Табель учёта рабочего времени

Учёт рабочего времени не должен быть работой на полную ставку. Но для многих команд это так. Из-за необходимости вести бумажные табели учёта рабочего времени, рассылать электронные таблицы и решать проблемы с расчётом заработной платы учёт времени часто сводится к исправлению ошибок, а не к фиксированию отработанных часов. Именно поэтому мы создали этот шаблон табеля учёта рабочего времени. Он даёт командам простую, воспроизводимую и эффективную систему.

Мы на собственном опыте убедились, как простые шаблоны табелей учёта рабочего времени могут изменить работу команды. Они экономят время, устраняя дубликаты и необходимость ручных проверок. Кроме того, шаблоны обеспечивают согласованность рабочих процессов, делая процесс учёта рабочего времени надёжным и повторяемым для каждого цикла оплаты.

Кому нужен этот шаблон табеля учёта рабочего времени?

В Asana мы понимаем, что ручное управление временем может стать обременительным, особенно когда речь идёт об использовании разрозненных приложений для табелей учёта рабочего времени, таблиц Excel и Google Документов. Когда эти инструменты не связаны с основными системами, используемыми командой, становится сложнее получить полное представление об общем количестве рабочих часов, не говоря уже об управлении сверхурочными или гибкими графиками без дополнительных трений.

Этот шаблон табеля учёта рабочего времени предназначен для упрощения процесса для всех, кому необходимо точно и последовательно фиксировать часы. Он хорошо подходит для:

• Малые предприятия, которым нужно отслеживать часы работы сотрудников и управлять расчётом заработной платы без дорогостоящего программного обеспечения для табелей учёта рабочего времени.

• Фрилансеры, которые ведут учёт оплачиваемых часов по проектам и клиентам.

• отделы кадров и операционные команды, которым нужно стандартизировать учёт посещаемости, отпусков и больничных;

• Менеджерам проектов, которым нужен табель учёта рабочего времени, чтобы разбивать часы по задачам или результатам.

• удалённым или гибридным командам, которым необходимо чёткое представление о времени для соблюдения нормативных требований или внутреннего контроля.

Использование этих бесплатных шаблонов табелей учёта рабочего времени сокращает количество человеческих ошибок и обеспечивает точную регистрацию каждого часа, от обеденных перерывов до сверхурочной работы.

Зачем использовать шаблоны табелей учёта рабочего времени от Asana?

Многие команды полагаются на электронные таблицы или ручной учёт, что может быстро стать трудоёмким и сложным в управлении. Наш шаблон табеля учёта рабочего времени заменяет эти хлопоты структурированным онлайн-табелем, который обновляется в реальном времени и интегрируется в ваш рабочий процесс.

Команды выбирают шаблоны табелей учёта рабочего времени Asana, когда им нужно:

• Шаблон табеля учёта рабочего времени работника: стандартизируйте процесс учёта времени, перерывов и отпусков в общем рабочем пространстве. Этот удобный шаблон идеально подходит для внутренних команд в разных отделах или офисах.

• Шаблон табеля учёта рабочего времени на день: отслеживайте ежедневный прогресс и доступность для ролей, требующих подробной отчётности. Идеально подходит для почасовых работников или команд с гибким графиком.

• Шаблон табеля учёта рабочего времени за две недели: помогает команде придерживаться графика с двухнедельным циклом, который упрощает проверку, подтверждение и отправку данных о времени.

• Шаблон табеля учёта рабочего времени на месяц: лучший вариант для подрядчиков, фрилансеров или команд, работающих с клиентами, которые выставляют счета ежемесячно. Он также поддерживает двухнедельные графики без дополнительной настройки.

Независимо от того, управляете ли вы штатными сотрудниками, работниками с неполной занятостью или подрядчиками, эти бесплатные шаблоны табелей учёта рабочего времени адаптируются к вашим потребностям и масштабу организации.

Как использовать этот шаблон табеля учёта рабочего времени

Начните использовать этот простой шаблон табеля учёта рабочего времени, выполнив несколько простых действий.

1. Дублируйте шаблон проекта.

Откройте шаблон табеля учёта рабочего времени и переименуйте его в соответствии с вашей командой или платёжным периодом. Например: «Табели учёта рабочего времени работников за май 2025 г.» или «Часы работы фрилансеров за 2-й квартал».

2. Настройте поля под свои нужды.

Добавьте нестандартные поля для:

• время начала и окончания работы;

• продолжительность перерывов (например, на обед);

• Почасовая ставка

• Оплачиваемые и неоплачиваемые часы

• Коды проектов или отделов

• Статус подтверждения и имя проверяющего

3. Пригласите участников команды.

Поделитесь проектом с работниками или сотрудниками, чтобы они могли вводить свои записи о времени ежедневно или еженедельно. Вы можете упорядочивать задачи по имени работника или дню недели.

4. Автоматизируйте повторяющиеся табели учёта рабочего времени.

Используйте правила, чтобы дублировать шаблон для каждого платёжного периода, уведомлять участников команды или оповещать отдел кадров о завершённых отправках. Вы также можете настроить напоминания о необходимости проверки и согласования записей о затраченном времени до дедлайна.

5. Формируйте отчёты по времени.

Используйте панели задач или функции экспорта, чтобы просматривать общее количество отработанных часов, сверхурочные и сводки затрат. Фильтруйте по работнику, роли или отделу, чтобы более эффективно анализировать использование времени.

6. Проверка и архивирование табелей учёта рабочего времени.

После утверждения и обработки табелей переместите их в завершенный раздел или архивируйте проект для целей аудита и соблюдения нормативных требований.

Функции Asana для учёта времени

Функции в Asana помогают автоматизировать рутинную работу и структурировать рабочие процессы. Ниже приводятся некоторые из наших любимых функций для проектов по учёту времени. Хотите увидеть все возможности? Посетите наш центр функций, чтобы ознакомиться с полным списком.

• Asana AI: используйте Asana AI, чтобы автоматически предлагать обновления проекта, выделять просроченные записи о времени или выявлять тенденции в рабочих шаблонах.

• Настраиваемые поля: добавьте поля для почасовой ставки, времени перерывов и кодов проектов, чтобы стандартизировать учёт времени в команде.

• Правила: автоматизируйте повторяющиеся задачи, например отправку напоминаний о необходимости отправлять еженедельные табели учёта рабочего времени или помечать отсутствующие записи.

• Панели задач: визуализируйте стандартные часы работы и мгновенно отслеживайте тенденции по командам, ролям или периодам времени.

• Формы: собирайте данные табелей учёта рабочего времени от подрядчиков или команд, не имеющих прямого доступа к Asana, с помощью простой формы, связанной с проектом.

• Вид «Хронология»: просматривайте записи о времени по дням или неделям, чтобы получить чёткое представление о рабочих наг��узках и периодах оплаты.

• Подтверждения: добавляйте этапы проверки и задачи по подтверждению, чтобы проверять отправленные табели учёта рабочего времени перед обработкой.

Улучшите свой рабочий процесс с помощью дополнения «Табели учёта рабочего времени и бюджет» от Asana

По мере расширения команды базовый учёт времени становится менее эффективным. Работники могут непоследовательно вводить данные о времени, менеджеры тратят время на исправление записей, а команды используют электронные таблицы для отслеживания бюджетов, которые не обновляются по мере того, как люди регистрируют свои часы. Дополнение «Табели учёта рабочего времени и бюджет» от Asana решает эти проблемы, стандартизируя ввод времени, внедряя процессы подтверждения и привязывая зарегистрированные часы непосредственно к прогнозируемым бюджетам и затратам.

С помощью дополнения «Табели и бюджет» ваша команда сможет выполнять следующие действия:

• Регистрировать время, затрачиваемое на выполнение задач и проектов, с помощью общего табеля учёта рабочего времени. Например, маркетинговая команда может вести учёт времени непосредственно в задачах кампании, а не в отдельной электронной таблице.

• Направлять записи о времени на согласование через встроенный процесс проверки и подтверждения. ИТ-менеджер проверяет и согласовывает еженедельные записи о времени перед расчётом заработной платы.

• Отслеживать бюджеты проектов в реальном времени по часам или затратам. Строительная команда визуализирует оставшиеся трудозатраты по мере того, как рабочие ежедневно регистрируют время.

• Преобразование зарегистрированных часов в затраты с использованием ставок для конкретного проекта. Консалтинговая фирма рассчитывает стоимость проекта на основе почасовой ставки каждого консультанта.

• Разделение оплачиваемой и неоплачиваемой работы в момент ввода данных. Помощник юриста отмечает работу с клиентом как оплачиваемую, а внутренние совещания — как неоплачиваемые.

• Сравнивайте расчётное время или затраты с фактическими результатами. Команда разработчиков сравнивает прогнозируемые часы разработки с фактически зарегистрированными часами.

• Просматривайте данные о времени и затратах по проектам, рабочим нагрузкам и панелям задач. Менеджер по операциям в сфере здравоохранения может просматривать затраты времени и труда персонала в разных отделах на одной панели задач.

Дополнение «Табели и бюджет» от Asana объединяет учёт времени, бюджетирование и отчётность в единый рабочий процесс. Когда люди регистрируют время, Asana обновляет бюджеты проектов и рассчитывает затраты на основе назначенных ставок. В отчётах отображается расчётное время или стоимость вместе с фактическими записями. Администраторы устанавливают правила подтверждения, настройки выставления счетов и элементы управления доступом, а команды просматривают одни и те же данные о времени и бюджете в разных проектах.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах табелей учёта рабочего времени