Посмертный анализ

Лучшие менеджеры проектов знают, что проект не завершен, когда последний результат готов. После завершения работы ваша команда может потратить некоторое время на размышления о том, что прошло хорошо, а что могло бы быть лучше, проведя пост-мортем проекта.

Часто такие совещания не проводятся, поскольку на них не предполагается достижение каких-либо обязательных результатов. Однако, если вы создадите шаблон для такого анализа, эти встречи станут простыми и их будет легко проводить после каждого проекта.

Что такое пост-мортем проекта?

Подведение итогов — это тип совещания, которое проводится по завершении проекта, чтобы проанализировать, что прошло хорошо, а что можно улучшить. Это хорошая возможность для вашей команды отпраздновать крупные победы, проанализировать рабочий процесс и обсудить любые улучшения, которые помогут в следующем проекте.

Что такое шаблон анализа проекта?

Шаблон ретроспективы — это инструмент, который используется для создания структурированного фреймворка для проведения совещаний по итогам каждого проекта. С помощью такого шаблона команды могут планировать итоговые совещания, собирать идеи по итогам прошедшего проекта и систематизировать задачи для следующего.

Как создать шаблон анализа результатов

Шаблон используется до и во время подведения итогов. Цель такого совещания — обсудить с командой три вещи: что в проекте прошло хорошо, что прошло не очень и что команда может улучшить в следующий раз.

С учётом этого шаблон должен содержать следующее:

• Что получилось

• Что не получилось

• Что улучшить в следующий раз

• Поручения

• Приоритет задач

• Ответственные за каждую задачу

Зачем нужен шаблон анализа результатов

Использование шаблона поможет наладить согласованные процессы в вашей компании, чтобы вы могли сформировать культуру осмысления и постоянного совершенствования. Шаблоны для проведения таких совещаний лучше всего подходят командам, использующим методы управления проектами Agile, поскольку многие из этих методологий используют форму непрерывного улучшения. Ниже описано, чем шаблон для анализа результатов может помочь вашей команде.

• Внедрение лучшей практики. По мере проведения совещаний по итогам проекта вы будете понимать, какие стратегии помогают им проходить более эффективно. Вы можете легко настроить шаблон под потребности своей команды в режиме реального времени, а это значит, что ваши лучшие практики будут готовы к следующему проекту, как только вы обновите шаблон.

• Шаблоны можно адаптировать: многие команды используют шаблоны в качестве отправной точки для различных стратегий. Если вы новичок в проведении таких совещаний, шаблон поможет вам начать работу. В конечном итоге некоторые команды могут обнаружить, что им больше подходят другие процессы. Хотя ваша организация может использовать стандартный шаблон для проведения совещаний по итогам проекта, разные команды могут адаптировать его в соответствии со своими потребностями.

• Обеспечение последовательности. Если вы проводите совещание по итогам проекта или ретроспективу после каждого проекта, ваша команда начинает ожидать этого. Шаблон поможет обеспечить последовательность этих встреч, и ваша команда начнёт придерживаться установленного графика. В этом случае команда будет ожидать встречи в конце каждого проекта и сможет предоставить более конкретную обратную связь, которая поможет улучшить следующий проект.

Когда использовать шаблон ретроспективы

Шаблоны для анализа результатов чрезвычайно полезны в конкретных ситуациях. Вот лучшие варианты их использования:

• Для проведения совещаний по итогам проекта. Шаблоны предназначены для использования в сочетании с итоговыми совещаниями. Используйте такой шаблон, чтобы отслеживать будущие задачи, решения и результаты, которые появятся в ходе совещания.

• После реагирования на инциденты: если у вашей команды произошел сбой или крупный инцидент, важно проанализировать ситуацию, чтобы команда могла определить первопричину проблемы. Использование шаблона поможет вашей команде выполнять одни и те же действия каждый раз, когда вы реагируете на инцидент.

• Для автоматизации рабочих процессов по итогам проекта. Некоторые программы для управления проектами позволяют привязывать опросы и формы к проектам и шаблонам. Если ваша команда использует опросы или анкеты по итогам проекта перед совещанием, вы можете предварительно заполнить важные вопросы для обсуждения до начала совещания. Это может упростить ваше совещание и помочь более гладко провести пост-мортем проекта. 

Интегрированные функции

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название задачи, дату сдачи и нестандартные поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии вашего проекта.

• Формы. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте Asana. Собирая информацию с помощью формы, вы можете стандартизировать начало работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничто не оставалось без внимания. Вместо того чтобы рассматривать каждый запрос как отдельный процесс, создайте стандартизированную систему и набор вопросов, на которые должен ответить каждый. Или используйте логику ветвления, чтобы задавать вопросы на основе предыдущего ответа пользователя. В конечном счёте, формы помогают вам тратить меньше времени и сил на управление входящими запросами, чтобы ваша команда могла уделять больше времени работе, которая имеет значение.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система делопроизводства, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам и передачу дел. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий Business и технической команд. 

• Zendesk. С помощью интеграции Asana и Zendesk пользователи могут легко и быстро создавать задачи Asana прямо из Zendesk-заявок. Добавляйте нужную информацию, прикрепляйте файлы и привязывайте существующие задачи, чтобы отслеживать работу, необходимую для закрытия тикета. Интеграция также обеспечивает непрерывную видимость в обеих системах, поэтому все сотрудники остаются в курсе, независимо от того, какой инструмент они используют. 

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

Вопросы и ответы