Типы графиков работы: как найти правильный подход для своей команды

Ваша команда — самая важная часть любого проекта. Их работа и время необходимы для достижения целей проекта и стимулирования роста Business. Эффективно управляя временем своей команды, вы даёте каждому возможность выполнять свою работу наилучшим образом. 

Именно для этого и нужны рабочие графики. Правильно составленный график работы позволяет максимально эффективно использовать возможности команды и гарантирует, что ваш проект или Business будет иметь все необходимые ресурсы для достижения успеха.

Что такое рабочий график?

В рабочем графике детально указаны дни и часы, в которые будет работать ваша команда. Это своего рода дорожная карта, которая даёт участникам команды ясность в отношении того, кто и когда должен быть на рабочем месте. 

Существует множество способов составления графика работы. Тип графика зависит от потребностей команды, целей проекта и компании, а также уникальной культуры организации. Например:

• Команды веб-разработчиков могут использовать более гибкий график полной занятости, который позволяет работникам устанавливать свои собственные часы.

• Команды поддержки клиентов могут работать по сменам, чтобы обеспечить круглосуточную поддержку. 

Прежде чем вносить какие-либо изменения в график работы, всегда консультируйтесь со своими юридическими и кадровыми командами, поскольку могут существовать местные или национальные правовые ограничения и процедурные требования.  

Ниже мы рассмотрим типы рабочих графиков, чтобы вы могли выбрать тот, который лучше всего подходит для рабочего процесса вашей команды.

Базовые графики работы

Базовые типы графиков различаются исключительно по количеству отработанных часов. В целом, базовые графики работы означают, что члены вашей команды будут работать одинаковое количество часов каждую неделю. При этом вы всегда можете настроить еженедельные графики полной или неполной занятости, чтобы повысить гибкость или удовлетворить конкретные потребности Business. 

Полный рабочий день

Полная занятость включает примерно 40 часов в неделю, как правило, с понедельника по пятницу, хотя в отдельных странах может быть принято другое определение полной занятости. 

• Например, в Исландии, Шотландии и Бельгии принята четырёхдневная рабочая неделя. 

График неполного рабочего дня

Графики неполного рабочего дня включают в себя меньше часов, чем графики полного рабочего дня. Это оставляет много пространства для манёвра. 

• Пример: работник, занятый неполный рабочий день, может работать два часа в неделю или 25 часов в неделю. 

Гибкий график работы

Гибкие графики часто используются в удалённых командах. 35% работников говорят, что гибкий подход к рабочему времени имеет решающее значение для улучшения баланса между удалённой работой и личной жизнью.

Гибкие графики позволяют участникам команды работать в наиболее продуктивное для них время и адаптировать рабочие часы к личным планам. Это может улучшить баланс между работой и личной жизнью, усилить состояние потока и обеспечить необходимое время для концентрации тем, кто лучше работает рано утром или вечером.

Ниже приведены наиболее распространённые типы. 

Гибкий график

Этот вариант устанавливает «основные часы», когда участники команды должны быть в офисе или онлайн и доступны, например, с 11:00 до 15:00. Вне этих основных часов ваша команда может работать по собственному графику. 

• Пример: вы можете работать с 7:00 до 15:00, а другой сотрудник — с 10:00 до 18:00. 

Годовой фонд рабочего времени

Этот вариант полезен, если в команде наблюдаются значительные колебания спроса. Годовой график даёт работникам определённое общее количество часов в год, как ��равило, с фиксированным количеством часов в рабочую неделю. 

• Пример: команда разработчиков может работать сверхурочно в течение нескольких недель перед крупным запуском, а затем работать меньше на следующей неделе. 

Сжатый график работы

Сжатый график позволяет команде сократить количество рабочих дней. 

• Пример: можно работать четыре 10-часовых дня вместо пяти 8-часовых. 

График работы фрилансера

Фрилансеры являются подрядчиками, а не работниками, и обычно могут работать по графику, который соответствует их собственным потребностям. Часто фрилансерам платят за завершение проекта, а не за количество отработанных часов. 

• Пример: писатель выделяет время для фриланс-проектов по утрам, с 7:00 до 11:00, а во второй половине дня сосредотачивается на написании собственной книги.

Гибридный график работы

Гибридный график работы — это когда команда чередует удалённую и офисную работу, что даёт людям гибкость удалённой работы и преимущества личного сотрудничества. 

• Пример: небольшая команда по дизайну бренда собирается в офисе по средам, а остальную часть недели работает из дома.  

Сменный график работы

Сменные графики работы предлагают более структурированный подход. Чаще всего его используют команды с нестандартным рабочим временем, например служба поддержки, работающая круглосуточно, или кулинарная команда, которой нужно готовить еду рано утром. 

График смен по скользящему графику

Этот тип сменного графика позволяет компаниям работать 24 часа в сутки, при этом работники работают по очереди. 

• Пример: одни сотрудники работают днём, а другие — рано утром или ночью. 

Разделенный сменный график

Этот тип графика разделяет смену работника на две части. 

• Пример: сотрудник может прийти на работу утром, затем уйти, а вечером вернуться на вторую смену. 

График работы по вызову

Когда работник находится на связи, он готов приступить к работе, если это необходимо. Как правило, он работает в обычном режиме, а после ухода остаётся на связи. Дежурство обычно распределяется между участниками команды по дням недели, чтобы никто не находился в состоянии готовности постоянно. 

• Пример: работник работает с 9:00 до 17:00, а после ухода находится на связи на случай нехватки персонала или чрезвычайной ситуации. 

При составлении любого графика работы обязательно уточняйте у своих команд, что разрешено в соответствии с трудовыми договорами и местным законодательством. Лучшая практика — заранее уведомлять работников о любых изменениях в графике работы и обсуждать их с ними. Во многих странах это обязательно. 

Кроме того, за пределами США в трудовых договорах обычно указываются дни и часы работы команды. Прежде чем вносить какие-либо изменения, всегда консультируйтесь со своими внутренними отделами кадров и юридическими отделами.

Как создать рабочий график за 8 шагов

Следуйте этим шагам, чтобы создать индивидуальный график работы, который настроит вашу команду на успех.  

1. Определите требования и ресурсы

Прежде чем приступить к составлению графика, определите объём работы, за которую будет отвечать ваша команда, а также ресурсы, с которыми вам предстоит работать. Это позволит вам спланировать время команды так, чтобы реально достичь целей проекта.

Если ваша команда состоит из наёмных работников, определите, сколько человек в ней, сколько часов они обычно работают и когда у них предстоят отпуска. Если же в команде есть работники с почасовой оплатой или подрядчики, сверьтесь с бюджетом проекта, чтобы определить, сколько часов в неделю вы можете себе позволить оплачивать. 

2. Определите, когда команда должна работать

В зависимости от потребностей вашего бизнеса или проекта вам может потребоваться, чтобы участники команды были доступны в определённое время. Задайте себе следующие вопросы, чтобы определить, какой тип графика наиболее подходит для вашей команды. 

• Работает ли ваша команда в рабочее время в одном часовом поясе или в разных часовых поясах? В последнем случае вам, возможно, придётся планировать встречи в определённое время, чтобы учесть разницу во времени. Например, некоторым участникам команды может потребоваться быть в сети в 8 утра по тихоокеанскому времени, чтобы встретиться с коллегами в Европе. 

• Нужен ли вам кто-то по вызову в нерабочее время? Например, команда разработчиков программного обеспечения может назначить дежурного на случай, если сайт или сервер компании выйдет из строя. 

• Работает ли ваша команда в нерабочее время? Например, круглосуточная команда поддержки клиентов может использовать скользящий график смен для обеспечения непрерывной работы. 

• Какой спрос на работу вы ожидаете в разное время суток, года или месяца? Например, у компании B2B продажи могут замедляться в праздничные дни, а у кулинарного бизнеса — набирать обороты каждый день во время обеда. 

• Нужно ли вашей команде встречаться лично или вы можете работать асинхронно? Если вам нужны личные встречи, в какое время их лучше всего проводить? Если вы выберете более гибкий график, эти вопросы помогут вам определить «основные часы» вашей команды. 

3. Составьте список требований для каждой смены

Теперь, когда вы определили, когда ваша команда должна быть доступна, подумайте о кадровых потребностях для каждой смены. Это позволит вам каждый день создавать идеальный баланс между руководством и экспертными знаниями. 

Для начала ответьте на следующие вопросы: 

• Могут ли участники команды работать самостоятельно или им требуется руководство, которое будет контролировать их работу и отвечать на вопросы? Например, в команде медсестёр всегда должен быть врач, чтобы сортировать более серьёзные заболевания.

• Какой тип экспертизы требуется? Например, операционной команде могут потребоваться люди с разными типами опыта в период с 9:00 до 17:00, такие как секретарь, офис-менеджер и ИТ-специалист. 

• Должны ли участники команды с определённым опытом быть доступны в разное время? Например, это может относиться к команде продаж, которая работает с клиентами в разных регионах мира. Один менеджер по работе с клиентами может быть онлайн рано утром, чтобы встречаться с клиентами в Европе, а другой может работать вечером, чтобы синхронизироваться с командами в Азии.  

Вы можете использовать шаблон плана распределения персонала, чтобы прогнозировать потребности в охвате, документировать способность вашей команды и предотвращать пробелы в планировании по мере завершения рабочего графика.

4. Узнайте свою команду поближе

Чтобы сделать рабочий график максимально эффективным, важно не просто узнать, когда сотрудники доступны. 

Спросите каждого участника команды, когда он предпочитает работать и когда он наиболее продуктивен — например, рано утром или в конце дня. Так вы сможете обеспечить, чтобы каждый сотрудник работал в полную силу, и не будете планировать совещания команды в предпочтительное для них время. 

Кроме того, узнайте, какой метод сотрудничества предпочитает каждый человек. Например, если участники команды ценят личные встречи, но также нуждаются в спокойном времени для концентрации, хорошим вариантом может быть установление гибкого графика с основными часами. 

5. Составьте график

Теперь, когда вы согласовали требования и предпочтения команды, можно приступать к составлению графика работы. Формат и уровень детализации будут зависеть от выбранного типа графика, например, планируете ли вы смены или стандартное покрытие с 9 до 5. 

Тем не менее, вот некоторые ключевые компоненты, которые следует включить для всех типов рабочих графиков: 

• Имя каждого участника команды

• Даты и время, в которые о��и должны работать

• Тип работы, за которую отвечает каждый человек

• Место работы (например, в офисе или удалённо)

Обратите внимание, что приведенный выше график работы является чисто примерным и не отражает политику Asana в отношении графика работы. 

После составления первоначального графика работы обязательно проконсультируйтесь со своими юридическими и кадровыми командами, чтобы обсудить, какие шаги следует предпринять для обеспечения соответствия вашего графика любым национальным, федеральным и государственным нормам. 

6. Учитывайте изменения

Жизнь случается: люди болеют, у них возникают семейные проблемы, и они уходят в заслуженный отпуск. Поэтому важно спланировать, как вы будете вносить изменения в рабочий график своей команды при возникновении непредвиденных обстоятельств. 

При создании графика работы команды учитывайте следующее: 

• Больничные: решите, что произойдёт, если кому-то понадобится выходной в последнюю минуту. Например, вам может потребоваться найти замену или назначить ответственного за обработку любых срочных запросов или вопросов. Или можно разрешить участникам команды меняться сменами друг с другом, если это необходимо. 

• Плановый отпуск: создайте чёткие правила для того, как работники должны запрашивать отпуск. Подумайте, насколько заблаговременно они должны вас уведомлять. Например, если сотрудник будет отсутствовать неделю или больше, то уведомление должно быть подано раньше, чем в случае отпуска на один день.

• Резервная доступность: заранее задокументируйте резервную доступность своей команды и назначьте дополнительные контактные лица для конкретных потребностей Business или проекта. Так у вас будет к кому обратиться, если нужно будет закрыть открытые смены из-за больничных и плановых отпусков. Вы можете поделиться информацией о непрерывном покрытии в плане обеспечения непрерывности бизнеса. 

7. Поделитесь своим графиком

Чтобы рабочий график был эффективным, он должен быть доступен всем в команде. Предоставление графика работы команды создает ясность, необходимую для эффективной совместной работы. Он позволяет людям знать, кто доступен для запросов и вопросов в любой момент времени, и создает границы для членов команды, которые не работают. 

Существует множество инструментов, которые можно использовать для создания и совместного использования рабочего графика, от простых шаблонов Excel до более надежного программного обеспечения для управления проектами. 

Преимущества создания рабочего графика в Asana

С помощью такого инструмента, как Asana:

• Вы можете легко делиться информацией в центральном источнике достоверной информации, чтобы у вашей команды был доступ к самой последней версии вашего графика. 

• Члены команды могут легко обновлять информацию о своей доступности и делиться заметками в режиме реального времени. 

• Вы можете визуализировать рабочий график своей команды с помощью различных представлений проекта, включая список, доску, календарь или хронологию.

8. Собирайте обратную связь

Первый составленный вами график работы не обязательно должен быть идеальным. На самом деле, вы можете постоянно корректировать и улучшать график своей команды, и сбор отзывов является важной частью этого процесса.

Установите регулярный график для сбора отзывов от команды, например в конце каждого месяца или квартала. Так вы сможете постоянно корректировать рабочий график команды и давать каждому возможность сосредоточиться и сотрудничать в полной мере. 

Как рабочий график помогает команде?

График работы может помочь вашей команде выполнять свою работу наилучшим образом. Вот как это происходит. 

• Повышение продуктивности. Разные люди могут быть продуктивными в разное время. Например, одни могут находиться в состоянии потока в утренние часы, а другие лучше работают вечером. График работы позволяет вам учитывать предпочтения членов команды, чтобы они могли работать в наиболее продуктивное для них время.

• Используйте сильные стороны своей команды: у разных участников команды разные наборы навыков. Например, один человек может быть экстравертом и хорошо общаться с клиентами, а другой — преуспевать в координации за кулисами. Учитывая эти различия при планировании, вы сможете сбалансировать сильные стороны вашей команды.

• Создавать ясность: предоставление рабочего графика команде позволяет всем знать, кто работает и когда. Таким образом, участники команды всегда знают, кто может помочь в тот или иной момент. И когда у кого-то выходной, вся команда об этом знает, поэтому работники могут полностью отключиться. 

• Экономить время: создание графика работы может занять больше времени, но в будущем вы будете благодарны себе за это. После того, как вы установите последовательный процесс планирования, а также правила запроса отпусков, вы будете тратить меньше времени на логистику и корректировки в последнюю минуту. 

• Контролировать расходы: если участники команды получают почасовую оплату (что распространено в США), рабочий график — это простой способ оптимизировать расходы и оставаться в рамках бюджета проекта. Он помогает управлять рабочим временем работников или подрядчиков и избегать дорогостоящего перепланирования. Вы также можете предотвратить недопланирование и убедиться, что вы никогда не останетесь без помощи. 

• Соблюдение требований. В зависимости от количества отработанных часов участники команды могут иметь право на определённые льготы, такие как минимальные перерывы на отдых, перерывы на обед или оплату сверхурочной работы. Использование графика работы для управления рабочим временем работников поможет вам соблюдать национальные, федеральные и государственные законы и правила, такие как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) в США или требования к рабочему времени в Европе. Прежде чем предлагать новый график работы, обязательно проконсультируйтесь со своим юристом. 

Используйте шаблон рабочего графика для уверенного планирования

Правильно составленный рабочий график позволяет команде проявить свои сильные стороны и каждому участнику команды работать максимально продуктивно. Когда вы делитесь рабочим графиком со своей командой, каждый может четко видеть, кто из участников команды доступен в любой момент времени, кто за что отвечает и кто не работает.