Контрольный список для новых сотрудников

Поздравляем! Ваш потенциальный сотрудник подписал письмо с предложением о работе, и вы официально завершили процесс найма, получив нового члена команды! Теперь нужно подготовить все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы он мог начать работу с нужной ноги. Лучший способ сделать это — использовать шаблон списка дел по новым сотрудникам.

Что такое шаблон списка дел по новым сотрудникам?

Шаблон контрольного списка действий по новым сотрудникам — это многоразовый шаблон, который помогает руководителям отслеживать все задачи, которые необходимо выполнить для успешной адаптации нового работника. Это гарантирует, что любой новый работник будет настроен на успех ещё до своего первого рабочего дня. 

В чём разница между шаблоном контрольного списка действий по новым сотрудникам и шаблоном адаптации работников?

На первый взгляд кажется, что шаблон контрольного списка действий по новым сотрудникам и шаблон адаптации новых работников — это одно и то же. Но на самом деле есть небольшие отличия. Шаблон контрольного списка действий по новым сотрудникам — это список дел, которые должен завершить руководитель до начала работы нового сотрудника. Сюда входят такие задачи, как подготовка нового оборудования, организация встреч и координация встреч с отделом кадров. 

Шаблоны адаптации работников используются для сопровождения новых сотрудников в процессе адаптации. Отличный шаблон адаптации работников включает в себя такие вещи, как справочник сотрудника, информацию о первом рабочем дне и о том, чего следует ожидать от плана на 30, 60 и 90 дней. 

Зачем нужен шаблон списка дел по новым сотрудникам?

Введение новичка в курс дел включает в себя множество подвижных элементов, и отслеживать всё, что нужно сделать до начала работы нового работника, может быть непросто. Шаблон контрольного списка действий по новым сотрудникам помогает упростить процесс адаптации как для офисных, так и для удалённых работников, позволяя вам сразу же просматривать предстоящие задачи. Более того, эффективная адаптация может повысить удовлетворённость и удержание работников, поэтому такой шаблон поможет вам добиться успеха и после первого дня работы сотрудника.

Что входит в шаблон списка дел по новым сотрудникам?

Хороший шаблон должен включать в себя исчерпывающий список задач, которые необходимо выполнить в период между принятием предложения о работе и первым рабочим днём. В число распространённых задач, выполняемых перед адаптацией, входят:

• Подготовительные задачи, такие как направление запросов на оборудование в ИТ-отдел и отдел кадров, отправка приветственных писем и завершение проверки биографических данных.

• Отправка (и получение) документов для новых сотрудников, таких как документы I-9, формы удержания налогов и подтверждения политики компании.

• Отправка по электронной почте обзора того, что нового сотрудника ожидает в первый день, включая любые проверки, бриф и информацию о рабочем пространстве (если сотрудник работает в офисе).

• Отправка обзора того, что нового сотрудника ждёт в первую неделю и первый месяц, включая важные этапы, которые он должен пройти, и сроки оценки эффективности.

• Предоставление новому сотруднику любой информации об официальной программе адаптации компании, включая формальное обучение.

• Отправка любой дополнительной полезной информации, например обзора корпоративной культуры и ожиданий от новой должности.

Как использовать шаблон списка дел для новых сотрудников

Самый простой способ создать список дел по новым сотрудникам — начать с бесплатного шаблона Asana. В Asana можно добавлять в шаблоны для новых сотрудников межфункциональных сотрудников, например из отделов кадров и ИТ, чтобы все задачи были завершены до начала работы нового сотрудника. 

После этого можно адаптировать шаблоны к потребностям конкретных ролей или создать несколько различных типов шаблонов для новых сотрудников для разных отделов. Это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе, потому что вам не придётся думать о задачах, которые необходимо выполнить, каждый раз, когда вы принимаете нового сотрудника в свою команду. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий, то есть «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила высвобождают время вашей команды для квалифицированной и стратегической работы.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Вопросы и ответы