Учёт рабочего времени не должен превращаться в работу на полную ставку. Но для многих команд это именно так. Из-за хлопот, связанных с обработкой бумажных табелей учёта рабочего времени, отправкой электронных таблиц по электронной почте и решением проблем с расчётом заработной платы, учёт времени часто превращается скорее в исправление ошибок, чем в регистрацию отработанных часов. Именно поэтому мы создали этот шаблон табеля учёта рабочего времени. Он предлагает командам простую, воспроизводимую и эффективную систему.

Мы своими глазами видели, как простые шаблоны табелей учёта рабочего времени могут изменить методы работы команд. Они экономят время, устраняя дублирование записей и необходимость ручных проверок. Кроме того, шаблоны обеспечивают согласованность ваших рабочих процессов, делая учёт рабочего времени сотрудников надёжным и повторяемым в каждом платёжном цикле.

Кому пригодится этот шаблон табеля учёта рабочего времени?

Мы в Asana понимаем, насколько обременительным может стать ручное управление временем, особенно когда речь идёт об использовании разрозненных приложений для учёта рабочего времени, электронных таблиц Excel и Google Документов. Когда эти инструменты не интегрированы с основными системами вашей команды, становится сложнее получить полное представление об общем количестве рабочих часов сотрудников, не говоря уже об управлении сверхурочными часами или гибкими графиками без дополнительных сложностей.

Этот шаблон табеля учёта рабочего времени призван упростить процесс для всех, кому необходимо точно и последовательно фиксировать отработанные часы. Он хорошо подходит для:

• Малым предприятиям, которые хотят отслеживать рабочее время сотрудников и управлять расчётом заработной платы без дорогостоящего программного обеспечения для учёта рабочего времени.

• Фрилансеров, которым нужно вести учёт оплачиваемого времени по проектам и клиентам.

• Отделы кадров и операционные отделы, которым необходимо стандартизировать учёт посещаемости, отпускных дней и больничных.

• Менеджеров проектов, которым нужен табель учёта рабочего времени по проекту, чтобы разбивать часы по задачам или ожидаемым результатам.

• Удалённые или гибридные команды, которым необходимо чёткое представление о учёте рабочего времени для обеспечения соответствия требованиям или внутреннего контроля.

Использование этих бесплатных шаблонов табелей учёта рабочего времени сокращает вероятность человеческой ошибки и обеспечивает точный учёт каждого часа, от обеденных перерывов до сверхурочной работы.

Зачем использовать шаблоны табелей учёта рабочего времени от Asana?

Многие команды полагаются на электронные таблицы или ручной учёт, что быстро может стать трудоёмким и сложным в управлении процессом. Наш шаблон табеля учёта рабочего времени заменяет эти неудобства структурированным онлайн-табелем, который обновляется в реальном времени и интегрируется в ваш рабочий процесс.

Команды выбирают шаблоны табелей учёта рабочего времени Asana, когда им нужно следующее:

• Шаблон табеля учёта рабочего времени сотрудников: стандартизируйте процесс учёта рабочего времени, перерывов и отгулов в вашей команде в едином рабочем пространстве. Этот удобный шаблон идеально подходит для внутренних команд в разных отделах или офисах.

• Шаблон ежедневного табеля учёта рабочего времени: отслеживайте ежедневный прогресс и доступность для должностей, требующих подробной отчётности. Идеально подходит для сотрудников, работающих по часам, или команд с гибким графиком.

• Шаблон табеля учёта рабочего времени на две недели: помогает вашей команде соблюдать график с двухнедельным циклом, который упрощает проверку, подтверждение и отправку данных о времени.

• Шаблон ежемесячного табеля учёта рабочего времени: лучше всего подходит для подрядчиков, фрилансеров или команд, работающих с клиентами, которые выставляют счета ежемесячно. Он также поддерживает двухнедельные циклы без дополнительной настройки.

Независимо от того, управляете ли вы сотрудниками, работающими полный рабочий день, сотрудниками, работающими неполный рабочий день, или подрядчиками, эти бесплатные шаблоны табелей учёта рабочего времени адаптируются к вашим потребностям и масштабируются вместе с вашей организацией.

Как использовать этот шаблон табеля учёта рабочего времени

Начните использовать этот простой шаблон табеля учёта рабочего времени всего за несколько шагов.

1. Дублируйте проект на основе шаблона.

Откройте шаблон табеля учёта рабочего времени и переименуйте его с учётом вашей команды или платёжного периода. Например: «Табели учёта рабочего времени работников за май 2025 года» или «Часы работы фрилансеров за II квартал».

2. Настройте поля под свои нужды.

Добавьте нестандартные поля для указания следующей информации:

• Время прихода и ухода

• Продолжительность перерыва (например, обеденного)

• Почасовая ставка

• Оплачиваемые и неоплачиваемые часы

• Коды проектов или отделы

• Статус подтверждения и имя проверяющего

3. Пригласите участников команды.

Предоставьте доступ к проекту работникам или сотрудникам, чтобы они могли вносить свои временные записи ежедневно или еженедельно. Вы можете упорядочивать задачи по именам работников или дням недели.

4. Автоматизируйте повторяющиеся табели учёта рабочего времени.

Используйте правила, чтобы дублировать шаблон для каждого платёжного периода, уведомлять участников команды или оповещать отдел кадров о завершении отправки табелей. Также можно настроить напоминания о необходимости проверить и одобрить записи о времени до истечения дедлайна.

5. Формируйте отчёты по времени.

Используйте панели задач или функции экспорта, чтобы просматривать общее количество отработанных часов, сверхурочную работу и сводки по затратам. Фильтруйте данные по работникам, должностям или отделам, чтобы более эффективно анализировать использование времени.

6. Проверка и архивирование табелей учёта рабочего времени.

После того как табели учёта рабочего времени будут одобрены и обработаны, переместите их в папку с завершёнными проектами или архивируйте проект для целей аудита и обеспечения соответствия нормативным требованиям.

Функции Asana для учёта рабочего времени

Функции Asana помогают автоматизировать рутинную работу и упорядочить рабочие процессы. Ниже приводятся несколько наших любимых функций для проектов по учёту рабочего времени. Хотите узнать обо всех возможностях? Полный список можно найти в нашем центре функций.

• Asana AI: используйте ИИ Asana, чтобы автоматически предлагать обновления статусов проектов, выделять просроченные записи о затраченном времени или выявлять тенденции в характере работы.

• Настраиваемые поля: добавляйте поля для почасовой ставки, времени перерывов и кодов проектов, чтобы стандартизировать учёт времени в команде.

• Правила: автоматизируйте повторяющиеся задачи, такие как отправка напоминаний о необходимости подавать еженедельные табели учёта рабочего времени или пометка отсутствующих записей.

• Панели задач: визуализируйте стандартное рабочее время и мгновенно отслеживайте тенденции по командам, ролям или периодам времени.

• Формы: собирайте данные табелей учёта рабочего времени от подрядчиков или команд, не имеющих прямого доступа к Asana, с помощью простой формы, привязанной к проекту.

• Вид «Хронология»: просматривайте записи времени за дни или недели, чтобы чётко представлять себе рабочую нагрузку и платёжные периоды.

• Подтверждения: добавляйте этапы проверки и задачи на согласование, чтобы проверять отправленные табели учёта рабочего времени перед обработкой.

Улучшайте свой рабочий процесс с помощью дополнения «Табели учёта рабочего времени и бюджеты» от Asana

По мере роста команд базовый учёт времени становится менее эффективным. Работники могут вносить данные о времени непоследовательно, менеджеры тратят время на исправление записей, а команды используют электронные таблицы для отслеживания бюджетов, которые не обновляются по мере учёта рабочего времени сотрудниками. Дополнение Asana «Табели учёта рабочего времени и бюджет» решает эти проблемы, стандартизируя учёт времени, внедряя процессы подтверждения и связывая учтённые часы напрямую с прогнозируемыми бюджетами и затратами.

С помощью дополнения «Табели учёта рабочего времени и бюджеты» ваша команда сможет выполнять следующие действия:

• Учитывать время, затраченное на задачи и проекты, с помощью общего табеля учёта рабочего времени. Например, команда маркетологов регистрирует рабочее время непосредственно в задачах кампании, а не в отдельной электронной таблице.

• Направлять записи о времени на встроенный процесс проверки и подтверждения. ИТ-менеджер проверяет и одобряет еженедельные записи времени перед начислением заработной платы.

• Отслеживать бюджеты проектов в реальном времени по часам или затратам. Строительная команда визуализирует оставшиеся трудозатраты по мере того, как работники ежедневно учитывают время.

• Преобразуйте учтённые часы в стоимость с использованием ставок, характерных для конкретного проекта. Консалтинговая фирма рассчитывает стоимость проекта на основе почасовой ставки каждого консультанта.

• Разделяйте оплачиваемую и неоплачиваемую работу в момент ввода данных. Помощник юриста помечает работу с клиентами как оплачиваемую, а внутренние совещания — как неоплачиваемые.

• Сравнение предполагаемого времени или затрат с фактическими результатами. Команда разработчиков продуктов сравнивает прогнозируемое количество часов разработки с фактически учтённым количеством часов.

• Просматривайте данные о времени и затратах по проектам, загрузкам и панелям задач. Менеджер по операциям в сфере здравоохранения может просматривать данные о затратах времени и труда сотрудников в разных отделах на одной панели задач.

Дополнение Asana «Табель учёта рабочего времени и бюджет» объединяет учёт времени, бюджетирование и отчётность в единый рабочий процесс. Когда сотрудники регистрируют время, Asana обновляет бюджеты проектов и рассчитывает затраты на основе установленных ставок. В отчётах отображаются предполагаемые время или затраты вместе с фактическими данными. Администраторы устанавливают правила согласования, настройки выставления счетов и параметры контроля доступа, а команды просматривают одни и те же данные о времени и бюджете в разных проектах.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах табелей учёта рабочего времени