Хотите проводить меньше совещаний, но с большей пользой? Попробуйте управление совещаниями.

Представьте: вы сидите на совещании, у которого нет чёткой цели или задач. Люди говорят, но никто ничего не записывает. Когда совещание наконец заканчивается, вы измотаны, эмоционально истощены и просто раздражены. 

Знакомая ситуация? Если да, то вы не одиноки. 

Сотрудники теряют почти три часа в неделю на ненужные совещания. Столкнувшись с натиском приглашений, мы отключаемся: более половины работников выполняют другие задачи во время совещаний, и только 43% вносят свой вклад в небольшие виртуальные встречи. Многие из нас сидят на непродуктивных, ненужных или просто скучных совещаниях. 

Дело не в том, что все совещания плохие, а в том, что мы не получаем от них пользы. Нам нужно не просто меньше совещаний, а больше совещаний, которые действительно полезны для всех участников. Потому что в конечном итоге более эффективные совещания означают, что вам нужно меньше времени для выполнения работы. 

Здесь на помощь приходит управление совещаниями. 

Что такое управление совещаниями?

Управление совещаниями — это процесс координации и проведения совещаний с целью максимально эффективного использования времени. Оно включает в себя действия, которые вы выполняете до, во время и после совещания, чтобы всё прошло гладко, например создание повестки и назначение задач. 

Когда вы хорошо управляете встречами, они становятся эффективными и продуктивными. Участники понимают цель встречи и располагают информацией, необходимой для подготовки, поэтому они могут сосредоточиться и сделать ваше совместное время максимально продуктивным. Более эффективные совещания также означают, что вам нужно меньше встреч для выполнения работы, поэтому вы можете оптимизировать свой график и вернуть всем драгоценное время для сосредоточенной работы. 

А нужна ли вообще встреча? 

Не все совещания нужны. Если вы постоянно оказываетесь на ненужных встречах, подумайте о более целостном подходе и проведении дня отмены встреч. Это может показаться пугающим, но день отмены совещаний поднимает простой аудит совещаний на новый уровень, побуждая членов команды удалить все повторяющиеся совещания из своих календарей, а затем начать заново с обновленных приглашений. Мы только что провели такой день в Asana. Под руководством организационного врача и предпринимателя Ребекки Хайндс наш аудит сэкономил участникам в среднем 11 часов в месяц. 

Как управлять совещанием: 9 простых шагов

Немного дополнительной работы поможет сделать ваши совещания более эффективными. Следуйте этим девяти шагам, чтобы планировать эффективные совещания и убедиться, что они полезны для всех. 

1. Перед совещанием: определите его цель

Прежде всего, нужно понять цель встречи. Цель — это то, чего вы и заинтересованные стороны должны достичь за время совместной работы, чтобы совещание прошло успешно. Самое главное, это включает в себя темы, которые вам нужно обсудить, и решения, которые вам нужно принять. Определение цели совещания также является хорошей возможностью оценить, нужно ли оно вообще. Если вам трудно придумать темы для обсуждения или вы можете легко ответить на вопросы в автономном режиме, попробуйте использовать асинхронное общение. 

Чтобы определить цель совещания, выполните следующие три действия: 

1. Поставьте достижимую цель, чтобы ваша команда была сосредоточена и не сбивалась с пути.

2. Перечислите все темы, которые нужно обсудить для достижения цели совещания. 

3. Выделите темы, требующие решения для достижения цели совещания. 

Представьте, что ваша команда собирается определить бюджет для проекта по редизайну блога. Вот как можно определить цель совещания: 

Цель совещания: утвердить бюджет проекта по редизайну блога. 

Необходимые темы и решения: 

• Прогнозируемые расходы на другие проекты команды и общая сумма оставшихся средств. 

• Приоритет редизайна блога по отношению к другим проектам. Требуется решение: следует ли отдать приоритет редизайну блога и перенаправить средства из других проектов или обойтись оставшимся бюджетом? 

• Рассмотреть два бюджетных сценария для изменения дизайна блога. Требуется решение: создать более дешёвую версию MVP или перейти к полному редизайну? 

• Согласующие бюджет. Требуется решение: кто должен утвердить наш окончательный бюджет? 

2. Перед совещанием: определите участников

Теперь, когда вы определили цель совещания, можно решить, кто должен (и не должен) на нём присутствовать. Чтобы сделать встречу более эффективной, лучше всего ограничить количество людей теми, кто абсолютно необходим. Участниками должны быть заинтересованные стороны, чей вклад необходим для принятия решений и достижения целей совещания. После совещания вы всегда можете отправить заметки заинтересованным лицам, которые должны быть проинформированы, но не обязательно участвовать в процессе принятия решений.

3. Перед совещанием: определите роли и обязанности

Каждый участник должен играть определённую роль на совещании. Перед началом собрания уточните роли и обязанности каждого, чтобы было понятно, за что отвечает каждый участник и как ему следует подготовиться. На следующем этапе вы включите эту информацию в повестку совещания, чтобы каждый участник мог увидеть её заранее.

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько общих ролей на совещании: 

• Координатор: проводит совещание, представляет темы из повестки и следит за тем, чтобы заинтересованные стороны не отвлекались от обсуждения. Координатор часто является организатором совещания. 

• Стенографист: ведёт письменные заметки или протокол совещания. Для регулярных совещаний команды старайтесь чередовать обязанности по ведению протокола, чтобы один и тот же человек не выполнял эту задачу каждый раз. 

• Лица, принимающие решения: отвечают за принятие ключевых решений для достижения цели совещания. 

• Участники: предоставляют обновления и информацию, необходимые для достижения цели совещания. Они могут выступать с презентациями, предоставлять обновления по проекту или просто высказывать своё мнение. 

4. Перед совещанием: подготовьте повестку и поделитесь ею

Хорошая повестка совещания служит двум целям. Она помогает вам своевременно планировать и проводить совещания, а также предоставляет заинтересованным сторонам информацию, необходимую для подготовки и принятия обоснованных решений. Главное — поделиться повесткой совещания заранее, в идеале не менее чем за 24 часа до его начала. 

Ваша повестка должна информировать заинтересованные стороны о целях встречи, темах для обсуждения и решениях, которые необходимо принять. Если вы уже определили цель совещания, эта информация у вас уже есть. 

Вот что нужно включить в повестку совещания:

• Цель совещания.

• Участники совещания и их роли.

• Обзор того, что вы будете обсуждать во время совещания, включая ключевые решения, которые вам необходимо принять. 

• Продолжительность и время, выделенное на каждый элемент повестки.

• Любые материалы, которые участники должны прочитать заранее. 

Для регулярных синхронизаций мн��гие команды используют шаблон совещания L10. Он дополняет повестку, добавляя повторяющуюся структуру для вопросов, оценочных листов и задач, чтобы встречи оставались продуктивными из недели в неделю.

5. Перед совещанием: определите его продолжительность

Продолжительность встречи играет огромную роль в том, насколько продуктивной она может быть, особенно для виртуальных синхронизаций. По словам когнитивного нейробиолога доктора Сахар Юсеф, «у вас должна быть действительно веская причина, чтобы запланировать блок времени более 30 минут». Исследование Microsoft, проведенное в 2020 году, показало, что усталость от видео начинается на 30-й минуте виртуальных встреч, а это означает, что после этого становится намного сложнее сосредоточиться. С другой стороны, при личном общении мы обычно можем сохранять концентрацию в течение 45–60 минут. 

Если вам нужно запланировать более длительные встречи, доктор Юсеф советует выделить время на 1-минутный перерыв через 30 минут. Это позволит мозгу перезагрузиться и сохранить энергию на следующий отрезок времени. 

6. Перед совещанием: отправьте приглашение в Календарь

Планирование совещаний часто бывает сложным процессом, особенно если вы работаете в виртуальной команде, охватывающей разные часовые пояса. При поиске времени для встречи в календарях всех участников учитывайте следующее: 

• Нужно ли вам дополнительное время на дорогу или настройку оборудования? 

• Где будет проходить встреча? Нужно ли вам забронировать конференц-зал, отправить виртуальное приглашение или и то, и другое? 

• В каких часовых поясах находятся участники? Планируете ли вы совещание в рабочее время (или хотя бы близко к нему)? 

7. Во время совещания: ведите протокол

Записи помогают запомнить и отслеживать важные детали, такие как ключевые решения, обновления проекта и дальнейшие действия. Они также полезны для заинтересованных сторон, которые хотят быть в курсе вашего проекта. Вместо того чтобы присутствовать на совещании, они могут просто прочитать протокол. 

Ответственность за ведение протокола может показаться пугающей, но это не обязательно так. Вот несколько советов, которые могут помочь вам (или назначенному секретарю) в ведении протокола: 

• Используйте повестку совещания в качестве плана для заметок. Таким образом, всё уже будет готово, и вам не придётся предпринимать никаких дополнительных шагов для организации информации.

• Не думайте, что вам нужно записывать всё дословно. Вместо этого сосредоточьтесь на выделении важной информации, такой как задачи, обновления по проектам и ключевые решения. 

• Для виртуальных встреч без презентации попробуйте поделиться экраном, чтобы все могли видеть ваши заметки. Так участники команды смогут вмешаться, если почувствуют, что вы упускаете важную информацию. 

8. В конце совещания: определите и назначьте задачи

Бывало ли с вами такое, что вы заканчивали совещание, не зная, что делать дальше? Вы можете предотвратить путаницу, назначив конкретные задачи во время совещания. Поручения фиксируют, кто что делает после совещания, и служат двум важным целям: 

1. Они помогают всем участникам согласовывать дальнейшие действия и обеспечивают продвижение работы.

2. Они задают направление обсуждениям, гарантируя, что все сосредоточены на конкретном плане действий, а не на туманных идеях. 

Чтобы все были в курсе, лучше всего назначать задачи в режиме реального времени во время самой встречи. Убедитесь, что они задокументированы в протоколе совещания, чтобы у вас была конкретная запись о том, кто за что отвечает. Если ваша команда использует инструменты для управления проектами, такие как Asana, можно назначать задачи прямо из повестки совещания. 

9. После совещания: поделитесь протоколом и сохраните его

Отправка протокола совещания участникам — отличный способ подвести итоги обсуждения. Это помогает заинтересованным сторонам запомнить ключевые решения и задачи, чтобы все были в курсе перед следующим совещанием. Кроме того, обмен заметками о совещании — это отличный способ асинхронно информировать заинтересованных лиц, которые хотят быть в курсе хода выполнения вашего проекта, но не обязательно должны присутствовать на совещаниях. 

Наконец, не забудьте сохранить и заархивировать заметки о совещании в месте, к которому каждый сможет легко получить доступ позже. Например, Asana позволяет делать, делиться и архивировать заметки в одном центральном месте. Заинтересованные стороны также могут комментировать и совместно работать над заметками, поэтому ключевые обсуждения происходят в том же месте, где хранится ваша работа. 

Восемь советов по эффективному управлению совещаниями

Управление совещаниями — относительно простой процесс, но для его правильного выполнения может потребоваться некоторая практика. Чтобы избавить вас от лишних хлопот, мы подготовили восемь советов по улучшению навыков управления совещаниями: 

1. Заранее предоставьте повестку совещания: если вы разошлёте повестку заранее, заинтересованные стороны придут подготовленными и готовыми делиться идеями. В этом случае вам не придётся тратить время на то, чтобы ввести всех в курс дела, и можно будет сразу перейти к обсуждению важных тем. 

2. Придерживайтесь повестки: она является основным ориентиром для совещания. В ней перечислено всё, что нужно обсудить, какие решения принять и сколько времени выделить на каждую тему. Держите повестку на виду во время совещания, чтобы лучше управлять временем и не сбиваться с темы. Если возникнут дополнительные темы, сделайте пометку, чтобы вернуться к ним позже в асинхронном режиме или на отдельном совещании. 

3. Проводите короткие совещания: чем дольше длится совещание, тем сложнее всем оставаться сосредоточенными и вовлечёнными. Пусть повестка определяет необходимую продолжительность совещания, и помните, что не все встречи должны длиться 30 или 60 минут — они могут быть 15 минут, 40 минут или столько, сколько вам действительно нужно. Более короткие совещания особенно важны для удалённых команд, поскольку усталость от видео начинается примерно через 30 минут. С другой стороны, при личных встречах мы обычно можем сохранять концентрацию в течение 45–60 минут. 

4. Приглашайте меньше людей: чем меньше участников, тем эффективнее совещание. Приглашая меньше людей, вы повысите продуктивность встречи и дадите участникам пространство и время, необходимые для участия. Это также избавит других заинтересованных лиц от необходимости тратить время на встречу, которая их не касается. Решая, кого пригласить, помните, что успешные совещания сосредоточены на принятии решений, а не на простом обмене информацией. Если заинтересованные стороны хотят оставаться в курсе, вы можете отправить им заметки о совещании после его завершения. 

5. Начинайте вовремя: можно выделить несколько минут на прибытие участников, но всё, что выходит за эти рамки, может повлиять на продуктивность совещания. Старайтесь всегда начинать вовремя, даже если кто-то не пришёл. Если у вас часто бывают опоздания, попробуйте в начале совещания задать вопрос, на который уйдёт 5 минут, чтобы дать опоздавшим время сориентироваться. 

6. Сделайте совещание интерактивным: лучшие совещания полны креативности и энергии. Люди не просто приходят и пассивно слушают, а активно участвуют в обсуждении. Чтобы сделать совещания более интерактивными, попробуйте напрямую просить участников высказывать своё мнение и выделять время на обсуждение.

7. Выделите время для вопросов и ответов: придерживаться повестки важно, но также нужно проявлять гибкость и выделять время на вопросы. Вместо того чтобы откладывать вопросы и ответы на конец совещания, поощряйте участников задавать вопросы в течение всего собрания. Так они с меньшей вероятностью забудут о них, а вы сможете ответить на каждый вопрос в контексте. 

8. Сразу после встречи: не ждите — свяжитесь с участниками, пока у них свежи воспоминания о встрече. Это включает в себя обмен заметками о совещании, планирование последующих совещаний и назначение задач. 

Сделайте совещания эффективными

Совещания не должны быть пустой тратой времени. Если вы вынесете из этой статьи только один урок, пусть это будет следующее: одна продуктивная встреча всегда лучше, чем несколько непродуктивных. При небольшом предварительном планировании можно сделать столько же (если не больше) за небольшой промежуток времени, и у вас также будет больше времени для концентрации. 

Хотите больше ресурсов для совещаний? Ознакомьтесь с нашими статьями о стэндапах, ретроспективах спринта, совещаниях по планированию спринта, организационных совещаниях по проекту и совещаниях по подведению итогов проекта.