Прочитайте это, если вы всё ещё управляете работой в электронных таблицах

Вы когда-нибудь чувствовали, что пытаетесь срубить дерево швейцарским армейским ножом? Добро пожаловать в мир управления современной работой с помощью электронных таблиц. Конечно, у этой верной маленькой таблицы есть полезные инструменты, но когда дело доходит до тяжелой работы в современной совместной работе, вам нужно что-то с реальной мощностью.

Мы все страдаем от перегруженности электронными таблицами

У многих из нас сформировалась нездоровая привязанность к электронным таблицам. Мы убедили себя, что их ограничения — это просто «такова жизнь», не замечая, как они сдерживают нашу работу и творчество.

Мы понимаем. Ничто не сравнится с ощущением, когда вы впервые используете функцию VLOOKUP. Мы тоже иногда с нежностью смотрим на Библию Excel 2010 на нашей книжной полке. Вряд ли где-то ещё можно найти 900 страниц советов, приёмов и техник для работы в Excel!

Но это было тогда, а сейчас всё по-другому.

Работа кардинально изменилась, а эти ячейки просто не поспевают за ней. И переименование их в «умные» ничего не меняет.

Но если вам нужно больше вдохновения, чтобы оставить электронные таблицы в прошлом, мы собрали пять причин, почему электронные таблицы не справляются с современной работой, и пять причин, почему такие инструменты, как Asana, являются правильным выбором.

Пять причин, по которым электронные таблицы нас подводят

1. Совместная работа в реальном времени — это страшно

Управление совместной работой в электронной таблице — это кошмар. Комментарии в ячейках примитивны и неудобны для навигации, поэтому важные обсуждения часто теряются в цепочках электронной почты или чатах. Кроме того, электронные таблицы не позволяют оценить общий ход выполнения проекта, если только кто-то не потратит много времени на построение пользовательских диаграмм. И даже в этом случае один неверный шаг сотрудника — случайное удаление или перезапись формулы — и вся структура может развалиться.

2. Сложная настройка и неэффективная автоматизация 

У каждой команды свой уникальный способ работы, но электронные таблицы не могут адаптироваться к различным рабочим процессам без обширной настройки. Если вы хотите просматривать данные в виде календаря или диаграммы Ганта, будьте готовы потратить на это все выходные. В электронных таблицах всё нужно вводить вручную: обновлять статусы, воссоздавать хронологии, назначать задачи и т. д. В них нет ничего из того, что необходимо для эффективной совместной работы: рабочих процессов, правил, автоматизации, комментариев и т. д.

3. Сложность превращается в хаос

Электронные таблицы могут подойти для очень небольших проектов, но по мере роста команды и усложнения проектов они быстро теряют свою эффективность. Добавление новых задач, цветовое кодирование статусов и создание формул могут сделать когда-то аккуратную систему громоздкой. Вскоре вам понадобится сертифицированный заклинатель электронных таблиц, чтобы просто поддерживать этот монстр в рабочем состоянии.

4. Данные остаются разрозненными

Использование электронных таблиц для управления работой часто приводит к разрозненности документов и фрагментации информации — каждый лист и книга представляют собой отдельный островок. Синхронизировать всё вручную — утомительно и практически невозможно. Если кто-то уходит из организации, удачи в выяснении, где что находится. Если же к вам присоединится новый сотрудник, ему придётся копаться в несвязанных между собой дисках и цепочках электронных писем, чтобы разобраться во всём.

5. Цели теряются из виду

Давайте посмотрим правде в глаза: электронные таблицы — это место, где амбициозные цели часто собирают цифровую пыль. Это как абонемент в спортзал, который вы купили в январе: полны благих намерений, но редко используете. И они не просто пылятся, а существуют в отрыве от реальной работы, что затрудняет расстановку приоритетов для ежедневных задач и понимание того, как они способствуют достижению общих целей.

Наши исследования неизменно показывают, что, когда работники не видят, как их работа соотносится с целями компании, их усилия теряют смысл. Команды тянут в разные стороны, что приводит к несогласованности и плохим результатам.”

5 преимуществ платформ для управления совместной работой

1. Совместная работа и отчётность в реальном времени

В Asana мы считаем, что правильная платформа обеспечивает беспрепятственную совместную работу в реальном времени в рамках рабочего процесса, гарантируя, что все участники команды имеют доступ к самой актуальной информации. А извлечение аналитики для принятия решений на основе данных — это простой процесс без написания кода, готовые инструменты для отчетности и визуализации данных, которые может использовать каждый.

2. Настраивайте, настраивайте и ещё раз настраивайте

Ни одна команда больше не работает изолированно. Ваша команда цифрового маркетинга работает с инженерами, а команде по общению нужны последние детали релиза от команды по продукту. Объединение этих команд в рамках единого кастомизируемого способа общения и совместной работы над одними и теми же общими данными — это настоящий прорыв. Asana — это как конструктор Lego: вы можете легко настраивать и создавать всё, что нужно вашей команде, будь то канбан-доски для гибких проектов, хронологии для каскадных проектов или что-то совершенно другое. 

3. Масштабируемость имеет значение

В отличие от электронных таблиц, корпоративные платформы для управления работой предназначены для эффективного и безопасного масштабирования в масштабах всей компании. Благодаря шаблонам, глобальным нестандартным полям и общей модели данных Asana обеспечивает согласованность и единообразие в работе команд. А с помощью визуального конструктора рабочих процессов Asana любой может создавать автоматизации, экономящие время, чтобы масштабировать свой личный вклад. Платформа легко растет вместе с вашей организацией, упрощая управление работой в любом масштабе, от команды из двух человек до организации из 200 000 сотрудников. 

4. Больше никаких разрозненных данных

Asana — это централизованная платформа, где все рабочие данные связаны и доступны, что обеспечивает прозрачность и ответственность в организации. Больше никаких разрозненных данных и фрагментированной информации — только один чёткий путь вперёд. Благодаря уникальной модели данных Work Graph от Asana команды, их работа и результаты, к которым они приводят, связаны между собой, что повышает производительность и создает динамическую карту, которая делает ИИ более точным, надежным и заслуживающим доверия.

5. Стратегия и исполнение

В Asana цели интегрированы в ту же платформу, где выполняется работа. Все, от высшего руководства до отдельных сотрудников, видят, как их усилия способствуют достижению целей компании. Это также означает, что по мере завершения работы в Asana прогресс в достижении цели обновляется автоматически в режиме реального времени. Больше не нужно выпытывать у участников команды отчёты о статусе или вручную обновлять электронные таблицы. Просто принимайте решения быстрее и лучше.

Прощаться с электронными таблицами не обязательно должно быть больно

Переход от электронных таблиц к Asana проще, чем вы думаете. Благодаря учебным ресурсам, программам сертификации продуктов и профессиональным услугам Asana поможет вашей команде легко перейти на новую платформу. 

И вам не придётся начинать с нуля: вы можете импортировать имеющиеся данные и настроить рабочие процессы в соответствии с потребностям�� вашей команды. Благодаря поддержке при адаптации и исчерпывающим рекомендациям отказ от электронных таблиц станет плавным переходом к повышению эффективности и улучшению совместной работы.

Пора модернизировать инструменты

Современная работа требует инструментов, созданных для совместной работы, прозрачности, автоматизации и масштабируемости, таких как Asana. Отказавшись от электронных таблиц и внедрив специализированные решения для управления работой, команды могут сократить количество ошибок, повысить производительность и изменить способ совместной работы, превратив хаос в гармонию, а усилия — в результаты.  

Не верьте нам на слово, запланируйте демонстрацию Asana уже сегодня и убедитесь сами.