Шаблон расписания мероприятия

Когда мероприятия идут не по плану, это редко бывает из-за одной большой проблемы. Это десятки мелочей, которые упускаются из виду. От несогласованных повесток до пропущенных дедлайнов по подготовке — даже небольшая задержка может сказаться на всём дне мероприятия. В этом вам поможет шаблон расписания мероприятия.

С помощью Asana можно спланировать каждый этап мероприятия, от подготовки до анализа результатов, в одной общей хронологии. Этот шаблон мероприятия включает в себя всё необходимое для распределения ролей, управления логистикой и выполнения важных этапов. Будь то корпоративный выезд или запуск продукта, этот шаблон поможет вам провести мероприятие в соответствии с планом.

Кому пригодятся шаблоны расписания мероприятий?

В Asana мы наблюдали, как команды, занимающиеся мероприятиями, переходят от неорганизованных электронных таблиц к совместной командной работе, используя единый простой шаблон. Если вы управляете несколькими заинтересованными сторонами, сроками поставщиков или жёсткими временными рамками, этот шаблон для планирования мероприятий создан для вас. Он идеально подходит для:

Специалисты по планированию и координаторы мероприятий

Используйте шаблон графика планирования событий, чтобы составить повестку и координировать работу поставщиков и команды.

Команды маркетинга и общения

Синхронизируйте сроки внутренних и внешних сообщений, чтобы объявления, приглашения и последующие действия выполнялись вовремя.

Руководители и операционные команды

Шаблоны расписания корпоративных мероприятий позволяют централизованно планировать и контролировать важные этапы, такие как подготовка панели или репетиции.

Команды по организации площадки и логистике

Контролируйте физическую подготовку, поставки и переходы в течение дня, назначая задачи и временные интервалы.

Зачем использовать шаблон расписания мероприятий от Asana?

До использования этого шаблона команда по маркетинговому сопровождению мероприятий одного из клиентов тратила больше времени на подтверждение регистрации поставщиков, чем на доработку деталей самого мероприятия. Однако с помощью шаблона вся команда смогла проверить каждое подтверждение и дедлайн, используя общее представление в виде хронологии.

Этот бесплатный шаблон расписания мероприятий достаточно гибкий для крупных конференций и достаточно подробный для выездного мероприятия одной команды.

Преимущества использования этого шаблона:

• Планирование каждого этапа мероприятия с указанием сроков и зависимостей

• Назначение задач по подготовке, спикерам, питанию и общению

• Управление повесткой с помощью разделов задач по времени или функциям

• Общий доступ к плану для внутренних и внешних сотрудников

• Настройка для корпоративных, виртуальных или гибридных мероприятий

Как пользоваться шаблоном расписания мероприятия

Мы разработали этот шаблон расписания мероприятия, чтобы упростить процесс планирования от начала до конца. Каждый раздел рабочего листа отражает этап выполнения, а столбцы помогают отслеживать исполнителей задач, даты сдачи и приоритеты. Этот шаблон можно адаптировать для любых мероприятий, будь то корпоративные события или подкасты бренда.

Шаг 1. Настройте общие детали мероприятия

Начните с раздела «Общие детали мероприятия». Добавьте название мероприятия, описание и основные даты. Организуйте работу, назначив роли ответственным, указав тип мероприятия и отметив ключевые категории.

Не забудьте указать примерный бюджет мероприятия. Если вы работаете с шаблоном бюджета, прикрепите его к задаче или используйте поле вложений, чтобы обеспечить удобный доступ ко всем финансовым данным.

Шаг 2. Составьте подробную хронологию мероприятия

Раздел «Подробная хронология» служит повесткой дня в реальном времени. Разбейте мероприятие на временные блоки: подготовка, сессии, перерывы и демонтаж. Для многодневных мероприятий используйте раздел для каждого дня или части дня.

Представление хронологии в Asana работает как диаграмма Ганта, помогая визуализировать зависимости в хронологии мероприятия. Представление в виде хронологии позволяет легко предотвращать наложение задач и выявлять пробелы в планировании на ранней стадии.

Шаг 3. Организация поставщиков и ресурсов

В разделе «Управление поставщиками и ресурсами» создайте задачи для каждого внешнего партнёра. Используйте столбец «Статус поставщика», чтобы отслеживать статус каждого поставщика: подтвержден, ожидает подтверждения или в процессе. Укажите даты сдачи по каждому результату и назначьте внутренние контакты для контроля передачи, подтверждения или проблем, требующих эскалации.

Шаг 4. Завершенный список дел по мероприятию

Используйте раздел «Список дел», чтобы перечислить все задачи. Подумайте о вывесках, материалах, подтверждениях RSVP или бронировании поездок. Применяйте поля приоритета и уровня риска, чтобы отмечать критически важные задачи. В сочетании с планом мероприятия в хронологии этот раздел поможет вашей команде выполнить план без единой ошибки.

Шаг 5. Добавьте ключевые контакты

Создайте записи в разделе «Ключевые контакты» для каждого участника мероприятия. Укажите внутренних руководителей, поставщиков и координаторов места проведения. Используйте настраиваемые поля, чтобы отметить отделы, роли или категории задач.

Вы также можете связать этот раздел со списком гостей или Календарём мероприятий, чтобы упростить координацию. Наличие контактной информации в одном месте значительно упрощает передачу дел и внесение изменений в последнюю минуту.

Шаг 6. Делитесь информацией и сотрудничайте с командой

Приглашайте коллег в качестве сотрудников для выполнения задач или целых разделов. Если вы используете инструменты для управления проектами, такие как Asana, назначение ролей и отслеживание статуса становится привычным делом.

Для крупных кампаний или маркетинговых мероприятий можно связать задачи по планированию с календарём информационно-разъяснительной работы или расписанием публикаций в социальных сетях. Вы также можете дублировать этот проект в качестве простого шаблона расписания мероприятий, чтобы использовать его для повторяющихся программ.

Шаг 7. Настройка и расширение

Добавьте столбцы, например «Ответственный за сессию» или «Требования к аудио и видео», или используйте теги для разделения по направлениям. Для виртуальных или гибридных мероприятий можно добавить раздел «Настройка оборудования» с собственным шаблоном хронологии.

Если вы управляете несколькими мероприятиями одновременно, подключите этот проект к более крупному портфелю шаблонов планирования событий, чтобы ваша команда могла отслеживать дублирующиеся потребности в логистике и ресурсах.

Функции планирования мероприятий в Asana

Функции Asana превращают этот шаблон планирования мероприятий в центр управления в реальном времени. Мы разработали этот шаблон с несколькими нашими любимыми функциями, но вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями. Ознакомьтесь с нашим завершенным списком функций, чтобы получить больше вдохновения.

Вид хронологии

Визуализируйте план мероприятия в макете в стиле диаграммы Ганта. Вид хронологии показывает, как связаны между собой подготовка, выполнение и завершение.

Нестандартные поля

Добавьте поля для типа сессии, владельца бюджета, приоритета или поставщика. Можно сортировать и фильтровать задачи по этим полям, чтобы видеть, что требует внимания в первую очередь.

Зависимости

Отмечайте задачи, которые зависят от других, прежде чем они могут начаться. Это поможет вам увидеть потенциальные задержки в расписании, например, когда вам нужна презентация докладчика перед окончательной печатью.

Исполнители задач

Убедитесь, что у каждой задачи есть исполнитель, от небольших логистических задач до крупных результатов. Члены команды будут точно знать, за что они отвечают, а вы сможете при необходимости выявлять неназначенные элементы.

формы

Используйте формы для сбора предложений по сессиям, вопросов от гостей или информации о поставщиках. Вы можете автоматически преобразовывать отправленные с помощью формы данные в задачи внутри проекта без необходимости дополнительного ручного ввода.

Автоматизация (правила) Установите правила для автоматического назначения задач, перевода элементов в статус «Готово» после согласования или уведомления заинтересованных сторон об изменениях. Автоматизация экономит время на повторяющейся работе.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов расписания мероприятий

Интеграции расширяют возможности планирования мероприятий, объединяя Asana с инструментами, которые вы уже используете. Посетите центр интеграции приложений, чтобы найти платформы, которые ваша команда использует каждый день.

Календарь Google

Синхронизируйте задачи и дедлайны с календарём, чтобы всегда помнить о сроках проведения мероприятий. 

Slack

Отправляйте напоминания, обновления и оповещения в каналы Slack своей команды. Вы будете получать уведомления в режиме реального времени о завершённых или просроченных задачах.

Google Диск Прикрепляйте контракты с поставщиками, планы этажей, повестки и брендбуки, чтобы хранить все материалы в одном общем месте.

Zoom

Добавляйте ссылки Zoom на виртуальные сессии мероприятий или планируйте звонки прямо из проекта Asana.

Gmail

Превращайте электронные письма, связанные с мероприятием, в задачи с помощью дополнения Asana для Gmail. Назначайте задачи и устанавливайте даты сдачи прямо из почтового ящика.

Jira Cloud

Если ваши мероприятия связаны с запуском продуктов или техническими активациями, синхронизируйте их с Jira, чтобы согласовать сроки разработки с расписанием мероприятий.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах расписания мероприятий