Шаблон совещания L10

Вы собираете свою команду на еженедельное совещание руководству. У каждого есть новости, но обсуждение уходит в сторону, ключевые показатели упускаются из виду, и час заканчивается без реальных решений. Без структуры ваша команда рискует созвать такое же совещание на следующей неделе с теми же нерешёнными проблемами.

Шаблон совещания 10-го уровня меняет эту схему. Пошаговое руководство по каждому элементу повестки позволяет сосредоточиться на показателях, выявить препятствия и расставить приоритеты. Вместо очередного непродуктивного совещания команда создаёт повторяющийся ритм для принятия решений и устранения проблем.

Кому подойдут шаблоны совещаний 10-го уровня?

Шаблон совещания 10-го уровня предназначен не только для команд руководства, работающих по методу EOS. Его может использовать любая группа, которая хочет изменить способ управления работой.

Руководящие команды

Используйте шаблон L10 для анализа квартальных целей, оценки показателей и координации всей организации. Каждый раздел шаблона гарантирует, что основные вопросы и ключевые выводы будут в списке задач всех участников команды.

Менеджеры проектов

Вы превращаете обновления в отслеживаемые задачи, фиксируя показатели, дедлайны и ответственность за задачи за предыдущую неделю, чтобы они не исчезли после завершения совещания.

Малый бизнес

Вы оптимизируете еженедельные совещания, следя за тем, чтобы цели совещаний достигались, а повестка дня не была пустой тратой времени.

Заинтересованные лица

Вы предоставляете заинтересованным сторонам информацию о проблемах, задачах и первопричинах, устраняя необходимость посещать каждое совещание.

Зачем использовать шаблон совещания L10?

В компании Business когда-то проводились совещания без повестки. Обсуждения перескакивали с одной темы на другую, не учитывались метрики и не отслеживались задачи. Разочарование росло, потому что участники команды уходили, не понимая, что делать в первую очередь.

Шаблон повестки совещания L10 предотвращает потерю времени и упущенные возможности. Вы будете следовать единой структуре, получать обратную связь в режиме реального времени и документировать выводы для будущих совещаний.

Шаблон совещания EOS L10 от Asana поможет вам:

• Обеспечить последовательность, следуя одной и той же повестке каждую неделю.

• Отслеживать проблемы, задачи и дальнейшие действия в одном месте.

• Повышать эффективность совещаний, как говорят в Asana, митингов, назначая чётких ответственных и дедлайны.

• Улучшать процесс принятия решений, сосредоточившись на первопричинах, а не на симптомах.

• Упростить управление совещаниями, связав между собой показатели, задачи и оценочные листы.

Как использовать этот шаблон совещания L10

Шаблон совещания L10 организует повестку по этапам, которые охватывают период до, во время и после совещания. Настраиваемые поля для типа совещания, элементов повестки, статуса вопроса и оценки обратной связи помогают фиксировать детали и отслеживать результаты.

Шаг 1. Перед совещанием

Начните с подготовки повестки. Добавьте такие элементы, как «квартальные цели», «обзор приоритетов» или «заголовки работников». Назначьте задачи по подготовке с указанием сроков их выполнения, чтобы участники команды точно знали, что им нужно сделать.

Вы также можете заранее внести в повестку показатели или проблемы. Например, руководитель отдела продаж может отметить снижение коэффициента конверсии, чтобы подготовить его к обсуждению. Такая подготовка позволит всем участникам собраться и сосредоточиться на обсуждении.

Шаг 2. Во время совещания

Используйте повестку, чтобы перемещаться по элементам, не теряя фокуса. Начните с быстрых проверок, а затем перейдите к обзору системы показателей, чтобы отслеживать такие метрики, как выручка, лиды или своевременное выполнение.

После этого переходите к выявлению, обсуждению и решению проблем. Вы определяете приоритет наиболее важных вопросов и назначаете задачи непосредственно в шаблоне. Это позволит лучше структурировать обсуждение и документировать решения.

Шаг 3. После совещания

Подведите итоги совещания в разделе «После совещания». Обобщите выводы, подтвердите решения и убедитесь, что у каждой задачи есть исполнитель и дедлайн.

Подведение итогов также служит записью для отсутствующих участников команды. Вместо того чтобы собирать информацию по крупицам, они могут открыть шаблон и посмотреть, что именно обсуждалось и какие решения были приняты.

Шаг 4. Задачи

Отслеживайте задачи, созданные в ходе обсуждения IDS. Используйте настраиваемые поля, такие как уровень приоритета, статус проблемы и статус задачи, чтобы отображать ход выполнения.

Например, если вы согласны запустить опрос клиентов, вы можете отметить его как высокоприоритетный, назначить его отделу маркетинга и обновлять статус в режиме реального времени. Ни одна мелочь не останется без внимания.

Шаг 5. Обратная связь и улучшения

В конце собрания вы собираете обратную связь. Команда оценивает совещание, фиксирует идеи по улучшению и предлагает изменения в повестке на следующий раз.

Регулярно анализируя обратную связь, вы сможете усовершенствовать управление совещаниями и повысить их эффективность. Со временем ваши совещания L10 станут более продуктивными и ценными для вашей команды руководства.

Рекомендуемые функции для шаблона совещания 10-го уровня

Функции в Asana помогают превратить повестку в повторяющийся процесс. Они дают вашей команде инструменты для фиксации проблем, отслеживания прогресса и оптимизации рабочих процессов. Загляните в нашу библиотеку функций, чтобы почерпнуть новые идеи.

Представления проектов

Представления проекта позволяют переключаться между форматами списка, хронологии и доски. Вы можете детально просматривать совещания, отслеживать предстоящие элементы или управлять приоритетами в течение нескольких недель.

Нестандартные поля

Настраиваемые поля помогают упорядочивать элементы по типу, приоритету или статусу. Вы можете фильтровать по отклонившимся от графика показателям или нерешённым проблемам, не теряя при этом видимости.

Правила и автоматизация

Правила и автоматизация позволяют назначать ответственных и обновлять статусы в автоматическом режиме. Например, когда вы добавляете задачу с пометкой «высокий приоритет», она направляется нужному участнику команды.

Резюме на основе ИИ

Резюме на основе ИИ фиксируют основные выводы из протоколов совещаний. Вместо того чтобы просматривать каждый элемент, вы получаете снимок решений, ключевых показателей и нерешённых вопросов.

Панели задач

Панели задач отображают ход работ в реальном времени. Вы можете отслеживать, сколько вопросов решается каждую неделю, контролировать показатели завершения задач и сравнивать результаты с квартальными целями.

Рекомендуемые интеграции для шаблона совещания L10

Интеграции связывают рабочий процесс совещания с инструментами, которые уже используются вашей командой. Вы можете просмотреть всю библиотеку интеграций, чтобы найти программные платформы и приложения, которые вы регулярно используете.

Jira Cloud

Jira Cloud связывает задачи команд разработчиков с повесткой L10. Обновления инжиниринга остаются видимыми во время совещаний, не покидая Asana.

Slack

Slack передаёт обновления о встречах в каналы команды. Если участник команды создаёт новые задачи или дедлайны, все получают уведомления в режиме реального времени.

Zoom

Zoom подключает видеоконференции непосредственно к вашей повестке. Вы прикрепляете записи или стенограммы, чтобы обсуждения оставались доступными для всех, кто не смог присутствовать.

Figma

Figma связывает работу дизайнеров непосредственно с обсуждениями на совещаниях. Вы можете прикреплять макеты, прототипы или визуальные материалы к элементам повестки, чтобы команды руководства могли оценивать прогресс в контексте. Прикрепление файлов Figma в Asana позволяет согласовывать решения по дизайну с целями совещаний по итогам квартала и гарантирует, что последующие задачи будут основаны на актуальных визуальных материалах.

Google Диск

Google Диск позволяет прикреплять к повестке совещания документы, оценочные листы или презентации. Ваша команда всегда может загружать вспомогательные материалы к соответствующим элементам повестки.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах для совещаний L10