Шаблоны табелей учёта рабочего времени: как отслеживать прогресс команды

Что, если мы скажем вам, что табель учёта рабочего времени — это нечто большее, чем просто инструмент для учёта рабочего времени, используемый в фильмах? Современные табели учёта рабочего времени помогают отслеживать загруженность команды, снижать выгорание и оценивать общий прогресс команды.

Помимо отслеживания рабочего времени, табели учёта рабочего времени помогают компаниям достигать своих бизнес-целей и укладываться в бюджет. Эти таблицы данных также помогают команде добиваться успеха в проектах. В этой статье вы узнаете, как пользоваться шаблоном табеля учёта рабочего времени. Кроме того, мы расскажем о преимуществах онлайн-отслеживания времени.

Общие сведения о шаблонах табелей учёта рабочего времени

В динамичных командах эффективный учёт времени — ключ к повышению производительности и рентабельности. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, работающим с несколькими клиентами, или руководителем, контролирующим большую команду, интеграция шаблонов табелей учёта рабочего времени может значительно упростить ваш рабочий процесс.

Что такое шаблон табеля учёта рабочего времени?

Шаблон табеля учёта рабочего времени — это предварительно отформатированный документ, используемый для отслеживания рабочих часов работников и управления записями о времени. Это важный инструмент для малого бизнеса и крупных организаций, позволяющий контролировать рабочее время работников, рассчитывать общую заработную плату и обеспечивать соблюдение трудового законодательства.

Например, строительная компания может использовать шаблон табеля учёта рабочего времени для отслеживания часов, затраченных на разных рабочих площадках, а маркетинговое агентство — для точного выставления счетов клиентам за работу над проектом.

Преимущества использования шаблона табеля учёта рабочего времени

Бесплатный шаблон табеля учёта рабочего времени превратит процесс учёта времени из трудоёмкой головной боли в отлаженную и эффективную операцию. Вот как это работает:

• Удобство использования: большинство шаблонов просты в использовании и требуют минимального обучения, что делает их доступными для всех, от технически подкованных миллениалов до менее опытных работников.

• Гибкость: шаблоны доступны в различных форматах, таких как Excel, Word, Google Таблицы и Документы, что позволяет учитывать различные предпочтения и технические настройки.

• Экономичность: в Интернете доступно множество бесплатных шаблонов табелей учёта рабочего времени, которые идеально подходят для стартапов и малого бизнеса с ограниченным бюджетом.

• Кастомизируемый: можно настроить для отслеживания больничных, отпусков и конкретных часов по проектам, что позволяет комплексно управлять персоналом.

• Повышенная точность: снижает количество ошибок, связанных с ручным учетом времени, обеспечивая справедливую компенсацию и точное выставление счетов клиентам.

Типы шаблонов табелей учёта рабочего времени

Выбор шаблона для учёта рабочего времени команды зависит от двух факторов: периодичности выплат сотрудникам и местных или федеральных законов. Согласование шаблонов табелей учёта рабочего времени с периодами оплаты труда позволяет просматривать время в чётко определённых блоках, согласовывать рабочие часы с зарплатами работников команды и при необходимости делиться табелями учёта рабочего времени с другими отделами. 

Шаблон табеля учёта рабочего времени за день

Ежедневные табели полезны, если у вашей команды сложный график работы. Участникам команды, которые приходят и уходят в разное время в течение дня, необходимо будет внимательно отслеживать своё время. Ежедневные табели также позволяют отслеживать конкретные задачи, например внутренние совещания, время, затраченное на административную работу, и время, затраченное на проекты клиентов. 

• Бумажные табели: традиционные табели, заполняемые вручную каждый день.

• Цифровые решения: цифровые шаблоны табелей или программное обеспечение для ежедневного учёта времени.

• Мобильные варианты: приложения для учета рабочего времени, позволяющие регистрировать часы в режиме реального времени.

Пример: строительная компания отслеживает часы, затраченные на различные рабочие места и задачи в течение одного дня.

Шаблон еженедельного табеля

Шаблон еженедельного табеля учёта рабочего времени обеспечивает баланс между детализацией и удобством, предоставляя исчерпывающее представление о рабочей неделе работника и сокращая частоту подачи данных.

• Бумажный формат: табель учёта рабочего времени, охватывающий целую неделю, распространённый в розничной торговле или гостиничном бизнесе.

• Цифровые варианты: шаблон еженедельного табеля учёта рабочего времени с использованием Asana или Google Таблиц для удобного подведения итогов за неделю.

• Интегрированные системы: программное обеспечение для учёта времени автоматически объединяет ежедневные записи в недельный отчёт.

Пример: офис, в котором работники еженедельно отслеживают часы работы по различным проектам, отправляя табели учёта рабочего времени каждую пятницу.

Шаблон табеля учёта рабочего времени за две недели

Шаблон табеля учёта рабочего времени за две недели охватывает двухнедельный период, что соответствует общим циклам оплаты и сокращает административную работу.

• Традиционный метод: бумажные табели, охватывающие двухнедельный период.

• Современный подход:  шаблоны табелей учёта рабочего времени с автоматическим расчётом итогов за две недели.

• Продвинутое решение: программное обеспечение для табелей учёта рабочего времени с возможностью переключения между недельным и двухнедельным представлениями.

Пример: крупная корпорация использует шаблоны табелей учёта рабочего времени за две недели для оптимизации расчёта заработной платы.

Шаблон табеля учёта рабочего времени за месяц

Ежемесячные шаблоны дают общее представление о рабочем времени работников за более длительный период оплаты труда в компании. С помощью этого типа шаблона можно анализировать загрузку и модели работы команды.

• Классический подход: бумажные календари или ежемесячные табели для ручного ввода данных.

• Цифровые альтернативы: шаблоны табелей Excel, предназначенные для ежемесячного отслеживания, включая отпускные и больничные дни.

• Комплексные инструменты: программное обеспечение для учёта времени генерирует ежемесячные отчёты на основе ежедневных или еженедельных записей.

Пример: консалтинговая фирма ежемесячно отслеживает оплачиваемые часы по долгосрочным проектам клиентов.

Шаблон табеля учёта рабочего времени по проектам

Шаблоны табелей учёта рабочего времени по проектам позволяют отслеживать время, затраченное на конкретные проекты или задачи, что является ключевым фактором для управления проектами и выставления счетов клиентам.

• Базовая версия: бумажные табели со столбцами для разных проектов или задач.

• Решение в виде электронной таблицы: шаблоны Excel или Google Таблиц с выпадающими меню проектов.

• Продвинутый вариант: программное обеспечение для управления проектами со встроенными функциями учёта времени для создания подробных отчётов и мониторинга хода выполнения проекта.

Пример: маркетинговое агентство использует табели учёта рабочего времени Asana для отслеживания часов, затраченных на различные клиентские проекты, что обеспечивает точное выставление счетов и обновление хода выполнения проекта в режиме реального времени. Время, которое команда вводит в Asana, автоматически синхронизируется с задачами проекта, обеспечивая полное представление о распределении времени между различными проектами и клиентами.

Хотя бумажные табели и физические карточки учёта рабочего времени остаются актуальными в некоторых секторах, многие Business внедряют цифровые решения. Приложения для учёта времени и программное обеспечение для отслеживания времени обеспечивают повышенную точность, обновления в режиме реального времени и беспрепятственную интеграцию с другими системами Business. Эти инструменты часто предоставляют несколько представлений на одной платформе, позволяя Business выбрать наиболее подходящее для каждой ситуации.

Оптимальный шаблон табеля учёта рабочего времени зависит от ваших конкретных потребностей, отраслевых требований и предпочтений команды в отношении отчётности по времени. Выбор правильного типа шаблона позволяет оптимизировать процесс учёта времени, свести к минимуму человеческие ошибки и получить ценную аналитику об использовании времени командой.

Как пользоваться шаблоном табеля учёта рабочего времени

Табели учёта рабочего времени просты в использовании, но если участники команды не заполнят их правильно, это может привести к неточной оплате и затруднить исправление. Объясните команде, как правильно заполнять табели, чтобы избежать рисков и неточностей.

1. Выберите шаблон

Первым шагом в отслеживании времени является выбор шаблона табеля. Это позволит вам работать по заранее заданному графику. Совместно с юридическим отделом и отделом кадров выберите шаблон, который соответствует платежному периоду вашей команды. Например, можно настроить его так, чтобы общее количество часов в нижней части каждого табеля соответствовало зарплате участника команды. Независимо от того, хотите ли вы сосредоточиться на продуктивности команды или выставлении счетов клиентам, вы можете настроить табель учёта рабочего времени в соответствии с потребностями своей команды.

Например, табель учёта рабочего времени проекта может отслеживать часы работы участников команды в отношении задач проекта. Команда также может отслеживать время по количеству часов, потраченных на различные клиентские проекты в течение дня.

Совет. Если у вашей команды нестандартный график работы из-за удалённых сотрудников или фрилансеров, совместно с юридическим отделом и отделом кадров создайте собственный шаблон табеля учёта рабочего времени, используя таблицу данных с колонками «часы» и строками «дни». Настройте таблицу в соответствии с индивидуальными потребностями вашей команды.

2. Добавьте детали о каждом участнике команды

Для каждого участника команды нужен отдельный шаблон табеля учёта рабочего времени, поэтому важно пометить их. В верхней части каждого табеля создайте раздел для следующих сведений:

• Имя участника команды

• Имя руководителя

• отдел;

• Даты периода оплаты

• Ставка оплаты

Эта информация позволит вашей команде работать организованно и обеспечит стандартизированный способ отслеживания табелей учёта рабочего времени с течением времени. 

Совет. Онлайн-учёт времени может упростить организацию табелей. С помощью программного обеспечения Asana для управления загрузкой вы можете интегрировать инструмент для учёта времени и при необходимости обращаться к прошлым табелям, чтобы делиться ими с другими отделами, готовить оценки эффективности или выставлять счета клиентам.

3. Добавьте настраиваемые категории

Добавление настраиваемых категорий в шаблоны табелей учёта рабочего времени позволяет получить более точное представление о рабочем времени вашей команды. Вот некоторые категории, которые можно включить:

• Сверхурочные часы

• Отпускные

• Больничные

В зависимости от используемого табеля учёта рабочего времени можно добавить и другие категории:

• Количество часов на проект

• Оплачиваемые часы

• Общее время на совещаниях

• Время в пути

• административные задачи (электронная почта, управление заданиями, еженедельная отчётность и т. д.).

Без настраиваемых категорий участники команды не смогут учитывать часы, проведённые вне рабочего места. Они также могут потерять контроль над своим временем и забыть сообщить о нём. 

Совет. Добавление слишком большого количества категорий в шаблон табеля учёта рабочего времени может иметь аналогичный эффект и затруднить точный ввод часов для команды. Чтобы сохранить баланс, не добавляйте дублирующиеся категории (например, оплачиваемые часы и часы на клиента), иначе команда может забыть указать свои часы в обоих местах.

4. Обучите команду пользоваться табелями учёта рабочего времени

Прежде чем использовать новые табели, попросите юридическую или кадровую команду провести обучение по их правильному заполнению. Во время этого занятия они также могут рассмотреть любые другие ограничения компании, которые могут применяться, например:

• Сроки сдачи табеля учёта рабочего времени

• Как учитывать сверхурочную работу

• Что будет, если табель будет заполнен с опозданием

Обучение должен проводить квалифицированный сотрудник, который хорошо разбирается в местных и федеральных законах об оплате труда.

5. Отслеживание отработанного времени

После того как ваша команда пройдёт обучение по эффективному использованию табелей учёта рабочего времени, её участники должны будут заполнять их соответствующим образом. Отслеживание времени — это задача, которую вы должны передать своей команде, потому что вам будет трудно узнать, где находится каждый сотрудник и что он делает. Пока члены вашей команды отслеживают свое время, вы можете быть рядом, чтобы при необходимости протянуть руку помощи.

Вы также можете давать команде полезные советы по повышению эффективности учёта времени. Вот несколько идей:

• Используйте таймер для отслеживания времени выполнения проекта.

• Отмечайте время начала работы над проектом или его выполнения.

• Отмечайте время начала и окончания работы каждый день.

• Попробуйте такие решения для управления временем, как таймбоксинг или блокирование времени.

Наличие процесса отслеживания времени может помочь членам команды не чувствовать себя отвлечёнными в течение дня.

Совет. Когда учёт времени становится неотъемлемой частью рабочего процесса, команда привыкает к нему. Вместо того чтобы использовать статический шаблон табеля учёта рабочего времени, попробуйте разместить свои задачи в онлайн-инструменте, чтобы упростить мониторинг.

6. Рассчитывайте общее время

Простые шаблоны табелей учёта рабочего времени дают чёткое представление об общем отработанном времени, но вам всё равно нужно рассчитать его, суммируя часы за каждый рабочий день. Преимущество табеля учёта рабочего времени, соответствующего платежному периоду компании, заключается в том, что общее время, отработанное в табеле, покажет команде, сколько компания заплатит им за этот период. 

Расчёт общего времени в табелях учёта также поможет оценить доступность команды и спланировать будущие проекты. Если вы заметите, что в каких-то областях у команды перегрузка, используйте эту информацию для корректировки рабочих графиков.

Совет. Самый простой способ рассчитать общее время работы — использовать онлайн-программное обеспечение. Вместо того чтобы просматривать шаблоны табелей, используйте автоматические вычисления и таблицы данных для визуализации рабочего времени. Это позволит вам заметить закономерности, которые вы, возможно, не видели раньше.

Шаблоны и примеры табелей учёта рабочего времени

Ниже приведён пример табеля учёта рабочего времени за две недели. В этом примере участник команды может выбрать различные варианты для каждого дня недели. Вот эти параметры:

• Время начала

• Время начала обеда

• Время окончания обеда

• Время окончания

• Отпуск/больничный

• Обычное время

• Сверхурочные часы

• Общее количество отработанных часов

Этот шаблон табеля учёта рабочего времени включает в себя множество переменных, таких как обеденные перерывы, отсутствие и сверхурочные часы. Если участники команды правильно указывают своё время, этот шаблон должен показывать точный учёт отработанных часов. Перед отправкой шаблона в отдел кадров обязательно проверьте его на наличие ошибок.

Скачайте бесплатную версию этого табеля учёта рабочего времени за две недели ниже. Вы также можете использовать этот шаблон в качестве руководства при создании шаблонов ежедневных, еженедельных или ежемесячных табелей учёта рабочего времени для своей команды. Перед использованием этого шаблона проконсультируйтесь с юридической и кадровой командами и при необходимости внесите изменения.

Управление данными в шаблоне табеля учёта рабочего времени

Эффективное управление табелями учета рабочего времени важно для предприятий любого размера. От небольшой студии графического дизайна, отслеживающей оплачиваемые часы, до крупного производственного предприятия, управляющего почасовыми ставками сменных рабочих, то, как вы обрабатываете данные табеля учёта рабочего времени, может повлиять на вашу прибыль.

Онлайн-учёт времени и ручной учёт

Традиционно табели учёта рабочего времени распечатываются в начале дня или недели и используются для отслеживания рабочего времени участника команды. И хотя в бумажном формате есть что-то приятное, у него есть несколько недостатков: табели можно потерять, они быстро устаревают при внесении изменений, и единый источник достоверной информации может быть только один. 

Вот почему современные команды переходят на онлайн-технологии учёта времени. Онлайн-табели повышают гибкость и позволяют команде сообщать о часах в режиме реального времени. В отличие от печатных табелей, онлайн-учёт времени позволяет: 

• делиться табелями учёта рабочего времени с участниками команды;

• Просматривать изменения в реальном времени

• Редактировать табели при необходимости

• Создавать табели для конкретных проектов

• Добавлять в табели учёта рабочего времени несколько переменных

Интеграция онлайн-отслеживания времени с повседневным рабочим процессом вашей команды может упростить процесс расчёта заработной платы и помочь вам отслеживать такие вещи, как доступность и расходы вашей команды. Это также поможет вам снизить перегрузку и выгорание. Даже если вы используете печатные табели для учёта рабочего времени, вы можете использовать Asana для координации загрузки своей команды.

Автоматизация отслеживания табелей

автоматизация кардинально меняет то, как компании обрабатывают отчёты о времени. Автоматизированные решения могут сэкономить время и снизить количество ошибок в самых разных сферах: от управления сменами официантов в загруженном ресторане до отслеживания рабочего времени разработчиков в нескольких проектах компании-разработчика программного обеспечения.

Преимущества программного обеспечения для автоматизации табелей учёта рабочего времени:

• Повышение эффективности: автоматизация трудоёмких задач, таких как ввод данных и расчёты, освобождает персонал отдела кадров для более стратегической работы.

• Повышение точности: сводит к минимуму человеческие ошибки при регистрации и расчёте часов, обеспечивая справедливую компенсацию и точное выставление счетов клиентам.

• Улучшенная аналитика: предоставляет подробные отчёты о рабочем времени работников и ходе выполнения проекта, позволяя принимать решения на основе данных.

Соответствие шаблонов табелей учёта рабочего времени нормативным требованиям

Независимо от того, являетесь ли вы небольшим розничным магазином или крупной корпорацией, соблюдение трудовых норм и требований к табелям учета рабочего времени не подлежит обсуждению.

При использовании табелей учёта рабочего времени жизненно важно соблюдать трудовое законодательство. Вот несколько советов:

1. Ведите точный учет: используйте шаблон ежедневного или еженедельного табеля учета рабочего времени, чтобы последовательно фиксировать отработанные часы. Это особенно важно для отраслей со строгими правилами, таких как здравоохранение или транспорт.

2. Включите всю необходимую информацию: убедитесь, что в шаблонах указаны имя работника, даты и подробные записи о времени. Такой уровень детализации может иметь решающее значение в случае проверок или споров.

3. Храните записи: храните данные табеля учёта рабочего времени команды в течение срока, установленного местными правилами. В некоторых отраслях может потребоваться хранить записи в течение нескольких лет.

4. Используйте соответствующие категории табеля учёта рабочего времени: чётко различайте обычные часы, сверхурочные, отпускные и больничные дни. Это особенно важно для расчёта оплаты сверхурочной работы и управления оплачиваемым отпуском.

Управляйте рабочими процессами и отслеживайте время на одной платформе

Печатные шаблоны табелей могут быть полезной отпр��вной точкой для организации рабочих графиков вашей команды, но если вы хотите иметь возможность исправлять ошибки, отслеживать часы в реальном времени и контролировать производительность команды, то идеальным вариантом будет онлайн-отслеживание времени. С помощью платформы для управления работой, такой как Asana, можно воплотить работу в жизнь и управлять всем, от рабочих процессов до учёта времени, в одной платформе.