Отслеживание проектов 101: руководство по эффективному отслеживанию проектов

Соблюдение сроков и бюджета — одна из самых сложных задач управления проектами. Без чёткого понимания всех подвижных элементов проекта легко упустить из виду важные детали. Если это случалось с вами раньше, вы не одиноки — на самом деле, более четверти (26%) дедлайнов срываются каждую неделю. 

Но вам не нужно делать всё самостоятельно. Инструменты для отслеживания проектов, такие как Asana, дают вам и, что более важно, вашей команде чёткое представление о статусе проекта и простой способ получать обновления в режиме реального времени, чтобы вы могли тратить больше времени на важную работу. Ниже описано, как начать отслеживать проекты, чтобы все в команде точно знали, кто, что и к какому сроку делает.

Что такое отслеживание проектов? 

Отслеживание проектов — это набор инструментов и методов, которые помогают менеджерам проектов контролировать ход реализации инициатив. Вместо того чтобы полагаться на электронные таблицы, электронную почту или мысленный подход, инструменты отслеживания проектов управляют всеми аспектами данных проекта. Отслеживание проектов помогает команде оставаться в курсе статуса проекта на индивидуальном, проектном и программном уровнях.

Что такое трекер проектов?

Трекер проектов — это инструмент, который позволяет отслеживать проекты с помощью панелей задач в реальном времени, обновлений статуса или отчётов о ходе работ. Вам больше не нужно тратить 45 минут каждую пятницу на то, чтобы переключаться между разными проектами, чтобы понять, как обстоят дела. Вместо этого трекер проектов помогает вашей команде оставаться в курсе и организованной в рамках отдельных задач, командных проектов и даже сложных проектов.

Инструменты для отслеживания проектов предназначены для:

• Делиться информацией о задачах и обновлениях в реальном времени.

• Чётко определять, кто, что и к какому сроку делает, чтобы обеспечить ответственность.

• Создавать отчёты о ходе работ, чтобы держать всех в курсе.

• Упростить отслеживание статуса, времени и бюджета для более плавных рабочих процессов.

Зачем нужен трекер проектов? Преимущества программного обеспечения для отслеживания проектов

Трекеры и программное обеспечение для управления проектами — это важные инструменты для эффективного управления проектами, предоставляющие аналитику по всем движущимся частям, включая общий прогресс, подзадачи, зависимости и область проекта.

Встроенная в них функция отчётности позволяет отслеживать ключевые показатели, устанавливать исходные данные и обеспечивать выполнение проектов в соответствии с графиком, бюджетом и объёмом работ. Для управления деталями каждого проекта команды часто используют шаблон трекера назначений в Asana, чтобы отслеживать ответственность, даты сдачи и ход выполнения на уровне задач.

Раннее выявление узких мест

Имея чёткое представление о задачах, подзадачах, датах начала и датах сдачи, команда может заблаговременно выявлять узкие места и отслеживать ход выполнения проекта. Команды, использующие трекеры проектов, создают непрерывные рабочие процессы и добиваются успешных результатов.

Пример: строительная компания улучшает управление областью проекта, отслеживая перерасход бюджета и внедряя стратегии оптимизации задач.

Улучшение совместной работы команды

Инструменты для отслеживания проектов способствуют командной работе, обеспечивая чёткое понимание того, кто, что и к какому сроку делает, и согласованность действий всех участников с целями проекта. Команды могут быстро адаптироваться к задачам, что делает трекеры проектов идеальными для управления Agile-проектами и разработки программного обеспечения.

Пример: команда разработчиков, работающая над сложным проектом, перераспределила задачи, когда возникли задержки, используя отслеживание в реальном времени для поддержания прогресса.

Упрощение отчётности по проектам

Лучшие инструменты для отслеживания проектов упрощают отчётность с помощью автоматических обновлений, уведомлений и чёткой аналитики по статусу и ходу выполнения задач. Комплексные отчёты позволяют информировать заинтересованных лиц, сводя к минимуму ручной труд.

Пример: маркетинговое агентство использовало автоматизацию для мониторинга показателей проекта и предоставления клиентам обновлений в режиме реального времени, что улучшило процесс адаптации и позволило добиться лучших результатов.

Объединение работы и сокращение разрозненности

Разрозненность возникает, когда работа и информация разбросаны по отдельным системам, что затрудняет командам отслеживание хода выполнения проекта и доступ к актуальной информации о нём. Эта фрагментация заставляет команды переключаться между инструментами, такими как электронные таблицы для задач проекта, электронная почта для общения и отдельные приложения для обновлений, что приводит к потере времени и увеличивает риск ошибок.

Инструменты для отслеживания проектов, интегрированные с программным обеспечением для управления работой, устраняют разрозненность, объединяя задачи, хронологии и обновления в одном месте. Команды могут управлять областью проекта, отслеживать ключевые показатели и обеспечивать согласованность с целями проекта — и всё это без дублирования работы или недопонимания.

Пример: вместо того чтобы тратить часы на ручное копирование данных между электронными таблицами и письмами, маркетинговая команда использует подключённый трекер проектов, чтобы оптимизировать рабочий процесс, сократить задержки и поддерживать проект в нужном русле.

Как эффективно отслеживать ход выполнения проекта

Отслеживание хода выполнения проекта не должно быть сложным. С правильными стратегиями и надёжной системой отслеживания вы сможете контролировать задачи, сроки и даже бюджет проекта, при этом держа команду и заинтересованные стороны в курсе событий.

Независимо от того, хотите ли вы оптимизировать отдельные задачи или управлять всем портфелем, существуют простые способы отслеживать ход выполнения работ и поддерживать проект в актуальном состоянии. В этом руководстве описаны практические методы, которые помогут вам максимально эффективно использовать инструменты, обеспечивая при этом сосредоточенность и согласованность действий вашей команды.

Шаг 1. Заблаговременно поделитесь деталями в плане проекта

План проекта — это схема ключевых элементов, необходимых для его успешной реализации. Планирование проекта происходит до этапа отслеживания — обычно это первое, что вы делаете, когда начинаете проект. 

Создавая план, вы даёте команде и заинтересованным лицам представление о хронологии проекта. Так все будут понимать, что к чему. Затем поддерживайте эту ясность на протяжении всего проекта с помощью инструментов отслеживания.

Шаг 2. Составьте план обмена информацией для каждого проекта

План обмена информацией определяет, как ваша команда будет делиться информацией в ходе проекта. В нём указывается, где и когда участники команды могут находить обновления, определяются каналы общения (например, электронная почта, приложения для обмена сообщениями или совещания), а также устанавливаются ожидания в отношении частоты и участия.

Чтобы все были в курсе, укажите, когда вы будете публиковать обновления по отслеживанию проекта, например отчёты о статусе.

Используйте визуальные инструменты для управления проектам��, которые делают отслеживание работы проще и интуитивно понятнее. Ниже приведены три типа таких инструментов:

• Диаграммы Ганта: хронология, показывающая зависимости, важные этапы и общий график.

• Канбан-доски: столбцы «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено» помогают визуально отслеживать статус задачи.

• Календари: выделяйте дедлайны по проекту для планирования.

Шаг 3. Создайте дорожную карту проекта, чтобы получить общее представление о нём 

Для сложных проектов также можно создать дорожную карту, чтобы дать команде возможность легко визуализировать общий график проекта. Дорожная карта проекта — это хронология проекта на высоком уровне, позволяющая заинтересованным сторонам получить представление об ожидаемых результатах, важных этапах и общих целях.

Шаг 4. Определение способности с помощью инструментов для учёта времени

На уровне отдельных задач полезно отслеживать дополнительные детали проекта, например, сколько времени займёт выполнение задачи. Инструменты для отслеживания проектов часто предлагают интеграции для учёта времени, которые помогают точно отслеживать время, затрачиваемое на проекты и задачи, с меньшими усилиями.

Шаг 5. Составьте план управления ресурсами

В управлении проектами ресурсом является всё, что помогает вам завершить проект, включая участников команды, бюджет или доступные инструменты. План управления ресурсами поможет вам чётко определить ресурсы проекта и их способность, чтобы все понимали, какие активы доступны для работы над проектом.

3 ключевые стратегии отслеживания проектов

Как упоминалось выше, отслеживание проектов — это часть более широкого набора программного обеспечения для управления работой. Когда участники команды говорят о контроле проекта, они имеют в виду три вещи: отслеживание работы на индивидуальном уровне, получение актуальной информации о работе по проекту и проверка хода выполнения работ по нескольким проектам.

1. Отслеживание работы на индивидуальном уровне

На уровне отдельных задач инструменты отслеживания проектов помогают всем понять, кто, что и когда должен сделать. Это даёт команде чёткое представление о том, выполняется ли задача по графику и как продвигается проект к достижению результатов.

Отслеживание работы на уровне отдельных задач имеет ещё одно преимущество — оно предотвращает дублирование работы. Когда у всех есть ясность в отношении того, кто, что и к какому сроку делает, вы избавляетесь от догадок и работы по организации работы. Это очень важно, поскольку в настоящее время работники умственного труда тратят 13% своего времени на уже завершённую работу.

Самое главное при отслеживании работы на индивидуальном уровне — убедиться, что за каждое задание отвечает только один человек. Когда за каждую инициативу отвечает один человек, участники команды знают, к кому обращаться за обновлениями о статусе задачи или за ответами на вопросы.

Представьте, что вы и другой участник команды проводите виртуальное мероприятие. Но поскольку ведущих два, приглашённые докладчики не знают, к кому обращаться с вопросами. За день до мероприятия у приглашённого докладчика возникает непредвиденная ситуация, и он связывается с одним из членов команды, чтобы отменить выступление. Но из-за недопонимания вы не были в курсе, и в день мероприятия вы совершенно не готовы к тому, что этот докладчик не появится. Если бы была назначена единая точка общения, таких проблем можно было бы легко избежать.

2. Отслеживание работы на уровне проекта

Вы также можете отслеживать работу на уровне проекта, чтобы предоставить межфункциональным заинтересованным сторонам более высокоуровневое представление о работе над проектом. Вместо того чтобы получать уведомления о ежедневных обновлениях, участникам межфункциональных команд и другим сотрудникам нужна возможность быстро и в режиме реального времени получать информацию о наиболее важных данных проекта. Так они смогут оставаться в курсе дел на протяжении всего жизненного цикла проекта, не увязая в деталях. 

Существует два основных способа отслеживать работу на уровне проекта:

• Обновления статуса: отчёты о статусе проекта — это обновления о ходе выполнения вашего проекта, которые помогают вам информировать заинтересованные стороны. Письменные обновления статуса также заменяют совещания по статусу и позволяют участникам команды просматривать самую актуальную информацию о проекте в удобное для них время. Для достижения наилучших результатов публикуйте отчёты о статусе в том же инструменте, в котором вы управляете выполнением работы, чтобы заинтересованные лица могли при необходимости детализировать информацию. 

• Панели задач: это вид «Прогресс», к которому заинтересованные лица могут получить доступ в любое время, чтобы узнать подробности о проекте. Панели задач могут включать такие элементы, как диаграммы выполнения, текущая работа или просроченные задачи. Как и в случае с обновлениями статуса, создавайте панели задач в том же инструменте, где вы работаете, чтобы заинтересованные лица могли получать дополнительную информацию.

3. Отслеживание работы в нескольких проектах

Если вы отслеживаете работу в нескольких проектах, вам, скорее всего, будет полезно отслеживать работу на уровне портфеля. Портфельное управление проектами (ПУП) — это вид с высоты птичьего полёта, который хотят видеть ваши руководители или спонсоры проекта. Управление портфелями проектов помогает заинтересованным сторонам видеть общую картину по нескольким проектам и то, как эти инициативы соотносятся с целями бизнеса. 

• На уровне портфеля заинтересованным лицам крайне важно иметь чёткую аналитику по статусу каждого проекта, чтобы оценивать общее состояние и эффективность портфеля.

• На этом уровне также можно использовать управление загрузкой для отслеживания производительности и способности команды. Управление загрузкой позволяет видеть, над чем работает каждый участник команды в рамках разных проектов, чтобы никто не чувствовал себя выгоревшим или перегруженным.

Согласно нашему исследованию, в 2020 году 71% работников умственного труда испытывали выгорание как минимум один раз. С помощью управления загрузкой и отслеживания проектов можно заблаговременно предотвратить проблемы с производительностью, просматривая все задачи, запланированные на ближайшие дни или недели. Таким образом, если у сотрудника есть несколько крупных задач, вы можете перенаправить более мелкие запросы другим участникам команды, у которых может быть больше свободного времени. 

Отслеживание проектов для соблюдения сроков

Хорошее отслеживание проектов, как и все лучшие рабочие процессы, может облегчить команде совместную работу и общение. Вместо того чтобы вручную вводить детали проекта в электронные таблицы или презентации, онлайн-инструменты для отслеживания проектов помогают преодолеть разрозненность и отслеживать работу там, где вы её выполняете. Делитесь всей важной информацией о проекте, такой как детали, документы, отзывы и сообщения, в одном месте. Отслеживание проектов позволяет участникам команды, заинтересованным сторонам и межфункциональным сотрудникам легко просматривать и отслеживать работу со всех сторон.

Готовы начать? Узнайте, как Asana может помочь вашей команде организовать работу и оставаться в курсе событий, отслеживая всю информацию о проекте в одном месте.

Часто задаваемые вопросы об отслеживании проектов