Вы погружены в работу, когда кто-то спрашивает: «Кто будет в пятницу утром?» Вы делаете паузу. Вы не уверены. Может, Джейми? Или Прия? Вы открываете электронную таблицу. Затем — почту. Затем Slack. Ответ, вероятно, где-то там, но его поиск замедляет работу.

В этом вам поможет шаблон рабочего графика от Asana. Назначайте смены по имени. Посмотрите, кто, когда и где доступен. Устраняйте пробелы, прежде чем они вызовут проблемы. Вы даже можете интегрировать этот шаблон с другими инструментами, такими как Slack или Gmail. Независимо от того, просматриваете ли вы ежедневный график или планируете месяц вперёд, вся информация будет в одном месте и всегда актуальна.

Кому нужен этот шаблон рабочего графика?

Мы видели, как команды тратят часы каждую неделю, пытаясь понять, кто и когда работает. Именно поэтому мы создали этот шаблон рабочего графика, чтобы упростить процесс. Независимо от того, управляете ли вы сменами в местном кафе или координируете сроки проекта в отделе маркетинга, умный планировщик, который автоматизирует задачи и мгновенно синхронизирует данные, делает работу более эффективной.

Этот шаблон рабочего графика идеально подходит для:

• Менеджерам смен, планирующим еженедельные графики работников с определённым временем начала и окончания.

• командам по управлению персоналом, отслеживающим отпуска, доступность и затраты на оплату труда в разных отделах;

• Координаторам фрилансеров или агентствам, управляющим несколькими подрядчиками и часовыми поясами.

• Руководителям операционных отделов, создающим ежедневные и ежемесячные графики работы для обеспечения полного охвата.

• командам, управляющим сменным, удалённым или гибким графиком работы.

Централизовав рабочее время, ежедневные задачи и доступность в одном шаблоне, команды получают более чёткое представление о своей неделе.

Зачем использовать шаблон рабочего графика от Asana?

Один из наших клиентов из сферы розничной торговли перешёл с печатного шаблона графика работы на цифровую версию в Asana. Теперь они отслеживают смены, запросы на отпуск и распределение ролей в одном рабочем пространстве. В результате они вдвое сократили время на еженедельное планирование и уменьшили дублирование рабочих задач.

Возможности, которые даёт шаблон рабочего графика Asana:

• Сократить ручной ввод данных, автоматизировав назначение смен и обновления.

• Визуализировать недельные, ежедневные или ежемесячные графики с помощью представления «Хронология» или «Календарь».

• Отслеживать доступность работников, общее количество часов и конфликты в расписании в реальном времени.

• Стандартизировать планирование смен с помощью шаблонов с повторяющимися еженедельными планами.

• Интегрировать инструменты учета времени и общение для создания совместного процесса планирования.

Как использовать этот шаблон графика работы

Каждый шаблон Asana призван помочь вам быстрее приступить к работе. В этом шаблоне уже есть поля и представления, которые упрощают планирование для разных команд, ролей и часовых поясов. Используйте его в том виде, в каком он есть, или настройте под свой рабочий процесс.

Хотите больше возможностей? Изучите полную библиотеку шаблонов Asana, чтобы найти решения для каждого аспекта управления работой.

1. Дублируйте шаблон рабочего графика.

Нажмите «Использовать шаблон», чтобы создать свой график. Переименуйте его в соответствии с вашей командой или временными рамками, например «График смен на июль 2025 года».

2. Добавьте имена и роли работников.

Используйте нестандартные поля для указания отдела, местоположения или должности. Назначьте каждую задачу (смену) соответствующему работнику.

3. Установите дни и время.

Определите дни недели, в которые работает каждый работник. Добавьте время начала и окончания в качестве дат и времени сдачи.

4. Отслеживайте время отдыха и доступность.

Используйте теги или разделы, чтобы отмечать запросы на отпуск, учебные занятия или гибкие дни.

5. Визуализируйте и корректируйте.

Используйте Календарь или Хронологию, чтобы быстро обнаруживать пробелы, конфликты или перегрузки в еженедельном расписании.

Функции управления временем в Asana

Функции Asana упрощают сложные рабочие процессы с помощью инструментов, которые улучшают автоматизацию и командную работу. Ниже приведены наши любимые функции управления временем, которые помогут ускорить и масштабировать процесс планирования.

Чтобы ознакомиться со всеми функциями Asana, посетите страницу функций Asana.

Вид «Хронология»: планируйте и просматривайте еженедельное расписание своей команды в макете в стиле диаграммы Ганта. Вы сразу же заметите дублирующиеся задачи или пробелы.

Настраиваемые поля. Отслеживайте роли работников, типы смен или местоположения прямо внутри каждой задачи. Это позволяет легко сортировать или фильтровать расписание.

Правила автоматизации. Автоматически назначайте смены, уведомляйте работников об изменениях или отмечайте сверхурочную работу с помощью простых правил автоматизации.

Вид «Календарь»: просматривайте расписания по дням, отслеживайте укомплектованность смен и легко вносите корректировки с помощью перетаскивания.

формы: стандартизируйте процесс подачи и маршрутизации запросов на отпуск и обновления доступности.

Рекомендуемые интеграции

Asana интегрируется с вашими инструментами, поэтому вам не нужно переключаться между платформами для выполнения задачи. Ниже приводятся некоторые из наших лучших интеграций, которые помогут командам управлять рабочими графиками сотрудников в рамках этого шаблона.

Хотите узнать, что ещё можно подключить к Asana? Ознакомьтесь с полным списком интеграций, чтобы найти инструменты, которые помогут ещё больше оптимизировать рабочий процесс.

Календарь Google: синхронизируйте график Asana с приложением календаря, чтобы быть в курсе смен и совещаний.

Slack: отправляйте автоматические напоминания о сменах или обновления графика в каналы команды.

Harvest: отслеживайте отработанные часы прямо из задач Asana, чтобы поддерживать расчёт заработной платы или бюджетирование проекта.

Google Диск: храните и делитесь документами работников, учебными пособиями или руководствами по планированию вместе с вашим шаблоном.

Timely: автоматически регистрируйте часы и получайте визуальные обзоры того, как участники команды тратят время.

Time Doctor: отслеживайте продуктивность, время, затраченное на выполнение задач, и создавайте подробные отчёты о работе.

Everhour: отслеживайте время и бюджеты прямо из шаблона рабочего графика.

TimeCamp: объедините управление задачами и временем с аналитикой по оплачиваемым часам и производительности.

Zapier: автоматизируйте повторяющиеся действия по планированию, такие как отправка электронных писем, и избавьтесь от необходимости вручную вести табели учёта рабочего времени в таких громоздких инструментах, как Google Таблицы.

Часто задаваемые вопросы о шаблоне рабочего графика