29 шаблонов для управления временем с примерами по повышению эффективности

Трудно балансировать между рутинной работой и выполнением задач, когда к вам постоянно добавляются новые задания. Если вы испытывали подобные трудности, то наверняка будете рады узнать, что существуют десятки шаблонов для управления временем, которые помогут вам расставить приоритеты в работе. 

Ознакомьтесь с 29 вариантами шаблонов для управления временем и примерами, чтобы найти тот, который подходит для вашего напряжённого графика. Эти шаблоны охватывают практически любую ситуацию: от ежедневной повестки до ежемесячных целей. 

Готовы приступить к работе? Вот 29 самых полезных шаблонов для управления временем. 

Личные расписания и списки

Держите под контролем ежедневные и еженедельные задачи с помощью этих стратегий управления временем.

1. Пример ежедневного списка задач

Лучше всего подходит для: ежедневной постановки целей и определения приоритетов микрозадач.

Ежедневные задачи — это элементы, которые вы записываете в блокнот или отмечаете в программном инструменте для составления списков задач в начале каждого дня. Отслеживание дел поможет вам убедиться, что вы выполняете всю важную работу в течение дня и ничего не упускаете из виду. 

Записывая ежедневные задачи, вы визуализируете работу, которую вам предстоит завершить. Поскольку всё записано, вы можете легко понять приоритет каждой задачи и увидеть, какие задания нужно завершить и когда.  В конце дня проверьте список дел на завтра, чтобы начать следующий день с правильной ноги. 

2. Список дел

Назначение: упорядочение ежедневных задач в последовательном порядке. 

То, как вы организуете свой список задач, может повлиять на то, как и когда вы их завершите. Создав список дел, вы сможете убедиться, что ваши результаты чётко определены и расположены в последовательном порядке по приоритету.

Шаблон списка дел для управления временем можно сортировать от наиболее важных задач к наименее важным, чтобы в первую очередь выполнялись задачи с наивысшим приоритетом. Кроме того, отмечая выполненные задачи, вы будете испытывать удовлетворение от того, что в списке дел стало на одну задачу меньше.

3. Пример ежедневного планировщика

Назначение: планирование повседневных дел, чтобы не допустить невыполнения целей. 

Ежедневный планировщик отлично подходит, если вы часто перегружены повседневными задачами и хотите иметь план действий на день. Ежедневный или еженедельный планировщик отличается от списка задач тем, что в нём учитывается не только результат. В него входят все подвижные части вашего дня, включая встречи, перерывы, результаты и всё остальное, что занимает ваш рабочий день.

Исследование, проведенное в 2011 году, показало, что создание плана помогает снять психологическое бремя невыполненных целей. Планируя свой день с учетом совещаний, задач и ожидаемых результатов проекта, вы получаете ежедневную дорожную карту, которая помогает вам блокировать время и выполнять задачи.

Совет. Если вы планируете поездку, можно применить тот же подход, организовав маршруты, списки вещей и бюджеты в шаблоне планировщика поездок, который позволяет структурировать и легко отслеживать каждую деталь.

4. Пример недельного графика

Лучше всего подходит для планирования рабочей нагрузки на неделю, чтобы уложиться в дедлайн.

Помимо ежедневных дел, может быть полезно планировать работу на неделю вперёд. Это предполагает составление графика с жёсткими дедлайнами (например, для ежедневных задач), открытыми дедлайнами (например, для крупных проектов) и всем остальным. 

Затем вам нужно будет расставить приоритеты для этих задач в зависимости от дедлайнов и важности для целей команды. Таким образом, вы сможете согласовать цели с работой, необходимой для их достижения.

5. Простой пример

Лучше всего подходит для: контроля выполнения микрозадач.

Когда речь идёт об управлении временем, простота часто лучше. Если у вас уже есть стратегия, но вам нужно немного больше структуры, чтобы справиться с хаосом, простой рабочий лист для управления временем может быть решением для вас.

Простой шаблон может включать в себя бриф списков еженедельных задач и дедлайнов. Для этого варианта достаточно формата списка дел, но если вы предпочитаете визуализировать работу, можно использовать календарь на доске, чтобы сделать его более увлекательным. Разница в том, что простой шаблон включает только несколько ближайших задач, что упрощает макет.

Инструменты для учёта времени

Прежде чем управлять своим временем, нужно понять, на что вы его тратите. С помощью этих стратегий вы сможете вернуть себе каждую минуту своего дня.

6. Пример журнала учёта времени

Лучше всего подходит для: отслеживания продолжительности выполнения задачи и распределения загрузки.

Регистрация времени — одна из самых сложных задач при управлении структурированным планом. Куда уходит время между работой над важными задачами и общением с участниками команды в реальном времени? 

Шаблон журнала учёта времени поможет вам отслеживать, сколько времени уходит на завершенный объём работы, и анализировать ежедневное, еженедельное и ежемесячное распределение времени. Шаблоны журнала учёта времени полезны для отслеживания того, сколько времени вы потратили на прошлую работу, соответственно, помогают в планировании будущих задач. Получив представление о том, сколько времени занимает каждая задача, вы можете планировать будущие проекты, исходя из предполагаемого времени, необходимого для завершения каждой задачи.

7. Пример журнала активности

Лучше всего подходит для команд, которые работают над несколькими проектами одновременно.

В идеальном мире ваше время тратилось бы только на выполнение поставленных задач. К сожалению, это не всегда так, и многие команды страдают от рутинной работы, которая снижает их общую эффективность. В среднем работник умственного труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы — поиск документов, получение подтверждений или посещение планёрок. 

Шаблон действий помогает отслеживать все действия, которые вы выполняете в течение дня, чтобы вы могли выявлять и сокращать работу по организации работы. Например, у вас может быть всего две задачи на день, но при этом ещё две встречи, нерешённая проблема по прошлому проекту или недопонимание, которое нужно уладить с участником команды. Регистрация этих действий может дать вам более четкое представление о том, на что тратится ваше время, и предоставить возможности для улучшения нынешних процессов.

Если команде нужен структурированный способ отслеживать часы и одновременно контролировать ход выполнения ключевых задач, то в дополнение к журналу действий можно использовать шаблон табеля учёта рабочего времени. Использование обоих инструментов вместе создает полное представление о том, на что тратится время и как это способствует достижению общих целей.

8. Пример бюджета времени

Назначение: анализ распределения времени и деталей бюджета.  

Возможно, вы знакомы с поговоркой «Время — деньги», но как именно вы можете убедиться, что ваше время используется эффективно? Несмотря на отсутствие универсального подхода, отслеживание времени в соотношении с бюджетом может помочь вам правильно распределять время. 

Для этого сначала отследите время, необходимое для выполнения каждой задачи в рамках проекта. Затем присвойте каждой записи номер бюджета, взяв бюджет проекта и разделив его на время, которое вам потребовалось для завершения каждой задачи. Хотя это не всегда будет на 100% точно, вы сможете получить приблизительное представление о том, на что тратится ваше время, и поделиться им с заинтересованными сторонами, чтобы повысить прозрачность. 

9. Пример техники помидора

Лучше всего подходит для: людей, которые склонных к прокрастинации и легко отвлекающихся.

Если создание ежедневного или еженедельного списка задач вызывает у вас чувство подавленности, попробуйте использовать технику помидора. Этот метод заключается в том, чтобы сосредоточенно работать в течение определённого времени и часто делать короткие перерывы. Цель такого подхода — повышение продуктивности и снижение умственной утомляемости.

Обычное соотношение рабочего времени составляет 25 минут работы и 5 минут перерыва. Вы можете начать использовать этот метод, планируя свои ежедневные задачи вокруг этих 25-минутных рабочих блоков, чтобы быть уверенным, что ваш список задач будет завершен в конце дня.

Методы расстановки приоритетов для задач

Когда речь идёт о продуктивности, ключевым моментом является расстановка приоритетов. Ниже приводятся несколько инструментов, которые помогут вам решить, какие задачи являются срочными, а какие могут подождать.

10. Пример приоритета

Назначение: классификация задач по важности для повышения эффективности.

Когда у вас длинный список задач и много встреч, эффективное управление временем и выполнение задач может показаться невозможным. В этом вам поможет планирование приоритетов. 

Шаблон приоритетов поможет вам ранжировать каждое задание в списке по важности, чтобы в первую очередь выполнялись самые важные задачи. Это поможет упорядочить список задач даже в самые загруженные дни. Попробуйте ранжировать каждый проект по шкале от одного до трёх или использовать цветовую кодировку в зависимости от приоритета. 

11. Пример прокрастинации

Кому подойдёт: командам, испытывающим проблемы с прокрастинацией и эффективностью.

Мы все были в такой ситуации: у вас длинный список дел, но вы откладываете их до последней минуты. Прокрастинация — это то, с чем многие из нас борются, но есть способ бороться с негативными последствиями. 

Создание шаблона для борьбы с прокрастинацией поможет вам расставить приоритеты и выполнять самые важные задачи в течение дня. Это избавит вас от перегруженности более длительными еженедельными задачами. Можно также попробовать стратегию управления временем, например метод помидора, при котором вы работаете короткими интервалами и делаете частые перерывы для снятия стресса. Главное — попробовать разные методы и найти подходящий для вас. Начните с определения приоритетов для самых важных задач и переходите к коротким перерывам, если вам всё ещё трудно.

12. Пример для отложенных задач

Назначение: планирование будущих проектов, которые имеют более низкий приоритет, но по-прежнему важны.

Все мы время от времени концентрируемся на краткосрочных задачах — в конце концов, дедлайны нужно соблюдать. Но бывает полезно уделить время рассмотрению долгосрочных задач, которые вы хотели бы выполнить когда-нибудь. 

Вы можете использовать шаблон управления временем для составления списка будущих проектов, которые вы хотели бы реализовать — как в команде, так и в одиночку. Таким образом, в следующий раз, когда у вас будет немного свободного времени, вы сможете поработать над своими задачами из категории «когда-нибудь». Можно начать с составления описаний проектов, а затем назначить команды, которые будут участвовать в их реализации.

13. Шаблон для свободного времени

Назначение: заблаговременная расстановка приоритетов для долгосрочных проектов. 

Если у вас мало работы и вы хотите заняться проактивными задачами, попробуйте использовать шаблон для свободного времени, перечислив задачи в списке «Когда-нибудь». Можно начать с разбивки задач на иерархическую структуру работ, в которой вы будете планировать более мелкие задания. 

Эти задачи могут быть связаны с более крупными потребностями компании, например с улучшением процесса, или с потребностями команды, например с организацией мероприятия по сплочению коллектива. Отложите эти задачи на конец недели, когда все приоритетные задачи будут выполнены, и используйте их, чтобы наверстать упущенное в проектах, которыми вы хотели бы заняться. 

Шаблоны для планирования команды

Управление командой требует организации. С помощью этих шаблонов вы сможете координировать действия участников команды и максимально эффективно использовать их время.

14. Шаблон целей команды

Назначение: согласование небольших задач с более крупными целями проекта.

Одна из самых сложных задач в управлении временем — связать задачи с более крупными целями проекта. Это особенно актуально для команд, которые обычно работают изолированно и не имеют единой платформы для отслеживания времени. 

С этим можно бороться с помощью шаблонов целей команды, чтобы все заинтересованные стороны понимали необходимые цели проекта и то, как их работа связана с общей картиной. 

15. Шаблон SMART-целей

Назначение: проактивная постановка целей и составление дорожных карт задач.

Если постановка целей и отслеживание прогресса помогают вам работать продуктивнее, то вам может подойти шаблон SMART-целей. SMART-цели — это аббревиатура, которая расшифровывается как конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Achievable), реалистичные (Realistic) и ограниченные по времени (Time-bound). SMART-цели помогают достигать амбициозных целей благодаря чёткому обмену информацией и согласованности.

Информирование о целях обеспечивает прозрачность, когда дело доходит до согласования задач и целей. Кроме того, вы можете начинать каждый день с чёткой дорожной картой и отслеживаемыми показателями.

16. Шаблон для задач

Назначение: организация ежедневных или еженедельных задач по приоритету.

Ещё один способ организовать свою рабочую нагрузку — выделить наиболее важные задачи на день и выполнить их в первую очередь. Это называется шаблоном задач.

Планирование дня с учётом элементов действий обеспечит выполнение приоритетных задач к концу дня. Это также позволит вам работать над важными задачами в течение оставшейся части недели. 

17. Шаблон для коллективного обсуждения в команде

Назначение: творческие команды, которым нужна помощь в эффективном формировании идей. 

Командный брейнсторминг — это творческий способ генерировать новые возможности для бизнеса. Однако без правильных навыков управления временем такой мозговой штурм может оказаться непродуктивным. Именно здесь на помощь приходит шаблон для командного брейнсторминга.

При наличии готового плана каждый сможет добавлять свои идеи в один общий документ. Затем можно собраться вместе, чтобы обсудить лучшие идеи и ключевые задачи. Вы также можете попробовать различные методы мозгового штурма, чтобы найти тот, который лучше всего подходит для вашей команды. 

18. Пример рабочего процесса

Назначение: совершенствование внутренних процессов и процедур.

Рабочий процесс — это комплексный процесс, который своевременно связывает соответствующих людей с данными, которые им нужны. Рабочие процессы невероятно ценны, но для их создания требуется время и усилия.

Даже при наличии правильного программного обеспечения для управления рабочими процессами может потребоваться некоторое время, чтобы приобрести эффективные навыки управления временем, поскольку это может быть непростой задачей. Но с правильным шаблоном вы можете легко планировать, настраивать и отслеживать успешность своих рабочих процессов. 

19. Шаблон для адаптации работников

Назначение: организация документов и учебных материалов для новых сотрудников.

Процесс найма является важнейшим элементом в установлении групповых норм, формировании культуры компании и оптимизации внутренней эффективности. Но это может быть трудоёмкой задачей, поскольку новые участники команды постоянно адаптируются. Без надлежащей процедуры новые участники команды могут остаться без ресурсов, необходимых для эффективного выполнения своей работы. 

Шаблон для адаптации работников стандартизирует процессы, согласовывает действия заинтересованных сторон и создаёт инклюзивное сообщество с первого дня. Поддерживая отдел кадров и менеджеров по найму, вы обеспечите команду всем необходимым для первого рабочего дня нового сотрудника. Затем, чтобы оптимизировать процесс, объедините шаблон адаптации новых работников с планом на 30, 60 и 90 дней и списком дел для новых сотрудников.

20. Шаблон повестки совещания

Назначение: команды, которым сложно проводить эффективные совещания.

Большинство из нас в своей профессиональной карьере сталкивались с совещаниями, у которых не было повестки. Без надлежащей повестки команда может застрять на обсуждении цели, и в конечном итоге это может обернуться пустой тратой времени. 

С помощью шаблона повестки совещания вы сможете проводить встречи по расписанию, с чёткими целями, задачами и поручениями. 

21. Шаблон для планирования спринта

Назначение: команды разработчиков и продуктовые команды, работающие со сжатыми дедлайнами.

Планирование спринта — это методология управления проектами для команд разработчиков и инженеров, которая разбивает работу на более мелкие части. Это помогает расставлять приоритеты в работе и планировать потребности команды в ресурсах.

Для эффективного планирования спринтов следует использовать шаблон, который поможет лучше управлять Agile-проектами, создавая структуру, назначая исполнителей задач и планируя совещания по спринтам.

Шаблоны для планирования проектов

Проекты состоят из множества динамичных элементов. Эти шаблоны и примеры помогут вам оставаться в курсе того, кто, что и когда делает.

22. Пример диаграммы Ганта

Для чего это нужно: отслеживание хода выполнения проекта и важных этапов по задачам. 

Диаграммы Ганта — это графики с горизонтальными столбиками, используемые для визуального представления хронологии проекта, программы или задачи. Они обеспечивают лучший способ отслеживать ход выполнения задач, зависимости и важные этапы. 

Шаблон диаграммы Ганта может значительно сократить время, затрачиваемое на ежедневное планирование задач. Визуализируя всю свою работу на временной шкале, вы получаете чёткое представление о том, что предстоит и сколько времени займёт каждое задание. Воспринимайте диаграмму Ганта как интерактивный подход к управлению временем. 

23. Шаблон для планирования событий

Назначение: визуализация дедлайнов мероприятий и управление общением.

Планирование событий может быть стрессовой задачей. В любой момент времени у вас могут быть десятки дедлайнов и деталей, которые нужно отслеживать. Это может нарушить вашу обычную стратегию управления временем.

Шаблон для планирования событий поможет вам централизованно планировать бюджет, визуализировать задачи, обмениваться информацией и управлять запросами поставщиков. Это поможет вам достичь целей и превратить электронные письма в конкретные задачи.

24. Шаблон плана разработки

Назначение: привязка результатов разработки к более крупным важным этапам проекта.

У дизайнеров может быть множество инструментов для проектирования, но как насчёт инструмента, который помогает планировать фактическую работу? От первоначальной концепции до общения между командами и окончательного подтверждения — в этом процессе много подвижных элементов.

С помощью шаблона плана дизайн-проекта можно упорядочить задачи и выполнять их вовремя, получая подтверждения в одном организованном месте. Это поможет вам соблюдать дедлайны и контролировать важные этапы творческого процесса.

25. Шаблон редакционного календаря

Назначение: командам, у которых есть чёткий график публикации контента и возникают проблемы из-за недопонимания.

Независимо от того, создаёте ли вы блоги или пресс-релизы, если вы работаете в твор��еской команде, у вас есть календарь публикаций для планирования предстоящего контента. Это может быть буквальный вид «Календарь» или упорядоченный список, разбитый по неделям или месяцам.

Визуализация предстоящей работы в редакционном календаре — отличный способ получить общее представление о том, что и когда будет опубликовано. Это не только даёт вам возможность планировать, но и позволяет учитывать редакционные потребности в связи с важными событиями в компании или сезонными изменениями. 

26. Шаблон для публикаций в соцсетях

Назначение: организация контента для соцсетей с учётом событий и тенденций.

Планирование публикаций в соцсетях может быть непростой задачей. От управления несколькими профилями до отслеживания новых тенденций — стратегический план играет ключевую роль. Календарь публикаций в соцсетях — это сочетание редакционного плана и предстоящих публикаций в социальных сетях, представленное в удобной для визуализации форме, к которой могут быстро получить доступ ваши межфункциональные заинтересованные стороны.

Использование шаблона для соцсетей упрощает управление графиком публикаций, планирование постов и общение с участниками команды в общем пространстве. Это предотвращает недопонимания и позволяет команде оставаться на одной волне.

27. Шаблон для запуска продуктов

Лучше всего подходит для: команды разработчиков, которой нужно управлять несколькими запусками одновременно.

Успешный запуск продукта требует тщательного планирования и усердной работы. Многое может пойти не так: от постановки целей до обмена сообщениями и внедрения. К счастью, шаблон для запуска продукта поможет вам организовать работу и расширить портфель продуктов. 

Независимо от того, занимаетесь ли вы разработкой нового продукта или вам нужны более чёткие указания, шаблон для запуска продукта поможет вам визуализировать хронологию, делиться целями и поддерживать общение в одном месте. 

Шаблоны для бизнес-планирования

Когда речь идёт о бизнес-планировании, организация играет ключевую роль. Ознакомьтесь с этими шаблонами, чтобы заранее планировать и повышать эффективность.

28. Шаблон бизнес-стратегии

Назначение: согласование действий сотрудников с бизнес-целями и предотвращение разобщённости.

Бизнес-план — это дорожная карта, которая рассказывает историю вашего предприятия. Его часто предоставляют руководителям, команде и даже инвесторам. Вот почему так важно иметь профессионально оформленный документ, который поможет донести вашу стратегию до сведения за максимально короткое время.

Существует множество различных элементов, которые можно включить в шаблон бизнес-стратегии, например процессы, расходы и всеобъемлющие программы. На доработку всех этих элементов без соответствующего шаблона может уйти много времени. Чтобы ускорить процесс, найдите эффективный шаблон бизнес-стратегии, который поможет вашей команде сформулировать и представить бизнес-стратегию с лучшей стороны. 

29. Шаблон воронки продаж

Лучше всего подходит для: организации возможностей продаж и обмена ими между командами.

Управление воронкой продаж — непростая задача, которая включает в себя поддержание и отслеживание потенциальных возможностей команды продаж. Хотя это звучит достаточно просто, отслеживание воронки продаж включает в себя множество переменных, включая возможности, статус потенциальных клиентов, приоритет, этап, оценочную стоимость и многое другое. 

С помощью шаблона воронки продаж ваша команда может легко отслеживать данные клиентов и задачи, при этом определяя приоритетность возможностей и делясь воронкой с другими участниками команды. Кроме того, вы можете сосредоточиться на новых потенциальных клиентах, уже имеющихся ключевых клиентах и возможностях, которые вы рискуете упустить, чтобы построить свою воронку продаж.

Управление временем с помощью шаблонов

Управление временем может быть сложной задачей, но с помощью правильного шаблона вы сможете лучше организовать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели. 

Если вы хотите улучшить управление временем для всей команды, попробуйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы отслеживать задачи в одном общем месте.