останавливались, чтобы посчитать, сколько систем использует ваша организация? Их может быть больше, чем вы ожидаете. Вспомните, когда вам в последний раз приходилось решать проблему с помощью инструмента. Вы думали об использовании уже имеющихся систем или просто применили новые технологии? Часто компании внедряют технологии, не оценивая уже имеющиеся инструменты и не думая о том, как они будут работать вместе. В результате получается большой, разрозненный и дорогостоящий технологический стек.

И от этого никуда не деться: чем больше инструментов, тем больше затрат на продуктивность. Наше исследование показало, что постоянное переключение между приложениями, вызванное слишком большим количеством инструментов, которые не работают вместе, приводит к разрозненности информации, дублированию процессов и снижению эффективности. Кроме того, переключение между приложениями заставляет работников работать дольше, что может привести к увеличению текучести кадров и снижению производительности.

Система планирования ресурсов предприятия борется с этим, объединяя все существующие приложения и инструменты в единую централизованную платформу. Когда всё находится в одном месте, любой сотрудник вашей организации может работать в этой единой системе, независимо от того, в какой команде он находится. Результатом являются оптимизированные бизнес-процессы, снижение неэффективности и упрощение общения. Кроме того, ERP помогает вашим работникам лучше понять, как их работа связана с целями организации высокого уровня, что повышает вовлеченность работников и приводит к высокоэффективной работе. 

Пример планирования ресурсов предприятия

Допустим, ваша команда разработчиков управляет своим рабочим процессом в специализированном инструменте, таком как Jira. Хотя этот инструмент идеально подходит для их нужд, ваша команда по продажам не использует Jira, что затрудняет общение между командами и отслеживание. ERP решает эту проблему, централизуя общение на единой платформе. 

Поскольку ERP не заменяет существующие инструменты, ваша команда инженеров может продолжать использовать Jira, а ваша команда Business может эффективно подключаться и общаться с ними через централизованную платформу. Например, Asana интегрируется с более чем 260 инструментами, включая Jira, что позволяет объединить критически важные для бизнеса инструменты, упростить технологический стек и оптимизировать межфункциональные рабочие процессы. 

Каковы преимущества планирования ресурсов предприятия? 

Переключение между приложениями не просто отнимает время, но и снижает продуктивность. Наше исследование показало, что 25% работников, использующих более 16 приложений, пропускают сообщения и действия (по сравнению с 8% тех, кто использует 1–5 приложений, и 15% тех, кто использует 6–15 приложений). Кроме того, 23% из них заявили, что их внимание снизилось из-за переключения между приложениями.

Именно здесь на помощь приходит планирование ресурсов предприятия. Консолидировав инструменты, используемые в вашей организации, вы сможете сократить объём дублирующейся работы, свести к минимуму переключение между приложениями и упростить совместную работу. Другие преимущества ERP:

• Оптимизация бизнес-процессов. Объединив все инструменты в централизованной платформе, можно стандартизировать и автоматизировать основные Business-процессы. Это даст вашей команде больше времени на выполнение важной работы. Фактически, корпоративные компании могут сэкономить 264 часа в год, улучшив свои бизнес-процессы. 

• Связь работы сотрудников с целями организации. Часто работники чувствуют себя оторванными от главных целей и не могут понять, как их работа связана с более крупными целями организации. Отслеживая цели, по которым выполняется работа, ERP помогает работникам видеть свою работу в контексте, чтобы они могли эффективно расставлять приоритеты в работе, которая ведет к достижению важных целей. 

• Видимость проектов и рабочих процессов в реальном времени. С помощью ERP вся ваша организация работает на централизованной платформе, которая дает работникам больше информации о том, над чем работают другие команды и коллеги и почему эта работа важна.

• Консолидированная отчётность и сбор данных. Когда вся работа выполняется в одном месте, можно легко извлекать данные из любого проекта или команды. Вместо того чтобы вручную собирать информацию из нескольких источников, таких как электронные таблицы и письма, можно использовать инструменты отчётности и панели задач, которые позволяют получать доступ к данным в реальном времени. 

• Снижение операционных расходов. Консолидация инструментов в вашем технологическом стеке не только делает работу более управляемой, но и экономит деньги Business. ERP помогает вам проводить аудит инструментов и устранять устаревшие или избыточные технологии, сокращая эксплуатационные расходы. Кроме того, поскольку ERP приводит к оптимизации бизнес-процессов и повышению производительности работников, вы можете свести к минимуму неэффективность, которая в конечном итоге обходится компании во время и деньги. 

• Улучшение взаимодействия между командами. Одним из самых сложных аспектов общения между командами является координация между различными инструментами. ERP-система решает эту проблему, предоставляя единый центр для всех коммуникаций, независимо от того, в какой команде вы работаете. 

• Повышение безопасности. Безопасность данных — это главная задача для руководителей Business, и на то есть свои причины. Кибератаки могут иметь разрушительные последствия для Business, включая финансовые последствия и потерю доверия клиентов. Отказавшись от неэффективных, непроверенных инструментов и воспользовавшись преимуществами безопасной платформы для управления работой, вы сможете обеспечить безопасность данных и соответствие требованиям. 

• Повышение продуктивности и концентрации внимания команды. Оптимизируя бизнес-процессы и автоматизируя повторяющиеся задачи, ERP сокращает ручную работу и позволяет командам сосредоточиться на выполнении важных задач. Кроме того, консолидация технологического инструментария положительно сказывается на вовлечённости: по данным нашего исследования, 17% сотрудников крупных компаний считают, что меньшее количество приложений улучшит их концентрацию.

• Повышение прозрачности работы команды. ERP-система объединяет рабочие процессы, давая командам больше информации о том, что происходит вокруг, и обеспечивая единое понимание целей организации и хода выполнения проекта.  

Для кого предназначено планирование ресурсов предприятия? 

Любая компания, использующая несколько инструментов в разных отделах, может воспользоваться преимуществами планирования ресурсов предприятия. Хотя ERP, несомненно, полезен для крупных компаний с большим количеством технологий, малые предприятия и стартапы, которые используют разнообразные инструменты в разных отделах, также могут извлечь выгоду из их объединения в единый источник достоверной информации. 

Признаки того, что вашей компании следует обратить внимание на ERP:

• Ваша компания растёт или уже переросла старые процессы или инструменты. 

• У вас большой набор технологий, распределённый по разным отделам, таким как финансы, управление персоналом, управление цепочками поставок, ИТ, маркетинг и управление проектами. 

• Нынешние системы вашей организации не интегрируются друг с другом. 

• Ваши работники не понимают, как их работа способствует достижению целей организации. 

• Вы заметили рост несогласованности процессов или некорректных данных в отчётности.

• Ваш бизнес теряет продуктивность из-за чрезмерного количества инструментов и переключения между приложениями. 

• Вы полагаетесь на устаревшие или неэффективные системы для общения и совместной работы, такие как электронные таблицы и документы. 

• Вы или ваша команда тратите слишком много времени на административные или ручные задачи, которые можно автоматизировать.

Меньше разрозненности — меньше неэффективности 

Независимо от размера вашей компании, чем больше технологий вы используете, тем больше возможностей для дублирования процессов и неэффективности Business. Планирование ресурсов предприятия оптимизирует ваши бизнес-операции, объединяя все инструменты и приложения в едином централизованном месте.