Шаблон планировщика поездок

Представьте, что до долгожданной поездки осталось всего несколько дней. Вы забронировали авиабилеты, подтвердили проживание и аренду автомобиля, но остальные детали поездки разбросаны по электронным письмам, спискам задач и незавершённым электронным таблицам. Шаблон для планирования поездок поможет вам собрать все детали в одном месте, чтобы ничего не осталось на волю случая.

Шаблон планировщика поездок в Asana позволяет структурировать детали поездки, маршруты, бюджеты и важные документы в едином рабочем пространстве с общим доступом. Планируете ли вы семейный отдых, Business поездку или путешествие с несколькими остановками, шаблон послужит пошаговым руководством по организации всего необходимого. Он упрощает процесс планирования, обеспечивает доступность всей информации и гарантирует, что все участники смогут внести свой вклад в создание успешных впечатлений от поездки.

Кому пригодятся шаблоны для планирования поездок?

В Asana мы видим, что организаторы поездок сокращают время планирования вдвое, как только начинают работать с единым шаблоном.

Шаблон планировщика поездок решает проблему фрагментированного планирования поездок. Вместо того чтобы жонглировать электронными таблицами, распечатанными списками дел и групповыми чатами, вы можете отслеживать каждую деталь поездки в одном структурированном рабочем процессе. Обновлять планы, распределять обязанности и отслеживать бюджеты становится проще, не упуская из виду общую картину.

Идеальные пользователи — частые путешественники, турагенты, координаторы мероприятий и команды Business, которые управляют корпоративными поездками. Семьям и друзьям, планирующим групповые поездки, также может быть полезно иметь общее пространство для списка вещей, местной информации и важных документов. Шаблон планировщика поездок поддерживает любой маршрут, будь то обычная поездка на выходные или приключения в нескольких странах, позволяя организовать каждый шаг и легко следовать ему.

Зачем использовать шаблон планировщика поездок от Asana?

Одно туристическое агентство сообщило, что переход на шаблон планировщика поездок Asana устранил пропущенные бронирования и проблемы, возникающие в последнюю минуту. Их команда может назначать каждое бронирование, платёж и документ конкретному исполнителю с дедлайном, чтобы каждый этап поездки шёл по плану.

Шаблон планировщика поездок Asana превращает планирование поездок в структурированный, повторяемый процесс. Он сочетает в себе гибкость цифрового планирования с прозрачностью общего рабочего пространства. Все участники поездки могут просматривать план в режиме реального времени, вносить обновления и изменения, не создавая путаницы. В результате вы получаете лучший опыт путешествий с первого дня планирования до момента возвращения на главную страницу.

Вот для чего организаторы поездок и команды планирования используют шаблон планировщика поездок от Asana:

• Организация деталей поездки, маршрутов и бюджетов в одном центральном месте

• Распределение ответственности за бронирование, документы и логистику

• Отслеживание обновлений в реальном времени для групповых и деловых поездок

• Мгновенный обмен информацией со всеми участниками поездки

• Управление всем процессом от планирования до подведения итогов поездки

Как использовать этот шаблон планировщика поездок

Вы можете создать собственный шаблон планировщика поездок в Asana, следуя приведённому здесь фреймворку. Примерный макет включает разделы «Детали поездки», «Маршрут», «Бюджет», «Список вещей», «Местная информация» и «Важные документы». Вкладки в верхней части — «Список», «Доска», «Хронология», «Панель задач», «Календарь», «Загрузка», «Сообщения» и «Файлы» — позволяют просматривать и управлять одним и тем же проектом несколькими способами, отслеживая как мелкие детали, так и общий план поездки.

Создав свою версию с этими разделами и представлениями, вы можете настроить поток в соответствии с конкретной поездкой, будь то путешествие на автомобиле, командировка или длительный отпуск. Это пошаговое руководство предлагает структуру, которая позволяет хранить всю информацию о поездке в одном общем пространстве. Централизованное хранение плана позволяет всем участникам получать доступ к своим обязанностям, обновлять и проверять их до и во время поездки.

Шаг 1. Добавьте детали поездки

Раздел «Детали поездки» служит кратким справочником по всей поездке. Укажите название, тип, даты и цель поездки, например отдых, Business или и то, и другое. Также можно добавить краткое описание целей поездки, например посещение конференции, изучение конкретных регионов или отдых на курорте.

Создайте задачи для основных элементов перед отъездом, таких как бронирование рейсов, страхование путешествий и подача заявления на визу. Назначьте каждое задание конкретному человеку и установите даты сдачи, чтобы не оставлять ничего на последнюю минуту. Для групповых поездок этот раздел также служит основным списком контактов для путешественников, включая адреса электронной почты и номера телефонов.

Шаг 2. Составьте план поездки

Раздел «План поездки» является основой вашего плана поездки. Разбейте поездку по дням, включая время в пути, заселение, экскурсии, мероприятия и питание. Укажите точное время для каждого сегмента и при необходимости укажите адреса или места встречи.

Переключитесь на вид «Хронология», чтобы визуализировать расписание и выявить любые пересечения. Корректируйте время, перетаскивая элементы в новые слоты, чтобы упростить координацию транспорта, размещения и мероприятий. Для более сложных поездок сгруппируйте элементы маршрута по местоположению или дню, чтобы упростить просмотр.

Шаг 3. Отслеживайте бюджет

Раздел «Бюджет» гарантирует, что ваши расходы останутся в пределах лимитов. Создайте задачи для каждой основной категории расходов, например транспорт, проживание, питание и мероприятия. Укажите смету расходов, фактические суммы и статус оплаты по каждой из них.

Назначьте ответственность за отслеживание каждой статьи расходов, чтобы ни одна категория не осталась без внимания. Вы также можете использовать нестандартные поля, чтобы помечать платежи как «В ожидании» или «Оплачено», что позволяет легко понять, где требуется последующее наблюдение. Если поездка предполагает разделение расходов между несколькими путешественниками, добавьте подзадачи для каждого участника.

Шаг 4. Создайте список вещей для поездки

Раздел «Список вещей» поможет не забыть ничего важного. Создайте отдельные задачи для одежды, электроники, документов и всего необходимого для поездки. Добавьте детали о количестве, цвете или особых требованиях, чтобы не было путаницы с тем, что брать с собой.

Для групповых поездок назначьте элементы отдельным лицам и отметьте общие элементы, которые должен принести только один человек. Отмечайте задачи как завершенные, когда элемент упакован, и рекомендуйте путешественникам проверить этот раздел за день до отъезда, чтобы подтвердить готовность.

Шаг 5. Добавьте информацию о месте назначения

Раздел «Местная информация» помогает путешественникам быстро адаптироваться к месту назначения. Укажите номера телефонов экстренных служб, адреса больниц и посольств, детали местного транспорт�� и полезные приложения или веб-сайты. Можно также добавить советы культурного характера, например повседневные фразы, правила этикета и местные обычаи, касающиеся чаевых.

Назначьте задачи по сбору информации участникам команды или путешественникам и добавьте ссылки на надёжные источники. Добавление карт или изображений непосредственно в задачи делает их ещё более полезными по прибытии.

Шаг 6. Организация важных документов

Раздел «Важные документы» помогает упорядочить документы для поездки. Создайте задачи для паспортов, билетов, номеров подтверждений и разрешений. Прикрепляйте к каждому заданию отсканированные копии или PDF-файлы, чтобы при необходимости получить к ним доступ с телефона.

Назначьте каждый документ человеку, который будет отвечать за его хранение. Если ваша поездка предполагает несколько пересечений границы или регистраций, создайте подзадачи для каждого места, чтобы было проще найти нужный документ в нужное время.

Шаг 7. Используйте вкладки для управления поездкой в реальном времени

Вкладки в верхней части проекта Asana превращают ваш планировщик поездок в центр управления в реальном времени. Используйте панель задач для отслеживания статусов бронирования и бюджета. Сообщения позволяют обмениваться обновлениями без необходимости переключаться на другое приложение. Файлы позволяют хранить все связанные документы, билеты и карты в одном месте.

Рабочий процесс может автоматизировать повторяющиеся действия, например перемещение бронирований из раздела «В ожидании» в раздел «Подтверждено» после того, как оплата будет отмечена как завершенная. Используя эти представления вместе, вы можете полностью контролировать ситуацию с первого дня планирования и до возвращения на главную страницу.

Функции планирования в Asana

Функции Asana помогут вам адаптировать шаблон планировщика поездок к вашему конкретному рабочему процессу планирования поездок. Они предоставляют инструменты для визуализации графика, управления обязанностями и централизации информации. Полный список функций можно посмотреть по адресу asana.com/features.

Вид «Хронология»

Просматривайте весь маршрут поездки в визуальном макете, чтобы легко выявлять пробелы или дублирования. Перетаскивайте задачи, чтобы обеспечить синхронизацию транспорта и размещения.

Нестандартные поля

Отслеживайте такие детали, как тип поездки, статус бронирования или категория расходов. Например, используйте поле «Оплачено/не оплачено» в разделе «Бюджет», чтобы быстро проверить ход оплаты.

Вид «Календарь»

Просматривайте все задачи по поездке по дате, чтобы координировать действия и дедлайны. Это представление хорошо подходит для согласования бронирований с общим графиком.

Вложения

Храните документы, карты и электронные письма с подтверждениями прямо в соответствующих задачах. Путешественники могут открывать их мгновенно, не просматривая почтовые ящики.

Мобильное приложение

Получайте доступ к планировщику поездок из любого места, чтобы легко проверять маршрут, загружать квитанции или подтверждать бронирования на ходу.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции связывают шаблон планировщика поездок с другими инструментами, которые вы используете при планировании поездок. Они позволяют синхронизировать общение, бронирования и документы без переключения между платформами.

Просмотрите полный список интеграций в каталоге приложений Asana.

Canva

Создавайте визуальные маршруты, путеводители по направлениям или графические списки вещей для поездки в Canva и прикрепляйте их к своему планировщику поездок. Эта функция позволяет создавать минималистичные макеты, которые легко читать и которыми легко делиться. Вы также можете создавать публикации в социальных сетях, чтобы выделить важные этапы поездки, а затем привязать их непосредственно к планировщику поездок для быстрого доступа во время поездки.

Microsoft Teams

Экспортируйте бюджеты поездок, списки вещей для поездки или маршруты из Asana в Excel для продвинутого форматирования или отчётности. Вы также можете импортировать имеющиеся электронные таблицы в Asana, чтобы создать план поездки на основе уже собранных данных.

Google Таблицы и Google Документы

Синхронизируйте бюджеты и маршруты поездок для быстрого импорта или экспорта, что особенно полезно для турагентов, управляющих несколькими клиентами.

Slack

Получайте уведомления в реальном времени о подтверждении бронирования или изменениях в плане поездки. Мгновенные уведомления помогают группам координировать действия без необходимости постоянно проверять план поездки.

Dropbox

Храните проездные документы, фотографии и видео в упорядоченных ��апках. Привязывайте их к соответствующим задачам, чтобы их всегда было легко найти.

Zoom

Привязывайте детали виртуальных совещаний для проведения инструктажей перед поездкой или удалённых проверок во время поездки. Путешественники могут присоединяться к сеансам прямо из задачи.

Вопросы и ответы о шаблонах планирования поездок