Расписание

Управление временем не должно быть работой на полный рабочий день. Планируете ли вы свой рабочий день, координируете расписания команды или организуете ежедневные задачи, шаблон расписания поможет вам максимально эффективно использовать каждый час. Универсальные шаблоны Asana подходят для всего: от расписаний занятий и личных дел до координации команды. С их помощью вы сможете создать систему, которая будет соответствовать вашему распорядку дня.

Для кого идеально подходит этот шаблон графика

Многие команды рассказывают нам, что повысили свою продуктивность, просто внедрив более продуманную систему планирования. Один владелец малого бизнеса рассказал, что раньше график работников размещался на доске в комнате отдыха, но пропущенные изменения приводили к проблемам. Теперь они используют шаблон расписания Asana, чтобы команда могла просматривать обновления и меняться сменами прямо на телефонах.

Этот шаблон хорошо подходит для:

• Менеджерам проектов, которым нужен структурированный способ планирования еженедельных задач и сроков их выполнения.

• операционным командам, координирующим графики работников или ежедневные рабочие процессы;

• Студенты и преподаватели, создающие шаблон расписания занятий.

• Удалённые команды, работающие в разных часовых поясах и управляющие задачами.

• Подрядчики или выездные команды, использующие шаблон графика строительства для координации рабочих графиков и сроков выполнения проектов.

• Домашние хозяйства, организующие графики уборки или домашних дел.

• Личные тренеры и наставники, создающие графики тренировок для клиентов или расписания тренировок для спортивных программ.

Этот шаблон подходит для простых расписаний и достаточно кастомизируемый, чтобы поддерживать сложные рабочие процессы, будь то организация повседневных дел, управление домашним хозяйством или координация командных проектов.

Зачем использовать шаблон графика Asana?

Мы создали его, чтобы решить проблему, о которой слышим постоянно: «Я знаю, что мне нужно сделать, но не знаю, когда это сделать». Этот пробел может привести к срыву дедлайнов и постоянному ощущению, что вы не успеваете за графиком. Цифровой шаблон расписания устраняет этот разрыв, помогая вам и вашей команде организовывать работу, не пропускать дедлайнов и более эффективно расставлять приоритеты.

Компании, использующие Asana, часто сообщают о более быстрых сроках выполнения работ, меньшем количестве перенесённых совещаний и более чётком понимании того, кто над чем работает. Это означает меньше задержек и больше проектов, выполненных в срок и в рамках бюджета.

Вот почему стоит использовать повторяющийся шаблон:

• Быстрое планирование с помощью встроенной структуры, использующей шаблоны Asana для ежедневных, еженедельных или ежемесячных расписаний.

• Сокращение конфликтов в планировании благодаря срокам сдачи и зависимостям между задачами в Asana.

• Визуализируйте свои задачи с помощью цветовых меток в представлениях «Календарь» и «Хронология», которые выявляют пробелы и пересечения.

• Настраивайте любые рабочие процессы, от тренировок до Календаря публикаций в соцсетях, прямо в Asana.

• Совместная работа в реальном времени: назначение работы и обмен обновлениями в Asana.

• Адаптируйтесь к любым временным рамкам, используя его в качестве шаблона ежедневного планировщика, шаблона еженедельного графика или шаблона ежемесячного Календаря.

Как использовать этот шаблон графика

Шаблон рабочего графика даёт вашей команде простой способ организовывать задачи, управлять временем и чётко распределять обязанности. Выполните следующие действия, чтобы создать расписание, которое будет поддерживать как продуктивность, так и ответственность.

1. Дублируйте шаблон и настройте его

Нажмите «Использовать шаблон», чтобы создать свою копию в Asana. Присвойте проекту название, соответствующее вашему рабочему процессу, например «Календарь публикаций в соцсетях», «Расписание команды» или «Мой утренний распорядок». Чёткое наименование помогает всем участникам команды понять, что представляет собой график.

После создания проекта добавьте краткое описание, в котором изложена его цель. Когда у расписания есть контекст, участники команды понимают, почему существуют задачи и как эффективно использовать шаблон.

2. Назовите и организуйте задачи

Названия задач должны точно описывать, что происходит в каждом блоке времени. Укажите такие детали, как даты и время начала, а также краткое описание, чтобы участники команды знали, чего ожидать. Чёткие названия снижают риск путаницы.

Организуйте задачи так, чтобы поток был легко сканировать. Команды часто группируют утренние приоритеты вместе, а личные проекты или административные задачи появляются позже в расписании. Логическая организация делает шаблон более полезным в повседневной работе.

3. Назначайте задачи и устанавливайте время сдачи

Назначьте каждую задачу конкретному участнику команды, чтобы было понятно, кто за что отвечает. Используйте время сдачи, когда действия должны выполняться в определённые часы, например, когда речь идёт о совещаниях или дедлайнах. Такой подход гарантирует, что никто не пропустит срочные задачи.

Когда вы чётко распределяете работу, команда понимает, чего от неё ждут. Руководители также видят, кто отвечает за каждый блок времени, что помогает сбалансировать рабочую нагрузку по всему графику.

4. Группируйте задачи в соответствии с рабочим процессом

Разделите задачи на категории, которые отражают то, как работает ваша команда. Можно группировать задачи по дням недели, типу проекта или категории, например «Встречи», «Время сосредоточенной работы» или «Администрирование». Так вы создадите расписание, которое будет соответствовать тому, как думает и работает ваша команда.

Группировка задач также помогает выявлять закономерности. Например, если руководитель заметит, что в одной категории слишком много совещаний, он сможет внести коррективы, чтобы сохранить время для сосредоточенной работы.

5. Используйте нестандартные поля

Добавьте нестандартные поля, чтобы фиксировать детали, выходящие за рамки базовых названий задач. Такие поля, как «Приоритет», «Тип работы» или «Оценка времени», делают график более эффективным. Эти поля предоставляют руководителям аналитику трудозатрат и помогают участникам команды систематизировать задачи.

Настраиваемые поля также обеспечивают гибкость. По мере изменения графика можно обновлять поля, чтобы отразить смену приоритетов или появление новых категорий, сохраняя при этом адаптируемость шаблона с течением времени.

6. Выберите правильное представление

Переключайтесь между видами «Календарь» и «Список», чтобы посмотреть на график с разных точек зрения. Вид «Календарь» показывает, как работа распределяется по датам, а вид «Список» создает чёткий формат списка задач. Оба представления поддерживают разные стили работы.

Команды также могут экспериментировать с видами «Хронология» и «Доска». Например, хронология помогает команде проекта визуализировать зависимости, а вид «Доска» хорошо подходит для управления сменами или повторяющимися задачами.

7. Храните всё в одном месте

Используйте вкладку «панель задач», чтобы отслеживать ход выполнения работ по расписанию. На панели задач вы увидите, сколько работы завершено и что ещё требует внимания.

Воспользуйтесь вкладками «Сообщения» и «Файлы», чтобы централизовать общение и документацию. Когда обсуждения и файлы находятся в одном проекте, график становится полноценным центром, а не просто списком задач.

Функции Asana для планирования

Планирование не должно быть похоже на выпас кошек. Вы можете настроить шаблон расписания с помощью любой функции в Asana, но вот те, к которым наши команды обращаются снова и снова.

• Вехи и цели: выделяйте важные цели или контрольные пункты в своём расписании. Идеально подходит для еженедельного планирования, мероприятий или долгосрочного отслеживания.

• Вид «Календарь»: просматривайте все запланированные задачи по дням, неделям или месяцам. Отлично подходит для блокирования времени и визуального планирования.

• Вид «Хронология»: макет в стиле диаграммы Ганта идеально подходит для отслеживания более длительных или зависимых рабочих процессов, таких как графики строительства или мероприятий.

• Повторяющиеся задачи: автоматизируйте повторяющиеся элементы, такие как ежедневные задачи или еженедельные процедуры уборки.

• Asana AI: ускорьте планирование с помощью генерации задач на основе ИИ, предложений по дедлайнам и создания умных рабочих процессов.

• Учёт времени: планируйте задачи с точностью до часа, чтобы управлять рабочим временем и избегать конфликтов.

• Зависимости: устанавливайте связи между задачами, чтобы люди знали, что должно произойти в первую очередь.

Независимо от того, разбиваете ли вы время на блоки по часам или организуете задачи по дням недели, инструменты Asana помогут вам оставаться сосредоточенными и гибкими.

Рекомендуемые интеграции

Вы можете подключить этот шаблон расписания к программному обеспечению и инструментам, которые вы уже используете, например к календарям, приложениям для видеоконференций или трекерам времени, чтобы всё оставалось синхронизированным без необходимости копировать и вставлять данные. Интеграции оптимизируют работу на разных платформах, обновляя расписание по мере внесения изменений. Узнайте больше в Каталоге приложений Asana.

• Календарь Microsoft Outlook. Синхронизируйте задачи с календарём Outlook, чтобы планировать совещания и управлять доступностью.

• Time Doctor: автоматически отслеживайте, сколько времени занимают задачи, и регистрируйте оплачиваемые часы прямо из Asana.

• Toggl Track: отслеживайте время, затрачиваемое на выполнение запланированных задач, чтобы улучшить планирование и прозрачность. Отлично подходит для аудита времени или выставления счетов клиентам.

• Notion: привязывайте страницы Notion к задачам Asana, чтобы согласовывать заметки и запланированную работу.

• Zoom: преобразуйте запланированные совещания в практические элементы и синхронизируйте повестки и протоколы.

• Canva: создавайте печатные или визуальные еженедельные планировщики и прикрепляйте их к проекту Asana.

• Google Таблицы и Документы Google: переносите контент из Таблиц и Документов, чтобы дополнить свой график данными, хронологиями и связанной документацией.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах расписаний